Como realizar a automação de processos em 10 passos

A automação de processos é uma estratégia utilizada para aumentar o lucro de uma empresa, visando a redução de custos e um melhor rendimento, por meio da utilização de diversas ferramentas.

Muito dos problemas enfrentados hoje pelas empresas envolve a falta de controle sobre as atividades e o fluxo de trabalho dos funcionários, que acabam perdendo tempo com processos simples que poderiam ser otimizados.

Leia também: Controle de processos: o que é e o que sua empresa ganha com isso?

Existem diversas ferramentas que você pode aplicar no seu negócio para melhorar o desempenho da sua empresa, integrando, por meio da tecnologia, sistemas e dados, aumentando a lucratividade com uma boa gestão de tempo.

Neste artigo, você vai entender:

  • O que é automação de processos
  • Vantagens da automação de processos
  • Melhoras práticas na automação de processos
  • Ferramentas de automação de processos
  • Como implementar a automação de processos

Boa leitura!

O que é automação de processos

Automação de processos são ferramentas que reduzem a carga do trabalho manual do profissional, otimizando tempo e aumentando a produtividade do setor. 

Processos empresariais são todos os processos que compõem o dia a dia de um negócio, incluindo tarefas, rotinas, recursos e ferramentas utilizadas para atingir os resultados.

Para entender melhor, vamos exemplificar com a venda de um produto em um restaurante: 

  1. O cliente chega no local e senta na mesa;
  2. O atendente vai até a mesa;
  3. O atendente anota o pedido;
  4. O atendente vai até a cozinha;
  5. O atendente passa o pedido para a cozinheira;
  6. A cozinheira prepara o pedido;
  7. O atendente leva o pedido até o cliente.

Como esse processo pode ser automatizado? Utilizando as tecnologias que estão à nossa disposição para facilitar o trabalho. Neste caso, um sistema de pedido online pode agilizar o envio do pedido até a cozinha, por exemplo.

Automatização x Automação de processos

Mas você sabe qual a diferença entre automatização e automação de processos?

A automação consiste em utilizar mecanismos que realizam correções no funcionamento dos processos, sem a necessidade de interferência humana. Um exemplo é a automação de processos industriais.

O objetivo dessa automação é reduzir falhas, ou seja, a possível ocorrência de erros no sistema, por meio de ajustes e utilização de sistemas mais tecnológicos, por meio de sensores e outros.

Já a automatização consiste em um processo que precisa ser realizado por um humano para funcionar perfeitamente, de forma que o homem guia os parâmetros de funcionamento.

Leia também: Business Process Management: como ajudar a controlar o seu negócio?

Um exemplo é o uso de um BPM (Business Process Management) que realiza a automatização dos processos por meio da fiscalização e gerenciamento, modelando e estabelecendo regras.

Outro exemplo é a utilização do CLP (controlador lógico programável), muito utilizado na indústria como uma ferramenta que automatiza os processos de produção de acordo com os critérios definidos pelo programador.

Vantagens da automação de processos

Existem muitas vantagens em automatizar as atividades da empresa e o principal está em diminuir a atuação humana em tarefas simples, podendo direcionar melhor os esforços em estratégias e ações que gerem mais resultados.

Faça um teste e realize a automação de alguns processos para entender quais as vantagens competitivas no mercado frente aos concorrentes, quanta economia de tempo e dinheiro terá na sua empresa.  

Mais produtividade

O ganho de produtividade é o maior desejo das empresas. Para isso, otimizar processos é o melhor caminho.

Isso porque os funcionários conseguem entregar mais em menos tempo, trabalham de forma direcionada em ações eficientes, não perdendo tempo com protocolos.

Um claro exemplo é a utilização do CRM (Customer Relationship Management) ou Gestão de Relacionamentos com o Cliente, que proporcionam ganhos em tempo e resultado. 

Quando se tem dados e informações dos clientes a um clique, a rotina e a tomada de decisões do time de vendas fica muito mais fácil. 

Redução de erros

A repetitividade em atividades operacionais rotineiras deixam as empresas à mercê de erros graves. Por ser uma rotina cansativa, que causa sobrecarga aos profissionais, pode reduzir a motivação e impactar nos resultados.

Com certeza você não gostaria que ocorressem erros em processos internos e por isso a automatização de processos repetitivos é uma grande estratégia preventiva, que evita dores de cabeça a longo prazo.

Além de reduzir possíveis erros, permite que a equipe direcione seus esforços a atividades mais estratégicas, contribuindo com mais efetividade no desenvolvimento da empresa.

Padronização de processos

Com certeza você gostaria de reduzir custos com produção, treinamento de empregados e ainda manter a qualidade de seus produtos, tudo ao mesmo tempo, certo?

