O controle de compras e de estoque é parte fundamental para garantir a viabilidade financeira da empresa.
Isso porque estoque parado é dinheiro parado – e pode ser prejuízo! É de extrema importância que a empresa adote boas práticas e ferramentas de gestão que orientem e controlem seu processo de compras.
Ter uma lucratividade expressiva não é fácil para quem trabalha com sistema de produção. Os setores precisam atuar alinhados e conectados para que os resultados sejam melhores.
O gerenciamento de pedidos de compra é parte fundamental para o sucesso do seu negócio.
Alguns erros graves ligados ao setor podem colocar por água abaixo anos de trabalho. A gestão dos pedidos de compra precisa ser qualificada, eficiente e prática para evitar problemas, como atraso na entrega dos pedidos, estoque falho e conflito com fornecedores.
Por isso, vamos trazer informações e dicas essenciais para você melhorar o seu controle de compras e gestão de estoque.
Boa leitura!
O que é o controle de compras
Controle de compras significa ter organizadas as informações referentes ao estoque e programação de produção, de forma que você possa garantir ter os insumos e matéria-prima necessárias, sem atrasos ou prejuízos de material.
Isso significa, também, evitar comprar quantidades a mais do que as que você realmente precisa.
É cada vez mais importante que esses processos sejam controlados, pois podem representar custos pesados para a empresa.
Com as novas tecnologias e o perfil do novo consumidor, que está se habituando a modelos de compras diferentes, as empresas não têm muita margem para erros.
Qual a importância de uma boa gestão de compras
Se você tem uma boa gestão e controle de compras, você reduz muito o desperdício, além de não perder oportunidades.
Digamos que você não utilize nenhum sistema para gestão de estoque, mantendo seu controle em uma planilha preenchida manualmente. Em dado momento, houve uma entrada de material que, por algum motivo, não foi anotada.
Então, você acaba comprando novamente o mesmo material, sem conhecimento de que ele já consta em estoque.
Se for um material utilizado sempre por seu processo produtivo, e que não tem problema de vencimento, o problema maior é que você teve um custo maior do que o previsto, mas isso poderá ser equilibrado quando a compra não ocorrer até que seja novamente necessário.
Mas imagine que você trabalha com confeitaria e o produto em questão sejam morangos. É um produto perecível, que poderá estragar a qualquer momento. Então, é prejuízo completo.
Percebe como pode ser um risco para sua empresa não ter o controle das compras em dia? Além do prejuízo financeiro, tem toda a questão de desperdício de material, que é, também, um prejuízo.
Outro exemplo de problema pode ser o inverso. Você pode ter uma projeção de vendas maior para um determinado período do ano (Dia das Mães, por exemplo), mas seu departamento de Compras, por falta de uma boa gestão, não se preparou para isso.
Então, quando a produção precisa aumentar sua entrega, não haverá matéria-prima suficiente para atender esse volume de pedidos.
Novamente, prejuízo, pois produto não entregue é receita que deixa de entrar. Fora o prejuízo de imagem, que certamente ficará abalada junto ao mercado consumidor.
Como reduzir custos com o controle de compras
O controle de compras, quando realizado com eficiência, auxilia a reduzir custos, erros e desperdícios.
Uma coisa você já deve ter aprendido: toda ferramenta de gestão auxilia na redução de despesas. Isso porque uma gestão eficiente impacta em melhora da produtividade, aumento da margem de lucro, redução de erros, etc.
O mesmo acontece, naturalmente, com o controle de compras. Os exemplos dados no item anterior já são autoexplicativos.
Com um controle de compras falho, o prejuízo acontece de inúmeras formas.
Seja diretamente financeiro, ou pela não venda de produtos, ou pela compra de materiais desnecessários, seja indireto, como prejuízo de imagem – que impacta, diretamente, nas vendas e, portanto, no bolso também!
Com um bom sistema de gerenciamento de compras e de estoque, você poderá ter o fluxo de entradas e saídas controlado, resolvendo problemas de logística e reduzindo custos com uma operação mais enxuta.
Como alinhar a gestão de compras ao controle de estoque
Quando se fala em compras, nem sempre estamos falando de estoque. Mas no caso de compra de matéria-primas, o controle de estoque deve ser alinhado ao controle de compras.
Isso porque não faz sentido comprar insumos que já existam no estoque em quantidade suficiente. Assim como é preciso estar atento àqueles que já estão abaixo do limite mínimo para viabilizar a produção.
O ideal é automatizar os processos, evitando que falhas humanas resultem em decisões equivocadas.
Saiba como melhorar o controle do seu estoque com o artigo: Tudo o que você precisa saber para organizar o estoque da sua empresa.
Como melhorar a sua gestão de compras
Melhore seu controle de compras mantendo uma programação, negociando com fornecedores e com um controle rígido de entradas e saídas de material.
Existem inúmeras formas de você melhorar seu controle de compras sem, necessariamente, investir em ferramentas ou consultorias.
