O inventário de estoque é fundamental para todo negócio que deseja ter uma gestão eficiente e organizada.
Pode parecer básico, mas muitas empresas sofrem prejuízos porque não possuem um planejamento de estoque mínimo.
Você, como cliente, já deve ter tentado comprar um produto em um estabelecimento e descobriu que ele não se encontrava em estoque.
Esse tipo de situação poderia ser facilmente evitada se houvesse um inventário de estoque bem administrado, com o foco nos produtos mais procurados pelos clientes.
Independente do tamanho da empresa ou da quantidade de produtos que devem ser armazenados, o inventário de estoque o ajudará a prevenir desperdícios, evitar produtos parados e manter suas prateleiras sempre abastecidas.
Por esses e outros motivos que veremos neste artigo, é muito importante que você aprenda mais sobre essa prática importante para a sua empresa.
O que é um inventário de estoque
Entender o que é um inventário de estoque é relativamente simples. No entanto, não é tão fácil manter 100% de controle sobre um estoque.
Inventário basicamente é uma lista de bens e materiais disponíveis em estoque que são armazenados por uma empresa, internamente ou externamente.
Essa prática deve ser padronizada para ser efetiva e confiável. Ou seja, trata-se de uma rotina para identificar, classificar e contar todas as mercadorias de uma empresa.
Existem normas e leis que regulamentam a criação de um inventário. No Brasil, a instituição que é responsável por isso é o Conselho Federal de Contabilidade.
Assim, por meio das Normas Brasileiras de Contabilidade, existem padrões a serem seguidos para fazer um inventário.
Por exemplo, toda empresa que possui um estoque deve manter também um livro para registrar tudo que está nele. Trata-se do Registro de Inventário.
Ele serve para registrar todos os produtos armazenados quando do levantamento do balanço da empresa.
Se a sua empresa é tributada com base no lucro real, esse livro deve ser escriturado ao final de cada período: trimestralmente ou anualmente quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do ano-calendário, com base na estimativa (RIR/1999, art. 261).
Já as demais empresas podem escriturar o Livro de Registro de Inventário no final de cada ano calendário.
Para que serve o inventário de estoque
O inventário de estoque serve para você saber exatamente quais produtos estão em estoque e o mais importante: o volume de cada produto.
Então, o inventário de estoque serve para que você tenha total controle sobre o negócio.
Com base nesse conhecimento, você saberá quais mercadorias você deve comprar mais, quais estão com fluxo maior e assim tomar decisões estratégicas.
Um dos erros mais comuns em um negócio é não ter controle do seu inventório. Assim, ele compra mais do que deveria ou continua escolhendo produtos com pouca saída.
Assim, o capital da empresa permanece estagnado no estoque.
Outra função importante do inventário de estoque é evitar a perda de mercadorias por furtos, desvios ou até mesmo por danos como infiltrações e pestes.
Esse tipo de perda pode ser amenizado quando identificado cedo.
Muitas empresas fazem o controle de estoque com base apenas no que foi comprado e nas vendas. No entanto, esse tipo de gestão muitas vezes não reflete a realidade.
A melhor forma de realmente saber quais e quantos produtos estão em estoque é fazendo um inventário.
Benefícios do controle de estoque
O principal benefício que um controle de estoque traz é garantir o melhor atendimento aos seus clientes com a pronta entrega de produtos ou então prazos reduzidos para encomenda de produtos.
Assim, através do controle de estoque, você estará alinhado sobre quando e quantas mercadorias deve comprar.
Com base nesse conhecimento, você pode saber exatamente qual deve ser a sua prioridade ou até mesmo tomar decisões de marketing, como por exemplo realizar uma promoção dos produtos que já estão parados no estoque há muito tempo.
Afinal, é preciso ter um equilíbrio preciso para também não ter prejuízo.
Como citado, é comum que os gestores errem ao comprar mais do que o necessário.
Você pode evitar isso baseando suas decisões em dados e ao apostar em algo novo, começar devagar, diminuindo o seu risco.
Caso a sua empresa fabrique produtos, manter um controle de estoque eficiente pode ser fundamental para que a produção esteja sempre em dia.
Imagine como seria paralisar toda uma fábrica porque faltou uma matéria-prima.
Além disso, se você trabalha com produtos com validade, esse controle de estoque vai ajudá-lo a encontrar os produtos que têm prioridade na saída.
Quais empresas devem fazer o inventário de estoque
Toda e qualquer empresa que tem estoque de mercadorias, sejam produtos ou matéria-primeira, devem realizar um inventário de estoque eficiente.
Isso vale para grandes e pequenas empresas, dos mais diversos ramos e nichos, seja B2B ou B2C.
As mercadorias significam dinheiro investido. Se esse dinheiro for mal gerenciado, ele pode ser perdido e se for bem administrado, pode se tornar lucro.
