A elaboração de um planejamento financeiro anual é uma ferramenta poderosa de controle financeiro. Porém, a atenção a alguns pontos é fundamental para que ele cumpra sua função. É por isso que elaboramos este conteúdo para você.
A dedicação ao planejamento é a principal medida para criar valor ao seu trabalho. Isso porque ela indica que seu foco estará mais direcionado para questões estratégicas e menos para a operação.
Basicamente, você estará dedicando bastante tempo a tarefas muito lucrativas para a empresa e, em razão disso, contribuindo de forma significativa para os resultados. Quer entender isso melhor? Continue com a leitura!
Faça uma análise da situação
Seu primeiro passo é levantar informações do estado atual. Por isso, comece revendo suas contas anteriores. Verifique os períodos em que o seu fluxo de caixa esteve prejudicado, as principais falhas de planejamento, eventuais dívidas, metas não cumpridas, compromissos e demandas financeiras.
Além desses dados, procure identificar as principais falhas e acertos de seu orçamento anterior. Com essas informações, vai ficar mais fácil você perceber o que precisa melhorar e determinar medidas para alcançar esse propósito.
Considere seus objetivos estratégicos
Falando em metas, é preciso alinhar o seu plano orçamentário com a estratégia do negócio. Do contrário, aumenta consideravelmente a tendência de precisar fazer muitas correções e adaptações.
Um exemplo é o bom controle de inadimplência. Obviamente, a saúde financeira do negócio depende de bons procedimentos para evitar as vendas e os contratos arriscados. Contudo, uma rigidez exagerada pode dificultar a expansão da empresa.
É por isso que você precisa considerar as demandas de investimento e de operação financeira, visando garantir recursos e agilidade. Ao mesmo tempo, os objetivos estratégicos precisam ser priorizados de acordo com o potencial de retorno de investimento de cada iniciativa.
Em ambos os casos, sua criatividade em encontrar alternativas que atendam simultaneamente às necessidades de cada departamento, da empresa como um todo e do financeiro, é um dos aspectos mais marcantes de um bom plano.
Simule cenários
A maioria dos empresários está bastante otimista com o próximo ano. Depois de um período difícil, a nossa economia está reagindo. Mesmo que o mercado esteja distante do ideal e que muitos de nós possamos ter suas críticas e receios, essa visão positiva parece realista.
Porém, diferente de outras áreas, o setor financeiro precisa estar preparado para a situação que se apresentar. Afinal, pensar positivo não paga as contas. É por isso que você precisa avaliar como seria o desempenho financeiro da empresa em diferentes cenários.
Estar preparado para situações diversas, determinando previamente políticas de correção e ajuste, evita improvisos e decisões apressadas, que nem sempre produzem o resultado ideal.
Mas não se limite a pensar nas questões externas à empresa. Também é importante rever o que ela já passou, considerar as limitações de caixa e necessidades de investimento sendo administradas de distintas maneiras. Esse exercício ajuda na criatividade e a alcançar excelência no seu plano.
Desenvolva o planejamento financeiro anual
Com base nas informações, objetivos e demandas, chega o momento de colocar a “mão na massa” e passar tudo para o papel. E, melhor ainda, se puder contar com um suporte automatizado. Seu plano deve ser objetivo e de fácil consulta. Se você exagerar e tentar fazer algo muito detalhado ou, ao contrário, muito simples, vai ter dificuldade na hora de administrar seu orçamento.
Por isso, é importante se concentrar nos controles prioritários e incluir aquilo que for mais importante para o seu negócio de acordo com o setor e o porte da empresa. Considere também que o planejamento será usado por muitas pessoas. Por isso, ele deve ser claro e relacionar os detalhes de forma que todos possam entendê-lo.
Envolva as pessoas
Ou seja, o desenvolvimento do plano precisa ser elaborado pensando em quem vai se envolver. Muitas pessoas, em diversas áreas, precisarão conhecer o planejamento e, além disso, se comprometer com ele. Do contrário, você corre o risco de travar um constante “cabo de guerra” com a equipe durante sua execução.
Em razão disso, não pode faltar uma estratégia para divulgação e engajamento da equipe. Quanto mais abertos os canais de comunicação, maiores são suas garantias de aplicação do plano.
Assegure o acompanhamento
Também é fundamental considerar que um plano, principalmente um de período bem longo, precisará de correções. Por melhor que seja sua elaboração, sempre ocorrem imprevistos em situações que não estão sob nosso controle, como um novo imposto criado pelo governo, por exemplo.
É por isso que você precisa incluir formas de acompanhamento. Um ponto crítico nesse aspecto é a previsão de vendas. Ela pode estar exagerada e criar dificuldades. Por essa razão, reiteramos, trabalhar com diferentes cenários é tão importante.
Além disso, com um bom acompanhamento, você pode prever variações entre o previsto, o efetivamente realizado no ano e aplicar correções. Quanto mais tempo demorar com eventuais retificações, mais difícil vai ficar de resolver o problema.
A realização de reuniões mensais é um excelente recurso para equalizar essas distorções. Nelas, você pode discutir o desempenho das áreas com os responsáveis. Contudo, elas só serão produtivas se, na elaboração do plano, você conseguir determinar mecanismos de monitoramento que permitam expor a real situação com dados claros e precisos.
Além disso, procure evitar agendá-las muito perto do final do mês, quando as correções ficam mais difíceis em razão do tempo disponível.
Controle as despesas
Outro ponto fundamental é a administração da liberação de despesas. Seu plano deve incluir formas e critérios incumbidos da aprovação das mesmas. Determine alçadas (limites de aprovação para cada responsável) e monitore diariamente o comportamento das despesas.
Mesmo em empresas menores, isso é importante, pois, embora existam menos pessoas envolvidas, a flexibilidade costuma ser maior e basta uma pessoa fugindo das regras para comprometer todo o resultado.
Garanta os recursos tecnológicos necessários
Esse controle de alçadas é melhor executado se você puder contar com um bom sistema integrado de gestão. Nele, é possível bloquear a aprovação fora do limite e acompanhar a evolução das despesas em tempo real. Além disso, você conta com toda facilidade para:
- gerenciar a operação automatizando baixas;
- facilitar conciliações;
- ratear contas;
- enviar remessas bancárias;
- controlar o fluxo de caixa;
- controlar e identificar a inadimplência;
- acompanhar os contratos;
- pagamentos recorrentes;
- efetuar renegociações;
- obviamente lançar as despesas e efetuar pagamentos com maior produtividade.
Para concluir, considere, como mencionamos no início, essa eficiência operacional importante para você assumir um foco mais estratégico e dedicar um bom tempo para execução do planejamento financeiro anual. Se você precisa se envolver em resoluções de problemas e executar tarefas que poderiam ser facilmente automatizadas, fica quase impossível garantir os objetivos do plano.
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