São pequenas ações que, quando viram rotina, têm um impacto incrível nos resultados da empresa.
Listamos, abaixo, inúmeras dicas que poderão ajudá-lo a melhorar sua gestão de compras. Confira:
– Faça um planejamento
Como saber quando comprar mais ou os períodos de retrocesso nas vendas? A resposta é: estudando o setor.
Faça um planejamento de compras de acordo com a análise de mercado. É crucial que você saiba quando deve comprar mais ou em que ocasião deve frear a produção, para evitar o déficit de produtos nas prateleiras ou furtar-se do acúmulo de estoque, respectivamente.
Tenha metas claras e objetivas.
– Analise informações do fluxo de vendas
O fluxo e a projeção de vendas são análises importantes de serem feitas, antes de estabelecer uma programação de compras. Faz parte do planejamento, item anterior, e é o primeiro passo para entender a melhor forma de controlar suas compras.
– Mantenha uma programação de compras
Com o planejamento definido, crie um cronograma de compras. Uma programação irá ajudá-lo a não perder datas importantes, além de auxiliar na organização da rotina do trabalho.
A programação também é útil para os fornecedores que, ao não serem pegos de surpresa, dificilmente deixarão sua empresa na mão.
– Estude contratos
É essencial saber o que dizem os contratos com os fornecedores.
Não assine sem estudá-los antes. Veja prazos, explore formas de pagamento, condições de entrega e tudo mais que se propõem a fazer pela sua companhia.
É importante analisar também as condições para o rompimento do contrato, caso seja necessário planejar uma mudança.
– Pesquise fornecedores
Não se acomode com os fornecedores atuais. É regra de mercado pesquisar sempre sobre eles e verificar todas as opções para a sua empresa.
Isso não quer dizer que você sairá trocando de fornecedor a todo momento, porém, é válido considerar quem tem os melhores preços e condições, negociando no momento adequado.
– Mantenha uma lista atualizada de fornecedores
Ao pesquisar fornecedores, crie uma lista com os que mais gostar, nem que não vá trocar de parceiro no momento.
Uma lista atualizada permite que você tenha opções como reserva, caso o seu fornecedor principal não tiver condições de atender alguma demanda.
– Capacite seus funcionários
De nada adianta estruturar o seu gerenciamento de pedidos de compra, se os seus colaboradores não estiverem nivelados com os processos.
Desse modo, invista em treinamento e capacitação dos funcionários diretamente ligados ao setor, mas também dos demais, para que eles entendam os procedimentos da área.
– Tenha parceiros confiáveis
Embora não possa perder de vista outras opções de fornecedores, é fundamental que você tenha parceiros confiáveis, ou seja, firmar contratos duradouros, nos quais ambos se beneficiem.
Isso abrirá as portas para pedidos emergenciais ou prazos mais flexíveis para pagamento, quando for necessário.
– Não tenha medo de mudar
Inicialmente, as mudanças podem até levar tempo e consumir dinheiro, contudo, em médio e longo prazo, elas serão benéficas para a organização.
Não hesite em alterar os processos que causam gargalos no setor de pedidos de compras e parta para substituir tudo o que realmente atrapalha.
Claro que você precisará de um time de primeira linha para conseguir dar conta, mas, em pouco tempo, o setor estará mais estrategicamente posicionado.
– Determine funções específicas
O gerenciamento de pedidos de compra deve ser feito por profissionais específicos.
Não deixe essa função sob a responsabilidade de qualquer funcionário. Quanto mais especializado for o seu colaborador, melhor será o seu desempenho e, por consequência, os resultados para a empresa.
– Negociação de compras
Ter um funcionário especializado em controle de compras é essencial, assim como é essencial um bom comprador. Compradores natos conseguem arrancar negociações incríveis para a empresa, seja com descontos, prazos para pagamento ampliados ou até bônus e presentes.
– Rígido controle de entradas e saídas
O controle de compras está diretamente relacionado ao controle de estoque. Por isso, ter um sistema que registre corretamente as entradas e saídas de material é imprescindível para você conseguir ter um bom gerenciamento das suas compras.
– Controle seu estoque
Se você não sabe exatamente o que tem no seu estoque, está em clara desvantagem em relação à concorrência.
Um gerenciamento de pedidos de compra eficaz mantém o controle rigoroso do seu estoque. Isso inclui um levantamento atualizado da quantidade, qualidade, validade e segmento.
– Otimize o armazenamento
Armazenar os produtos depois de produzidos é uma tarefa árdua, mas válida. Isso também influencia no resultado do gerenciamento de pedidos de compra.
É importante saber onde cada item está e organizá-los de acordo com as classificações, preços, saídas e outras características do ramo.
Não misture segmentos, preços, core, coleções ou sabores, por exemplo. Saiba determinar os atributos e facilite o bom andamento do setor.
