Se você tem uma empresa pequena ou grande, um programa de controle financeiro é essencial para gerenciar as finanças e apontar o verdadeiro lucro que é gerado pela sua companhia.
Nem todos empresários acreditam na praticidade dos software de gerenciamento, especialmente os de controle financeiro.
Entretanto, a automação de tarefas manuais é um processo essencial para melhorar seus resultados e otimizar o tempo da sua equipe.
Neste post, você vai entender o papel do programa de controle financeiro na sua empresa e como ele pode transformar a rotina do empreendimento.
O que é um controlador financeiro?
O programa de controle financeiro é um software em que as atividades relacionadas às finanças que costumam ser manuais são automatizadas pela ferramenta.
Também existem controladores financeiros online, ou seja, que não exigem instalação no computador. Entretanto, eles não podem ser acessados offline.
Sendo assim, todos os dados e resultados ficam armazenados em um único local, ao invés de ocupar espaço no escritório em diversas pastas e papéis.
Com isso, a análise dos resultados e dos processos se torna mais fácil, já que todos os dados estão em um único lugar, onde ainda é possível criar relatórios personalizados e específicos.
Além disso, a implantação do programa de controle financeiro costuma otimizar o tempo dos funcionários, já que as tarefas manuais e repetitivas são executadas pelo sistema e não mais pela equipe.
Qual é a função do controle financeiro dentro da administração financeira?
O programa de controle financeiro é capaz de simplificar a rotina administrativa da empresa.
Considerando que a concorrência, assim como você, está sempre buscando por melhorias para estar um passo à frente, é essencial conhecer seus verdadeiros recursos.
Além disso, o programa de controle financeiro é ideal para o planejamento de investimentos a curto, médio e longo prazo.
Por outro lado, o gerenciamento de contas a pagar e receber se torna mais preciso, já que a maioria dos programas oferece lembretes e relatórios para datas importantes de pagamento e recebimentos.
Com tudo isso, é fácil perceber que um bom controle financeiro pode facilitar e agilizar a rotina da equipe.
Por que usar um programa de Controle Financeiro na empresa
Como mencionamos anteriormente, o controlador de finanças é ideal para conhecer os verdadeiros resultados e planejar investimentos futuros.
Sendo assim, é possível preparar a empresa para picos de venda sazonais, para cobrir falhas estratégicas dos concorrentes e até mesmo para promover grandes expansões e inovações.
Desta forma, é possível elaborar um planejamento estratégico mais eficiente e tomar decisões inteligentes e construtivas para seu empreendimento.
Além disso, a análise regular dos relatórios faz com que o empresário descubra onde o dinheiro realmente está indo.
Por vezes, alguns gastos se tornam desnecessários e podem ser reduzidos ou até mesmo eliminados para otimizar os recursos da empresa.
Com o programa de controle financeiro, fica mais fácil apontar quais pontos de gastos podem ser reduzidos ou até mesmo as áreas da empresa que podem receber mais investimento.
Vantagens de se usar um programa de controle financeiro
A implantação do programa de controle financeiro é um grande passo e representa uma mudança considerável na rotina da empresa.
Entretanto, a automatização dos processos e acompanhamento dos dados em um único lugar tem mais vantagens a oferecer do que você imagina!
Desde o microempreendimento até as grandes marcas, qualquer empresa pode ser beneficiada por optar o controle de financeira.
Entenda os diferentes níveis de mudança que o programa de controle financeiro traz às empresas de diferentes portes.
– Para pequenas e médias empresas
Para as pequenas e médias empresas, as finanças são um pouco mais complexas quando comparadas ao MEI.
Sendo assim, é essencial ter uma ferramenta para marcar os dias de pagamento de contas, assim como os dias de recebimento dos clientes.
Além disso, para que uma empresa pequena ou média comece a caminhar para se tornar um grande empreendimento, é preciso ter controle sobre as finanças para planejar investimentos e crescimento.
– Para MEI
Um problema comum para o MEI é misturar as finanças pessoais e empresariais.
Parece uma questão inofensiva, especialmente para o MEI que geralmente não possui finanças muito complexas.
Entretanto, a partir do momento que o empresário passa a pegar algumas finanças para cobrir as despesas pessoais, um prejuízo muito grande pode acontecer.
O valor pode fazer falta no pagamento de uma conta futura, o que pode criar uma dívida, e você já sabe que as dívidas tendem a se tornar grandes bolas de neve.
Sendo assim, o programa de controle financeiro é ideal para separar as finanças da empresa completamente dos gastos pessoais.
– Para grandes negócios
Para a grande empresa, o programa de controle financeiro é mais do que essencial! As movimentações financeiras são recorrentes e, geralmente, com diferentes origens e destinos.
Sendo assim, é essencial reunir todos os dados no mesmo lugar, em que eles possam estar organizados, mas também disponíveis para análises imediatas.
Além disso, a organização de contas a pagar e receber é fundamental para garantir que nenhum prazo seja perdido e cause prejuízos.
