O produto ou serviço final de uma empresa depende completamente da qualidade de execução dos processos. A missão do BPM é gerenciar e fiscalizar cada um deles.
A grande verdade é que só é possível melhorar aquilo que é analisado, sendo assim, a gestão dos processos é essencial para elevar a qualidade das etapas cada vez mais.
É essencial que uma empresa esteja atenta a tudo que acontece faz o empreendimento funcionar.
Quanto mais você conhece sobre seu negócio, mais fácil se torna a descoberta de quais são os passos que te levarão ao sucesso.
Neste post, você vai entender a importância do BPM e aprenderá como pode colocá-lo em ação na sua empresa.
O que é BPM
A sigla BPM representa o termo Business Process Management, que, em português, pode ser interpretado como Gerenciamento de Processos de Negócio.
O conceito consiste em um conjunto de técnicas de gestão que visam a melhoria constante dos processos exercidos pela empresa para concluir a prestação de um serviço ou venda de um produto.
A gestão pode se adaptar à rotina de empresas que atuam em diferentes ramos e também que possuem processos únicos.
Sendo assim, o BPM é a ferramenta ideal para coletar informações sobre as tarefas da empresa e analisar o que pode ser melhorado ou não.
Desta forma, as tarefas e processos estarão cada vez mais alinhadas com as expectativas dos clientes, que esperam o melhor da sua empresa.
Para que serve o BPM
O BPM funciona como um sistema de gestão essencial para todas empresas.
Primeiramente, o BPM possui o papel de ajudar as organizações a alcançarem seus objetivos, principalmente por meio da análise e aplicação de melhorias nos processos.
Ao melhorar o desenvolvimento das tarefas e entregar um produto ou serviço com alta qualidade, a empresa passa a ultrapassar as expectativas do cliente e ganhar mais espaço no mercado.
Além disso, a melhoria das atividades também surte um efeito direto aos processos internos e a produtividade da equipe.
Conforme os processos são aperfeiçoados, o trabalho dos funcionários se torna mais objetivo e o tempo é investido de forma mais inteligente também, além de economizar os recursos que são desperdiçados com falhas na produção.
Qual sua importância e benefícios para a empresa
O BPM é essencial para organizar as estratégias aplicadas pela empresa e analisá-las, tanto em processo de desenvolvimento quanto após a conclusão.
Quando todas atividades e equipes estão em sintonia, com uma boa gestão e comunicação entre si, torna-se mais fácil entregar um produto ou serviço de qualidade ao cliente.
Além disso, o BPM garante que a empresa está entregando sempre 100% do que pode fazer e, se não estiver, apresenta os pontos que podem ser melhorados para mudar este cenário.
Desta forma, o BPM é essencial para elevar a qualidade do serviço entregue ao cliente e também para otimizar o tempo e recursos investidos na área interna do empreendimento.
Metodologia BPM
Agora que você já entendeu a grande importância do BPM para seu empreendimento, chegou a hora de aprender como ele pode ser colocado em prática na sua empresa.
Como mencionamos anteriormente, o processo é adaptável de acordo com o ramo de atuação da empresa e os processos que ela executa.
Entretanto, existem 5 passos essenciais que fazem parte da estrutura básica de qualquer sistema BPM. Conheça quais são os elementos fundamentais do BPM e aplique-os no seu empreendimento.
– Planejamento
Primeiramente, é preciso criar o projeto de gestão que será utilizado para organizar e analisar os processos da empresa.
Para dar o pontapé inicial, o planejamento deve começar com a identificação dos principais problemas do empreendimento, com a intenção de trazer as soluções necessárias com a implantação do BPM.
Além disso, é preciso definir as metas que a empresa pretende alcançar, assim como o método e a ferramenta que será utilizada na gestão dos processos.
– Teste
Após a criação do planejamento, é preciso realizar alguns testes isolados para analisar os efeitos do BPM e aplicar as melhorias necessárias.
Por exemplo, você pode aplicar o planejamento inicial em um setor por 15 dias e acompanhar os resultados. Dependendo do que for analisado, é possível aperfeiçoar o projeto para testá-lo novamente, ou simplesmente implantá-lo na empresa inteira.
Leia também: Análise SWOT: O que é e como fazer em sua empresa
Além disso, os testes mostram as particularidades de cada empresa e até mesmo dos setores internos, apontando as adaptações que são necessárias para gerar os resultados esperados.
– Implantação
De acordo com os resultados dos testes e os aperfeiçoamentos aplicados, chega o momento de implantar o BPM na empresa.
Antes de colocar o projeto em ação, é preciso analisar o que é necessário para que a implantação seja um sucesso.
