Estrutura Organizacional: Tudo o que você precisa saber

Estrutura organizacional é um instrumento da área da gestão que busca organizar as empresas no que se refere a atividades e recursos necessários para o cumprimento dos objetivos estratégicos.

Ou seja: é a definição de como a empresa deve se estruturar para colocar em prática seu planejamento, respeitando sua missão, visão e valores.

Ainda não definiu suas diretrizes estratégicas? Então leia o artigo: Missão, visão e valores: como criar para a sua empresa para saber por onde começar!

Sobre a estrutura organizacional, é importante entender que uma empresa pode se estruturar de diferentes maneiras, ainda que a mais conhecida seja o modelo formal da hierarquia vertical.

Por isso, neste artigo, vamos abordar:

• O que é Estrutura Organizacional?
• Qual o objetivo de se estabelecer uma Estrutura Organizacional?
• Tipos de Estrutura Organizacional; e,
• Como escolher a Estrutura Organizacional ideal

Curioso? Então, continue acompanhando.

Boa leitura!

O que é Estrutura Organizacional?

A estrutura organizacional, como o nome sugere, é a forma como uma empresa é estruturada. Ela define os níveis hierárquicos, os departamentos, as relações de supervisão, a comunicação e as linhas de decisão, fornecendo um arranjo organizado para o funcionamento da empresa.

Portanto, a estrutura organizacional não é apenas uma definição de departamentos e hierarquias, mas uma combinação dessas decisões que impactam na rotina da empresa, em diferentes aspectos.

Isso significa que existem vários tipos de estruturas organizacionais, afinal, empresas e gestores se diferem entre si e têm necessidades e expectativas variadas.

Apesar de conhecermos com mais clareza as estruturas formais, representadas, por exemplo, por um organograma, existem outras estruturas que podem atender às relações interpessoais e as alterações sofridas no âmbito do trabalho nos últimos anos.

Assim, a estrutura organizacional é uma ferramenta fundamental para avaliar as conexões e permitir que todos caminhem em direção a um objetivo único e compartilhado.

Qual é o objetivo de se estabelecer uma Estrutura Organizacional?

Ainda que você não acompanhe nossos artigos, sendo um gestor já deve saber, sem dúvidas, que planejamento é fundamental.

Ter metas e objetivos alcançáveis é o primeiro passo para que sua empresa comece a planejar suas ações e atividades.

Então, contar com uma boa gestão de compras , fazer um mapeamento de processos , implementar uma contabilidade de custos e fomentar um departamento de backoffice são apenas algumas das estratégias e decisões que você poderá considerar.

Tudo isso, é claro, acompanhado de um bom controle de KPI para monitoramento dos resultados.

Mas, afinal, o que a estrutura organizacional tem a ver com isso?

TUDO! Isso mesmo: a estrutura organizacional é parte fundamental para você começar a organizar seus movimentos, buscando conquistar tudo aquilo que foi descrito no planejamento estratégico.

Ter, com clareza, as pessoas envolvidas e os seus papéis, é vital para que se tenha em mente as responsabilidades, compromissos e funções.

Dessa forma, toda a empresa estará estruturada para buscar atingir as metas, respeitando as diretrizes norteadores e construindo a cultura e a identidade do negócio.

A estrutura organizacional permite que:

• Funcionários se sintam integrados ao negócio, aumentando sua motivação e engajamento;
• Processos sejam esclarecidos, melhorando indicadores de desempenho;
• Indicadores de performance individual sejam criados, além de programas de incentivo e recompensas;
• Analisar excesso ou escassez de recursos;
• Controlar os resultados da empresa com mais veracidade de dados;
• Administrar com maior antecedência potenciais riscos à saúde da empresa;
• Ter uma comunicação eficiente e eficaz, com funcionários e com o mercado;
• Se diferenciar, criando uma cultura e identidade próprias;
• E muito mais!

Agora que você já sabe que ter uma estrutura organizacional só traz benefícios, vamos aprender quais os principais tipos de estrutura.

Sim, apesar de termos um mercado bastante acostumado com uma estrutura mais rígida e formal, as mudanças ocasionadas pela tecnologia e pelas novas gerações acabaram impactando bastante nas relações de trabalho e, com isso, na estruturas organizacionais.

