A negociação com o fornecedor e o acompanhamento do pedido de compra são etapas fundamentais na gestão financeira, de estoque e até mesmo empresarial de um empreendimento.
Sendo assim, é essencial garantir que o processo de compra seja feito com o máximo de eficiência. Especialmente para assegurar que a empresa faça escolhas inteligentes e invista recursos em pontos que trarão os resultados esperados.
Leia também “Saiba melhorar o seu gerenciamento de pedidos de compra” para entender o quão importante o pedido de compra é para o sucesso da empresa!
Neste post, você vai entender o que é o pedido de compra e também como montar o processo ideal para fazer transações inteligentes.
O que é um pedido de compra
A verdade é que o pedido de compra é um processo completo, em que o comprador busca pelos melhores preços e fornecedores para fazer uma compra inteligente.
Sendo assim, o pedido de compra é um documento onde são registrados todos os detalhes sobre uma compra, desde os e tipos de produtos, quantidades e até as informações de pagamento e detalhes sobre o fornecedor.
Com isso, o registro é fundamental tanto para promover compras mais inteligentes no futuro, como também para ser apresentado como comprovante da movimentação financeira na gestão do fluxo de caixa.
Para que serve
O pedido de compra é um documento importante para o Departamento de Controle de Estoque.
Desta forma, a prática auxilia o empreendedor a reunir informações importantes tanto sobre o produto que está comprando, como também sobre o fornecedor que está vendendo a mercadoria.
O pedido de compras é usado para formalizar a compra
Além disso, o pedido de compra é uma ótima ferramenta para evitar prejuízos. Tudo o que você deve receber está registrado em documento e, desta forma, é possível conferir a entrega da mercadoria e garantir que está tudo como acordado.
Caso ocorra algo faltando na compra em relação ao que estava descrito no pedido, é possível utilizar o documento como prova para contestar e garantir que o acordo estabelecido na compra seja respeitado.
Quais empresas devem adotá-lo
Na maioria das vezes, o pedido de compra é utilizado por comércios, ou empresas que compram e vendem produtos tanto para clientes finais quanto outros empreendimentos.
Os benefícios do documento são interessantes tanto para microempresas, pequenos empreendimentos e, principalmente, empresas de grande porte.
Para os microempreendedores, o pedido de compra é essencial para encontrar fornecedores com qualidade e preços acessíveis. Desta forma, o pequeno empreendimento consegue economizar mais recursos para investir em expansões e crescimento.
As empresas de grande porte, por outro lado, precisam do pedido de compra principalmente para fiscalizar e verificar as entregas de pedidos, para garantir que tudo que compraram realmente está presente no estoque depois da chegada.
Benefícios do uso de um pedido de compra
Além de ser a ferramenta ideal para a verificação das solicitações de compra e garantir que a empresa não sofra nenhum prejuízo, o pedido de compra possui outros benefícios importantes para a rotina do empreendimento.
Mais que os valores e quantidades de produtos, o pedido de compra também contém os dados de entrega da mercadoria, incluindo a data.
Desta forma, é possível planejar o estoque para receber a compra e também cobrar o fornecedor para que o prazo seja cumprido.
Por fim, a principal função do pedido de compra é trazer poder de negociação à empresa. Com os detalhes da compra em mãos, o empreendedor ganha mais controle sobre a compra e pode começar a pedir por preços mais acessíveis e benéficos ao comprador.
Como processar e controlar os seus pedidos
Para se tornar uma ferramenta eficiente e não acabar simplesmente atrapalhando as atividades de gestão da empresa, é preciso que o pedido de compra seja processado de forma prática e adequada.
Além disso, é preciso manter controle sobre os pedidos, especialmente para evitar que eventuais erros e falhas atrapalhem as consultas e relatórios futuros.
Por mais que o controle também possa ser feito manualmente, o recomendado é que a empresa adote um sistema integrado para automatizar as tarefas manuais e reunir todas as informações em um único local.
Nós reunimos 5 dicas que podem te ajudar a planejar o pedido de compra ideal para auxiliar a rotina da sua empresa.
– Requisição de compras
A requisição de compras funciona como o pontapé inicial do processo de pedido de compra.
Por exemplo, digamos que a sua equipe de gestão de estoque nota que um dos produtos precisa de reposição.
