Neste post, vamos explicar como um sistema de gestão integrada (ERP) pode auxiliar na automatização de processos do seu negócio. Quando falamos em sistema integrado ERP (sigla em inglês para Enterprise Resource Planning), estamos falando de softwares que têm, como função principal, promover a integração de todos os sistemas de uma empresa.
Dessa forma, essa ferramenta gera relatórios para a diretoria de forma ágil, auxiliando nas tomadas de decisão. Um ERP potencializa o gerenciamento de informações, recursos e processos por meio do acompanhamento e da avaliação da cadeia produtiva e da execução dos serviços oferecidos pela empresa.
A seguir, vamos apresentar para você os principais benefícios da utilização dessa ferramenta. Confira!
Automação de processos
Ao integrar os processos que estão presentes no dia a dia operacional de uma organização, o uso de um sistema ERP consegue diminuir possíveis riscos na gestão empresarial.
Isso significa que um sistema integrado pode amenizar as chances de erros dos próprios softwares utilizados na empresa ou os problemas derivados de potenciais falhas humanas.
Os softwares de gestão financeira também facilitam a rotina interna da equipe por meio da associação com sistemas de órgãos públicos. A melhor exemplificação desse tipo de integração é a emissão e o gerenciamento de notas fiscais eletrônicas.
Os melhores ERPs do mercado oferecem o compartilhamento de informações com sistemas das secretarias da fazenda dos Estados. Tudo isso com toda segurança cibernética e facilidade de acesso.
Além disso, também podemos citar a emissão de boletos bancários como outra forma de integrar interfaces de diferentes plataformas.
A possibilidade de emitir títulos de cobrança dos principais bancos que operam no Brasil é, sem dúvida, muito relevante para a operação diária e a gestão administrativa de uma empresa.
Centralização de informações
Uma solução como o sistema ERP possibilita formar um banco de dados único para a sua empresa. Esse, por sua vez, pode interagir com muitas outras aplicações que forem criadas.
Assim, todas as operações do negócio ficam em um mesmo ambiente e podem ser acessadas por todos os envolvidos, o que evita divergência de informações.
A comunicação de dados internos também é beneficiada pelo uso de um software de gestão ERP. Ela é cada vez mais simples e eficiente, pois seu desenvolvimento segue lado a lado com o avanço da tecnologia.
Existem diversas formas para transmitir dados financeiros, como softwares analíticos voltados às informações bancárias e à computação em nuvem.
A agilidade no compartilhamento de dados proporciona rapidez e eficiência na comunicação entre colaboradores responsáveis pela gestão financeira da empresa.
A interlocução entre organizações e sistemas bancários também é amplamente facilitada por meio da aplicação de ferramentas tecnológicas.
Maior controle de custos e receitas
A saúde financeira de qualquer empresa é o pilar de sustentação de suas operações. Afinal, se ela não tem recursos suficientes para cumprir com suas obrigações diárias junto aos seus fornecedores e clientes, seu destino é fechar as portas.
Por isso, uma das tarefas mais importantes dentro de um negócio é cuidar dos seus controles financeiros com muita atenção.
O uso de sistemas e softwares para a integração da administração do fluxo de caixa, a segurança das informações de sistema e a criação de relatórios, a fim de otimizar a assertividade e a gestão financeira, só tende a agregar valor para o empreendimento.
É o fluxo de caixa que mostra se a empresa está sendo lucrativa ou se tem prejuízo, pois essa é a ferramenta que mapeia todas as entradas e saídas de verba do caixa.
Ele proporciona a visão de curto, médio e longo prazo da empresa, identificando se a organização vai conseguir arcar com seus compromissos. Além disso, o fluxo de caixa também oferece a possibilidade de projeções futuras.
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) calcula o resultado líquido do negócio, sendo acessório ao fluxo de caixa.
O cálculo é feito da seguinte forma: somam-se os valores dos impostos, dos custos operacionais, da folha de pagamento e demais despesas da empresa. O total é subtraído do valor relativo ao faturamento bruto.
Um sistema de gestão financeira elabora esse relatório com a facilidade e a rapidez de poucos cliques, evitando que você tenha que buscar por planilhas individuais para organizar todas essas informações a serem analisadas.
Monitoramento de documentos fiscais
Para que um negócio não tenha sua operação comprometida, é fundamental que suas obrigações fiscais estejam sempre em dia. É preciso estar regularizado junto ao fisco, o que não significa que isso seja um trabalho fácil de ser executado.
O papel de um sistema de ERP é justamente simplificar a organização do setor contábil por meio da integração online com as principais obrigações fiscais exigidas, como:
E-Social
Informações relacionadas aos funcionários devem ser enviadas por meio do sistema da Receita Federal. Demissões e admissões de colaboradores, por exemplo, precisam ser informadas à Receita no mesmo dia em que acontecerem.
Já dados relacionados com a folha de pagamento têm prazo de 7 dias úteis a partir do início do mês para o envio. O software de ERP garante a consonância das informações, visto que o eSocial é integrado ao sistema da RF;
Dime (Declaração de Informações do ICMS e Movimento Econômico)
Qualquer empresa que esteja inscrita no Cadastro de Contribuintes do ICMS (CCICMS) tem a obrigatoriedade de prestar contas no Livro Registro de Apuração do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e prestação de Serviços) até o décimo dia de cada mês.
Esse trabalho fica muito mais fácil para negócios que usam um ERP fiscal, pois, nele, as informações ficam armazenadas detalhadamente, o que garante que os dados corretos sejam transmitidos;
Sped Fiscal
Essa obrigação é referente a apuração de impostos, como o ICMS e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) que toda empresa precisa enviar ao fisco mensalmente, na forma de um arquivo eletrônico com layout específico, juntamente com os documentos fiscais relacionados.
Desde o início de 2016, foi criado o Bloco K do Sped Fiscal, relativo aos dados do Livro Registro de Controle da Produção e Estoque. O ERP atua como um facilitador para o envio dessa escrituração, minimizando os custos desse trabalho.
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