O treinamento da equipe, por exemplo, é um passo essencial para que o BPM seja bem executado e traga os efeitos planejados.
Além disso, a empresa deve escolher uma ferramenta de software que atenda suas necessidades e permita as personalizações que são necessárias para gerenciar os processos do seu empreendimento.
– Análise
Com a implantação completa e o BPM em ação, é o momento de acompanhar os resultados e entender como o BPM traz uma nova visão sobre os processos do seu empreendimento.
A verdade é que o BPM só entrega todos os benefícios que ele promete se existe uma análise constante dos resultados e também do desenvolvimento das tarefas.
Ao analisar o desempenho final e as estratégias aplicadas durante a produção da mercadoria, a equipe consegue identificar o que pode ser melhorado nos processos internos.
Além disso, é possível conhecer melhor as falhas frequentes e descobrir maneiras que podem erradicá-las de uma vez por todas.
– Aperfeiçoamento
Por meio das análises, é possível fazer melhorias contínuas em todos os processos da empresa.
A situação atual é analisada e melhorias são programadas para que a empresa possa alcançar metas futuras, estabelecidas no projeto inicial.
As melhoras podem incluir modificações e adaptações ou até mesmo a exclusão total de um processo para abrir espaço a uma nova e mais eficiente técnica.
BPM CBOK
O BPM CBOK foi criado pela ABPMP, Association of Business Process Management Professionals, com a intenção organizar e padronizar os conhecimentos relacionados à gestão de processos.
Por meio de alguns passos básicos e fundamentais para a estruturação do sistema, o BPM CBOK padroniza a aplicação da metodologia nas empresas e funciona como referência para a implantação da ferramenta.
Conheça alguns dos conceitos principais do BPM CBOK e entenda como eles podem auxiliar o planejamento e implantação da gestão de processos no seu empreendimento.
– Mapeamento de processos
Para dar o pontapé inicial no BPM CBOK, é fundamental analisar a empresa, entender o que ela precisa e desenvolver um projeto que possa atender estas necessidades.
O mapeamento permite que todas as etapas envolvidas no serviço sejam profundamente conhecidas, especialmente com um olhar crítico que busca aplicar melhorias e otimizar todo o processo.
É interessante envolver todos os funcionários no planejamento e entender o papel que cada um exerce em cada uma das tarefas.
Este também é o momento de estabelecer metas iniciais que serão alcançadas com a implantação e análise do BPM.
– Padronização de processos
Seguindo o planejamento, chega o momento de organizar e formalizar as técnicas idealizadas que farão parte da gestão de processos.
O ato de padronizar as etapas do BPM torna o uso do sistema mais prático para os funcionários e também facilita a análise dos resultados que deve ser realizada regularmente.
É interessante criar um modelo de trabalho que evite variações que atrapalhem a análise e o funcionamento do sistema, para manter o processo cada vez mais prático e objetivo.
– Otimização de processos
A otimização é planejada e realizada com o intuito de melhorar e elevar a qualidade do desempenho da empresa.
Sendo assim, os resultados são analisados para buscar por oportunidades de otimização que solucionem falhas produção e execução.
Além disso, a otimização de processos é ideal para reduzir os riscos de produção e também os custos investidos, principalmente os que são desperdiçados por conta de falhas.
Com o passar o tempo e da prática da otimização, a equipe se torna cada vez mais preparada para resolver falhas e problemas que podem se apresentar na empresa, tornando-a mais eficiente e objetiva do que nunca!
Leia também: Método SMART como estratégia de Vendas
– Melhoria de processos
A melhoria de processos reflete em um melhor atendimento ao cliente, atendendo todas as expectativas criadas no acordo inicial e elevando a qualidade de serviço da empresa.
Desta forma, os resultados esperados pela empresa e também pelo cliente serão alcançados com mais objetividade e auxiliarão o crescimento constante do empreendimento.
Para que as melhorias sejam planejadas e realizadas, é preciso priorizar os processos que precisam de mais atenção da equipe e que estão afetando mais intensamente o desenvolvimento geral da produção.
Assim, é possível identificar os principais passos que devem ser tomados para reparar as falhas e garantir a melhoria da etapa, para que o produto final possua uma qualidade cada vez mais elevada.
Características do BPM
O BPM é um conjunto de práticas bastante abrangente. Ele envolve diversos aspectos da dinâmica de uma empresa. Por isso, é importante entender essas características mais profundamente.
Assim, você garante que está aproveitando o potencial máximo dessa ferramenta na sua empresa. Vamos lá:
– Objetivos
Os seus objetivos para sua empresa são um dos pontos mais importantes quando o assunto é a tomada de decisões. Afinal, todo mundo quer atingir suas metas, não é mesmo?
