Como tomar melhores decisões na Gestão de Estoque

Fala-se muito em logística, Supply Chain Management, softwares de gestão empresarial.

Nesse contexto, se apoderar de ferramentas que demonstrem a relevância de um controle organizacional, aliado à consciência da importância de gestão de estoque, pode estruturar uma vantagem competitiva que transforme sua empresa em líder de mercado.

Em Administração, a frase “estoque é dinheiro parado” é sempre uma constante. Por isso, o conceito de Just in Time é difundido largamente no meio empresarial.

Ele consiste na determinação, por meio de relatórios gerenciais, do momento certo para a compra, transformação ou transporte de determinado insumo ou bem de produção, para que se mantenha o mínimo de estoque possível no Centro de Distribuição da empresa.

Porém, estoque mínimo não é o mesmo que estoque de segurança. Veja a seguir a comparação dos dois conceitos.

O que é gestão de estoque

O que é gestão de estoque

Entenda o que é gestão de estoque e como essa estratégia beneficia seu negócio.

A gestão de estoque consiste na administração e monitoramento dos materiais utilizados em uma empresa, visando garantir o bom funcionamento dos processos.

Ao contrário do que muitos acreditam, a gestão de estoque não diz respeito apenas à entrada e saída de produtos.

Essa área também envolve o acompanhamento das situações de armazenamento e transporte, por exemplo. Além de, é claro, do controle de custos e gestão da eficiência das estratégias da empresa.

Em outras palavras, a gestão de estoque cuida de todos os detalhes dos produtos armazenados na sua empresa, sejam eles matéria prima ou produto final.

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Importância da Gestão de Estoque

Como você pode imaginar, realizar o controle de tudo que entra e sai da sua empresa é fundamental para obter os melhores resultados possíveis. O motivo é muito simples: sem monitoramento, é impossível identificar e corrigir problemas.

O estoque é um setor vital para o bem funcionamento da sua empresa. Pense bem: quantos gastos desnecessários, por exemplo, uma má gestão do estoque pode gerar?

Você precisa acompanhar de perto detalhes:

  • As condições de armazenamento são ideais ou estão fazendo os produtos perderem em qualidade?
  • Você está fazendo comprar maiores do que precisa?
  • Existem produtos que constantemente estão em falta, atrasando a produção?

E esses são apenas exemplos de como a gestão de estoque inadequada pode afetar sua empresa.

 

Estoque mínimo x estoque de segurança

A necessidade de manter o estoque o mínimo possível é para diminuir o valor agregado a ele, como custo de manutenção, depreciação, etc., para ter a oportunidade de investir esse capital, em vez de deixá-lo ocioso.

Entretanto, a variação da demanda é um ponto relevante que deve ser questionado. Não é fácil prever qual será o volume de vendas no próximo período. Se a empresa não possuir um estoque de segurança, que possibilite atendimento imediato ao cliente, vai abrir sua demanda para a concorrência.

Em outra situação, se a empresa não cumprir seus prazos de fornecimento ou entrega, seja por imprevistos com o fornecimento de insumos ou até mesmo com uma queda de energia que impossibilite a produção, sua imagem será denegrida junto ao mercado, principalmente hoje, em que todos estão conectados pela internet.

É assim que surge a importância de gestão de estoque.

Vantagens com a gestão de estoque

vantagens com a gestão de estoque

Quais são as vantagens da gestão de estoque, na prática?

Por meio de controles bem elaborados, a gestão de estoque, que pode ser um pesadelo se não for bem-feita, trará benefícios permanentes para sua empresa. Veja a seguir alguns deles:

  • rapidez na distribuição das mercadorias entre os setores de produção;
  • maior volume de produção com fabricação continuada, já que sua empresa possui estoque para isso;
  • possibilidade de compra em escala, pois, sabendo das quantidades mínimas para a produção ou venda por período, pode-se negociar melhores preços e maiores prazos de pagamento;
  • proteção caso ocorram mudanças macroeconômicas, como inflação, por exemplo;
  • menor impacto com o aumento de preços de fornecedores;
  • proteção contra imprevistos de entrega ou diminuição de estoque por parte dos fornecedores;
  • proteção contra variáveis exógenas como inundações, instabilidade política, greves, etc.

Leia também:  5 passos básicos antes de abrir o seu negócio

Aspecto Financeiro da Gestão do Estoque

A gestão de estoque pode exigir algum investimento inicial, mas essa é uma medida que vale muito à pena. Isso porque, financeiramente falando, a gestão de estoque só tem vantagens para oferecer.

Você sabia que a grande maioria das empresas com problemas financeiros poderiam melhorar sua situação apenas com alguns ajustes estratégicos? Normalmente, o problema  está justamente na gestão de estoque.

