Responsável por registrar as atividades da empresa e formalizar pedidos, a ordem de serviço é um documento essencial para garantir a segurança do seu negócio e manter o fluxo de trabalho em ordem.
Uma companhia lida com uma quantidade enorme de tarefas diariamente, tanto envolvendo apenas a equipe interna quanto com a presença de clientes ou fornecedores.
Para acompanhar todos esses processos e documentá-los formalmente, é necessário usar a ordem de serviço e suas diferentes variações.
Neste post, você vai aprender a montar este documento especialmente para as atividades da sua empresa, além também aprender a evitar erros comuns e conferir dicas essenciais que vão te auxiliar!
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é o documento ideal para formalizar solicitações de clientes.
Também conhecida pela sigla OS, a ordem de serviço nada mais é do que um documento que formaliza um serviço que está sendo prestado.
Por exemplo, um cliente vai até uma empresa e dá todas as informações sobre o serviço que precisa. Estes dados são inseridos em um documento, a ordem de serviço, e ambas as partes declaram que estão cientes sobre o acordo.
Após o primeiro contato com o cliente e a elaboração da ordem de serviço, o documento passa a se tornar mais importante para as tarefas internas, ou seja, a OS se transforma em um guia das atividades que precisam ser feitas para concluir o serviço pedido pelo cliente.
De acordo com as ações realizadas em relação ao pedido, o documento sofre novas alterações, para atualizar a equipe dos passos envolvidos no processo que já foram concluídos.
Qual sua importância e por que emitir a ordem de serviço?
Organize as tarefas da empresa com a ordem de serviço.
O principal papel da ordem de serviço é orientar uma tarefa, tanto em relação às expectativas do cliente quanto ao que se espera da equipe.
Por meio da OS, é possível controlar o tempo, mão-de-obra e até mesmo recursos investidos na prestação de um serviço. Sendo assim, o uso contínuo do documento pode te ajudar a refinar os processos e otimizar o tempo de trabalho.
Atividades da empresa
A ordem de serviço é uma ótima forma de registrar e organizar as atividades que precisam ser executadas pela equipe.
Com as atualizações do que já foi feito, a equipe fica sempre ciente do progresso do serviço e pode tocá-lo para frente com mais organização e precisão.
Além disso, também fica mais fácil o processo de priorização das tarefas, já que todos os prazos e detalhes do pedido estão presentes na OS.
Controle da produtividade
Como mencionamos anteriormente, a ordem de serviço sofre alterações conforme as atividades envolvidas no serviço vão sendo cumpridas.
Desta forma, é possível identificar quais tarefas levam mais tempo para ser realizadas e também idealizar uma estratégia de otimização para processos que estão tomando mais tempo da execução do serviço completo.
Com a mesma informação, você pode investir mais a fundo os motivos pelos quais estão tornando a produção mais lenta em um determinado setor e discutir a situação com sua equipe para promover melhorias.
Controle financeiro
Por meio da ordem de serviço, é possível calcular a quantidade de recursos da empresa que será investida, assim como o que será recebido ao fim da tarefa.
Na OS, constam os materiais que serão utilizados e a quantidade de trabalhadores que será necessária para cumprir a ordem. Sendo assim, o documento é essencial para o planejamento de atividades e também das finanças.
Descrição detalhada para os clientes e para a equipe
É fundamental reunir todos os detalhes possíveis sobre o serviço solicitado pelo cliente, já que esses dados auxiliam a equipe a fazer um trabalho mais preciso e efetivo.
Ao mesmo tempo, a documentação de todas especificações do cliente também evita a abertura de espaços para dúvida e conflito com o solicitador do seu serviço.
Entendendo o fluxo de trabalho
O fluxo de trabalho nada mais é do que um sistema de organização de tarefas, onde as atividades são ranqueadas por prazo de entrega e relevância.
Sendo assim, a ordem de serviço é o documento ideal para alimentar o fluxo de trabalho e garantir que ele se mantenha efetivo.
Além disso, o fluxo de trabalho também unifica equipes em uma mesma tarefa para que o processo possa se desenvolver de forma uniformizada e dinâmica.
Confira algumas dicas básicas para formular um fluxo de trabalho eficiente:
- Registre todos os processos internos: liste todas as tarefas que fazem parte do processo de produção da empresa, até mesmo as menores e mais rápidas;
- Contabilize os recursos: para evitar confusões e até mesmo prejuízo na elaboração de orçamentos, é preciso colocar na ponta do lápis quais são os recursos disponíveis para investimento na companhia;
- Acompanhe os resultados: nenhum planejamento é perfeito e você pode sempre melhorar, então é essencial analisar os resultados sempre que possível e apontar os pontos que podem ser otimizados.
