O pedido de compras é um processo fundamental para o gerenciamento eficiente do tempo e dos recursos da empresa.
O pedido de compras pode ser definido como um documento com todos os dados que caracterizam a aquisição. No entanto, mais do que isso, ele representa um método essencial para garantir o aproveitamento dos recursos e evitar problemas no orçamento.
Ficou interessado? A seguir explicamos todo o processo de pedido de compras, suas vantagens e como o BomControle pode ajudar o seu negócio a melhorar o desempenho das aquisições de produtos.
Continue lendo e confira!
O que é um pedido de compra?
O pedido de compra pode ser definido como o documento que formaliza a aquisição dos insumos necessários a uma empresa, que vão desde a matéria-prima até os produtos utilizados no dia a dia do negócio.
Esse contrato especifica, entre outros fatores, os itens adquiridos, a quantidade e o tipo, assim como o prazo, o local de entrega, o preço, os impostos e o frete. Dessa forma, é possível compreender a rotina da empresa, evitando erros de processamento e garantindo maior eficiência a essa atividade.
Para isso, a recomendação é adotar algumas práticas básicas que permitam criar, aprovar, validar, gerenciar e rastrear a ordem de compra.
1. Solicitação de compra
Após escolher o melhor fornecedor, deve ser feita a criação do pedido. Nessa etapa, é necessário informar o que será comprado, a prioridade, o orçamento e quem precisa aprovar a requisição.
2. Aprovação
Depois de solicitar a compra, é preciso obter a aprovação. O nível de aprovações varia conforme o valor da compra, os requisitos do fornecedor e as políticas da empresa, podendo ser verbal, por e-mail ou com preenchimento de papelada.
3. Definição do fornecedor
Quando o pedido é aprovado, a solicitação se torna uma Ordem de Compra. Nessa etapa, ela é encaminhada aos fornecedores, que apresentam uma proposta com valor, serviço, qualidade do material, cronograma, entre outros elementos.
4. Estabelecimento do contrato
Após analisar e aceitar a proposta, a empresa e o fornecedor devem definir os termos e condições relevantes para o processo de compra e assinar o contrato.
5. Verificação
Nessa etapa, a empresa deve verificar se o fornecedor cumpriu os termos da proposta e dar o aceite. Caso haja algum problema, é o momento de notificar o fornecedor.
6. Aceite da mercadoria
Se o material entregue corresponder ao solicitado, o comprador compara o pedido de compra com a ordem de compra e a fatura do fornecedor e encaminha o aceite e a nota fiscal para o setor responsável.
7. Fechamento
Após o pagamento, a ordem de compra é encerrada.
Importância do pedido de compra
O processo de pedido de compras é essencial para a otimização dos recursos e a conquista de melhores resultados para o negócio. Diante disso, podemos listar entre os benefícios da gestão eficiente:
- redução de custos operacionais;
- maior precisão na compra de produtos e matérias-primas;
- garantia de escolher os melhores fornecedores;
- melhor administração do volume de recursos;
- otimização de tempo;
- segurança para tomada de decisão com base em dados.
Dicas para fazer a gestão do pedido de compras
Tenha um bom relacionamento com os fornecedores
Escolha empresas com boa reputação e credibilidade e tenha mais de um parceiro para determinado produto. Dessa forma, é possível criar boas relações e negociar preços, além de evitar prejuízos por indisponibilidade de mercadorias em um fornecedor.
Pesquise os preços
Faça cotações para saber quanto os fornecedores estão cobrando por seus produtos e saiba o custo operacional de todo o processo para saber qual a opção mais vantajosa para a empresa.
Planeje as compras
Estabeleça um calendário de compras e elabore um documento de requisição padrão que possa ser encaminhado para o setor responsável com todos os dados necessários.
Acompanhe os pedidos de compras
Monitore os indicadores de compras e siga o planejamento de compras para garantir a eficiência na rotina empresarial.
Utilize um bom programa de gestão
O uso de um bom software de gestão, como o BomControle, permite a automatização dos pedidos de compras e fornece uma visão completa dos ciclos de aquisições da empresa, garantindo mais produtividade e evitando a ocorrência de falhas.
Como o BomControle pode ajudar sua empresa com pedido de compras?
Você já sabe que o BomControle é um sistema de ERP completo para gerenciamento do negócio de forma simples.
Mas talvez você ainda não saiba que ele pode ajudar a controlar o estoque e o processo de pedido de compras de forma organizada e assertiva. Dessa forma, é possível calcular o giro das mercadorias, aperfeiçoar o processo de compras e diminuir a pressão sobre o capital de giro da empresa.
Além de saber o momento certo de fazer um novo pedido de compras, com o BomControle você:
- Automatiza tarefas, evitando a repetição de atividades simples e permitindo que você se concentre no que é prioridade.
- Garante mais clareza às ordens de compra, organizando os requisitos e informações de cada pedido.
- Controla as despesas, melhora o orçamento e organiza os pedidos de compra para que todos possam visualizar ou compartilhar as informações.
- Centraliza os dados, criando um ambiente único para gerenciar os produtos de forma rápida e fácil.
- Cria relatórios completos para manter o controle de muitas ordens de compra ao mesmo tempo.
Conclusão
Neste artigo você compreendeu o que é o pedido de compra, quais as práticas fundamentais para aplicá-lo em sua empresa e como o BomControle ajuda a gerenciar seu estoque, integrando o controle de vendas e a gestão financeira.
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