Business Process Management: como ajuda a controlar o seu negócio?

O Business Process Management, ou BPM, é uma ferramenta cada vez mais utilizada em empresas que têm alto volume de demandas e que, por conta disso, precisam de uma gestão inteligente. Na era digital, utilizar a tecnologia a favor do trabalho dinâmico é a saída mais adequada.

Neste post, você vai entender melhor como o BPM pode ser importante no cotidiano da empresa, conhecendo suas fases e metodologia de trabalho. Confira!

O que é Business Process Management (BPM)?

Para que uma empresa consiga desempenhar bem as suas demandas, é preciso ter uma ordenação de processos eficiente. Quando esse “trajeto” está bem definido, colaboradores sabem exatamente seus respectivos papéis e quais caminhos devem ser seguidos.

O Business Process Management é justamente um conceito que busca a gestão dos processos administrativos da empresa, trazendo maior flexibilidade, adaptabilidade e eficiência para eles. Tudo isso é feito após uma análise de como a empresa tem conduzido seus processos atualmente.

Como funciona essa metodologia?

O BPM funciona em uma metodologia simples, em que diferentes processos da empresa passam por uma análise profunda, visando à otimização. Os mesmos conceitos podem ser utilizados ao implementar novas demandas, de todos os tipos.

A proposta dessa metodologia é reunir todos os envolvidos, entre colaboradores e gestores, entendendo suas diferentes funções nessas tarefas. Dessa forma, é criado um novo processo, ou um antigo é otimizado.

O BPM permite que metas sejam definidas após a análise dos processos usados atualmente, para que, em cima disso, melhorias possam ser aplicadas. Assim, é possível desenvolver etapas que não estavam de acordo com o que a empresa precisa.

De modo geral, essa metodologia visa ajustar ou desenvolver novos modelos de trabalho, em que tudo seja preferencialmente centralizado. Assim, cada colaborador acessará facilmente as demandas em aberto, verificando seus respectivos status e sabendo exatamente seu papel nesses processos.

Quais são as principais fases do BPM?

A implementação do Business Process Management é composta por diversas fases, que abordam desde a identificação da situação atual da condução de processos até o resultado das mudanças. Em cada uma dessas etapas, um passo importante é dado. Conheça as principais a seguir!

Estudos dos processos atuais

É fundamental fazer um diagnóstico inicial dos processos atuais da empresa, entendendo como eles funcionam.

Nesse momento, vai ser possível avaliar o que funciona bem, o que tem gerado problemas e por onde deve caminhar essa reformulação. Em alguns casos, é necessário começar do zero.

Definição de metas

Para cada processo analisado na etapa inicial, pode haver a necessidade de mudanças. A metodologia do Business Process Management entende que é preciso definir metas de resultados, que servirão para guiar as mudanças necessárias. Assim, será possível atingir a otimização.

Definição de funções

Os colaboradores envolvidos são partes vitais para a execução desses processos. O BPM preza pela divisão adequada das demandas, com a distribuição exata de quem ficará com cada etapa dos trabalhos.

Isso permite uma melhor fluidez dos trabalhos, tornando colaboradores peças-chave dos processos, contribuindo para sua transparência e eficiência.

Implementação e acompanhamento

Depois de um diagnóstico eficiente e a distribuição de funções, situando cada colaborador, é hora de implementar todas essas mudanças. É importante destacar que os resultados não são imediatos, o que deixa essa etapa mais longa.

O acompanhamento também é parte importante do processo. Ele permite atestar de forma concreta se todas as mudanças estão sendo feitas corretamente, otimizando a execução de demandas na empresa.

Quando utilizar o Business Process Management na empresa?

O BPM é uma metodologia fundamental para qualquer empresa, tendo em vista que ela preza pela otimização de processos. De modo geral, é possível buscar essa melhoria em qualquer momento, seja de forma reativa, seja de modo preventivo.

Problemas na solução dos processos de uma empresa significam que o BPM pode ser utilizado. Resultados ruins, despesas grandes, feedback negativo dos clientes, baixa produtividade e uma série de outros fatores podem ajudar a perceber que há algo de errado. Nesse momento, otimizar os métodos é fundamental.

Há também a possibilidade de implementar o BPM de forma preventiva, ou seja, já visando que métodos ruins podem prejudicar os processos da empresa. Nessa modalidade, tudo pode ser repensado do zero ou otimizado.

Quais são os benefícios de utilizar o Business Process Management?

O BPM traz, naturalmente, uma série de benefícios à empresa, graças à otimização dos processos de trabalho. A seguir, entenda melhor como isso se aplica na prática, de diferentes maneiras.

Custos reduzidos

Processos otimizados também significam menos custos em sua execução. Mais rápidos, descomplicados e transparentes, todos esses trabalhos acabam sendo também mais baratos, já que o BPM visa a otimização geral dos processos.

Processos automatizados

A automatização é um dos principais benefícios que a era digital trouxe. O BPM está nos principais sistemas de gestão empresarial, oferecendo recursos que tornam a execução de demandas mais rápida, simples e automática.

Transparência

Um dos principais conceitos do BPM é tornar os processos mais acessíveis, em ferramentas integradas, permitindo que todos os funcionários visualizem o andamento das demandas. Assim, é possível que mais pessoas estejam envolvidas nas etapas, com maior clareza e transparência sobre o andamento dos trabalhos.

Métricas de desempenho

Números são fundamentais para entender o comportamento da empresa ao solucionar seus processos. O BPM em um sistema automatizado oferece dados sobre todas as atividades realizadas, ajudando a entender o desempenho geral na execução dos trabalhos, sempre em prol de melhorias maiores.

Otimização de fluxo de tarefas

Uma estruturação eficiente permite que os processos fluam com mais naturalidade, passando por todas as etapas com maior rapidez. Isso evita gargalos — quando etapas levam mais tempo do que deveriam —, permitindo que as demandas sejam executadas no tempo ideal.

Centralização de processos

O BPM preza que as demandas sejam solucionadas todas dentro do mesmo sistema, de maneira centralizada. Isso evita que qualquer processo seja perdido ou esquecido, podendo ser facilmente consultado dentro de um único ambiente.

Customização de processos

A criação de novos processos é uma possibilidade interessante, que se torna ainda mais eficiente quando todo esse caminho é feito do zero. Os sistemas de BPM permitem a customização, que cria esse fluxo de acordo com as necessidades da empresa.

Como implementar o Business Process Management na minha empresa?

A implementação pode ser feita de maneira fácil, com as diferentes etapas que você já viu neste post. O ideal é ter sempre os funcionários reunidos com os gestores, com a definição ideal das responsabilidades de cada um.

Um sistema de BPM também é indispensável atualmente. Ele concentrará os processos e permitirá sua customização. Assim, a empresa terá melhor controle do fluxo de demandas, com transparência e facilidade no acesso e verificação desses trabalhos.

Na implementação, é importante instruir os colaboradores da maneira certa, contando também com o tempo de adaptação. Todo suporte é bem-vindo nessa etapa, para que as otimizações sejam aproveitadas da maneira certa.

O Business Process Management pode fazer toda a diferença na sua empresa, oferecendo agilidade, otimização e melhor organização dos processos. Este post pôde ajudá-lo a entender e começar a implementação.

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Publicado por Felix Schultz

Executivo de Internet com mais de 15 anos de experiência, incluindo a gestão geral das organizações, desenvolvimento de produtos, operações de negócios e estratégia.

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