O primeiro passo da otimização da gestão é a mensuração. Então, não deixe de gerenciar o estoque do seu negócio.
Quando fazer o inventário de estoque
É indicado fazer um inventário de estoque periodicamente. A frequência depende do gestor. Pode ser diária, semanal, mensal. Cada tipo de negócio precisa de um controle de estoque diferente.
No entanto, você deve fazer o mais rápido possível quando houver dificuldades no controle de saídas e entradas de mercadorias.
Você pode ficar atento a alguns sinais que indicam que está na hora de realizar um inventário de estoque urgente:
- produtos extraviados com frequência;
- excesso de mercadorias encalhadas;
- atraso nas entregas por falta de produto;
- compras imprecisas;
- entre outros.
Então, fique atento aos sinais e crie uma rotina de controle de estoque para gerenciar suas mercadorias do jeito correto.
Tipos de inventários de estoque
Existem diversos tipos de inventários de estoque. Cada um deles possui suas características e finalidades de uso. Conheça os mais populares a seguir:
Inventário rotativo
Este tipo de inventário demanda que o estoque seja submetido à contagem de itens com uma frequência definida (1 vez por dia, semana, mês).
Assim, os dados devem ser atualizados em intervalos de tempo predefinidos. Esse tipo de contagem é muito importante, principalmente em grandes empresas que possuem um alto giro de mercadorias.
Inventário cíclico
Semelhante ao inventário rotativo, esse tipo faz o ajuste periódico entre o volume dos produtos em estoque e as informações utilizadas em lançamentos contábeis.
Diferentemente do inventário rotativo que atende as necessidades de gestão, como evitar extravios e controlar os níveis de estoque, o inventário cíclico busca dar segurança à base de dados da empresa.
Inventário periódico
Neste caso, a contagem dos itens não acontece como rotina. Ela é feita no final de um período definido pela empresa.
Os propósitos dessa modalidade envolvem a atualização de dados do sistema de estoque, a correção de eventuais falhas humanas e a construção de demonstrativos financeiros mais detalhados.
Inventário parcial ou dinâmico
Esse tipo de contagem é de apenas uma parte do estoque do negócio. Em empresas que possuem um vasto armazém e muitos tipos de produtos, às vezes é preciso manter um controle especial sobre determinado tipo de produto.
Para esse tipo de necessidade, realiza-se um inventário parcial ou dinâmico, com foco em apenas um tipo de produto.
Inventário anual
Essa é a contagem dos bens ou mercadorias de uma empresa ao final do ano fiscal, que corresponde de janeiro a dezembro. Esse inventário serve para realizar o balanço anual das mercadorias em estoque e basear as decisões de ano novo.
Inventário geral
Esse inventário leva mais tempo, mas é o mais completo dentro de uma empresa.
Ele abrange a contagem e identificação de todos os bens, como itens de almoxarifado, insumos, mercadorias, maquinário etc.
Na contabilidade, o inventário geral é ótimo para avaliar o patrimônio atualizado de uma empresa.
Como fazer o inventário de estoque – passo a passo
Bom, chegou a hora de você entender na prática como realizar um inventário de estoque simples e eficiente. Veja a seguir e implemente no seu dia a dia:
Escolha o horário perfeito para começar
Você não deve realizar o inventário em horários de grande movimento ou circulação de mercadorias. Isso pode afetar a eficiência da sua contagem.
Então, defina um dia e horário específico para realizar a contagem. Tente encontrar o momento mais tranquilo para que você se concentre em cada detalhe do seu inventário.
Tenha um espaço de estoque organizado
É muito complicado realizar um inventário de estoque em um setor desorganizado, sujo, com itens fora do lugar.
Então, ainda antes de começar, organize o estoque. Dessa forma, o inventário será mais fluído e seus dados serão mais confiáveis.
Catalogue prateleiras e espaços
Ainda antes de partir para o inventário, uma boa dica é organizar as prateleiras, paletes e guarda-volumes. Assim, você já saberá onde procurar cada item, tornando o processo mais ágil.
Faça uma contagem minuciosa
Bom, finalmente chegou o momento da contagem.
Identifique produto por produto. Se estiverem em caixas, tente pegá-las uma por vez, pois uma delas por estar pela metade e você não enxergará isso sem avaliar o peso.
Não esqueça de averiguar também a qualidade dos produtos e condições de armazenamento.
Faça uma recontagem
Como a contagem é um processo manual, tente organizar no seu dia uma etapa de recontagem para garantir de que os seus números são reais.
Detalhe ao máximo os seus itens
Alguns bens podem ser bem parecidos com outros. Assim, você precisa saber diferenciá-los para contar de forma correta e evitar erros em seu estoque.
Se possível, tenha uma marcação especial para esses produtos. Isso evitará que futuramente, por exemplo, sua equipe envie um produto errado ao cliente.
