Uma empresa que lida com estoque está suscetível a vários tipos de problemas. É comum se sentir numa encruzilhada. Afinal, se você não tem o número suficiente de produtos, você corre o risco de perder vendas. No entanto, ter vários produtos estocados também pode gerar custos para o seu negócio.
Esses problemas podem ser evitados com um controle de estoque eficiente. Nesse artigo, vamos ajudar você a pensar mais estrategicamente e com menos foco no operacional. Saiba por que é importante fazer o controle de estoque e como isso pode auxiliar a sua empresa!
O que é controle de estoque?
O controle de estoque envolve toda a organização e acompanhamento do seu estoque, desde o momento em que um item entra na sua empresa até o momento em que ele chega à mão de seu cliente.
A chave é garantir que todo o seu estoque esteja contabilizado, a fim de saber onde está cada item da sua empresa. Assim é possível, por exemplo, evitar a estocagem desnecessária de produtos que, além do espaço utilizado, podem ser danificados, atingirem o prazo de validade ou simplesmente saírem de moda.
O principal objetivo do controle de estoque, então, é acompanhar e prever as demandas da sua empresa, maximizando lucros e diminuindo custos.
Por que o controle de estoque é importante?
Já sabendo do que se trata o controle de estoque, vamos listar agora algumas das razões pelas quais é tão importante fazer esse processo. Acompanhe!
Evita a falta de produtos
Dentre as piores situações que podem acontecer ao seu negócio, perder um cliente por falta de um produto é uma delas. Além de perder o dinheiro que essa pessoa estava disposta a deixar na sua empresa, esse consumidor vai procurar uma concorrente que tenha o produto que ele precisa.
Um controle de estoque eficiente consegue prever o quanto os seus produtos vão durar, baseado no seu histórico de vendas. Isso permite que você consiga prever quando emitir pedidos de compra a seus fornecedores, bem antes de ocorrer a falta de produtos que pode levar à perda de clientes.
Previne estoque excessivo
Contrário ao problema anterior, mas igualmente nocivo, está o excesso de estoque de produtos. Quanto mais tempo um item fica estocado, maiores são as chances de ele não ser comprado. Isso pode acontecer por problemas como desgaste, obsolescência ou perda de validade, no caso de produtos perecíveis.
Além disso, os gastos com armazenamento e controle de estoque são maiores, pois são mais itens que precisam ser guardados, contabilizados e manejados. Finalmente, seus produtos ainda ficam suscetíveis a furtos ou acidentes, aumentando as chances de prejuízo e custos de seguro, por exemplo.
Garante o capital de giro
Estoque é dinheiro parado. Suponha que você tenha gasto R$ 1.000 na compra de alguns itens para a sua empresa. A sua expectativa é que você consiga vendê-los, recuperando o valor gasto e conseguindo algum lucro, certo?
Enquanto esse produto fica estocado, esses R$ 1.000, que poderiam ser investidos em outras áreas da sua empresa ficam presos no seu estoque. Além de diminuir o seu acesso a capital, estes itens estão suscetíveis a danos, como já vimos aqui, podendo gerar ainda mais prejuízo para o seu negócio.
Coleta informações sobre o seu negócio
Um controle de estoque bem feito pode ser usado para adquirir informações valiosas sobre a sua empresa, como entender o hábito de seus consumidores e de que maneira diferentes produtos são vendidos ao longo do ano.
Por exemplo, se você tem uma papelaria, é importante entender quais são as semanas com maior demanda de algum tipo de material escolar, planejando-se com antecedência para ter um estoque dos produtos necessários, que sejam dos fornecedores mais procurados por seus clientes.
Do mesmo modo, as informações obtidas com o controle de estoque podem ser utilizadas para verificar se determinado produto foi furtado ou está fora do lugar. Isso vai garantir uma melhora constante nos processos de segurança e monitoramento da sua empresa.
Como fazer o controle de estoque?
Existem diversas maneiras para fazer o controle de estoque. A mais básica delas é criar uma planilha, no Excel ou em outro programa, onde você pode gerenciar a entrada e saída de seus produtos, controlando qual o mínimo e máximo estoques possíveis para cada item.
Para que o controle de estoque ocorra de maneira efetiva, é essencial que você consiga controlar partes importantes desse processo. Separamos algumas delas a seguir.
1. Organize o seu espaço físico
O local de cada mercadoria deve estar detalhado no seu armazenamento. É importante saber o requisito de armazenamento de cada produto e qual é a frequência de reabastecimento, por exemplo, para otimizar a logística do seu depósito.
Identifique todos os seus produtos estocados, de forma a facilitar a localização e contabilização de cada item.
2. Determine a quantidade certa de estoque para cada produto
É importante planejar a quantidade máxima e mínima de estoque de cada produto. Para isso, deve-se considerar o giro de estoque, preço do produto e prazo de entrega do fornecedor, por exemplo. Lembre-se que é importante evitar a falta e o excesso de estoque!
3. Defina períodos para compras
Escolha bons parceiros comerciais para reduzir os riscos de atendimento aos prazos. Saiba quais são as suas demandas previsíveis para conseguir boas condições de negociação de pagamento com seus fornecedores.
Como evitar erros?
Como vimos, são diversas as variáveis que precisam ser observadas para um controle de estoque efetivo, como nível de estoque, ordens de compra, custos de estoque, preço de venda e prazos de fornecedores.
Assim, a verdade é que se você usa o Excel ou algum processo manual para controlar o seu estoque, você provavelmente está perdendo tempo e dinheiro. É um processo intenso que requer um monitoramento manual contínuo e exige uma mão de obra que nenhum negócio em crescimento deve querer lidar.
Além disso, o treinamento do colaborador é dificultado e a possibilidade de ocorrência de erros é maior. Pode ocorrer, por exemplo, registro de números maiores ou menores de produtos, que ocasionarão os problemas já citados neste artigo.
Dessa forma, a maneira mais efetiva de fazer um bom controle de estoque é por meio de um sistema automatizado, que opera em tempo real e permite o uso de vários usuários ao mesmo tempo. Isso possibilita que mais de um funcionário possa rastrear itens, monitorar pedidos ou realizar ordens de compra simultaneamente, agilizando o seu processo.
