Reduzir custos operacionais é um grande desafio enfrentado pelas empresas. Sua eficácia impacta diretamente no negócio e na eficiência organizacional.
Economizar é fundamental porque existem forças que atuam na empresa de várias formas, que precisam ser avaliadas para otimiz6ar a gestão. São elas:
- exógenas: variações na situação econômica do país, como inflação, crise econômica, mudanças políticas, por exemplo; além das mudanças de hábitos de consumo pelos clientes da empresa;
- endógenas: que influenciam o desempenho do negócio, mas podem ser controlados pelos gestores para melhorar os resultados organizacionais.
Entre esses fatores, o mais tangível está relacionado à eficácia na aquisição de insumos, maquinário e mão de obra. O objetivo deste post é orientar como aumentar a eficiência pelo controle desses fatores: vamos ensinar a você reduzir custos operacionais!
O que são custos operacionais?
Custos operacionais são gastos inerentes ao processo produtivo de uma empresa, como matéria-prima, mão de obra, ferramentas, aquisição ou depreciação de máquinas e equipamentos, energia elétrica, água, materiais de conservação e limpeza do chão de fábrica, etc.
Difere-se às despesas, pois essas estão relacionadas aos gastos administrativos, que não contribuem diretamente para o desenvolvimento ou melhoria dos produtos que serão comercializados pela empresa, como honorários da administração, material de escritório, comissão ou despesas com publicidade e propaganda, entre outros.
Por que é importante contabilizar custos operacionais?
Reduzir custos operacionais está relacionado à qualidade e eficiência do processo produtivo. Uma boa gestão de custos operacionais, em que as contas são classificadas e analisadas em um determinado período, pode auxiliar a administração na avaliação de KPIs (Key Performance Indicator), como na apuração de margem de contribuição, ROI (retorno do investimento) ou taxas de lucratividade, por exemplo.
Além disso, efetuar o seu controle de forma otimizada garante que as margens de lucro da organização sejam suficientes para a manutenção da empresa no mercado, por meio de resultados mais atrativos.
A tomada de decisão também é facilitada, já que a correta contabilização dessas despesas pode proporcionar informações valiosas para embasar as decisões de aumento ou redução de produção, de acordo com níveis de demanda ou sazonalidade de insumos, entre outros.
Como reduzir custos operacionais?
Faça o mapeamento de processos
Para evitar que sejam feitos cortes sem critério e, com isso, sejam reduzidos recursos importantes para o desempenho do negócio, é preciso analisar os processos desde o início da cadeia de suprimentos, por meio de ferramentas de gestão, como Ciclo de Deming, ou PDCA (Plan, Do, Check, Action) e Matriz McKinsey, por exemplo.
Contrate um sistema de gestão integrada
Com um software de gestão integrado, é possível controlar efetivamente o fluxo financeiro, cadeia de suprimentos, contas a pagar e a receber, entre outras decisões que permitem visualizar, de forma abrangente, a real situação da empresa — identificar novas oportunidades e corrigir gargalos que diminuam as margens de lucro do negócio.
Terceirize processos
Essa opção é muito interessante para as empresas, principalmente após a homologação da nova Lei da Terceirização, em que é possível, inclusive, transferir a responsabilidade pela execução de atividades-fim da organização.
Dessa forma, é possível reduzir custos operacionais, diminuir o passivo trabalhista, reduzir o valor dos impostos a pagar, além de promover a especialização dos parceiros de negócio e a qualidade dos processos da sua empresa.
Compartilhe serviços
A economia compartilhada, ou nesse caso, o coworking, é uma tendência que visa, entre outras vantagens, reduzir custos operacionais nas empresas. Nesse sentido, é possível dividir custos fixos para a instalação de centros de distribuição, escritórios e salas de atendimento, por exemplo.
É possível realizar ainda parcerias com empresas que complementam o negócio, ou até concorrentes, para realizar compras de volumes maiores de insumos, materiais e outros bens necessários para o processo produtivo da organização, a fim de aumentar o poder de negociação com os fornecedores, além de reduzir os custos de distribuição de produtos aos clientes.
Alugue equipamentos
Se a empresa não dispõe de um valor muito grande para investimento, em algumas situações, pode ser melhor alugar a máquina ou equipamento do que fazer um empréstimo a juros altos para adquiri-lo, principalmente se for para a realização de tarefas específicas, com prazo determinado.
Dessa forma, elimina-se custos de depreciação, manutenções preventivas e reparo por quebra ou ineficácia do equipamento.
Em contrapartida, se a empresa é possuidora de máquinas e equipamentos subutilizados, é possível gerar receita com a locação para outras empresas, o que necessariamente não reduz custos, mas melhora o rendimento individual do equipamento com a diminuição das suas taxas de ociosidade.
Renegocie dívidas
Se a empresa possui dívidas, deve renegociá-las imediatamente, em condições que possam ser cumpridas, para diminuir as taxas de juros incididas que desestabilizam o fluxo de caixa da organização.
Renegocie tarifas bancárias
Converse com o gerente da sua conta jurídica e tente reduzir também as taxas bancárias, de manutenção de conta, empréstimos ou de cartão de crédito e débito.
Renegocie com fornecedores
Nessa mesma linha, trate com seus fornecedores por novas formas de pagamento, melhores prazos e preços: em razão da atual situação econômica do país, nenhuma empresa deseja perder aqueles que já são seus clientes e, por isso, são mais suscetíveis às negociações.
Envolva os colaboradores nas decisões
Seja claro com seus colaboradores em função dos seus objetivos de redução de custos para criar um clima de comprometimento coletivo com os resultados globais da organização.
Em reuniões com funcionários é possível, ainda, identificar gargalos operacionais que são fatores para aumento de custos, como taxas de desperdícios e vencimento de insumos.
Nesse sentido, é possível promover também treinamentos que qualifiquem os profissionais para aumentar a eficiência produtiva e melhorar os níveis motivacionais da equipe, que reduzem também os erros e o retrabalho na execução de tarefas.
Promova a mobilidade
Com o cloud computing, é possível controlar as decisões operacionais até mesmo por aplicativos mobile. Essa flexibilidade facilita o processo de decisão, permite que relatórios sejam visualizados rapidamente de qualquer lugar e aumenta a segurança do fluxo de informação, o que também reduz despesas na empresa.
Relacionado à produtividade, esse é um dos pilares que reforçam o surgimento da indústria 4.0, que, com a Internet das Coisas (IoT), será responsável pela automatização de todo o processo produtivo da empresa em breve e garantirá a total eficiência organizacional a custos operacionais mínimos.
Reduza o volume de estoque
Numa boa gestão de estoque, aumentar o giro de insumos, por meio da compra programada ou o Just in Time, possibilita que a empresa mantenha a mesma capacidade produtiva sem dispor de custos de manutenção de estoques ou altos valores para pagamento de fornecedores que comprometam o capital de giro do negócio.
Uma gestão financeira bem-sucedida é pautada por um fluxo de informação eficiente e a automatização de processos que promovam maior controle gerencial. Dessa forma, é possível reduzir custos operacionais sem prejudicar o andamento do negócio e alcançar resultados melhores por meio de margens de lucros satisfatórias.
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