Em especial em empresas pequenas, é muito comum cometer o erro de adquirir estoque em excesso – ou tentar economizar e ficar sem produtos.

Condições de armazenamento e transporte impróprias também podem causar sérias avarias, causando custos desnecessários para seu negócio.

Economia nas operações

A economia nas operações que a gestão de estoque oferece não para na redução de custos com perdas de produtos ou compras grandes demais.

Quando seu estoque está funcionando corretamente, certamente todas as operações na sua empresa sentirão a diferença. Com esperas menores e distribuição otimizada, por exemplo, você economiza tempo e despesas em cada um dos processos realizados.

Principais métodos de gestão de estoque

principais métodos de gestão de estoque

Descubra os métodos de gestão de estoque mais usados atualmente.

A gestão de estoque, como todos os outros tipos de estratégias administrativas, conta com diversas metodologias e ferramentas. Tratam-se de conjuntos de estratégia que já foram testadas e tiveram sua eficácia comprovada cientificamente.

A seguir, você conhecerá os principais métodos de gestão de estoque. Assim, você pode começar a estudar qual é a melhor opção para sua empresa! Vamos lá?

UEPS

UEPS é uma sigla, e significa “último a entrar, primeiro a sair”. Ou seja, esse método determina que o produto que foi incorporado ao estoque da empresa por último deverá ser o primeiro a ser disponibilizado para vendas.

É importante ressaltar que essa metodologia não é recomendada para empresas que trabalham com produtos que sofrem avarias se armazenados. Por exemplo, produtos perecíveis.

Essa também é uma prática vedada pela Receita Federal para fins de cálculo do Imposto de Renda. Dessa forma, ela pode ser utilizada apenas para objetivos gerenciais.

PEPS

Esse método funciona da maneira oposta ao método anterior. PEPS significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”. Ou seja, os produtos que estão no estoque há mais tempo são os primeiros a ser disponibilizados para venda.

Esse é um dos métodos de gestão de estoque mais comuns da atualidade. Além de evitar que os produtos estraguem no estoque, esse modelo tende a valorizar o estoque pelo valor mais próximo ao praticado no mercado.

Custo Médio

O método de Custo Médio consiste na renovação dos valores do estoque cada vez que há nova entrada de itens. Isso é feito através do cálculo de média ponderada.

Esse é um bom método de gestão de estoque para empresas cujos produtos em estoque não sofrem grandes oscilações de preço.

No entanto, vale destacar que o ideal é adotar outras formas de controle também. Assim, você tem certeza que o estoque não será super ou sub avaliado.

Just in Time (JIT)

Podemos traduzir “Just in Time” como “No momento exato”. E isso descreve muito bem esse estilo de gestão de estoque. Pensado especialmente com a redução de custos em mente, esse método requer um acompanhamento bastante rigoroso.

Isso porque o estoque é mantido no menor nível capaz de atender as demandas da empresa. Assim, é preciso monitorar tudo bem de perto, para não perder oportunidades de vendas devido à falta de estoque.

Dica: Para que o JIT funcione bem, sua empresa precisa contar com fornecedores ágeis e confiáveis!

Curva ABC

Baseado em três pilares (o giro, o faturamento e a lucratividade), esse método classifica os produtos de estoque em três tipos diferentes:

  • Itens A: são os produtos mais importantes para o estoque da empresa. São produtos com giro razoável, mas que geram alta lucratividade e faturamento.
  • Itens B: são itens de valor médio e que tendem a ser mais numerosos no estoque. Por isso, embora não sejam tão importantes quanto os itens A, é preciso dedicar atenção especial a eles.
  • Itens C: itens menos valiosos do seu estoque. Frequentemente, eles podem até mesmo ser excluídos dos inventários rotativos.

Relatórios de gestão de estoque e compras

Na gestão de estoque eficiente, a análise de relatórios é essencial para a definição de formas de produção, como reduzir seus custos, para quem direcioná-la e muitas outras variáveis que dependem da tomada de decisão a partir de informações de processo produtivo.

Podem ser produzidos relatórios imprescindíveis nessa gestão, como os mencionados a seguir.

Inventário

O inventário nada mais é que uma relação que contenha todos os itens da empresa que compõem o que chamamos de estoque — matéria-prima, produtos acabados, componentes para montagem, componentes sobressalentes, materiais administrativos, suprimentos variados e materiais de limpeza.

É feito por meio da contagem e recontagem da relação dos itens que podem ser classificados de acordo com gênero, meios de uso, periodicidade de necessidade, fornecedor, etc. e precisa ser atualizado constantemente.

Deve ser realizado em dias específicos, cuja movimentação na estrutura da empresa esteja reduzida, como em fins de semana, por exemplo.

