Manual de gestão de pessoas: como lidar com seus colaboradores

Gerir a atuação de colaboradores no cotidiano de uma empresa é um desafio e tanto, que exige estar atento ao papel tão relevante que essa tarefa representa. Tendo isso em vista, o manual de gestão de pessoas traz a importância do departamento, quais recursos podem ser importantes nesse trabalho e como extrair o máximo dos funcionários.

Neste post, você vai saber mais sobre essas demandas tão importantes para manter uma empresa sempre com os melhores talentos, conseguindo exercer funções imprescindíveis para o crescimento dela. Confira!

O que é a gestão de pessoas?

Parte fundamental de uma organização, os colaboradores são responsáveis por seu desenvolvimento e pela execução da sua estratégia. As demandas do dia a dia, as dificuldades, os desafios e tudo que diz respeito ao cotidiano do mundo corporativo depende diretamente do esforço das pessoas que estão envolvidas na rotina de uma companhia.

A visão acerca dessas pessoas que fazem uma empresa caminhar com força total mudou ao longo dos anos. A simples ideia de funcionários foi deixada para trás, tendo em vista que ela representava algo muito pouco humanizado.

A gestão de pessoas se tornou um importante departamento, justamente sob a ideia de que era preciso pensar em quem estava além do empregado da empresa: um cidadão normal com dificuldades, anseios e desejos. Se isso pode ser visto, é possível entender essa pessoa e ajudá-la a se desenvolver também como um colaborador.

Basicamente, é possível dizer que a gestão de pessoas é o conjunto de ideias e conceitos que prega a preservação do maior ativo de uma empresa: seus funcionários. Porém, esse trabalho é feito de forma mais ampla e profunda, visando ao seu bem-estar como principal forma de desenvolvimento das suas capacidades.

As etapas do trabalho de gestão de pessoas

Esse trabalho é feito dentro de um planejamento mais complexo, com uma visão estratégica que busca conduzir esse trabalho com o colaborador em etapas, sempre visando à potencialização de suas capacidades. Para conseguir isso, o manual de gestão de pessoas entende que o trabalho desse departamento foca etapas como:

  • captar talentos;
  • reter talentos;
  • desenvolver capacidades;
  • administrar pessoas.

Com esse trabalho, é possível ir além, não se limitando a contratar os melhores profissionais, mas também mantê-los satisfeitos com o ambiente da empresa, com os métodos de trabalho e, principalmente, cada vez mais competentes e capacitados para entregarem os melhores resultados.

O grande diferencial da gestão de pessoas é a preocupação em fazer isso tudo sem que esse colaborador sinta que esse trabalho é unilateral, ou seja, com a empresa apenas pensando em colher frutos. A proposta central é desenvolver o colaborador, mas sempre oferecendo a ele conhecimento, ótimas condições de trabalho e, em especial, respeito e humanização.

Para conseguir aplicar esses conceitos, é necessário um trabalho que vise cada etapa do desenvolvimento do colaborador. As principais são:

  • trabalhar na motivação das pessoas;
  • melhorar o processo de comunicação entre colaboradores, gestores e departamentos;
  • reforçar e otimizar o trabalho em equipe;
  • organizar os colaboradores de acordo com suas competências;
  • treinar e desenvolvê-los continuamente.

Quais as principais diferenças entre gestão de pessoas, DP e RH?

Um manual de gestão de pessoas que se preze precisa trazer uma espécie de linha do tempo, mostrando como esse conceito foi obtido após anos de evoluções e entendimentos das melhores práticas. Nem sempre o colaborador teve espaço para se desenvolver, muito menos foi visto de forma tão humanizada.

O Departamento Pessoal (DP)

Houve a época em que esse departamento era excessivamente pragmático, focando apenas a contratação, pagamento e as relações trabalhistas de uma forma geral. O Departamento Pessoal se limitava apenas a cumprir com as obrigações que a companhia tinha com os seus funcionários, e a preocupação era somente em manter a relação dentro das leis trabalhistas.