Com isso, um dos funcionários preenche a requisição de compras e a encaminha para a equipe de compras, onde eles ficam com a responsabilidade de contatar um fornecedor ou encontrar um novo local para a compra.
Sendo assim, a requisição de compras é um documento em que são inseridos todos os dados sobre uma compra que ainda será feita, ou seja, que é necessária para manter o estoque da empresa em dia.
– Análise de fornecedores
Mesmo depois de encontrar um fornecedor que ofereça produtos de qualidade e bom preço, é interessante que a empresa continue a buscar por novos fornecedores, ou trabalhar com diferentes vendedores para outras mercadorias.
Desta forma, o empreendimento possui mais opções e mais liberdade para mudar entre um fornecedor e outro, de forma que esteja sempre se beneficiando das condições oferecidas por cada um.
Sendo assim, é necessário pesquisar regularmente sobre novos fornecedores e reunir o máximo de informações possíveis sobre cada um.
Desta forma, a empresa se mantém atualizada sobre as novidades no mercado e também possui uma variedade de opções que oferecem diferentes benefícios e propostas ao empreendimento.
– Cotação
A cotação é o método utilizado para chegar ao preço mais justo de acordo com o orçamento estabelecido pela sua empresa.
Por meio da requisição de compra, a equipe comercial começa a enviar o pedido para diversos fornecedores, pedindo por um orçamento que possa dar uma ideia de quanto será investido na compra.
Com isso, é possível chegar ao melhor preço do mercado, especialmente se a sua análise de fornecedores iniciais já conhece os fornecedores do mercado e sabe quais deles oferecem mercadorias que possuem uma qualidade alinhada a sua marca.
O processo é simples e, ainda assim, pode trazer uma grande diferença ao processo de compra. Principalmente, por oferecer a visão mais ampla sobre o cenário e proporcionar a oportunidade de uma compra inteligente e eficiente para a empresa.
– Follow up
O termo follow up vem do verbo “follow” em inglês, que, traduzido, representa o verbo “seguir”. E essa é a ideia principal desta etapa!
A verdade é que o follow up consiste no acompanhamento de todos os pedidos de compra, até o momento que a entrega seja fiscalizada e finalizada.
Com isso, é possível descobrir se o pedido já foi aprovado, se está sendo produzido e até mesmo se já foi encaminhado para a entrega até o seu local de trabalho.
Assim como a cotação, o follow up também é um processo simples, mas que pode trazer grandes mudanças à gestão empresarial.
A etapa é essencial para manter as atividades em ordem e também organizar os planejamentos futuros da empresa. O acompanhamento deve ser constante para aplicar as mudanças nos processos relacionados e manter a rotina diária funcionando perfeitamente.
Apesar da sua vital importância para que um negócio seja bem-sucedido, a gestão financeira ainda é muito negligenciada por donos e gestores de empresas. E essa postura pode ser fatal em um mercado competitivo como o atual.
– Aprovação
Tanto na empresa vendedora quanto na compradora, é comum que a administração analise o pedido antes de realmente aprovar a compra.
O processo de aprovação deve ser meticuloso, especialmente porque não se pode deixar para trás nenhum dos detalhes informados nos orçamentos feitos com os vendedores.
Por outro lado, a empresa vendedora também precisa avaliar o pedido para garantir que a compra será atendida pelo estoque e também que a forma de pagamento está de acordo com as regras da companhia.
Além dos preços, a quantidade de produtos e a data de entrega também são pontos importantes na aprovação dos pedidos de compras.
Por exemplo, imagine que um dos fornecedores que você encontrou por meio da cotação possui a quantidade de produto de acordo com seu pedido e, ao mesmo tempo, ele oferece preços acessíveis.
Entretanto, a data de entrega da empresa não está conciliada com o período em que alguém da sua casa ou empresa pode receber o pacote. Sendo assim, é possível perceber que nem sempre o preço é o ponto mais importante da análise.
Itens que devem compor o seu pedido de compra
Para que o pedido de compra realmente ofereça todos os benefícios que mencionamos anteriormente, é preciso que ele tenha algumas informações essenciais sobre o produto e o fornecedor.
Caso você utilize um software especializado, não precisará se preocupar em anotar cada tópico, já que tudo estará pronto e você só deverá completar os campos com os dados.