Compra de mercadoria

É um levantamento que precisa ser feito de forma eficaz para que o inventário realizado mantenha-se condizente com o estoque real da empresa. Consiste no lançamento das notas fiscais de compra a partir do momento em que a mercadoria entra na empresa, e não quando sai do fornecedor.

A soma do estoque real (ER) com o estoque virtual (EV) (que é o das mercadorias em andamento) será a base para os próximos pedidos.

É importante, ainda, que sejam feitas conferências quando a transportadora chega com a mercadoria, para se certificar que os componentes da nota fiscal condizem com o pedido efetuado e com o que realmente foi enviado.

Venda de mercadoria

Uma vez produzida, chega o momento da venda da mercadoria. A fim de que o estoque não tenha produtos com baixas feitas de forma errada, é necessário que as notas fiscais de venda sejam lançadas em sua totalidade no sistema utilizado para seu controle.

Assim como a compra de matérias-primas, a venda de produtos precisa ser totalmente documentada, mesmo que não seja por meio de notas fiscais.

Em ambas as fases do processo, de compra e venda, o treinamento de funcionários é importante, pois serão eles que manusearão o sistema e os bens.

Produtos não utilizados, desperdiçados ou vencidos

Todo produto que não for utilizado no processo produtivo ou não vendido também precisa ser contabilizado.

Isso impede que seja mantido em estoque virtual sem estar no estoque real, além da sua contabilização promover a possibilidade de determinação do valor mínimo a ser inserido no preço do produto, para cobrir esse custo extra.

Leia também:  7 dicas para você controlar melhor as contas da sua empresa

Dicas Para uma Gestão de Estoque eficiente

Encontre aqui as melhores dicas para melhorar a gestão de estoque na sua empresa.

1. Contrate um estoquista confiável

Nada como contar com um colaborador especializado e confiável para cuidar de um setor tão importante na sua empresa. Por isso, não deixe de contratar um profissional habilidoso!

Também é uma ótima ideia oferecer treinamentos específicos e capacitações em gestão de estoque para seu colaborador.

2. Escolha o método de gestão de estoque

Para que a gestão de estoque seja feita de maneira eficiente, é preciso selecionar e seguir uma metodologia. Se a cada momento os procedimentos mudam, não é possível obter dados sobre o que realmente funciona.

Por isso, é importante estudar as necessidades da sua empresa para selecionar o melhor método de gestão de estoque para o seu caso.

3. Crie padrões e regras para gerir o estoque

De nada adianta selecionar um método se não existem procedimentos que permitem que a equipe o siga com exatidão. Dessa forma, é fundamental implementar regras e padrões.

A agilidade do fluxo de trabalho e exatidão dos processos depende de uma estrutura sólida e do treinamento adequado para as equipes.

4. Contabilize o inventário

Não existe gestão de estoque eficiente sem o acompanhamento de todos os números na sua empresa. Então, é importante não só contabilizar o inventário, como manter registros desses dados para gerar análises e relatórios.

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5. Desenhe o fluxo de entrada e saída das mercadorias

Criar uma representação gráfica pode ajudar sua equipe a identificar pontos problemáticos ou de gargalo nos procedimentos da sua empresa. Além, é claro, de identificar mais rápido o que está funcionando e o que está gerando custos desnecessários para a empresa.

6. Negocie com fornecedores

Seus fornecedores são parceiros importantíssimos se você quer que sua empresa atinja o máximo de seu potencial. Por isso, não deixe de negociar, buscar contratos melhores e sempre revisar os negócios já fechados.

E lembre-se: o preço não é a única variável para acompanhar. Você precisa de fornecedores que ofereçam segurança e qualidade.

7. Faça verificações periódicas

Não existe plano perfeito! Mesmo porque, as condições do mercado estão sempre evoluindo, e sua empresa precisa seguir esse movimento.

Então, é importante revisar os planos da gestão de estoque periodicamente para identificar mudanças necessárias ou até mesmo possibilidades de otimização.

8. Planeje as compras com base em sazonalidades

Praticamente todos os setores são afetados pela sazonalidade. Então, é importante levar esse fator em consideração quando realizar o planejamento da gestão de estoque.

O efeito da sazonalidade nas vendas é único para cada empresa e setor. Por isso, é preciso realizar um acompanhamento do que dá certo para o seu negócio.

9. Faça queima de estoque quando necessário

Não há como negar: diminuir a lucratividade é preferível a simplesmente arcar com o custo da perda dos produtos. Por isso, se for necessário, não hesite em fazer a queima de estoque.

10. Conte com um sistema para otimizar a gestão de estoque

Como você pode perceber, existem inúmeros pequenos detalhes que são fundamentais para a gestão de estoque eficiente. Ou seja, fazer isso sem a ajuda de uma ferramenta especializada se torna impossível, mesmo nas menores empresas.

Então, é fundamental contar com um sistema próprio para a gestão de estoque e que atenda à todas as necessidades da sua empresa.