Continue lendo para entender melhor!

Tipos de Estrutura Organizacional

Como já vimos, a estrutura organizacional não se refere a, somente, hierarquia de cargos.

É um conceito da área da gestão que abrange outras relações, como atividades, setores, responsabilidades, comunicação e processos.

Portanto, pode ser dividida em diferentes tipos, de acordo com as circunstâncias e características de cada empresa.

Logo de imediato, podemos pensar em estruturas divididas em dois grandes grupos: formal e informal. Também é comum pensarmos nas estruturas organizacionais de acordo com a relação entre empregados e líderes, podendo ser vertical ou horizontal.

A estrutura formal é, geralmente, vertical. Isso significa que as decisões são tomadas de cima para baixo, estando no topo da pirâmide os gestores de cargos altos, como Diretores e CEO.

Neste modelo, a comunicação é mais lenta e engessada, e os funcionários da base, muitas vezes, não se sentem ouvidos.

Ainda assim, é possível ter uma estrutura vertical de modo a incentivar a acolher as ideias de todos: depende muito da abertura oferecida pelos gestores que ocupam os cargos de liderança.

Já a estrutura informal não tem relação, necessariamente, com o modelo horizontal. A estrutura informal existe dentro de um ambiente formal, inclusive.

Isso porque ela é formada pelos sentimentos e pelas relações interpessoais que não existem no organograma, pelo menos não de forma planejada.

Um líder informal, por exemplo, pode não ter um cargo alto na hierarquia, mas pode ter grande influência em seu grupo. Dessa forma, se torna uma importante voz para ajudar a empresa a conquistar seus objetivos (ou boicotá-la).

A estrutura informal é mutável, instável e não pode ser controlada. Por isso, é fundamental que a empresa saiba como aproveitá-la para o bem, evitando que acabe se tornando um instrumento de atrito ou fofoca.

A estrutura organizacional horizontal, que ainda não falamos, fortalece a comunicação entre pessoas com conhecimentos similares, que ficam agrupadas de acordo com sua área.

Para empresas pequenas funciona muito bem, pois promove uma interação grande, troca de experiências e aprendizado, além de permitir maior agilidade na comunicação e nas decisões.

Além dos modelos citados, ainda podemos dividir a estrutura organizacional em outros 5 tipos. Conheça:

– Estrutura Organizacional Funcional

Na estrutura funcional, os recursos estão divididos em departamentos. Os profissionais, assim, ficam alocados conforme suas atividades, e respondem a um único gestor.

É, por isso, a estrutura mais comum de pequenas empresas, onde o dono da empresa administra os diferentes setores, como produção, financeiro, marketing e recursos humanos.

Os departamentos também podem ter responsáveis por eles, caso a estrutura da empresa seja um pouco maior e exija mais pessoas em cada setor. Ainda assim, as pessoas do mesmo departamento respondem todas para o mesmo gestor.

Vantagens:

• Facilidade de comunicação entre integrantes do mesmo departamento, por conhecimentos semelhantes;
• Clareza na hierarquia, com facilidade de entender as possibilidades de crescimento;
• Especializações são reconhecidas, geralmente através de promoções nos níveis hierárquicos.

Desvantagens:

• Comunicação entre departamentos pode ser prejudicada, pelo distanciamento da relação;
• Dificuldade de compartilhar objetivos e visões, já que cada departamento fica focado em suas próprias atividades e metas;
• Reduz as oportunidades de inovação, já que permitir a troca com pessoas que têm uma visão “de fora” tende a ser uma boa estratégia para pensar fora da caixa.

– Estrutura Organizacional Divisional

A estrutura divisional, como o nome sugere, forma divisões que buscam atender, por completo, o mercado. Isso faz sentido quando a empresa trabalha com produtos variados, públicos ou regiões diferentes.

Assim, isola-se, por exemplo, um determinado produto, e a estrutura organizacional atende aquele produto como um todo (início ao fim); repetindo-se o processo para todos os demais produtos.