Entretanto, se você quer começar a fazer o pedido de compra de modo manual, confira a lista de informações que precisam estar no seu registro para torná-lo eficiente:
- Nome do fornecedor;
- Data de emissão;
- Previsão de chegada da compra;
- Prazo de entrega em dias;
- Histórico do fornecedor;
- Especificações do produto;
- Prazo de validade da mercadoria (especialmente no caso de alimentos);
- Quantidade de produto comprada;
- Quantidade de produto em estoque;
- Valor individual de cada item;
- Valor total da compra.
Caso o seu registro possua as informações básicas mencionadas acima, ele te auxiliará a gerenciar o estoque, as finanças e até mesmo as atividades gerais da empresa de forma mais prática e organizada.
Como fazer
Um software especializado é a melhor opção para processar os pedidos de compra.
Agora que você já entendeu as principais funções de um pedido de compra e sabe quais são os itens principais que devem constar no documento, chegou a hora de descobrir como ele pode ser feito para auxiliar sua empresa.
Como mencionamos anteriormente, o pedido de compra pode ser feito tanto de forma automática, por meio de um software de gestão, ou manualmente.
A verdade é que, em ambas modalidades, é preciso que o empreendedor crie alguns hábitos no desenvolvimento do registro para que ele possa ser mais eficiente e objetivo.
Nós reunimos 4 dicas valiosas para produzir os pedidos de compra da sua empresa da melhor forma!
– Análise dos pedidos anteriores
Um dos grandes benefícios do pedido de compra é oferecer poder de negociação ao comprador e ajudá-lo a encontrar o menor preço.
Entretanto, isso só é possível se a equipe foi direcionada a analisar as compras já feitas em diferentes fornecedores e apontar quais foram os benefícios e pontos negativos em cada uma delas.
Por meio da análise, é possível descobrir quais foram as melhores compras para o empreendimento e buscar repetir os casos para manter o cenário positivo.
Além disso, é uma forma de reunir informações importantes sobre os fornecedores e a forma como eles se relacionam com a marca.
– Seleção de fornecedores
De acordo com as análises de compras anteriores e o estudo do mercado, é possível fazer uma seleção dos fornecedores que estejam mais alinhado com o seu tipo de empreendimento.
Por exemplo, é preciso levar em conta a pontualidade da empresa para efetuar as entregas, a forma como eles negociam com o cliente e até mesmo a reputação que possuem no mercado.
É interessante fazer a seleção para evitar problemas futuros que podem surgir nas compras com fornecedores que não atendem às expectativas do seu empreendimento.
Basta selecionar os melhores vendedores das análises e criar uma lista de fornecedores de confiança.
IQF – Índice de Qualificação de Fornecedores como fator gerencial
Ter bons fornecedores traz diversos benefícios para sua empresa: garantia de estoque, produtos e serviços de qualidade, preços competitivos, boas negociações e clientes satisfeitos. Mas conforme a complexidade do produto ou serviço que você está adquirindo aumenta, cresce também a dificuldade de seleção dos fornecedores.
O requisito 8.4 Controle de processos, produtos e serviços providos externamente da ISO 9001:2015 deve ser utilizado com este objetivo, ou seja, para promover a eficácia (garantir o resultado esperado) e melhorar a eficiência (reduzir o custo envolvido). Uma das ferramentas que podemos aplicar é o IQF – Índice de Qualificação de Fornecedores. Por meio dessa ferramenta você cria um processo de seleção que visa garantir a qualidade de toda a sua cadeia produtiva e oferecer subsídios para uma gestão mais eficaz. Vamos entender esse assunto mais a fundo?
O que é o IQF
O Índice de Qualificação de Fornecedores é um modelo de avaliação que tem como objetivo classificar seus fornecedores de modo a avaliar se eles estão aptos a fornecer insumos para sua empresa, atendendo aos requisitos da sua política da qualidade.
Para criar o seu IQF, você precisa definir os critérios de avaliação dos fornecedores e atribuir uma pontuação a cada um deles, identificando uma linha de corte, isto é, uma pontuação mínima para que o fornecedor passe a fazer parte da sua cadeia de suprimentos.
