Já pensou em utilizar um sistema de contabilidade gratuito? Se sim, talvez seja melhor você repensar essa decisão. Naturalmente, o primeiro pensamento é obter as funcionalidades sem precisar investir, mas isso pode não compensar outras questões envolvidas no uso dessas plataformas.
Esses sistemas gratuitos não costumam atender a todas as necessidades que um negócio tem, além de não serem tão seguros quanto uma plataforma de qualidade. Em dúvida sobre o assunto? Veja 6 motivos para não utilizar essa opção!
1. As falhas podem acontecer
Tudo que é tecnológico está suscetível a falhas, e os sistemas gratuitos de contabilidade podem apresentar essa possibilidade mais facilmente. Muitos podem até ser eficientes, porém, eles jamais estarão no nível de uma plataforma paga, desenvolvida nos melhores padrões de qualidade para funcionar de forma correta e a longo prazo.
As falhas podem causar grandes problemas à rotina operacional de uma empresa, impedindo que as demandas sejam executadas, devido à inatividade que causam. Além disso, determinadas funções dentro da plataforma podem simplesmente não estarem disponíveis, deixando o trabalho incompleto.
Alguns problemas podem até mesmo acarretar na perda de informações contábeis, o que pode gerar um prejuízo muito grande, causando grande retrabalho. Uma situação como essa vai ocasionar atrasos e até mesmo mais custos, o que realmente não justifica a utilização de uma plataforma gratuita.
2. O suporte não existe
Parte fundamental de um sistema, o suporte é justamente o que vai ajudar na correção de falhas, problemas e qualquer acontecimento inesperado no desempenho desse ambiente. Dentro de um sistema gratuito esse suporte simplesmente não existe, já que não há profissionais sendo pagos para auxiliar as empresas que fazem uso dele.
Sem o suporte, fica difícil ter a segurança de que qualquer inconformidade ou problema vai ser corrigido a tempo, sem que isso atrapalhe o andamento das tarefas de uma empresa. Quem trabalha com contabilidade sabe o quanto os prazos devem ser respeitados, e problemas técnicos não podem interferir nisso.
Um sistema pago vai sempre oferecer o melhor suporte, com orientações sobre o que fazer, com materiais que tiram dúvidas e com profissionais prontos para solucionar quaisquer complicações, já que elas podem acontecer.
3. O sistema pode ser descontinuado
Qual a garantia de que um sistema de contabilidade gratuito vai durar eternamente, ou, pelo menos, enquanto as atividades da empresa acontecerem?
Se esses desenvolvedores não conseguem monetizar as suas atividades, pode ser que a qualquer momento o sistema simplesmente pare de funcionar. E se sua empresa depender dele, um problema gigante pode acontecer.
Essa situação é muito comum e pode não ser uma questão tão séria quando nos referimos a softwares de uso pessoal no dia a dia. Entretanto, concentrar as atividades de um negócio em um sistema que não oferece essa garantia pode ser um movimento muito arriscado, realmente não valendo a pena “pagar para ver”.
Essa descontinuidade é praticamente impossível de acontecer em um sistema pago, de uma grande empresa desenvolvedora, tendo em vista que esse é o negócio dela. Assim, é possível ter mais tranquilidade, trabalhando com a certeza de que aquele será o ambiente por bastante tempo.
4. As atualizações podem não acontecer mais
Um sistema relevante precisa sempre de constantes mudanças positivas, e elas vêm por meio das atualizações. Regularmente elas são disponibilizadas para que as plataformas consigam melhorar o seu desempenho, obter novas funcionalidades e também corrigir falhas ou possibilidades de erros.
O sistema de contabilidade gratuito pode até disponibilizar essas atualizações com certa frequência, mas da mesma ótica da continuidade, qual é a garantia? Se em determinado momento não houver mais, a plataforma vai ficar cada vez menos eficiente, e quem operar nela pode ter várias dificuldades.
O setor contábil conta sempre com novidades em relação aos seus procedimentos, e o sistema precisa acompanhar essas mudanças. Sem as atualizações o trabalho pode ficar muito prejudicado, tendo que designar procedimentos específicos para a prática manual, o que demanda tempo e esforços excessivos.
5. A escalabilidade do sistema não existe
O setor de contabilidade possui sua própria agenda, que tem em alguns períodos um aumento significativo do fluxo de trabalho — o que exige uma maior capacidade do sistema de lidar com isso. Essa escalabilidade é uma função muito importante, permitindo que todas as demandas sejam realizadas.
Em um sistema isso significa uma maior adaptação a esse fluxo de tarefas, sem que isso signifique um desempenho pior ou até mesmo o surgimento de falhas durante os processos de trabalho. Uma contabilidade que não tem um sistema escalável tende a sofrer, com prazos postos em cheque, e com a sua credibilidade muito exposta.
Para evitar isso é fundamental dispensar o uso de um sistema de contabilidade gratuito, pois eles raramente possuem a capacidade de funcionar de forma eficiente mesmo com o aumento de demandas.
Por mais que muitos sejam úteis e surjam como soluções eficientes, sua operação é limitada, sem a escalabilidade necessária para atender períodos específicos.
6. O sistema não é focado na empresa
Qual a chance de um sistema de contabilidade gratuito atender em 100% as expectativas e necessidades da sua empresa? Uma plataforma realmente útil é totalmente focada nos negócios da empresa para a qual ela oferece as suas funcionalidades. Essa característica mais genérica é muito comum, já que esses sistemas são feitos de maneiras simples, para atender as necessidades comuns.
Entretanto, para empresas que trabalham com um fluxo grande, necessidades específicas e clientes de todos os tipos, é preciso muito mais do que algo simples, que faça as funções básicas.
Cada negócio tem a sua realidade, e um sistema deve atender a isso. Sem que ele seja pago, é praticamente impossível conseguir um desempenho personalizado.
Um sistema profissional e pago tende a ser desenvolvido e adaptado para funcionar com ótimo desempenho, atendendo a tudo que seu contratante precisa. Essa adequação é uma das principais ofertas das desenvolvedoras, sendo realmente fundamentais para o cotidiano de seus clientes.
O sistema de contabilidade gratuito pode até parecer uma opção interessante, porém ele é extremamente limitado, inseguro e pode deixar a sua empresa na mão. A atuação profissional requisita uma plataforma especializada e que seja adequada ao seu negócio.
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