Desde 2008 funciona o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que digitaliza todas as operações fiscais no Brasil. Com ele foi instituída a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), uma forma de simplificar a emissão fiscal nos municípios.
No entanto, mesmo depois de alguns anos, muitos empresários e prestadores de serviços ainda têm dúvidas em relação a emissão de notas em prefeituras.
A verdade é que cada prefeitura disponibiliza os meios para a emissão das notas eletrônicas, mas é possível tornar esse procedimento bem mais eficiente. É o que queremos mostrar neste post. Continue a leitura para saber mais!
Por que é tão importante emitir nota fiscal?
A época em que todas as operações da empresa eram feitas em papel e manualmente não é tão distante assim. No caso das notas fiscais, elas representavam pilhas de papéis ocupando muito espaço. Era preciso armazená-las caso alguém solicitasse a comprovação fiscal. Porém, elas estavam suscetíveis a estragos, perdas e acidentes, o que poderia gerar muitos problemas.
A NF-e veio para substituir as notas impressas, facilitando todo o controle e a prestação de contas das empresas e das instituições públicas. Ela é bem mais prática de ser emitida, com a grande vantagem de ficar armazenada no sistema e não mais na forma física.
Curiosamente, quando alguém entrega um documento fiscal impresso junto com um produto ou depois de prestar um serviço, o que a outra parte recebe é uma Declaração Auxiliar de NF-e (DANFe). Na verdade, a NF-e é um código digital que permanece armazenado e pode ser acessado sempre que necessário.
Além de todos os benefícios e facilidades oferecidas aos empresários em geral, para os prestadores de serviços as notas fiscais ganham um significado especial.
Mesmo que exista uma relação contratual prévia, é a NFS-e que garante que os serviços descritos em contrato foram realmente realizados. Ou seja, é a melhor forma tanto de assegurar o pagamento quanto a de comprovar um vínculo com o tomador de serviço.
Como é a emissão de notas em prefeituras?
A grande maioria das empresas é obrigada a emitir nota fiscal. No entanto, é comum que muitas façam a emissão da nota impressa e não a versão eletrônica. Isso configura uma fraude tributária, estando sujeito à multa e a outras penalidades.
A maneira como a emissão será feita dependerá bastante do regime tributário de cada empresa. As que se enquadram na categoria de Microempreendedor Individual (MEI), por exemplo, não são obrigadas a emitir nota para pessoas físicas. Desta forma, é necessário entender qual é a situação da sua empresa e como ela afetará a gestão fiscal.
No caso dos prestadores de serviço, a emissão é mais simplificada. E é preciso instalar um certificado digital, que é obrigatório para as empresas. Porém, podem surgir dúvidas, uma vez que cada prefeitura possui um sistema diferenciado.
Assim, é importante procurar a ajuda de um contador quando quiser saber mais sobre como é feita a emissão de NFS-e na sua cidade. Outra forma de facilitar o processo é instalar um software emissor, que realiza todas as ações de forma bem mais simplificada.
O que fazer para melhorar a emissão de notas?
Tudo isso pode parecer complicado, principalmente se essa não for a sua área de atuação. Mas existem formas de tornar a emissão das notas de serviço bem mais eficientes. A seguir, veja algumas dicas:
Estabeleça processos
A emissão de notas fiscais de modo geral depende de muita organização. Mesmo que seja possível fazer todas as operações pela plataforma, é importante criar processos e rotinas que garantam a fluidez do trabalho e a correção no preenchimento.
Ser organizado é fundamental independentemente do tamanho da empresa, se trabalha sozinho ou com uma equipe. Se este for o caso, separe responsabilidades para cada colaborador. Isso ajuda a identificar as falhas e gera um maior comprometimento dos profissionais.
Cheque todas as informações
Ainda que seja bem mais simples fazer as operações online, é preciso checar bem todas as informações antes da emissão e do envio da nota fiscal.
É comum que na prestação de determinado serviço apenas um detalhe diferencie dos dados já preenchidos anteriormente e que podem ficar salvos na plataforma. Se eles não forem conferidos podem gerar uma nota errada, configurando uma fraude. Além do mais, pode ser necessário cancelar e emitir um novo documento, gerando retrabalho.
Faça um armazenamento seguro
De modo geral, todas as notas emitidas ficam armazenadas no sistema da prefeitura. No entanto, para uma organização maior e facilidade de acesso, você pode criar o seu próprio modelo de armazenamento.
Esse processo pode ser feito em servidores locais ou na nuvem, o que acaba sendo mais barato e seguro. Isso também pode ser realizado por um software que cataloga todas as notas emitidas, além das recebidas.
Invista num software de gestão
Todo a gestão fiscal pode ser ainda mais simples com a ajuda de um software. Com ele é possível emitir e armazenar as notas, controlar os prazos de vencimento das faturas, acompanhar a situação de todos os documentos, entre outras rotinas fiscais e financeiras.
Tudo isso é feito com a segurança de backup automático em nuvem, com a recuperação total em caso de perda, falha operacional ou se o sistema for invadido. Outra vantagem é que a ferramenta pode ser acessada de qualquer lugar e por mais de um colaborador ao mesmo tempo, ajudando o trabalho em equipe.
Além disso, esses softwares possuem suporte e manutenção 24 horas todos os dias. A atualização da plataforma é imediata, não atrapalhando o andamento do seu trabalho ou da sua equipe.
Viu como dá para tornar a emissão de notas em prefeituras mais efetiva? A NF-e e a NFS-e foram criadas para simplificar a rotina fiscal das empresas e dos prestadores de serviços, oferecendo mais segurança nas transações. Dessa forma, é bom contar com as soluções e os parceiros certos nos seus negócios.
