Ao decidir montar um negócio, empreendedores ficam diante de várias decisões a serem tomadas para fazer a empresa funcionar de um modo eficiente. A Estrutura Organizacional Funcional surge como uma ferramenta para superar esse desafio e alcançar o sucesso.
Uma Estrutura Organizacional Funcional permite gerenciar a empresa como uma máquina, onde cada peça tem seu devido lugar. Os departamentos, seus recursos, funções e a comunicação entre eles passam a ser coordenados para o melhor resultado geral. Cuidar da parte estrutural do negócio antes de começar a divulgação, é de extrema importância para começar da forma correta.
O que é Estrutura Organizacional Funcional
A Estrutura Organizacional Funcional é a mais utilizada pelas empresas, sobretudo as de pequeno e médio porte. Ela foi estudada por Henri Fayol dentro da Teoria Clássica de Administração, a qual é embasada na qualificação do trabalho.
Na Estrutura Organizacional Funcional ocorre uma divisão dos departamentos e setores, feita de acordo com a execução de cada área e função. Essa divisão aponta quais atividades serão realizadas pelos colaboradores em cada setor, com hierarquias e processos bem definidos.
Tradicionalmente, o modelo funcional tem como característica uma comunicação limitada, quase sempre interna a cada departamento, cruzando suas fronteiras somente através dos gestores ou diretores. Esse modelo, no entanto, está sendo gradualmente substituído por trocas de informação mais dinâmicas.
Embora a Estrutura Organizacional Funcional tenha uma certa padronização, muitas empresas estão adotando meios de adequá-la às suas próprias configurações.
Através da inovação organizacional, elas combinam os benefícios da estrutura com as possibilidades oferecidas em novos modelos, promovendo autonomia no interior dos departamentos ou a formação de equipes mistas, por exemplo.
Vantagens da Estrutura Organizacional Funcional
A Estrutura Organizacional Funcional é um modelo sólido de gestão, e não é a toa que milhões de empresas no mundo inteiro a adotaram para organizar seu funcionamento, e apesar de existirem diversos outros modelos de gestão, ela é a base para iniciar uma empresa e pode ser adaptada ao diferentes negócios. Seus principais benefícios incluem:
Especialização e capacitação
Tanto os colaboradores nas diversas atividades quanto os membros da gestão saberão exatamente o que se espera deles, e como podem melhorar para entregar seus resultados. A empresa também será munida com essas informações e terá mais facilidade para saber em quais treinamentos precisa investir ou como realocar profissionais com base em seu desenvolvimento.
Por dedicar seu foco a determinado ramo do negócio — jurídico, financeiro, atendimento, recursos humanos… — cada pessoa envolvida com a organização terá a chance de se especializar em sua área, contribuindo de forma cada vez mais significativa com o sucesso geral. Isso além de ser vantajoso para a companhia, valoriza e protagonismos aos colaboradores, e consequentemente retém talentos na organização.
Harmonia no trabalho
A Estrutura Organizacional Funcional minimiza os conflitos sobre quem deveria fazer o que, pois cada atividade é pensada e distribuída inicialmente. Dessa forma, ela permite que a empresa funcione como uma máquina, com cada peça cumprindo a sua função, aumentando a produtividade e eficiência das equipes.
Padronização
Conforme os colaboradores, individualmente, e os departamentos de forma coletiva executam suas tarefas, começam a surgir padrões, identificando a melhor forma de obter certos resultados.
A partir daí, não é difícil adotar uma gestão com base em processos, os quais podem ser continuamente aperfeiçoados através de metodologias como o Kaizen e o Six Sigma. Elas permitem que o aprendizado obtido na prática seja utilizado para melhorar cada processo, reduzindo erros e desperdícios para alcançar uma produção mais eficiente.
Descentralização e autonomia
Com a Estrutura Organizacional Funcional, as lideranças da companhia não precisam estar envolvidas em cada pequena decisão. Seu tempo é investido em pensamentos e ações estratégicas, deixando o controle operacional com outras camadas de gestores.
Estes, por sua vez, terão maior autonomia para lidar com suas equipes e utilizar seus conhecimentos para alcançar os objetivos determinados pela direção da empresa. O movimento de descentralização pode ser levado adiante, até o ponto em que cada colaborador passa a gerir seu próprio trabalho, desde que se mantenha alinhado com as metas e diretrizes da organização.
O ganho de autonomia também permite que os profissionais formem squads. Estas são equipes multidisciplinares que rompem as barreiras entre os departamento, agrupando colaboradores de áreas diversas em busca de um objetivo comum, adotando uma hierarquia mais horizontal. Os squads podem ser criados temporariamente, para execução de um projeto específico, como podem ser organizados em toda a empresa, como acontece no Spotify.
Engajamento
Conforme os profissionais reconhecem a importância do lugar que ocupam na organização, recebem treinamentos adequados e podem operar com certa autonomia, seu engajamento com o trabalho tende a disparar.
Como aplicar a Estrutura Organizacional Funcional na sua empresa
O primeiro passo para adotar a Estrutura Organizacional Funcional é avaliar quais atividades precisam ser desempenhadas, e como o quadro de profissionais atual pode atender essa demanda. É um trabalho que pode ser feito com todos os gestores em conjunto, ou ter cada um investigando sua área.
Um bom planejamento evita que dois ou mais departamentos passem a “competir” por uma mesma função, desperdiçando recursos e até mesmo gerando conflitos. Por outro lado, também evita a ocorrência de lacunas – tarefas importantes que ninguém está realizando.
Para aplicar efetivamente uma estrutura funcional na organização também é necessário realizar investimentos em capacitação; estimulando a troca de conhecimento entre os funcionários e os gestores e trazendo novas ideias para a empresa.
Treinamentos, workshops e outras ferramentas do tipo são o método mais simples para reduzir lacunas entre as habilidades atuais dos colaboradores e o que eles precisam entregar para que a organização alcance seus objetivos.
É importante adotar algumas medidas para que a estrutura organizacional possa se adaptar a novos cenários, evitando que o excesso de burocracia se torne um risco para o seu funcionamento.
Um exemplo é a utilização do Design Thinking, que estabelece uma estrutura aberta e passível de mudanças rápidas. Esse modelo não só protege a organização contra o surgimento de imprevistos e desafios, como também impulsiona a inovação.
Conclusão
A Estrutura Organizacional Funcional costuma ser adotada numa empresa para reduzir custos, ganhar eficiência e reduzir conflitos sobre quem faz o que. Como vimos, estes são apenas alguns dos benefícios gerados pelo modelo, que apresenta muitos outros frutos na prática.
Para alcançar o sucesso com uma estrutura funcional, é necessário ter gestores qualificados tanto em sua área de atuação quanto em habilidades sociais, afinal uma grande parte do seu trabalho é “traduzir” as decisões gerais para o campo das tarefas específicas.
Esse artigo foi escrito pela AEVO, a maior plataforma de Gestão de Inovação da América Latina.