Como fazer um inventário de estoque de forma eficiente
Em um inventário de estoque eficiente, diversos processos padrões periódicos devem ser seguidos para que o estoque realmente funcione e seja confiável.
Esse tipo de precisão garante a qualidade dos produtos, prazos de entrega, rotatividade adequada do estoque e etc.
É possível realizar um inventário de estoque simples manualmente, sem a ajuda de um sistema automatizado. No entanto, é muito difícil manter a confiabilidade dos dados em um estoque com muitos itens.
Sem falar na gestão desse estoque no dia a dia para mantê-lo organizado.
Então, a construção de um inventário de estoque depende de uma série de passos como você viu neste artigo.
Uma ótima solução para isso é contar com um ERP que possua um módulo de Estoque moderno e funcional.
O Bom Controle possui um módulo específico para auxiliar no inventário e na gestão do estoque que possui diversas funcionalidades. Veja elas a seguir:
Cadastros
Você pode cadastrar rapidamente tudo o que precisa para gerenciar o estoque de sua empresa: produtos, empresas, fornecedores, estoques satélites, setores, unidades, grupos, famílias, classes, etc.
Importação de Nota Fiscal
Chega de fazer a importação de produtos um a um.
É possível realizar todos os cadastros em poucos segundos através da importação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Basta fazer o upload do arquivo que o Bom Controle realiza automaticamente o cadastro para você.
Relatórios
Você só pode otimizar o que consegue medir. Por isso, os relatórios são muito importantes para o seu estoque.
Com o Bom Controle, você pode ter relatórios com informações completas e totalmente customizáveis de tudo o que acontece com o estoque de sua empresa em tempo real, podendo assim otimizar suas tomadas de decisões.
Movimentações de Estoque
Imagine ter total controle sobre as mercadorias, onde estão estocadas e ainda possuir o histórico de movimentação do produto.
Através do gerenciamento das movimentações de estoque, qualquer movimentação realizada ficará registrada, garantindo maior segurança e controle do fluxo dos produtos.
Ajustes de Estoque
Sempre que precisar, através desta ferramenta será possível realizar ajustes em seu estoque, mantendo-o organizado e dentro dos conformes, tudo de forma simples e rápida.
Transferência
Realize em poucos instantes transferências de produtos de um estoque para outro, contando inclusive com controle automático de lotes, simplificando ainda mais seu controle e gerenciamento.
Pedidos de Compra
Com o sistema, você e seu time podem consultar com rapidez todos os pedidos de compra realizados, podendo encontrar pedidos em aberto filtrando a busca por período, fornecedor ou produto.
Processo de Compra
Além do inventário de estoque, você pode criar processos automatizados para a compra de produtos entre seus fornecedores e obtenha os melhores orçamentos com melhor custo benefício, garantindo assim grande economia.
Saída de Estoque
Em uma questão de segundos é possível definir as saídas de itens e produtos de um determinado estoque para um setor, mantendo em plena sincronia tudo que for retirado.
O módulo Estoque do Bom Controle possui uma imensa gama de recursos e muito mais a oferecer para seu negócio. Clique aqui para saber mais!
Conclusão
Para gerenciar uma empresa com eficiência, o armazenamento de produtos e bens deve ser preciso e eficiente.
Afinal, muitas outras demandas dependem de um estoque organizado. Por exemplo, é muito complexo acertar a quantidade certa de itens a ser comprada se você não sabe exatamente quantos itens ainda restam em estoque.
Esse tipo de erro faz com que o gestor do negócio gaste mais dinheiro do que o necessário.
No outro extremo, a falta de inventário de estoque pode fazer com que falte produtos nas prateleiras, causando frustração nos clientes. Neste caso, mais uma vez, o inventário de estoque pode custar dinheiro.
Assim, é fundamental que os produtos sejam contados e catalogados com a frequência certa.
Dessa forma, os recursos da empresa serão bem administrados sempre. Lembre-se: mercadorias em estoque representam dinheiro.
Então, é seu trabalho fazer com que esse investimento traga lucros à empresa.
Você pode fazer essa contagem manualmente. Isso é complexo se você tem milhares de produtos ou muitos tipos de itens. Neste caso, pode ser um bom negócio contar com um sistema de contabilidade com controle de estoque.
Se você possui um bom sistema, como o BomControle, o seu negócio poderá ser administrado com mais eficiência.
No componente de Estoque do BomControle, você terá rápido acesso as rotinas do dia a dia, para a entrada das notas de seus fornecedores.
Poderá criar pedidos internos e dar as baixas no estoque, transferir produtos entre locais de estoque dentre várias outras funcionalidades, assim como acessar todos os cadastros que garantirão o devido funcionamento do Estoque.
Leia também:
- Planilha de Controle de Estoque: como montar e usar na sua empresa
- Ordem de Serviço – O que é, como funciona e como fazer
- 8 dicas essenciais para manter o controle financeiro da empresa