Não se pode dizer que o trabalho dos antigos DPs era incorreto ou algo do tipo, porém, é muito claro que era uma atuação bastante superficial e que não valorizava questões importantes, como a capacidade de desenvolvimento de um colaborador.

Outro ponto que não era pensado no DP era em relação aos planos de carreira, e também no desenvolvimento de qualificação dos funcionários. Tudo era muito direto, sem preocupações acerca do bem-estar e da melhoria constante da relação profissional. Assim, também era pouco o entendimento de que, quanto mais satisfeito, maior era a produtividade desse empregado.

Muitas empresas ainda mantêm o seus respectivos DPs, porém, eles têm uma atuação mais limitada e que, muitas vezes, fica restrita apenas às funções de pagamento de salários, não acumulando outras funções. Essas ficam a cargo de outros departamentos mais estratégicos.

A chegada do RH

O conceito de departamento pessoal foi se tornando ultrapassado, e essa necessidade de evolução passou a ser percebida há cerca de 20 anos. A chegada do novo milênio, da era digital e do acesso crescente à informação e conhecimento também demandou uma mudança de pensamento na relação entre empresas e funcionários.

Assim, o departamento de Recursos Humanos (amplamente difundido como RH) surgiu como uma espécie de evolução do DP, tendo cada vez mais preocupações quanto ao que diz respeito à relação saudável entre empresa e funcionário, além do foco no respeito de políticas e valores das companhias.

Com isso, também se difundiu a ideia de recrutamento e seleção mais eficientes, as políticas de RH nas empresas, os planos de carreira, os feedbacks sobre o trabalho dos colaboradores e muitas outras ideias visando à produtividade, desempenho e uma relação mais estável, que seja de interesse mútuo.

O novo pensamento com a gestão de pessoas

Com dois departamentos com diferentes competências, a gestão de pessoas é aquela que fica com a competência de trabalhar no desenvolvimento desses colaboradores. O foco aqui é mais no funcionário dentro do planejamento estratégico, preparando ele para entregar o máximo, mas, para isso, também oferecendo as melhores condições e capacitações.

Todo esse trabalho deve ser feito pelos gestores de cada área, sob conceitos básicos e primordiais para o desenvolvimento de seus colaboradores. Assim, essas lideranças podem direcionar, conduzir e apoiar melhor essas pessoas, para que elas estejam sempre evoluindo e produzindo.

Quais os maiores desafios da gestão de pessoas atualmente?

O importante papel da gestão de pessoas também traz consigo desafios de alto nível, mantendo saudável a relação entre empresa e colaborador. Para isso, alguns pontos muito importantes são abordados, demandando muito trabalho por parte dos gestores e dos departamentos envolvidos nesse processo.

Há alguns pilares fundamentais no trabalho de gerir pessoas e eles estão sempre relacionados com questões como o bem-estar do colaborador e o melhor direcionamento dele de acordo com as funções exercidas.

A seguir, veja quais são as demandas mais importantes para os gestores, e os verdadeiros desafios a serem superados em prol do sucesso dessa proposta de trabalho.

A humanização em prol de melhores resultados

Um manual de gestão de pessoas não pode deixar de falar da humanização como uma das principais demandas para que esse processo funcione. A visão da empresa precisa ir além do funcionário, daquele que recebe um salário para produzir de acordo com o que é esperado pela organização.

A preocupação deve passar por pontos como suas limitações, o desenvolvimento das relações interpessoais no ambiente corporativo, suas necessidades pessoais e outras questões que interferem diretamente em seu desempenho.

Quando isso é feito, a tendência é que a gestão seja mais flexível, com menos cobranças com horários e questões tão engessadas. Além disso, a avaliação do desempenho do colaborador é feita de forma mais compreensiva, analisando fatores mais pessoais e particulares, sem seguir padrões, mas sim entendendo a situação de cada um.

Um profissional nunca será alguém 100% diferente da pessoa em si. As questões pessoais vão interferir no desempenho no trabalho, então, tentar compreender isso é fundamental.

