Como utilizar o Ciclo PDCA na otimização de processos da empresa

A organização dos processos e projetos de uma empresa pode ser realizada por meio de diversas técnicas, e o ciclo PDCA é a uma das mais conhecidas entre elas.

O planejamento estratégico é essencial para manter o empreendimento em crescimento e expansão.

Sendo assim, é interessante conhecer o maior número de métodos que possa auxiliar essa missão.

Leia também “Crescimento empresarial: o caminho de muitos alcançados por poucos!” para descobrir os segredos do sucesso empresarial.

Neste post, você vai entender o que é o ciclo PDCA e como ele pode ser colocado em ação na sua empresa!

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O que é o ciclo PDCA

O ciclo PDCA é considerado como uma metodologia, com o principal objetivo de promover uma melhoria contínua em um empreendimento.

Além disso, a técnica também utilizada para desenvolver soluções para problemas, principalmente aqueles que persistem em acontecer.

Uma das grandes características do ciclo PDCA é que ele é interativo, ou seja, pode trazer diferentes resultados de acordo com as particularidades de cada caso, mesmo que seja aplicada sempre da mesma forma.

Por meio do ciclo PDCA é possível conhecer melhor o seu empreendimento e entender o que ele realmente precisa, tanto na resolução de problemas e melhoria de fatores quanto para o desenvolvimento de novas ações.

Origem do PDCA

O físico Walter Shewart foi a mente por trás da criação do ciclo PDCA nos anos 20. Entretanto, o método se popularizou com William Edward Deming, um dos grandes mestres da gestão de qualidade.

Nos anos 50, o método se tornou muito conhecido no Japão, por meio dos ensinamentos de Deming, que era professor na época.

A criação do ciclo PDCA foi, principalmente, inspirada pela ideia de John Dewey para solucionar um problema em 5 passos, que se baseiam em:

  • Notar um ponto fraco;
  • Apontar o problema;
  • Definir a dificuldade;
  • Propor diversas soluções para a questão;
  • Analisar os resultados dos métodos aplicados para descobrir quais foram efetivos.

A partir desta ideia, o ciclo PDCA se tornou uma das metodologias mais conhecidas para chegar a solução de um problema e manter um empreendimento sempre em processo de melhoria.

Quando utilizar o ciclo PDCA

ciclo pdca - quando utilizar

O método PDCA é essencial para manter as melhorias da empresa sempre em ação.

Principalmente, o ciclo PDCA é utilizado para encontrar uma solução para um problema. Geralmente, o problema já aconteceu mais de uma vez e já foi remediado, porém sem sucesso.

O ciclo PDCA oferece uma análise mais profunda da situação e das possíveis soluções, sendo assim, costuma trazer técnicas mais efetivas para a resolução da questão.

Além disso, o método também pode ser utilizado para remediar pontos fracos da empresa, mesmo que eles ainda não tenham trazido nenhum problema ao investimento.

É uma forma de prevenir que processos sofram estorvos, além de promover melhorias contínuas no processo operacional do empreendimento.

Objetivos do ciclo PDCA

Como mencionamos anteriormente, a principal missão do ciclo PDCA é solucionar problemas. Entretanto, o método não só desenvolve uma solução ou aplica várias, ele busca saber como o problema se iniciou e o que é necessário para fazê-lo desaparecer.

Entretanto, o ciclo PDCA pode ir muito além do que apenas solucionar problemas, ele também pode fazer parte do planejamento inicial de uma meta.

Cada etapa envolvida no método é essencial para reunir as informações necessárias para um planejamento infalível, sendo assim, é uma técnica interessante para incorporar no estabelecimento de novas metas e desenvolvimento de ideias inovadoras.

Etapas do ciclo PDCA

O ciclo PDCA leva esse nome porque a sigla representa as iniciais das etapas essenciais do processo. Como a metodologia foi desenvolvida por um americano, as palavras utilizadas na construção da sigla estão em inglês.

Cada etapa é essencial para chegar ao resultado esperado ou aplicar uma solução efetiva, sendo assim, é preciso compreender qual é o objetivo por trás de cada passo.