– Monitore produtos
Já mencionamos mas é sempre bom reforçar: monitore seus produtos! Saiba quantos existem em estoque, qual a capacidade produtiva do seu parque fabril. Entenda o tempo necessário para a reposição, caso termine os produtos em estoques.
Essas informações são importantes para que você possa tomar decisões em relação às compras, de forma que sua operação nunca pare por falta de produto.
– Padronize produtos e descrições
A padronização de produtos ajuda muito a manter um estoque de matéria-prima menor. Quanto mais personalização você oferecer, mais variedade de itens você precisará controlar, e a chance de erros e prejuízos, assim, é muito maior.
Imagine que você tenha um café, e apenas uma opção de sanduíche leva queijo tipo grana padano. Se a saída deste produto não for como o esperado, você poderá ter um queijo – que é caríssimo – estragando na sua despensa.
– Automatize as requisições
Evite falhas nos pedidos, automatizando as requisições. Desta forma, você diminui os riscos das operações mal sucedidas ou clientes insatisfeitos com prazos de entrega ou ausência de determinados bens.
Os sistemas são grandes aliados no gerenciamento de pedidos de compra e previnem solicitações erradas.
– Mantenha um plano B
Se o seu fornecedor preferido ou matéria-prima indicada falharem, tenha um plano B em mãos.
Embora não seja possível programar uma situação emergencial, é primordial manter um planejamento estruturado para situações como essa. Isso inclui manter próximos os contatos de fornecedores reserva, bem como orçamentos e condições de entrega e pagamento.
– Bom relacionamento com fornecedores
Um bom relacionamento com fornecedores é fundamental para que você tenha algumas vantagens nos momentos delicados, como um pedido emergencial com prazo curto.
Muitas vezes, o fornecedor poderá fazer um esforço extra para atendê-lo, exclusivamente em função do relacionamento de vocês.
– Conte com a tecnologia
Você já pensou em como a tecnologia pode auxiliar o gerenciamento de pedidos de compra?
Uma gestão em tempo real lhe permite acompanhar a logística de entrega, calcular os fretes, prever prazos e custo de todas as operações que envolvem a negociação de bens.
O resultado disso tudo é mais segurança na gestão e tempo para ser investido nas estratégias de crescimento do seu negócio. Pense a respeito da automatização dos processos.
– Preze pela qualidade
Se a sua gestão de compras é competente, certamente sua empresa estará um passo à frente na qualidade dos produtos. Isso porque manter sistemas automatizados de controle dos pedidos reflete em produtos superiores, logística efetiva e colaboradores em sintonia.
– Conquiste clientes
Qualidade no atendimento e nos produtos oferecidos só tem uma consequência: clientes satisfeitos.
O gerenciamento de pedidos de compra bem feito tem esse poder. Os consumidores gostam de ter produtos sempre disponíveis e organizados e, para que isso aconteça, é preciso uma metodologia que começa lá atrás, quando a companhia adquire a matéria-prima.
– Monitore resultados
Para saber se as mudanças implantadas estão realmente funcionando, elas precisam ser monitoradas com frequência. Isso quer dizer mais controle sobre os resultados.
Tenha em mente que é preciso avaliar e reavaliar sempre para manter a produtividade do setor em alta. Ouça a sua equipe, imprima relatórios, estude os dados e estabeleça ações de melhorias para cada ponto observado como negativo.
A grande vantagem de manter um monitoramento constante é a oportunidade de identificar oportunidades, criando uma cultura de melhoria contínua.
Ferramentas de controle de compras
Um sistema para controle de compras é fundamental para automatizar processos
Você já entendeu que com um controle de compras sua empresa só tem a ganhar. Mas você precisa entender a melhor forma de manter um controle eficaz e íntegro.
Claro que você pode criar uma planilha em Excel e fazer os registros e programações ali. Mas quando uma tarefa demanda manutenção manual, a chance de erros (como esquecimento, por exemplo) é muito grande.
E um erro como esse pode acabar tendo resultados desastrosos no seu financeiro e junto ao cliente.
Por isso, automatize tudo que for possível. Existem, no mercado, diversas opções de sistemas para controle de estoque e de compras, que oferecem mais segurança e confiabilidade na hora de tomar suas decisões, pois você tem garantia na integridade dos dados.
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Conclusão
A gestão de compras tem um papel cada vez mais importante nas empresas
A gestão de compras é capaz de reduzir as despesas com pedidos errados, entregas fora do prazo, fornecedores incompetentes, armazenamento incorreto, datas de validade estouradas e estoques limitados.
Na prática, isso repercute no aumento da sua produtividade e, consequentemente, no faturamento da empresa.
Fazer o gerenciamento de pedidos de compra é essencial para reduzir os custos operacionais do seu negócio e evitar falhas graves que geram prejuízos e afetam a credibilidade da sua imagem.
No mercado, há alternativas para gerir o setor com ajuda de softwares e sistemas incríveis. Além disso, a aplicação de pequenas mudanças nos processos e nas rotinas podem auxiliar positivamente para um boa gestão.