Por outro lado, é importante automatizar os processos manuais e repetitivos para que a equipe financeira tenha mais disponibilidade para lidar com questões mais importantes ao crescimento do empreendimento.
Tipos de programas de Controle Financeiro
Como mencionamos anteriormente, o programa de controle financeiro nem sempre é um software. Existem diferentes programas para todos os tipos de empresas.
É interessante conhecer todas as opções para escolher o controlador de finanças que tem tudo a ver com a rotina do seu empreendimento.
Confira a lista abaixo para conhecer os 4 tipos de programa de controle financeiro mais populares entre os empresários e descubra qual é o ideal para sua administração.
– Software local
A forma mais conhecida do programa de controle financeiro é o software. Ele é instalado no computador e geralmente pode funcionar offline também.
A maioria dos softwares oferecem ferramentas de personalização para que o empresário adapte a ferramenta à rotina e necessidades da empresa.
Geralmente, o software é pago e existem duas modalidades principais de pagamento: único, que é feito antes do download; assinatura, que é feito periodicamente para manter o funcionamento do software.
– Programa online
Por outro lado, o programa online não requer instalação como o software de controle financeiro.
Entretanto, um dos grandes pontos fracos da modalidade, é que o sistema não pode ser acessado sem uma conexão à internet, o que pode dificultar a atualização de dados.
Caso você esteja buscando por um controlador financeiro gratuito, é mais provável que você o encontre no formato de programa online.
Para reunir os dados financeiros da empresa, alguns dos programas online contam com o armazenamento em nuvem para garantir a segurança das informações.
– Aplicativo
Se você está em busca de uma ferramenta que pode gerenciar suas finanças pessoais ou fluxo de caixa simples como MEI, o aplicativo para smartphone é uma boa opção!
Para as finanças de uma empresa, o uso do aplicativo não é tão comum quanto o de um software ou programa online.
Entretanto, é uma ótima forma de começar, especialmente para microempreendedores que cuidam de todas as finanças e processos da empresa por conta própria.
O aplicativo para smartphone é mais utilizado para a organização de finanças pessoais. Sim! O programa de controle financeiro não precisa ser utilizado por empresas, você também pode usar a ferramenta para organizar melhor seus próprios recursos.
A maioria dos aplicativos é disponibilizado de graça e possui funcionalidades dentro da ferramenta que são pagos, mas também existem alguns que são pagos desde o início.
– Controle financeiro integrado (ERP)
A sigla ERP representa o termo em inglês Enterprise Resource Planning, traduzido, ele se transforma em Planejamento dos Recursos da Empresa.
Como uma ferramenta de gestão empresarial integrada, o sistema ERP não cuida apenas do setor financeiro da marca, mas também de outras áreas e atividades essenciais.
Por exemplo, a maioria das ferramentas de gestão integrada disponibilizam a automação de processos relacionados ao relacionamento com o cliente, ou com o controle de tarefas.
É uma ótima forma de reunir todas as informações e movimentações da sua empresa em um único local, especialmente para criar relatórios específicos e conhecer melhor seu empreendimento.
Dicas para manter o controle financeiro
Além de se organizar com um programa de controle financeiro, é preciso seguir alguns passos para manter as finanças da sua empresa em ordem.
Mesmo se você não utilize um controlador financeiro, é essencial seguir algumas dicas de organização para manter o setor financeiro funcionando perfeitamente.
Confira abaixo 5 dicas essenciais para manter seu controle financeiro em ordem!
– Imagine os cenários possíveis
Nem todas surpresas são agradáveis, especialmente no planejamento financeiro de uma empresa.
Sendo assim, é interessante que você e sua equipe se reúnam para imaginar alguns cenários possíveis que podem causar algum impacto na rotina da empresa.
Com isso, é possível planejar algumas estratégias que transformem o efeito da surpresa em algo positivo e benéfico para a companhia.
Se você não sabe bem por onde começar, consulte a análise SWOT da sua empresa e utilize as oportunidades e ameaças como pontos iniciais da idealização de cenários.
– Evite empréstimos
Por vezes, o empréstimo é uma das únicas soluções para ajudar sua empresa a pagar algumas dívidas, mas lembre-se que o próprio empréstimo também é uma delas, e uma das grandes.
No caso de busca por empréstimo para realizar melhorias e expansões na companhia, é ainda menos recomendado que você busque esta solução.
Mesmo com as condições especiais oferecidas para empresários, os empréstimos são grandes dívidas, a longo prazo, que podem pesar no orçamento do seu empreendimento por muito tempo.
Sendo assim, busque organizar suas finanças o mais rápido possível para evitar dívidas e reunir recursos de forma inteligente.
– Separe finanças pessoais e empresariais
Como mencionamos anteriormente, a mistura entre finanças pessoais e empresariais pode parecer um erro inofensivo, mas ele pode trazer efeitos extremamente negativos.
A partir do momento em que o empresário pega um pouco dos recursos da empresa para cobrir suas obrigações financeiras pessoais, uma conta futura pode ser comprometida.
Isso costuma acontecer em empresas pequenas e até mesmo com MEIs, já que nestes casos os empresários costumam estar no controle da administração.