Uma indústria grande com nichos de mercado pode ter divisões específicas para atendimento do nicho, com completo conhecimento de todos os envolvidos em algo mais específico.

É o caso, por exemplo, de uma indústria de bebidas, que pode ter uma divisão de refrigerante, outra de bebidas alcoólicas e uma terceira de naturais.

Ainda, podem haver divisões por região, onde uma empresa atende região Sul, e outra atende Nordeste, por exemplo.

Vantagens:

• Na estrutura organizacional por divisão, cada unidade tem autonomia e maior conhecimento do seu mercado;
• Com autonomia e domínio, e maior integração entre todos os processos daquela divisão, a tomada de decisões é mais rápida;
• As estratégias podem ser focadas para atendimento da necessidade daquela região ou produto, sendo mais assertivas.

Desvantagens:

• Para ter várias divisões, a empresa precisa contar com recursos próprios para cada uma delas, o que pode impactar em um orçamento muito mais robusto;
• Competitividade entre divisões pode gerar um clima ruim na empresa, além de impedir a completa integração das equipes e divisões.

– Estrutura Organizacional Matricial

A estrutura matricial é uma mistura das duas primeiras: entende que é preciso organizar as equipes de acordo com o departamento (funcional), mas também conforme o projeto (divisional).

Assim, empresas que trabalham nessa estrutura possuem dupla subordinação, e se organizam de forma a buscar o melhor desempenho possível.

Vantagens:

• Permite a colaboração de pessoas diferentes, proporcionando um ambiente de maior troca de conhecimento e experiência;
• Valoriza a dependência entre departamentos, integrando os funcionários e permitindo que decisões sejam tomadas nos níveis mais baixos da hierarquia;
• Permite o desenvolvimento pessoal e profissional dos funcionários;
• Possibilita um bom controle sobre os resultados.

Desvantagens:

• Com um chefe do setor e um chefe do projeto, pode haver conflito de interesses e o funcionário acabar perdido em relação a quem seguir;
• Problemas de comunicação;
• Depende de uma equipe madura e auto gerenciável, então pode não funcionar para todas as pessoas.

– Estrutura Organizacional em Rede

A estrutura organizacional em rede tem ficado cada vez mais comum e ganhando novas formas com o crescimento da internet e das ocupações estilo home office.

É aquela em que a organização contrata profissionais em qualquer parte do mundo, que trabalhará em sua casa e terá contato com poucas pessoas da empresa, entregando seus resultados e usando sistemas e comunicação online para acompanhamento.

Com as startups e a valorização de profissões mais informais, digamos assim, como é o caso dos envolvidos na área de tecnologia, tem sido mais fácil criar empresas com equipes alocadas em diferentes cidades, estados ou países.

No entanto, a estrutura organizacional em rede não depende da internet nem é novidade desse momento da era trabalhista.

Empresas com venda por catálogo, por exemplo, já trabalham com estrutura de rede há muito tempo – e aqui não estamos falando, em hipótese alguma, do sistema de pirâmide, ok?!

Vantagens:

• A flexibilidade permite que você selecione os profissionais de acordo com critérios como qualidade técnica e custo, já que os limites territoriais não são importantes;
• Também possibilita uma atuação ampla, permitindo vender seu produto ou serviço em qualquer parte do mundo;
• Baixo custo administrativo, já que o estilo home office evita que você precise de uma grande estrutura física;
• Maior competitividade;
• Profissionais motivados e engajados, pois a liberdade oferecida pelo modelo home office tem sido grande diferencial na retenção de talentos.

Desvantagens:

• Com o afastamento físico, os funcionários podem não se apropriar da cultura da organização, ficando distante emocionalmente da empresa;
• A distância também exige que o profissional seja comprometido e auto gerenciável, e isso depende muito do perfil da pessoa contratada, o que poderá ser um risco;
• A dependência de sistemas ou meios eletrônicos para comunicação e troca pode acabar interferindo negativamente do andamento do trabalho;
• A diretoria da empresa pode não ter um controle claro e imediato das operações em andamento.

– Estrutura Organizacional Projetizada

Semelhante à estrutura organizacional divisional, a projetizada é aquela estrutura organizada para atender um projeto específico.