Para isso, é preciso mais do que trabalhar duro, no entanto. Sua empresa precisa possuir organização e uma definição clara para seus processos.
– Estratégias
Sem planejamento estratégico, é muito difícil fazer sua empresa crescer. Então, é fundamental definir quais serão suas estratégias e procedimentos.
E não esqueça: tão importante quanto ter um plano é monitorar os resultados e garantir que ele está sendo executado como deveria.
– Cultura
Muitas vezes, implementar boas práticas na empresa não é um processo tão simples. Isso porque o BPM exige certas modificações na cultura organizacional.
Suas equipes precisam de treinamento, orientação e algum tempo para adaptar os processos e fluxo de trabalho para os novos padrões.
– Estruturas organizacionais
É muito comum encontrar empresas que são organizadas em setores que pouco se comunicam. No entanto, o BPM exige uma visão mais ampla das funções de negócio.
Ou seja, é importante abordar os processos de ponta a ponta. Frequentemente, isso significa a reorganização da estrutura organizacional, de forma a acomodar essa visão mais holística e fluida dos negócios.
– Políticas
Para que o BPM funcione corretamente, é preciso implementar alguns controles na gestão de processos. Isso é, estabelecer diretrizes e padrões.
Com políticas bem definidas, seu padrão de qualidade sobe e os processos são agilizados. Além disso, políticas evitam que erros simples aconteçam – e principalmente que continuem se repetindo.
– Papéis
No BPM, cada processo ponta a ponta precisa contar com um responsável. Isso é, um colaborador que irá monitorar e garantir a boa performance desse processo.
Esses papéis podem ser desempenhados por uma pessoa ou uma equipe.
– Métodos
A metodologia nada mais é do que um conjunto de ferramentas ou maneiras para atingir algum objetivo. Por exemplo, em uma pesquisa de satisfação do cliente, um método pode ser uma pesquisa com perguntas de múltipla escolha.
O BPM também precisa de métodos definidos para o gerenciamento de processos. Isso ajuda na padronização do fluxo de trabalho, elimina erros e otimiza o tempo da sua equipe.
– Tecnologias
Hoje, felizmente, a tecnologia é uma poderosa aliada para gestores e empreendedores. Existem inúmeras ferramentas super avançadas ao seu dispor, prontas para otimizar e até mesmo automatizar os processos na sua empresa.
Assim, a tecnologia é um importante suporte ao BPM.
Lembre-se: os softwares escolhidos devem funcionar de acordo com a visão estratégica da sua empresa e se adequar às suas necessidades!
Gestão do negócio
A implantação do BPM resulta em mais organização e produtividade na empresa.
Toda a aplicação do BPM é focada na melhoria de produtividade e rentabilidade da empresa, o que está diretamente ligado ao potencial de crescimento que ela possui.
Além disso, é preciso entender que a aplicação do BPM e os resultados esperados com isso levam um certo tempo para acontecer.
Especialmente porque as análises, planejamentos e aplicações de melhorias são processos constantes e que estão sempre se transformando, ou seja, a cada período de tempo será necessário realizar uma pequena mudança aqui e ali para colher os resultados no futuro.
É um processo de gestão que exige atenção e que leva um certo tempo para ser desenvolvido e colocado em ação, mas que pode transformar os métodos de organização da empresa e elevar a qualidade dos processos de produção e atendimento.
O papel da equipe no BPM
A equipe pode fazer toda diferença na implantação do BPM.
Como mencionamos anteriormente, a equipe é essencial para garantir o sucesso da implantação do BPM.
Sendo assim, é fundamental garantir que todos estejam devidamente treinados para lidar com o software escolhido como ferramenta, já que o BPM se tornará parte fundamental da rotina.
Além disso, também é importante incluir a participação dos funcionários no próprio planejamento e mapeamento do BPM, para que os próprios colaboradores auxiliem a identificar os pontos que precisam de mais atenção.
É interessante que o gestor de cada setor participe das análises e traga opiniões gerais sobre os resultados apresentados pela sua equipe por meio do BPM, para garantir uma avaliação mais específica de cada área do empreendimento.
Benefícios da implantação do BPM
Você pôde observar que a implantação do BPM é propícia para dar o pontapé inicial no crescimento da sua empresa e na melhoria dos processos de produção.
Como mencionamos anteriormente, as melhorias levam tempo, de acordo com as análises e a atenção dedicadas à evolução da companhia.
Entretanto, o sistema de organização e a padronização dos processos são capazes de transformar a rotina da sua empresa para sempre, tornando o desenvolvimento do produto e a prestação de serviços cada vez mais eficiente.
Se o BPM for aplicado corretamente, você poderá esperar pelos resultados listados abaixo!