O aumento da produtividade

A produtividade dos colaboradores sempre será um assunto presente em um manual de gestão de pessoas, assim como é um fator constantemente buscado pelos gestores. Um funcionário que consegue ter sucesso em suas demandas e colabora para o desenvolvimento dos processos da empresa é aquele mais desejado por uma companhia.

Entretanto, a produtividade não é algo simples de se atingir e, principalmente, manter regularidade. Essa eficiência depende de vários outros fatores e necessidades que a gestão pessoal preza aos colaboradores. Até mesmo a flexibilidade nas obrigações do colaborador com a empresa pode interferir nisso, o que torna a questão um desafio ainda maior para os gestores.

Como conseguir extrair o máximo da capacidade dos funcionários quando, paralelamente a isso, também é oferecida uma maior liberdade e compreensão a ele? A obtenção da produtividade também passa por fazer esses colaboradores compreenderem que eles terão todos os recursos, mas que precisam oferecer resultados, dentro de um ambiente de “pressão” positiva.

A necessidade de capacitação

Um colaborador capaz de entregar resultados é aquele capacitado, e os treinamentos são fundamentais para ajustes e desenvolvimento dessas pessoas. Nem sempre isso pode ser buscado fora da empresa, tendo em vista que há a necessidade de adequação aos próprios processos internos, o que faz o modelo de treinamento ser o mais apropriado.

Porém, quando colocar em prática esse processo de capacitação? O tempo é algo muito buscado, porém, escasso no mundo corporativo. Tirar um colaborador do seu posto de trabalho para passar horas ou dias em treinamentos tem dois custos: financeiro e em termos de produtividade.

Sendo assim, fica fácil entender como os treinamentos são grandes desafios para os gestores, não é mesmo? É preciso buscar desenvolvimento sem que isso gere muitos custos nem prejudique a produtividade do colaborador.

A relação dos colaboradores com tecnologias sociais

Smartphones, redes sociais e cada vez mais recursos tecnológicos estão à disposição da sociedade, e os colaboradores da empresa também fazem parte desse cenário. Muitas ferramentas como essas podem ser úteis no cotidiano de trabalho, mas, paralelamente, podem distrair excessivamente.

Os gestores devem ser precisos e cuidadosos quanto ao uso de redes sociais e de aplicativos na empresa. É importante sempre observar como se dá essa relação com a produtividade, sendo flexível, mas sem deixar de observar o comportamento dos colaboradores.

Qual o papel da liderança na gestão de pessoas?

O líder tem papel fundamental nesse processo de gerir pessoas e trabalhar o melhor de suas capacidades sem deixar de lado o bem-estar delas. Muitas vezes, a figura de liderança não é vista da forma correta, do mesmo modo que muitos líderes não sabem exercê-la de forma adequada. Por isso, se faz relevante entender melhor esse conceito e sua importância no ambiente de trabalho.

Contextualizando o líder nesse cenário de uma empresa que valoriza a gestão de pessoas, é possível afirmar que ele é parte decisiva para que tudo seja conduzido de acordo com a proposta central. Um líder funciona como uma ponte entre os interesses da organização e os dos funcionários.

Com essa importante função, quem tem papel de liderança deve ser um exemplo de postura, produtividade, organização, dedicação, comprometimento, e relação interpessoal. Além disso, o líder deve contar com toda confiança de cada um dos colaboradores que estiverem sob sua orientação, pois, assim, ele conseguirá exercer sua influência em direção à estratégia da empresa.

Parte fundamental dessa confiança será conquistada com a humanização, que, nesse caso, está associada ao alinhamento do líder com a realidade dos colaboradores. Ele precisa entender suas demandas, anseios e seu dia a dia, tanto em questões pessoais quanto profissionais.

Esse entendimento permite ao líder conduzir os colaboradores de forma adequada, saudável e produtiva em direção aos interesses e metas da empresa.

Como usar a tecnologia a favor da minha empresa?