Através do IQF você pode conhecer melhor cada fornecedor, identificar seus diferenciais de mercado, seus gaps de competência, e assim manter parcerias que realmente agreguem valor ao que você produz
– Balanço entre preço e qualidade
Por mais que a empresa busque por preços baixos e acessíveis, é essencial ter em mente que o produto comprado deve ter uma qualidade adequada para manter e melhorar o desempenho do empreendimento.
Sendo assim, é essencial fazer as cotações com diferentes fornecedores, conhecidos pela qualidade de produto, para descobrir qual deles possui o melhor balanço entre preço e qualidade de mercadoria.
Alguns vendedores permitem que as empresas compradoras tenham acesso a uma amostra grátis para conhecer o produto, o que é ideal para descobrir se a qualidade da marca está realmente de acordo com o seu empreendimento.
– Recebimento e entrega do produto
Em todos os pedidos de compra, é interessante informar como foi feita a entrega da mercadoria. Por exemplo, informar se a empresa realmente respeitou o prazo, se os produtos chegaram em boas condições, etc.
É o tipo de informação é essencial para a análise de pedidos anteriores. Caso você tenha uma experiência negativa de entrega de produto com algum fornecedor, se lembrará do caso quando consultar o registro e evitará a compra com o vendedor em questão.
Lembrando que apenas após a entrega do produto e a verificação de que toda a mercadoria foi recebida em boas condições é que a nota fiscal deve ser encaminhada para a equipe de setor financeiro para garantir que não hajam prejuízos.
Modelo de pedido de compra
Caso você opte pelo pedido de compra manual, basta criar uma simples planilha no Excel com os itens essenciais que mencionamos anteriormente e preencher as informações básicas da solicitação.
De acordo com a compra da sua empresa e as informações que você quer reunir, você pode adicionar campos personalizados que ofereçam ainda mais detalhes.
Baixe o pedido de compra gratuito e online. Basta preencher os campos com as informações selecionadas e gerar o seu pedido. É uma ótima forma de conhecer o documento e entender como ele realmente pode auxiliar a rotina da sua empresa.
Sistema de pedido de compra
Como mencionamos anteriormente, a melhor opção para processar e gerenciar os pedidos de compra é o software especializado.
Além de automatizar as funções manuais repetitivas, o programa é ideal para reunir todas as informações de compras anteriores em um único local, facilitando as análises.
O BomControle desenvolveu uma ferramenta de gestão de estoque completa para você que também oferece duas modalidades de pedido de compra.
Processo de Compra
Crie processos automatizados para a compra de produtos entre seus fornecedores e obtenha os melhores orçamentos com melhor custo benefício, garantindo assim grande economia.
– Pedido de compra interno
Por meio da ferramenta de pedidos internos, é possível fazer solicitações de produtos e recursos para outros setores da sua empresa.
Com a ferramenta de gestão integrada, a comunicação entre os setores se torna mais imediata e simplificada, de forma que problemas como esses podem ser resolvidos com mais objetividade.
– Pedido de compra externo
Por outro lado, a modalidade de pedido de compra externo oferece todos os detalhes que você precisa saber sobre o produto, o fornecedor e todo o processo de compra.
Além de realizar os pedidos no próprio software antes de enviá-lo para o fornecedor ou aprovação da administração, o software mantém toda a informação armazenada para futuras consultas.
O componente de gestão de estoque do BomControle oferece outras funcionalidades essenciais, como os relatórios de movimentação de estoque e importação de nota fiscal.
Aproveite o teste gratuito para entender como a ferramenta pode beneficiar a rotina do empreendimento e a gestão empresarial.
Conclusão
É possível chegar aos preços mais acessíveis do mercado com o pedido de compra.
Por fim, o pedido de compra é uma ferramenta essencial para promover a economia de recursos e compras inteligentes para a empresa.
Com ele, é possível organizar informações sobre compras anteriores, o que é essencial para garantir que apenas fornecedores de qualidade façam parte da parceria do seu empreendimento.
Além disso, o documento é ideal para verificar suas compras e garantir que a empresa não está sofrendo nenhum prejuízo do começo ao fim do processo.
Agora que você já sabe tudo sobre o pedido de compra, leia também o artigo “Saiba melhorar o seu gerenciamento de pedidos de compra” para aprender ainda mais sobre o assunto!