– Transparência
Como a principal missão do BPM é gerenciar os processos, toda a equipe fica ciente do que está acontecendo na empresa e consegue executar cada tarefa de forma mais eficiente e em harmonia com os outros colaboradores.
A comunicação interna se torna mais objetiva e unifica os setores, o que é ideal para garantir a qualidade dos processos e evitar falhas entre as etapas de produção.
Além disso, unir os funcionários e torná-los mais próximos entre si cria uma equipe mais forte e unida, sempre pronta para resolver os problemas em conjunto.
– Controle administrativo
O BPM permite que todas as atividades sejam gerenciadas em uma única ferramenta, sendo assim, torna-se mais fácil ter controle sobre o que está acontecendo na empresa.
É possível visualizar o que está sendo feito, as atividades que estão atrasadas, as falhas que acontecem com frequência e o nível de produtividade dos colaboradores.
Leia também: Como utilizar o Ciclo PDCA na otimização de processos da empresa
Desta forma, é possível estar ciente dos eventos importantes que estão ocorrendo no empreendimento.
– Produtividade
Já que as tarefas são constantemente gerenciadas e analisadas, é possível identificar o nível de produtividade das equipes de cada setor.
Caso um ponto de baixa de produtividade seja identificado, é possível solucioná-lo com mais objetividade, já que é possível identificar exatamente qual é a origem do dado.
Assim como é possível tomar as medidas necessárias para manter os pontos de alta produtividade identificados na empresa.
– Economia
Por meio da constante análise e melhoria dos processos, o desperdício de recursos gerado por falhas de produção se torna cada vez menor.
Desta forma, também é possível identificar os processos que estão causando efeitos positivos e investir os recursos neste ponto de produção de forma inteligente.
Sendo assim, etapas e atividades que não fazem mais sentido ou provocam efeitos negativos podem ser reduzidas ou até eliminadas do processo de desenvolvimento do produto.
– Automação
Com a implantação do software de BPM, algumas tarefas manuais e repetitivas que exigem bastante tempo da equipe se tornam automatizadas e controladas por uma ferramenta personalizada para atender as necessidades da sua empresa.
Além de otimizar o tempo investido nas tarefas, a automação dos processos facilita as análises, já que todas as informações necessárias estão presentes em um único sistema.
Desta forma, a avaliação dos resultados se torna mais prática e a produtividade da equipe pode ser direcionada para outros tipos de atividades.
Diferença entre BPM, BPMS e BPMN
Como você já sabe, o BPM é uma metodologia aplicada para gerenciar os processos de uma empresa, visando otimizar e melhorar as etapas de desenvolvimento para entregar um resultado cada vez melhor.
A sigla BPMS representa o termo Business Process Management Suite, que significa Gestão de Processos de Negócio. Sendo assim, o BPMS abrange as ferramentas responsáveis pela automação e monitoração dos processos de uma empresa.
Por fim, o BPMN é a sigla para Business Process Modeling Notation e, traduzido, significa Notação de Modelagem de Processos de Negócios. O conceito consiste na ilustração de processos, com a intenção de facilitar a análise dos dados.
Como implantar o BPM
Para iniciar a implantação do BPM é preciso realizar uma análise detalhada sobre os processos da empresa e descobrir quais são as necessidades que você busca resolver.
Sendo assim, é preciso escolher uma ferramenta de software que esteja alinhada com a gestão que você pretende fazer.
Após a sua escolha, é fundamental reunir a equipe e realizar um treinamento, para que todos possam usar o BPM de forma adequada e melhorar os resultados.
Sistema de ERP com BPM BomControle
O BomControle desenvolveu uma ferramenta de gestão integrada que permite o gerenciamento dos processos também! Ou seja, você pode consultar todos os dados da sua empresa em um único software.
Com o BPM do BomControle, você pode acessar relatórios personalizados, em que você pode cruzar diversas informações para analisar resultados de forma mais detalhada e objetiva.
Para descobrir como o software funciona na prática, aproveite o teste grátis e entenda como o sistema ERP e o BPM podem transformar a rotina da sua empresa.
Conclusão
O uso do BPM facilita a tomada de decisões inteligentes para o empreendimento.
Por fim, é possível perceber que o BPM é um método essencial para aqueles que buscam melhorias contínuas para a empresa, com a intenção de crescer cada vez mais.
A gestão dos processos é capaz de reduzir os desperdícios e falhas, melhorar a produtividade, garantir mais controle sobre as atividades e também alcançar as expectativas do cliente e metas da empresa.
Agora que você já entendeu os benefícios do BPM, leia o artigo “Entenda a diferença entre ERP e BPM e qual escolher para sua empresa” para continuar a aprender sobre o assunto!