Para evitar transtornos, separe as finanças pessoais e empresariais completamente! Utilize diferentes ferramentas de gestão e também diferentes contas para armazenar o dinheiro.
– Priorize contas
Por mais que todas as obrigações financeiras da empresa devam ser cumpridas regularmente, algumas das contas precisam ser priorizadas.
Imagine que você passa por um mês em que os lucros são menores do que você imagina e não há como cobrir todas as contas.
Neste momento, o ideal é que você priorize as contas mais importantes e pague-as para garantir o funcionamento da empresa.
Por outro lado, você também pode estabelecer as prioridades desde o início e utilizá-las como inspiração para reduzir gastos e economizar recursos.
– Utilize o crédito com sabedoria
Ao contrário do que muitos imaginam, o crédito não é apenas um vilão. Na verdade, ele pode ser um grande aliado dos empreendedores, se utilizado de forma inteligente.
Busque fazer a maior parte das compras à vista e deixe apenas os grandes investimentos a longo prazo no cartão de crédito.
Quando for necessário parcelar, pense em valores que caibam no seu orçamento mensal sem comprometê-lo.
Além disso, é essencial manter o pagamento da fatura sempre em dia, para evitar os juros e também a criação de uma dívida bola de neve, que vai aumentando mês a mês.
Qual o melhor programa de controle financeiro empresarial?
Existem diferentes modelos de programas de controle financeiro para cada empresa.
Agora que você já sabe tudo sobre o programa de controle financeiro e todos os benefícios que ele pode oferecer para a rotina da sua empresa, chegou o momento de conhecer a ferramenta ideal para você.
Como mencionamos anteriormente, existem diferentes tipos de controladores financeiros, cada um com suas particularidades e benefícios para cada tipo de empreendimento.
Nós reunimos 3 dos programas de controle financeiro mais conhecidos do mercado. Conheça-os abaixo e descubra qual seria o ideal para administrar seus recursos!
– BomControle
Nós do BomControle desenvolvemos um gerenciador financeiro completo e objetivo para a rotina de administração da sua empresa.
O software não estabelece limites de lançamentos, ou seja, você pode atualizar suas planilhas quantas vezes quiser por dia.
Além de gerenciar o fluxo de caixa e organizar as datas de contas a pagar e receber, o programa de controle financeiro do BomControle faz controle de inadimplência, para evitar que você saia no prejuízo!
Contratos e tarefas também podem ser gerenciados pelo módulo financeiro da ferramenta, o que ajuda a organizar a rotina e otimizar o tempo da equipe.
Aposte no teste grátis de 15 dias para entender como a ferramenta funciona na prática e como ela pode transformar sua rotina de gerenciamento.
– Contas Online
A ferramenta Contas Online é um dos softwares de controle financeiro gratuitos que pode auxiliar sua empresa!
Além da versão gratuita, o programa oferece algumas modalidades de pagamento com diferentes quantidades de lançamento por dia para tornar a organização cada vez mais eficiente e precisa.
O sistema é completamente online e não requer instalação. Entretanto, a ferramenta é completamente personalizável e pode ser adaptada à rotina específica do seu empreendimento.
– RP Financeiro
Assim como o Contas Online, o programa RP Financeiro é gratuito para os usuários. Entretanto, é preciso fazer download da ferramenta no computador para instalar o sistema.
Além de tomar conta da administração financeira, o RP Financeiro também ajuda a ordenar os contatos, tanto com clientes, fornecedores quanto com colaboradores e parceiros.
É possível acompanhar o fluxo de caixa e até mesmo fazer previsões de lucro, o que é ideal para o planejamento de investimentos futuros e redução de gastos.
Qual é o melhor aplicativo financeiro?
Como mencionamos anteriormente, o sistema ERP funciona como um programa de controle financeiro, mas também é capaz de gerenciar e automatizar tarefas de outros setores.
Sendo assim, a melhor opção seria adotar um sistema de gestão integrada e transformar completamente a rotina do seu empreendimento.
Com a ferramenta, o tempo é otimizado em diversos setores e o empresário ganha a oportunidade de visualizar tudo o que acontece na empresa por meio de uma única ferramenta.
O BomControle possui um sistema ERP que gerencia o setor financeiro, de estoque e de relação com o cliente! Sendo assim, é possível conhecer melhor os processos da empresa e otimizá-los.
Conclusão
Para ter um gerenciamento financeiro mais eficiente, é preciso ter as ferramentas certas.
Por fim, é possível perceber que a implantação do programa de controle financeiro representa uma grande mudança para a empresa, mas é um passo que irá auxiliar a organização e o planejamento estratégico.
Independente do tamanho do empreendimento, o controlador financeiro é a ferramenta ideal para entender as movimentações de finanças e apontar atividades que precisam de mais investimento ou que devem ser reduzidas.
Agora que você sabe tudo sobre o programa de controle financeiro, leia o artigo “8 dicas essenciais para manter o controle financeiro da empresa” para aprender mais sobre o assunto!
