A organização é um aspecto fundamental para empresas que desejam implementar uma gestão de cobrança eficaz. Afinal, é necessário conhecer toda a jornada do cliente com a empresa e também acompanhar o fluxo de caixa para que as contas se mantenham no verde.
Mas, como fazer isso sem perder tantas horas? Como evitar a inadimplência ou, pior, a sua recorrência? Continue a leitura e veja dicas simples para simplificar a gestão de cobrança dos seus clientes.
O que é gerenciamento de cobranças?
O gerenciamento de cobrança é um processo financeiro que analisa o dinheiro que entra em caixa, mas não só isso. Graças a esse acompanhamento, é possível identificar riscos, como inadimplentes ou potenciais inadimplentes.
Com essas informações, empresas de todos os portes são capazes de definir estratégias de comunicação eficientes. Ou seja, selecionar os canais ideais, na cadência certa e com mensagens empáticas para facilitar a negociação, recuperação das receitas pendentes e, principalmente, evitar a inadimplência.
Quais são as etapas do processo de cobrança?
Mas e agora, como criar um processo de cobrança abrangente e efetivo? Veja algumas das etapas que não podem faltar para que a gestão:
I. Do faturamento à cobrança
A primeira etapa do serviço envolve a organização e otimização dos processos de cobrança da empresa. Para tornar o processo mais ágil, organizado e evitar erros, é possível apostar em um sistema de gestão financeira.
Com ele, você automatiza o processo de faturamento e, assim que ele acontece, sua cobrança é ativada automaticamente.
II. Estruturação da régua de cobrança
A fase seguinte é a elaboração da régua de cobrança. Nela, são definidos os canais e momentos adequados para a empresa entrar em contato com o cliente e realizar a cobrança da fatura.
Ela funciona tanto de maneira preventiva, que é um lembrete da data de vencimento, quanto para cobranças reativas, realizadas quando o cliente não faz o pagamento dentro da data estipulada.
Ou seja, você pode personalizar notificações antes, no dia e após a data de vencimento. Sem falar que é possível enviar os anexos de pagamento (boleto, nota e PIX) diretamente do sistema.
Leia mais no blog: Como fazer cobrança de clientes inadimplentes de maneira eficiente
III. Envio de notificações
A última etapa do serviço de cobrança refere-se ao envio da notificação para o cliente por WhatsApp, e-mail, Correio, entre outros. Contudo, para ser mais assertivo, a dica é escolher o canal de acordo com a preferência dos clientes.
Afinal, ao lembrá-los do pagamento por meio de um canal pouco acessado, as chances de ter sucesso na cobrança são baixas. Além disso, hoje, diversas plataformas, como o BomControle, oferecem a comodidade da régua de cobrança automática.
Com ela, você agenda todas as notificações de cobrança e elas são enviadas automaticamente assim que o faturamento acontece.
Como simplificar a gestão de cobrança dos seus clientes?
Veja algumas dicas que podem simplificar a gestão de cobranças e tornar o seu dia a dia mais prático:
1. Conheça o cliente e personalize as cobranças
O primeiro ponto na hora de fazer a cobrança é considerar o perfil do cliente. Para isso, a empresa deve pesquisar sobre o consumidor para conhecer suas condições, identificar possibilidades de negociações e adequar o tom à urgência do recebimento.
2. Estabeleça um tom de voz
Outro ponto importante na gestão de cobrança é a definição do tom de voz que deve ser utilizado na comunicação com o cliente. Isso inclui definir quais palavras usar, o que não deve ser dito e qual mensagem a marca deseja passar. Portanto, aqui, é fundamental prezar por um tom amigável.
3. Combine possíveis negociações
Conhecer o consumidor é importante para que a empresa consiga chegar na melhor negociação com quem estiver inadimplente. Para isso, é importante deixar alternativas predefinidas que podem ser usadas durante a comunicação, como opções de parcelamento, mudança na forma de pagamento, desconto para pagamento à vista, entre outros.
4. Fique de olho no tempo da dívida
Um cuidado importante para simplificar a gestão de cobrança é ficar atento aos prazos. Afinal, dívidas antigas representam maior dificuldade de sucesso nas negociações.
Portanto, logo que o cliente deixa de fazer o pagamento, o indicado é começar os primeiros contatos para a negociação e recebimento
Conte com o BomControle para uma gestão financeira completa
Um sistema de gestão financiero completo, como o BomControle, simplifica a gestão e economiza tempo da sua rotina. Isso porque possibilita a criação de processos eficazes, inclusive os relacionados à redução da taxa de inadimplência.
Portanto, não perca tempo e aproveite todas as facilidades do BomControle para cobrar e receber dos seus clientes. Na nossa plataforma, você tem todos os recursos e ferramentas para gerenciar suas cobranças de forma simples e inteligente.
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