Nesses dias cada vez mais corridos, aposto que volta e meia você chega a pensar que o dia deveria ter mais de 24 horas, não é mesmo? Acontece que, mesmo que isso acontecesse, se você não tem uma boa gestão de tempo, ainda assim não acharia o suficiente.
A verdade que poucos contaram a você é que temos tempo o bastante para realizar nossas atividades diárias. O que talvez esteja faltando na sua rotina é a administração de tempo eficaz.
Saber gerir bem o tempo faz com que profissionais se destaquem por serem mais eficientes e também reflete nos resultados da empresa, que investe o tempo necessário em ações importantes para o sucesso do negócio.
Quer saber mais sobre como ter uma gestão de tempo mais eficiente? Continue a leitura!
Entenda a importância da gestão de tempo em pequenas empresas
Durante o dia, são muitas as atividades que podem desviar o foco dos gestores ou funcionários de uma empresa. Dentre elas, estão e-mails, reuniões, redes sociais, ligações de clientes e fornecedores e muitas outras.
Por isso, o gerenciamento dessas atividades e da gestão de tempo é essencial para que a empresa consiga garantir um bom ritmo de produção. Mantendo a produtividade e o gerenciamento de atividades, dificilmente sua empresa vai operar com atrasos na entrega ou viverá “apagando incêndios”.
O resultado positivo será superior a bons indicadores de gestão, já que também será refletido na satisfação dos funcionários em trabalhar em uma empresa organizada com um bom ambiente de trabalho.
Saiba como ter uma gestão eficaz
Antes de qualquer coisa, precisamos dizer que todo o processo de gerenciamento de tempo começa com uma boa organização. Dessa forma, organizar suas tarefas e as atividades dos colaboradores da empresa e usar o tempo disponível da melhor forma são os grandes segredos desse processo. Saiba como fazer isso:
Tenha uma lista de prioridades
Antes de começar o dia, prepare uma lista de tarefas. Nela, priorize aquelas que necessitam de maior atenção e foque nas mais importantes. Não se esqueça de que atividades não importantes podem consumir o mesmo tempo ou talvez até mais do que aquelas que realmente precisam ser executadas ou finalizadas — por isso é tão importante priorizar suas ações.
Ao fazer essa lista, você perceberá que determinadas tarefas não precisam ser executadas naquele momento e, portanto, você pode reagendá-las para um dia em que sua rotina estiver mais tranquila. Mas lembre-se que o objetivo desse exercício é organização e não evitar realizar determinada atividade ou deixá-la para a última hora.
Defina metas
Assim que você estabelecer ou identificar suas atividades, estabeleça metas ou deadlines para finalizá-las. Uma sugestão pode ser dividir o dia em blocos de tempo, e em cada bloco ter uma tarefa importante a ser realizada.
Evite a procrastinação
Chega a ser impressionante a capacidade do ser humano em deixar uma tarefa para depois ou em se entreter com um vídeo engraçado no YouTube enquanto deveria realizar uma atividade importante.
Um sábio conselho é identificar os gatilhos que nos levam a esses momentos de procrastinação e criar estratégias para escapar dessas armadilhas da gestão de tempo. Quer um exemplo? Você pode definir determinados momentos para checar a caixa de entrada do seu e-mail ou suas redes sociais, em vez de deixá-los abertos.
Dessa forma, você cria o hábito de fazer essa verificação em horários fixos e controlados, evitando que passe mais tempo do que o necessário procrastinando enquanto visualiza o feed dos seus amigos ou de outras empresas nas redes sociais.
Não seja um multitarefa
Há um grande mito no mundo empresarial de que pessoas que executam muitas tarefas ao mesmo tempo são realmente eficazes e garantem o cumprimento de todas as atividades diárias.
Mas a grande verdade é que o ser humano é muito mais eficiente quando está concentrando em executar uma coisa por vez. Ser multitarefa, então, pode sabotar toda a sua produtividade.
Delegue atividades
Um dos grandes erros da gestão de tempo é assumir mais tarefas do que sua agenda permite. E convenhamos: nem toda atividade precisa ser executada por você. Realizar todas as tarefas, além de ser estressante, é contraproducente.
Por isso, é importante eleger colaboradores confiáveis para delegar determinadas atividades, sobretudo aquelas que vão consumir mais tempo e que não precisam, obrigatoriamente, serem executadas por você.
Depois de alguns dias delegando tarefas e dando espaço para que outras pessoas realizem o trabalho e resolvam eventuais problemas que podem surgir, certamente você se surpreenderá com os resultados obtidos.
Contrate um mentor ou líder para gerenciar as atividades
Certamente, ter alguém como responsável por distribuir, gerenciar e cobrar a execução das tarefas pode ser um grande diferencial para uma boa gestão de tempo.
Além do gerenciamento, esse profissional oferecerá todo o suporte para que as entregas sejam realizadas em seus prazos e também estará preparado para munir de informações aqueles que precisarem de algo a mais para realizar determinada tarefa.
É sempre bom ter alguém para desafiá-lo a ser melhor ou para orientar quando as coisas parecerem complicadas.
Seja realista
Outra dica super simples, mas muito importante, é: seja realista. Tenha em mente sua capacidade e disponibilidade para execução das tarefas e também a de seus colaboradores. Não adianta ter uma lista de tarefas enorme e toda dividida se ela é maior do que a capacidade de execução da equipe.
Também tenha em mente que nem sempre as coisas sairão conforme o planejado. Imprevistos podem acontecer, e talvez algumas tarefas tenham que ser refeitas — já que você as delegou. Mas tudo bem! Isso tudo deve ser visto como aprendizado para que seu processo de gestão de tempo se torne cada vez melhor.
Automatize processos
A utilização de softwares de automação empresarial, como um sistema de gestão integrado, pode ajudar e muito na gestão do tempo. Essas ferramentas podem ser utilizadas, por exemplo, para a execução de atividades repetitivas, de diversas áreas, como a emissão de notas fiscais ou controle de estoque, de forma intuitiva, integrada e acessível de qualquer lugar. Você pode testar gratuitamente o ERP BomControle e experimentar um sistema de automação completo para sua empresa.
Viu como não é tão complicado ter uma boa gestão de tempo? É claro que os desafios para implementá-los são muitos, mas seguindo as dicas deste post você começará a sentir os benefícios de ter mais algumas horas por dias para usar da melhor forma possível.
Agora que você sabe como melhorar sua gestão de tempo, que tal conferir como reduzir custos operacionais na sua empresa e administrar ainda melhor o seu negócio? Até a próxima!