Por isso, a padronização dos processos garante que o produto seja entregue ao cliente sem comprometer a reputação da empresa, além de contribuir para a fidelização e divulgação da marca.

Redução de custos

Se existe um desejo em comum a todos os gestores é a redução de custos. 

É claro que automatizar gera custos iniciais, mas o retorno financeiro a longo prazo vale a pena. Imagine integrar processos, reduzir o número de funcionários, gerenciar tarefas e serviços, permitindo uma tomada de decisões mais assertiva: a economia é inevitável.

Diferencial competitivo

É claro que toda automação colabora com o diferencial competitivo no mercado, devido a assertividade da tomada de decisão que garante oportunidades no momento certo.

Além disso, garantindo o mesmo padrão de qualidade nas entregas e processos ágeis, você pode atender uma demanda superior, ampliando o seu mercado e se destacando frente à concorrência.

Melhores práticas na automação de processos

A implementação da automação de processos consiste em entender quais são os pontos fracos e que podem ser melhorados na empresa, identificando tarefas rotineiras e os impactos na gestão.

Conheça as necessidades da empresa

O primeiro passo é identificar os gargalos no seu processo atual, percebendo oportunidades de melhoria e ganhos com a automação.

O mapeamento das atividades é um ponto crucial, identificando o passo a passo de todas as atividades, pessoas e recursos envolvidos, bem como os resultados esperados.

Leia também: Conheça as 7 vantagens da automatização de processos.

Selecione as ferramentas certas

Pesquisa para entender quais as melhores ferramentas a serem utilizadas em cada caso, para não trocar o certo pelo duvidoso e acabar tendo problemas a longo prazo. 

Além de implementar tecnologias que são realmente eficientes, você precisa estar ciente de que o acompanhamento desses sistemas e melhorias deve ser constante.

Importante, também, pensar no futuro: não é porque um sistema é mais barato e supre as necessidades de hoje que você deve dispensar opções do mercado capazes de crescer com sua empresa.

Lembre-se que toda troca de sistema ou ferramenta pode gerar dor de cabeça na equipe. Então, escolher modelos sustentáveis, com escalabilidade, que atenda às diferentes demandas e acompanhe o desenvolvimento do negócio é fundamental. 

Realizar treinamentos com a equipe

De nada adianta instalar sistemas de automação se os funcionários não estão capacitados para utilizar ou não se identificam com a forma de trabalho. 

Por isso, a capacitação da equipe, através de treinamentos e comunicação clara, é essencial, agregando valor aos bens e ações adquiridas pela organização.

Ferramentas e recursos da automação de processos

Para começar a implementar uma automação de processos, você precisa conhecer as ferramentas e recursos disponíveis no mercado para cada função ou atividade.

Assim, depois de mapear o seu processo atual e identificar os pontos para automação, saberá escolher a melhor forma de começar essa mudança. 

O BomControle é um sistema completo para automação de diferentes setores, do estoque ao financeiro. Experimente grátis!

Conheça os principais setores que podem se beneficiar com ferramentas de automação: 

Controle financeiro

Controle as atividades financeiras da sua empresa por meio de ferramentas, integrando todos os departamentos, assim você ganha tempo e confiabilidade dos dados.

Sabe aquelas planilhas complicadas? É um trabalho que desgasta e que dificilmente vai acompanhar o crescimento da sua empresa. 

Com um sistema de gestão financeira você controla o faturamento, fluxo de caixa, contas a serem pagas e recebidas, as movimentações financeiras e muito mais.

Leia também: Planilha para controle financeiro é eficaz? 8 razões para sair do Excel!

Relacionamento com o cliente

Hoje sabe-se que o atendimento ao cliente é o ponto de contato mais importante com o cliente, pois define se a venda vai ser realizada ou não. Porém, o pós-venda é tão importante quanto.

Existem ferramentas de controle de pós-venda como ServiceDesk que ajudam a atender e melhorar o serviço, da mesma forma que o CRM proporciona uma visualização de todo o caminho traçado pelo cliente, otimizando as atividades do  time de vendas.

Ficou muito mais fácil interagir com o cliente não é mesmo?

Controle de estoque

Planilhas para controlar o estoque nunca mais. Não tem porque, se você pode ter ferramentas onlines que gerenciam seu inventário, integradas com módulos de vendas e faturamento.   

Leia também: O que é nível de estoque e como controlá-lo dentro da empresa?

Análise de Dados

Você pode utilizar a ferramenta BPM para a gestão dos processos automatizados, consultando a eficácia das mudanças e acompanhando os principais indicadores. 