Assim como em qualquer segmento, a gestão de pessoas também pode ser muito mais facilitada com o uso de recursos tecnológicos. Acompanhar o desempenho e as demandas dos colaboradores é importante, mas também é imprescindível oferecer a eles as ferramentas para irem bem no dia a dia.

Um software de gestão empresarial é uma opção cada vez mais procurada por empresas que desejam ter maior organização e produtividade. Eles são capazes de otimizar a atuação das equipes, permitindo que os colaboradores desempenhem suas obrigações com mais informações e maior capacidade de troca de dados e suporte para execução das tarefas.

Parte importante da busca por capacitação, treinamento e aumento de desempenho dos colaboradores passa pela oferta de ferramentas adequadas para executar tudo de forma ideal. A tecnologia oferece isso não só por meio desses sistemas de gestão, mas com vários outros recursos acessórios.

Um ótimo exemplo é o WhatsApp. Por mais que ele seja simples, consegue oferecer uma comunicação muito eficiente, que pode otimizar a troca de informações importantes em um departamento.

Pode ser que, em determinado momento, o gestor ou algum outro colaborador não esteja na empresa, e essa troca de mensagens por meio de um grupo com os membros do setor seja muito precisa e eficiente. Esse é somente um dos exemplos que deixam clara a importância de o gestor saber administrar e oferecer essas possibilidades tecnológicas.

Como e por que integrar os colaboradores?

A integração é um processo fundamental no manual de gestão de pessoas. Novos funcionários precisam se sentir ambientados e familiarizados quando aceitam um novo desafio e, além disso, todos os setores de uma empresa precisam estar alinhados, trabalhando em conjunto quando for necessário.

A integração permite que a o objetivo maior da organização seja atingido de forma mais rápida e com a participação de todos. Integrar é fazer com que algo ou alguém faça parte e, nesse caso, é permitir e acolher todos como parte integrante e fundamental da atuação estratégica da companhia.

Ao conseguir essa uniformidade e entrosamento, os gestores podem contar com colaboradores capazes de entender melhor seus respectivos papéis no ambiente de trabalho. Inclusive, também conseguem fazer com que haja uma cultura organizacional mais positiva, com uma maior colaboração entre os departamentos.

Essa gestão integrada pode ser muito facilitada também com o uso de um software empresarial que permita essa melhor comunicação e troca de informação entre setores. Isso dinamiza a execução das demandas na rotina de trabalho, otimizando o tempo e facilitando o trabalho de todos.

É possível listar alguns dos principais benefícios que justificam o esforço dos gestores para conseguirem aplicar a integração no ambiente organizacional:

  • retenção de colaboradores graças a um bom ambiente de trabalho;
  • valorização do trabalho em equipe e do esforço dos companheiros;
  • melhora na comunicação na empresa;
  • otimização do período de adaptação de novos colaboradores;
  • aumento dos níveis de produtividade.

Como e por que manter os colaboradores motivados?

Em uma empresa, fatores como pressão, cobrança e responsabilidades exigem bastante do colaborador. Não por acaso, a motivação é um sentimento fundamental para se manter relevante e produtivo. O que acontece é que nem sempre a necessidade do funcionário de se sustentar vai ser o suficiente para contar com seu ânimo para encarar os desafios.

Muitas vezes, o ambiente corporativo é cansativo, estressante e complicado, e a gestão de pessoas deve entender isso, pensando sempre em soluções para tornar tudo mais interessante e mais fácil de ser digerido por parte do colaborador. A motivação é parte fundamental de um desempenho satisfatório e, por isso, deve ser encarada como algo a ser trabalhado também pela empresa.

Um colaborador motivado é capaz de produzir mais, se envolver melhor com os objetivos da empresa, nutrir a vontade de se desenvolver e, principalmente, se manter disposto a encarar os desafios do dia a dia de trabalho. Parece uma fórmula mágica para um bom desempenho, não é mesmo? Mas como conseguir motivar os funcionários?

