Saber a diferença entre o Sistema Integrado de Gestão (Enterprise Resource Planning – ERP) e o Gerenciamento de Processos de Negócio (Business Process Management – BPM) é essencial para que o gestor escolha a ferramenta que pode garantir decisões mais acertadas.
A ideia é otimizar a estratégia, seja de expansão, seja de retração, e, de forma adequada ao perfil e ao momento da empresa, incrementar os resultados organizacionais. Afinal, enquanto um oferece dados detalhados da operação e permite a correta distribuição de recursos, o outro propicia a otimização dos processos ao fornecer embasamento teórico para monitorar resultados e fazer melhorias.
O objetivo deste post é esclarecer a diferença entre ERP e BPM e quais devem ser as considerações na hora de escolher a ferramenta ideal para a empresa. Está em dúvida? Continue a leitura!
O que é ERP?
O ERP é um software que integra informações organizacionais em uma plataforma modular. Ou seja, é feito em camadas com diferentes funcionalidades, processos e formulários de cadastro, necessários para manter o fluxo de dados entre os setores e a fim de guiar as operações da companhia.
A entrada de dados pode ser automatizada ou manual. A partir dela, são criados inúmeros logs em uma camada de aplicação e, posteriormente, armazenados em outro software conectado ao ERP de forma nativa ou na nuvem.
Todo ERP tem um nível personalizável e, nele, é possível determinar o acesso de diferentes usuários. Isso garante a segurança da informação e permite personalizar características e especificidades, conforme o mercado de atuação da empresa.
Isso porque um sistema utilizado para o gerenciamento de um restaurante, por exemplo, deve ser diferente daquele instalado em uma loja de calçados. É a personalização que garante que a solução esteja adequada ao perfil do negócio.
Essa gestão integrada e especializada permite otimizar os processos da empresa, nos âmbitos produtivo, administrativo e logístico, através da melhoria dos processos. E a qualidade das informações obtidas melhora o cumprimento de prazos, o controle de custos e a produtividade das equipes.
A inteligência no uso de dados permite, ainda, maior conformidade com as obrigações tributárias, bem como maior precisão no controle de bens e atividades executadas. Como resultado dessa eficiência, é possível observar a redução dos riscos e a identificação facilitada de novas oportunidades de negócio.
Depois que a empresa implanta o ERP, é possível observar mudanças consideráveis nos resultados organizacionais. Há redução do volume de estoque, aumento da produtividade e ampliação das margens de lucro.
O que é BPM?
O BPM, por sua vez, não é um software. É um conceito adaptável, cuja abordagem sistematiza processos organizacionais a fim de aumentar sua eficiência. Assim, uma vez que o processo organizacional escolhido é mapeado pelo BPM, é possível visualizar com mais clareza, em relatórios e interfaces gráficas:
- o fluxo de operações do setor;
- a ordem em que as atividades devem ser executadas para garantir o bom funcionamento de processos;
- a conexão entre diferentes etapas de uma mesma atividade;
- a precisão na inserção de dados no sistema ERP.
Eventualmente, as informações podem ser registradas no ERP da empresa. E isso, inclusive, pode ser a base utilizada para apurar os valores e as informações utilizados nessa metodologia.
Existem sistemas que auxiliam as empresas na implementação da modelagem de processos em BPM — eles são conhecidos como Business Process Management Suites/System (BPMS), têm a mesma base conceitual do ERP e garantem a padronização para o entendimento dos relatórios obtidos.
Qual a diferença entre ERP e BPM?
O BPM é uma prática, enquanto o ERP é uma tecnologia que oferece a base para seus conceitos. Dessa forma, o BPM pode ser alcançado sem o ERP, mas quando ele é usado, é possível melhorar a agilidade na apuração de dados e na sua confiabilidade.
O ERP, por outro lado, faz a integração de informações das diferentes áreas do negócio. Elas ficam todas em uma única fonte de dados, com módulos vinculados, que podem conter, inclusive, a funcionalidade de BPM.
Muitas funções disponíveis no ERP são inutilizadas ou subutilizadas em rotinas de trabalho por desconhecimento. Isso é resultado da falta de treinamento ou da dificuldade de adaptação da cultura organizacional para esse tipo de valor.
Um dos maiores obstáculos para a utilização mais ampla do ERP é a correta operacionalização dos processos geradores de dados. Um exemplo é o lançamento de notas fiscais de entrada de produtos, que deve ser feito de acordo com o estoque físico no momento do inventário.
Para a efetividade desses processos é necessária a utilização de uma modelagem com base em BPM, que orienta essa formação de valor no ERP. Se a empresa opta por implementar o BPM com um ERP, consegue visualizar a arquitetura do BPMS, que é capaz de:
- possibilitar simulações;
- registrar processos;
- determinar um mecanismo de regras;
- integrar serviços e atividades;
- implantar um repositório de dados com monitoramento.
É preciso avaliar a viabilidade de algumas dessas ferramentas de BPM para que o software ERP seja integrado com os componentes da arquitetura de BPMS. Só assim, ele vai possibilitar uma amplitude maior na análise de dados do negócio.
Como escolher a melhor ferramenta para minha empresa?
O BPMS adota uma abordagem centrada no processo, enquanto o ERP se concentra nas funções organizacionais. Ambos, no entanto, têm elementos de definição e integração para:
- determinar configurações que atendam às operações do negócio;
- mapear processos para identificar possíveis gargalos;
- definir indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators – KPIs);
- otimizar a eficiência dos processos existentes;
- definir com clareza o fluxo organizacional;
- monitorar com efetividade cada atividade executada;
- fazer simulações em diferentes cenários;
- aumentar a flexibilidade exigida para que a empresa acompanhe possíveis mudanças.
Embora ERP e BPM possam existir independentemente, uma combinação dos dois ou de seus componentes pode servir bem a qualquer empresa. Assim, é possível gerenciar processos em diferentes sistemas, aplicativos e repositórios.
Para isso, basta escolher os módulos do ERP orientado por BPM para que os benefícios da integração sejam verificados. E, portanto, não é preciso que a diferença entre ERP e BPM seja a base para a escolha da tecnologia a ser adotada.
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