Além disso, um sistema completo de gestão oferece visão estratégia para o gestor, com indicadores de performance, projeções e relatórios que permitem identificar novas oportunidades de melhoria, além de confirmar os ganhos com as automações realizadas.

Como implementar a automação de processos em 10 passos

A implementação dos processos não é tão fácil quanto parece, pois depende de vários fatores e precisa ser bem estruturada para um funcionamento adequado.

Planejamento é a palavra-chave para realização dessas mudança. Abaixo, explicamos com um passo a passo como se organizar para transformar a sua empresa de dentro para fora.

1. Converse com as equipes 

O primeiro passo consiste em entender quais as necessidades do seu negócio e ninguém entende mais da sua empresa do que seus próprios funcionários. Então, converse com sua equipe e entenda quais os pontos mais importantes para melhorar suas atividades.

2. Desenhe o seu processo atual

Mapeie os processos realizados e tenha muito claro o funcionamento, assim você terá uma visão sistêmica de tudo que ocorre na empresa, facilitando a percepção das falhas.

Um fluxograma é a melhor forma de organização, demonstrando os gargalos produtivos e quais as etapas que possuem mais impacto no resultado final.

3. Identifique as oportunidades para automação e priorize

Identifique o que faz sentido de ser priorizado, qual escolha é mais assertiva e precisa ser automatizada imediatamente. 

Assim, você começa a investir em automação naquelas áreas que podem gerar resultados imediatos, melhorando a percepção de valor com a mudança.

4. Faça um plano do projeto

Liste todas as oportunidades identificadas e os resultados esperados com as mudanças em cada uma delas.

Especifique responsáveis para o projeto de automação, prazos definidos, limite de investimento e, claro: identifique os KPIs que permitirão validar se a mudança foi ou não positiva para a empresa.

5. Pesquise os recursos para selecionar o mais adequado

Pesquise muitos recursos, identifique sistemas de automação de processos e experiemente para ter certeza de qual é o ideal para você. 

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6. Teste as ferramentas selecionadas

Escolha ferramentas online, que são mais modernas, seguras e adaptáveis ao crescimento do seu negócio. Além disso, quase todas permitem que você faça um teste gratuito antes de comprar o sistema.

Dessa forma, você economiza, direciona seus investimentos de forma correta e entende se a ferramenta selecionada fará sentido para o seu negócio. Lembre-se de pedir a opinião de seus funcionários, afinal, serão eles quem irão operar diariamente com o sistema escolhido.

7. Treine a equipe envolvida no processo

É claro que o treinamento é essencial. Se os envolvidos nos processos não sabem manusear as ferramentas adequadamente, a solução não será utilizada na sua máxima eficiência.

O ideal é um treinamento completo de uso, com direcionamento passo a passo e boas práticas. A gestão de mudanças nunca é fácil, mas é um passo importante para garantir a efetividade do novo modelo.

8. Finalize o setup da ferramenta

Após escolhida a ferramenta ideal, é hora de adquirir e configurar de forma personalizada para sua empresa. Padronize e centralize as informações por meio da configuração do sistema.

Leia também: Sistemas financeiros para pequenas empresas: saiba como escolher!

9. Acompanhe o funcionamento da automação 

Realize o acompanhamento para verificar os resultados, se estão ocorrendo erros ou se existe algum tipo de mudança ou otimização futura a ser realizada. 

Defina parâmetros de controle para evitar que prejuízos aconteçam. Com o monitoramento constante, você pode identificar os pontos críticos com antecedência, realizando os ajustes necessários.

10. Otimize constantentemente

Lembra que comentamos que a ferramenta deve acompanhar o crescimento da empresa? Isso porque os resultados podem permitir um desenvolvimento do negócio, e novas necessidades irão se apresentar no caminho.

Assim, otimizar novos processos, revisitar os sistemas e repensar indicadores e metas é fundamental para uma cultura de melhoria contínua.

Conclusão

A automação de processos é uma atividade fundamental para o seu negócio. Quando realizada de maneira correta com as ferramentas adequadas, garante a potencialização dos resultados da empresa, inclusive financeiros.

O importante é manter a visão estratégica e monitorar constantemente, para não deixar escapar nenhuma nova oportunidade ou situação crítica. Assim, tanto a equipe quanto os clientes vão sair ganhando, com produtos e serviços de qualidade.

Conte com um sistema de gestão completo, que oferece relatórios automatizados e personalizados, integra os departamentos e otimiza tempo e recursos. Experimente o BomControle por 15 dias e comprove!

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  • Category: CRM

Publicado por Felix Schultz

Executivo de Internet com mais de 15 anos de experiência, incluindo a gestão geral das organizações, desenvolvimento de produtos, operações de negócios e estratégia.

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