Pequenas, médias e grandes empresas costumam compartilhar a mesma necessidade: a dificuldade em integrar as informações, inibindo a tomada consciente de decisões e o consequente crescimento das empresas. Por isso, a tendência é que a gestão unificada seja uma norma cada vez mais constante em diversas instituições.
Continue a leitura e conheça mais sobre os sistemas de gestão unificada e como eles podem ajudar a sua empresa. Vamos lá?
O que é uma gestão unificada?
No início de qualquer negócio, o empreendedor costuma, ele mesmo, controlar os processos e finanças de sua empresa. São comuns, nessa etapa inicial, ferramentas físicas, como anotações no papel. Outros, um pouco mais modernos, preferem as planilhas eletrônicas.
Essas ferramentas costumam servir bem ao empreendedor somente até a empresa começar a crescer. Depois, se tornam deficientes, dado o número aumentado de funcionários e o próprio volume das operações. Nesse ponto, é comum que o empresário perceba diferenças entre os números do estoque e o dinheiro que entra no caixa.
Às vezes, pela falta de organização, o empresário começa a perder documentos e torna-se iludido pelos números, e a falta de uma visão mais consolidada limita o crescimento da empresa. A demora chega ao ponto em que a insatisfação dos clientes gera prejuízos ao negócio, já que novos trabalhos aparecerão cada vez menos e o nome da instituição pode ficar manchado.
Tudo isso poderia ser prevenido se a gestão unificada ocorresse desde o início, no momento em que as finanças da empresa não fossem tão complexas. Basicamente, a gestão integrada é a organização de todas as etapas de um negócio em um mesmo sistema, com a ajuda de um programa de computador.
A gestão integrada une todas as informações de todos os setores da empresa. Dessa forma, o empresário consegue ter uma visão geral dos departamentos de compra, venda, estoque, recursos humanos etc. Além disso, é possível definir certos parâmetros, que funcionarão como um recurso de automação.
O sistema saberá exatamente o que fazer em determinada situação, após ter sido configurado com informações predeterminadas pelo usuário do software. Além disso, o programa facilita a tomada de decisões relacionadas às mudanças.
Quais são as vantagens?
Proporciona maior controle ao empresário
Com um sistema de gestão integrada, todas as operações serão registradas e o fluxo de todas as atividades da empresa será melhor monitorado. Se o empresário for do ramo de vendas, assim que um produto for vendido, automaticamente sairá do estoque e o faturamento receberá o valor.
Fim dos trabalhos repetitivos
Devido ao controle proporcionado pelo programa, a informação seguirá um trajeto retilíneo pelos setores da instituição. Os trabalhos serão sistematizados, sem sofrerem com manipulação ou alteração de informações.
Custos reduzidos
Com o aplicativo de gestão, o custo das operações será reduzido. Além disso, o empresário sofrerá menos com o pagamento de multas e atrasos, já que um maior controle das finanças minimizará essas despesas.
Menos erros
Quando a mesma pessoa realiza diversas funções manualmente em uma empresa é provável que as tarefas fiquem mais suscetíveis a erros. Com o sistema, as ações são feitas por meio de algoritmos predeterminados, o que diminui a chance de erros.
Processos otimizados
O sistema de gestão integrada permite que os processos da empresa sejam otimizados e possibilitam o aumento na produtividade. Isso acontece porque tudo é monitorado pelo empresário, o que permite uma visão do negócio muito maior.
Sendo assim, todas as tarefas são organizadas, possibilitando a avaliação de desempenho de todos os funcionários, o relacionamento da empresa com os clientes e a qualidade dos serviços prestados.
Por que grandes empresas podem se beneficiar?
A unificação de informações em grandes empresas pode se estender ao ramo das filiais. Com um sistema de gestão, é possível entender as necessidades de cada local com base em uma média geral. Ou seja, sabendo as particularidades de cada filial e o padrão de todos os locais juntos, é possível tomar decisões e elevar os lucros.
Pequenas empresas podem fazer isso?
Qualquer empresa que vislumbre seu crescimento em um mercado globalizado sabe que é preciso lidar com a concorrência cada vez mais forte, seja por parte das pequenas empresas ou por parte dos grandes empreendimentos. Por isso, é necessário entender que o investimento em tecnologia é importantíssimo.
O sistema de gestão unificada é mais que um luxo, ele é um exemplo de investimento. Esses sistemas são aconselhados a qualquer empresa que busque maximizar os lucros e a otimização dos seus processos.
O nível de competitividade que alcançamos não permite que as empresas atuem com planilhas e informações que não conversam entre si. As operações manuais e suas respectivas tomadas de decisão tornam-se baseadas em informações inconclusivas, com poucos detalhes e uma visão geral dificultada.
O sistema de gestão ajuda a reduzir os custos, gerando uma vantagem competitiva para as pequenas empresas. O dinheiro economizado pode ser aplicado para melhorar a produção ou para tornar o produto mais barato e atrativo. Além disso, também é possível redirecionar o dinheiro que sobra em estratégias de marketing.
Como unificar a gestão?
Para implementar um sistema de gestão unificada é necessário procurar profissionais de TI ou uma empresa que implemente a tecnologia em sua empresa.
Às vezes, é necessário mudar alguns aspectos da estrutura. Em grandes empresas, com muitas filiais, é preciso investir em computadores e no treinamento de um pessoal especializado que atuará na interpretação de todos os projetos integrados.
Como várias pessoas terão acesso ao programa, pode ser necessária a criação de contas para cada usuário, definindo quem deve ou não ter acesso a determinadas informações.
Em pequenas empresas, é comum que o gestor seja o principal usuário do aplicativo. Para facilitar o seu acesso, o aplicativo pode ser colocado em smartphones ou tablets.
O software de gestão, comumente chamado ERP, é uma ferramenta que possibilita o crescimento das empresas e, com o tempo, o investimento nessa estrutura tem deixado de ser apenas um luxo e tornando-se uma obrigação para empresas que buscam manter-se firmes no mercado.
Em pequenas empresas, buscar um sistema de gestão unificada desde o início é ter a garantia de que o negócio crescerá com o suporte tecnológico necessário.
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