Tipos de ordem de serviço
O uso da categorização é interessante para a organização das ordens de serviços da sua empresa, tanto se você é aquele que recebe a solicitação quanto se é quem a envia.
A verdade é que existem inúmeras categorias para classificar as ordens de serviço e tudo depende do ramo em que sua empresa atua ou solicita serviços.
Entretanto, reunimos 4 tipos de ordem de serviço que podem te inspirar a dar o pontapé inicial na sua categorização:
Ordem de serviço de manutenção
É uma das OS mais recorrentes em quase todo tipo de empresa. O pedido de manutenção é feito para reparar algum dano que ocorra sobre os recursos ou serviços prestados à empresa.
Pedido de serviço
Diferente da ordem de manutenção, o pedido de serviço independe de algum dano para ser solicitado. Geralmente, é relacionado às expansões e inovações ou início de um novo projeto para o cliente.
Ordem de serviço de evento
É a modalidade de ordem de serviço em que o pedido não está relacionada a danos e reparos também, mas à organização ou contribuição em um acontecimento esporádico e relevante para a companhia.
Ordem de serviço preventivo
Ao contrário da ordem de pedido de manutenção, a preventiva é o tipo de ordem que não espera o erro acontecer para acionar o serviço. A ordem é solicitada com a intenção de preparar o objeto ou projeto para que imprevistos não ocorram no futuro.
O que contém uma ordem de serviço
Como todo documento formal, a ordem de serviço exige a informação de determinados dados para se tornar uma solicitação válida e, obviamente, informativa para a equipe que realizará o trabalho.
Conheça quais são os campos obrigatórios no preenchimento de uma ordem de serviço básica:
- Número da ordem de serviço (para que o documento seja registrado corretamente);
- Especificações sobre a empresa que atenderá a ordem;
- Qualificação do cliente;
- Nome e cargo do emissor da ordem de serviço;
- Data, hora e local da emissão;
- Descrição detalhada sobre os processos do trabalho;
- Quantidade de material, mão-de-obra e tempo que serão investidos no processo;
- Explicação dos possíveis riscos e doenças do serviço;
- Equipamentos e procedimentos preventivos contra acidentes;
- Valor total do serviço e forma de pagamento;
- Data da realização do trabalho;
- Assinatura do cliente e da empresa.
A lista parece longa, mas todas as informações citadas acima são essenciais para o planejamento básico da prestação de um serviço, principalmente se este será feito de forma efetiva e organizada.
Como fazer uma ordem de serviço
Siga as dicas para organizar os pedidos dos seus clientes.
Além dos campos básicos que foram mencionados no item anterior, as informações específicas da ordem de serviço variam de empresa para empresa. Desta forma, não há exatamente uma forma única de fazer a OS.
É possível fazer o documento no Excel ou até mesmo em formato de PDF, como se fosse uma declaração.
Se você ainda é adepto aos documentos Word ou Google Docs, existem diversos modelos de ordem de serviço que podem ser baixados e adaptados para as necessidades da sua empresa.
Entretanto, a melhor opção para a emissão de uma ordem de serviço sem erros é o uso de um sistema de gestão integrada. Por meio dele, a OS é gerada automaticamente e já se torna parte dos relatórios da empresa, podendo ser acessada por funcionários de outras áreas da empresa para iniciar os processos do serviço.
Principais erros na emissão da ordem de serviço
Assim como qualquer outro documento que exige o lançamento de valores e informações importantes, a elaboração da ordem de serviço pode sofrer com alguns erros comuns que podem prejudicar os processos futuros.
Conheça os 3 obstáculos mais recorrentes e aprenda a se prevenir dos imprevistos que podem atrapalhar o funcionamento da sua ordem de serviço.
Falta de instruções
O momento em que o cliente explica a forma como quer que o serviço seja feita e o que espera ver como resultado é crucial para a elaboração de uma OS eficiente e informativa.
Questione o cliente e reúne toda a informação que puder, tire suas dúvidas no ato para garantir que outros questionamentos e conflitos não apareçam lá na frente.
Quanto menos instruções você conseguir, mais dúvidas surgirão durante o processo de execução do trabalho.
Este obstáculo atrasa todo o fluxo de trabalho, abre espaço para o cliente mudar suas opiniões e pedir modificações que estão fora da ordem de serviço acordada inicialmente.
Além disso, o cliente nem sempre está disponível para contato após o estabelecimento da ordem de serviço, o que pode complicar ainda mais a resolução da falta de instruções.
Documento sem dados importantes para formalização
Lembre-se: existem campos obrigatórios para considerar a ordem de serviço como um documento válido. A ausência de qualquer uma destas informações torna a OS inválida e vulnerável à alterações que não sejam relacionadas à atualização do processo.