Ferramentas úteis na gestão de estoques

A tecnologia proporciona uma abertura de possibilidades na gestão de estoques que antes não eram possíveis.

A importância na utilização dessas ferramentas se dá a partir do momento que o controle pode ser feito de maneira mais rápida e sem prováveis erros. Seguem alguns exemplos de ferramentas essenciais nos dias de hoje.

Comércio eletrônico e internet

Facilitou o processo de compra e venda de mercadorias. No processo de compra na web, pode-se pesquisar com mais facilidade os preços dos produtos, obter mais formas de pagamento, que antes eram apenas à vista ou em boleto, parcelar a compra em mais vezes, identificar novos fornecedores, etc.

No processo de venda, você consegue fazer um levantamento mais eficaz do perfil dos seus clientes e, assim, determinar com mais assertividade o estoque mínimo necessário para a produção de períodos distintos.

Além disso, pode minimizar a distância existente entre a empresa e o cliente e fidelizá-lo com mais facilidade, aumentando a demanda pelos seus produtos, pode ter mais acesso ao preço que está sendo praticado no mercado e acompanhar a concorrência de forma mais homogênea, etc.

Nota fiscal eletrônica

Ter acesso ao documento em formato XML produzido quando uma nota fiscal de venda é emitida possibilita a conferência antecipada dos produtos e, consequentemente, o lançamento da nota no sistema.

Se o sistema for bom, ela será inserida automaticamente no estoque.

ERP

Enterprise Resource Planning é qualquer sistema de gestão empresarial que possibilita que todas essas informações, relatórios e contagens sejam feitos com o mínimo de erro possível.

É por meio dele que serão feitos inventários, relatórios de compra e venda e lançamento de XML de notas fiscais.

Com essas informações, sua empresa terá mais recursos de análise de relatórios para a tomada de decisão, que aumentem a venda e diminuam custos de produção e armazenamento.

ERP

ERP é uma sigla, que significa Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

Trata-se de um software que melhora a gestão das empresas, automatizando os processos e integrando atividades como:

  • Vendas,
  • Finanças,
  • Contabilidade,
  • Fiscal,
  • Estoque,
  • Compras,
  • Recursos Humanos,
  • Produção e
  • Logística.

Esse tipo de sistema ajuda a fazer com que a gestão de estoque interaja com o resto das operações na sua empresa. Ou seja, a eficiência dos métodos e exatidão dos dados é muito maior.

Erros comuns na gestão de estoque

Como em todas as áreas, existem alguns erros comumente repetidos na gestão de estoque. Confira quais são os problemas mais frequentes e aprenda como evitá-los:

1. Estoque acima ou abaixo do necessário

Enquanto mercadorias excedentes representam um custo desnecessário, ficar sem produtos no estoque pode ocasionar a perda de oportunidades importantes.

Por isso, é fundamental estudar as necessidades da sua empresa e buscar o equilíbrio perfeito na gestão de estoque.

2. Não utilizar software para gestão de estoque

Por menor que seja sua empresa, acompanhar o estoque manualmente pode gerar erros e, consequentemente, custos desnecessários. Além disso, as tarefas levarão muito mais tempo e ocuparão grande parte da disponibilidade da sua equipe.

O software para gestão de estoque é mais que um investimento estratégico. Trata-se de uma necessidade para empresas de todos os tamanhos.

 

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Programa para a gestão de estoque

Utilizar um programa para gestão de estoque oferece inúmeras vantagens para sua empresa. Veja algumas delas:

  • Elimina a maioria dos erros causados por entradas erradas;
  • Evita perda de dados importantes;
  • Oferece relatórios gerados automaticamente;
  • Ajuda a identificar problemas;
  • Pode oferecer lembretes e alertas sobre estoque;
  • A consulta é muito mais simples e rápida;
  • Economiza o tempo da sua equipe;
  • Melhora a exatidão e disponibilidade das informações.

Conclusão

gestão de estoque conclusao

A gestão de estoque adequada é essencial para o sucesso do seu negócio!

Nesse artigo, você aprendeu tudo que precisa saber sobre a gestão de estoque! Agora, basta fazer um estudo sobre as diferentes metodologias e qual delas combina mais com a sua empresa.

Certamente, você vai perceber a diferença tanto na otimização dos processos quanto nos custos!

Não deixe também de contar com um software de gestão de estoque para garantir que não haverão erros na sua estratégia.

Gostou de entender sobre a importância de gestão de estoque? Então conheça uma solução que vai auxiliar você nesse processo e garantir que sua empresa tenha ótimos resultados!

Publicado por Felix Schultz

Executivo de Internet com mais de 15 anos de experiência, incluindo a gestão geral das organizações, desenvolvimento de produtos, operações de negócios e estratégia.

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