Promova um ambiente de trabalho agradável

Busque propiciar um ambiente em que o clima é agradável, com os outros colaboradores em sintonia, respeitando diferenças e trabalhando em equipe. Além dessas características, muitas outras podem tornar o cotidiano de trabalho mais leve e prazeroso para o colaborador.

Cada dia mais, aquela seriedade excessiva e sem espaço para a personalidade de cada um tem sido deixada de lado. A descontração, flexibilidade e até mesmo os códigos de vestimenta têm sido flexibilizados — tudo em prol de um ambiente mais tranquilo e agradável.

Ofereça planos de carreira

A continuidade em uma empresa é um dos principais desejos do trabalhador brasileiro. Mais do que esses planos em longo prazo, é importante que isso conte com avanços dentro da companhia, com melhores perspectivas de cargos e salários, valorizando a dedicação e competência profissional.

Os planos de carreira são fundamentais para que os colaboradores e mantenham sempre motivados a evoluir, buscando cargos com mais desafios e responsabilidades, mas também com melhores vencimentos e reconhecimentos.

Ofereça benefícios

gestão de benefícios é parte fundamental do trabalho de quem está à frente da gestão de pessoas. O salário é parte fundamental dessa relação entre empresa e colaborador, mas há algumas coisas que representam mais do que isso, justamente por oferecerem tranquilidade, bem-estar e segurança.

Basta pensar nos colaboradores que têm filhos. Benefícios como auxílio-creche e plano de saúde são muito bem avaliados, o que mostra um grande reconhecimento e preocupação. Como resposta, o colaborador se sente sempre motivado a manter isso, e estará pronto para entregar o melhor de si com muita vontade de produzir e mostrar sua competência.

Dê feedbacks

Os feedbacks são importantes para que os colaboradores entendam melhor como seus respectivos desempenhos estão sendo vistos pela empresa. Quanto à motivação, seja negativo, seja positivo, esse feedback pode ser visto como um combustível para seguir se esforçando.

Tudo depende também da maneira como esse gestor se comunica com o colaborador no feedback. Se o desempenho não for bom, é preciso cobrar de maneira adequada, mostrando confiança nas capacidades e na melhora da produtividade.

Quando esse feedback é positivo, a preocupação é por não deixar o colaborador se acomodar e perder a motivação. Por isso, o discurso deve sempre apontar os pontos que ainda podem melhorar, e o que essa evolução vai trazer de positivo tanto para a empresa quanto para o próprio funcionário.

Como e por que investir em treinamento e capacitação?

Parte fundamental do manual de gestão de pessoas, a capacitação é importante na relevância do trabalho do colaborador em longo prazo. Obter os melhores resultados depende de gente preparada e da oferta de treinamentos que possam qualificar esses colaboradores. Entretanto, nem sempre é fácil conseguir isso.

Há uma grande preocupação em relação ao controle financeiro da empresa, tendo em vista que há a necessidade de um investimento para que esses treinamentos aconteçam e, mais que isso, eles precisam trazer resultado em relação à produtividade.

Motivação para direcionar esforços para que essas capacitações aconteçam não faltam. Os colaboradores estarão diante de conteúdos e aprendizados que os tornarão mais capacitados a lidar com as complexas demandas que o cotidiano de suas atuações apresenta.

O ideal é encontrar brechas entre o expediente de trabalho e dividir bem o tempo desse treinamento. Tirar os colaboradores da empresa por muitas horas ou até mesmo por dias pode prejudicar o andamento de demandas, então, é papel do gestor organizar o melhor momento para que essa qualificação aconteça.

Capacitado, o profissional será capaz de trazer mais resultados positivos para os processos da empresa, inclusive, com um pensamento mais voltado a propor soluções com base em inovação sustentável.

O manual de gestão de pessoas é fundamental para as empresas que desejam cuidar de suas relações com os colaboradores, permitindo a eles se desenvolverem e oferecendo as melhores condições de trabalho.

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Publicado por Felix Schultz

Executivo de Internet com mais de 15 anos de experiência, incluindo a gestão geral das organizações, desenvolvimento de produtos, operações de negócios e estratégia.

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