Além dos dados essenciais para validação do documento, também é preciso ter em mente a organização dos documentos. Por exemplo, se você pensa em ordenar suas OS por data de emissão, é essencial marcar este campo e deixá-lo em destaque para facilitar o arquivamento.
A organização das ordens de serviço também podem ser feita por empresa solicitante, tipo de serviço, faixa de valor do orçamento, etc. As possibilidades são inúmeras e tudo depende do sistema de organização do seu empreendimento.
Ausência dos riscos envolvidos no serviço
A explicação dos possíveis acidentes e doenças envolvidos no processo de trabalho é indispensável na elaboração da ordem de serviço.
Para a OS garantir a segurança de trabalho para o funcionário, é preciso que todos os riscos sejam explicados em detalhes, assim como também é preciso especificar quais são os equipamentos necessários para evitar tais acidentes.
Caso o cliente não disponibilize a informação inicialmente, é necessário que a empresa exija a explicação, já que os funcionários precisam de condições seguras para exercer um trabalho de qualidade.
Como evitar erros ao emitir a nota de serviço
A ordem de serviço é um documento fundamental para análise de tarefas.
Agora que você já sabe quais são os grandes erros que podem atrapalhar a emissão da sua ordem de serviço, chegou o momento de reunir dicas infalíveis para superar qualquer obstáculo que possa surgir na sua jornada.
Além de usar as ferramentas certas e contar com uma equipe dedicada, é preciso ter um olhar apurado para analisar os processos e perceber o que pode ser melhorado para garantir um procedimento cada vez mais objetivo e eficiente.
Confira 3 dicas essenciais para emitir sua OS com sucesso!
Utilize um software de gestão
Os avanços tecnológicos agora oferecem softwares especializados na gestão de determinados setores da empresa ou até mesmo do empreendimento inteiro!
Para emitir as suas ordens de serviços, arquivá-las e monitorar as atividades envolvidas no serviço solicitado, você pode contar com o auxílio de uma única ferramenta.
O componente de Gestão de Relacionamento com Cliente do BomControle, por exemplo, oferece todos os dados sobre suas vendas em uma única tela.
Por meio do software, é possível monitorar as atividades marcadas com o cliente e reunir os dados de todos seus parceiros em um lugar só.
Além disso, você pode gerar relatórios gerais sobre as vendas, assim como possui a oportunidade de criar análises personalizadas e detalhadas sobre acordos específicos.
Para ver como a ferramenta funciona na prática, aproveite o teste grátis do BomControle. Veja como o software se adapta às necessidades da sua empresa e ainda otimiza o tempo investido em tarefas repetitivas e manuais como a emissão da ordem de serviço.
Faça um planejamento detalhado
Depois de reunir todas informações na elaboração da ordem de serviço, é preciso organizar um planejamento detalhado para utilizar cada dado com sabedoria.
Lembre-se que todos os detalhes podem ser relevantes durante o processo de prestação do serviço, por isso inclua o máximo de instruções que puder no planejamento.
Também é interessante acionar o seu lado pessimista e imaginar tudo o que pode dar errado, com o intuito de incluir possíveis soluções ou medidas preventivas no planejamento final.
Um bom empresário sabe que tudo pode se tornar um sucesso se está baseado em um planejamento completo. Este é um passo que exige dedicação e que guiará o desenvolvimento de todo o trabalho da equipe.
Repasse a informação para outros setores
A execução de um serviço costuma envolver mais do que um setor, e é essencial que eles estejam conectados entre si para garantir um resultado uniforme e eficiente.
Além de ser um documento importante para a gestão de relacionamento com o cliente, a ordem de serviço também traz dados importantes para o setor financeiro e até mesmo para a gestão de estoque!
Com o uso do software de gestão, a comunicação entre as diferentes equipes também é facilitada, já que cada um pode ter um usuário no sistema para acompanhar o desenvolvimento do projeto.
Uma empresa de sucesso é construída sobre comunicação e uma equipe unificada, por isso é essencial que todos estejam cientes do que está ocorrendo e possam contribuir para que a produção seja cada vez mais eficiente.
Conclusão
Entregue um trabalho de qualidade ao seu cliente com a ordem de serviço.
Por fim, é possível perceber que, além de um documento, a ordem de serviço também é uma ferramenta importante para a organização dos dados e do fluxo de trabalho da empresa.
Para garantir a realização do serviço de forma objetiva para a empresa e satisfatória para o cliente, é essencial iniciar um planejamento minucioso baseado em uma OS detalhada.
Gostou deste post? Leia também o artigo “Como fazer a implementação de CRM com sucesso na empresa?” para aprender mais sobre a importância da gestão de relacionamento com o cliente.