O que difere da outra mencionada é que, ao passo que a divisional faz parte da empresa e não tem prazo para encerramento, a estrutura projetizada tende a terminar assim que o projeto termina.

É bastante usual para empresas de consultoria ou construtoras, por exemplo.

Vantagens:

• Uma visão completa do projeto, do início ao fim;
• As necessidades do projeto são rapidamente atendidas, bem como as decisões são fáceis de serem tomadas;
• Compartilhamento de diferentes especialidades envolvidas no projeto aumentam as possibilidades dos resultados positivos.

Desvantagens:

• É flutuante, então não garante uma segurança financeira a longo prazo;
• Da mesma forma, os funcionários, tidos como “temporários”, não se apropriam de suas funções e ficam inseguros com o fim do projeto;
• Recursos humanos podem ficar ociosos, se não forem dispensados e novos projetos não entrarem rapidamente após o término de outros.

Como escolher a Estrutura Organizacional ideal

Como vimos, existem diferentes tipo de estrutura organizacional.

Tudo depende do tamanho da sua empresa, seu ideal de trabalho, o tipo de serviço ou produto oferecido, a região atendida, enfim… diferentes aspectos que podem impactar na hora de decidir a estrutura ideal.

É importante que você esclareça, inclusive, características como missão, visão e valores, de forma que a estrutura escolhida atenda essas diretrizes estratégicas e permita que seus funcionários vivam os princípios e valores definidos.

A estrutura organizacional vai impactar muito no nível de complexidade da sua empresa. Por isso, se você optar por uma estrutura complexa, precisa estar pronto para dar conta das demandas que poderão surgir (além dos custos!).

– Objetivos e necessidades do seu negócio

A estrutura organizacional serve para organizar pessoas, fluxos, processos. Por isso, não pode ser um fator que atrapalhe a dinâmica e o ritmo do trabalho na sua empresa.

É exatamente por isso que, antes de escolher a estrutura adequada, é necessário ter muito claro os objetivos e as necessidades do seu negócio.

O tipo de serviço ou produto trabalhado exige uma estrutura horizontal, para promover a troca de ideias, ou é melhor contar com a estrutura formal e vertical, foco na hierarquia?

Você pretende ter um negócio sem fronteiras e pode ter equipes com trabalho home office? Talvez o modelo em rede seja a melhor opção.

Avalie, com sinceridade, o tipo de empresa que você está começando ou gerindo, o tipo de pessoal que trabalha ou trabalhará com você, e o que eles esperam da empresa, a título de cultura organizacional.

Então, busque o modelo de estrutura que melhor atenda aos públicos e aos objetivos estratégicos do seu negócio.

– Criando uma Estrutura Organizacional personalizada

Apesar de termos trazidos alguns tipos principais de estrutura organizacional, não significa que você precisa escolher uma delas e aplicar totalmente na sua empresa.

Nada impede que você entenda os tipos e se aproprie daquilo que fizer mais sentido para sua empresa, misturando dois ou mais tipos ou, ainda, criando um novo, totalmente seu.

O importante, mesmo, é que sua estrutura organizacional ajude sua empresa a conquistar os resultados desejados, sem dificultar processos ou impedir o crescimento do seu negócio (nem dos seus funcionários).

Conclusão

A estrutura organizacional é essencial para que a empresa organize seus profissionais, processos e atividades, de forma que todos entendam suas responsabilidades e seus papéis.

Com isso claro, é mais fácil para que seus funcionários desempenhem de forma a atingir os objetivos estratégicos da empresa.

Uma outra vantagem importante é a de permitir que sua equipe enxergue as possibilidades de crescimento e evolução profissional, melhorando o engajamento, a motivação e a retenção dos seus talentos.

Ainda assim, é importante que você, como gestor, entenda a realidade em que a empresa se encontra. Isso porque existem diferentes tipos de estruturas e você precisa adotar aquela que melhor atenda às necessidades e intenções do seu negócio.

Independente do tipo escolhido, manter as informações sob controle é vital.

Por isso, aposte em sistemas de comunicação eficazes, além de um bom ERP de gestão integrada , centralizando em um único lugar todos os registros e movimentações.

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