Uma boa solução nem sempre é perfeita logo no início e, por meio do ciclo PDCA, é possível lapidá-la até que ela se torne exatamente o que o empreendimento precisa.

Conheça as 4 etapas essenciais do ciclo PDCA e entenda a importância de cada uma delas no planejamento de processos.

– Plan (planejar)

Antes de tudo é preciso estabelecer a meta que a empresa quer alcançar ou o problema que pretende resolver. Um objetivo é essencial para direcionar a montagem de um planejamento.

Neste passo, também é preciso decidir qual será o indicador de resultados na reta final do projeto, para mensurar o sucesso da medida planejada.

Além disso, a metodologia e a equipe escolhidas para a realização no projeto também precisam ser escolhidos neste momento.

Como o planejamento é um dos passos mais importantes, algumas pessoas costumam dividi-lo em 4, para reunir o máximo de informações e desenvolver um plano mais detalhado.

Os 4 passos para o planejamento são: identificação do problema, observação da questão, análise e, por último, colocar o plano em ação.

 

– Do (fazer)

Após o planejamento, chega o momento de colocar tudo que está no papel em ação! Seguindo todas as análises e técnicas estabelecidas, a equipe começa, aos poucos, a praticar a ideia que foi formulada.

É importante cumprir os prazos definidos e também seguir fiel à essência da meta, sempre tendo em mente os passos estabelecidos no planejamento.

Durante a própria execução é interessante que o empreendedor promova análises dos resultados de cada passo tomado, para descobrir se os reflexos são positivos ou negativos.

Por meio destes relatórios, é possível moldar a ideia enquanto ela é praticada, de forma que a técnica atenda exatamente a meta estabelecida inicialmente.

A equipe precisa estar em harmonia e constante comunicação para garantir que cada passo seja executado com sucesso, preparando o terreno para as próximas etapas e um futuro resultado positivo.

– Check (checar)

A etapa de verificação também é uma das mais importantes do processo, é o momento em que as técnicas aplicadas são analisadas, de acordo com os resultados.

Como mencionamos anteriormente, essa parte não precisa ser colocada em ação apenas no final da estratégia. É possível aplicá-la durante o processo em desenvolvimento, principalmente para identificar quais pontos podem ser melhorados ou não.

Na verificação, é preciso analisar se todos os passos foram feitos de acordo com o planejamento e, com isso, determinar se a estratégia foi um sucesso ou não.

Caso os resultados esperados não tenham sido atingidos, é por meio da verificação que se descobre qual passo precisa ser melhorado para que a metodologia realmente funcione na próxima prática.

– Action (agir)

Após a verificação e determinação dos pontos que podiam ser melhorados na estratégias, chega o momento de desenvolver e colocar em ação as melhorias e medidas corretivas.

Até mesmo o método mais planejado possui pontos que podem ser melhorados, sendo assim, é nesse momento que eles são identificados e estudados, para criar uma melhoria que possa remediar os pontos fracos e resultar em um processo mais efetivo.

Após a solução das falhas, todo o ciclo PDCA se inicia novamente, representando um ciclo de melhoria sem fim. É essencial que a metodologia esteja sempre em ação, para promover um constante aprimoramento dos processos do empreendimento.

Geralmente, o método de ação é dividido em duas etapas, para organizar o processo:

  • Padronização: neste ponto, tudo o que deu certo no planejamento é transformado em um padrão, para ser repetido em outras ocasiões e gerar resultados positivos novamente;
  • Conclusão: na etapa final, é feita a avaliação final do desempenho da equipe e também das estratégias utilizadas. Desta forma, todo os resultados positivos e negativos são registrados para fundamentar as próximas práticas.

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Quais as empresas devem aplicar o ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um método que pode ser aplicado em uma empresa de qualquer modalidade e porte.

Todos os empreendimentos sofrem com problemas difíceis de solucionar ou processos que precisam de melhoria, sendo assim, há sempre espaço para estudar e aplicar o PDCA.

Além disso, o processo é completamente adaptável e interativo, de forma que é possível moldá-lo para diferentes áreas de atuação e situações.

Conheça 5 tipos de empresa diferentes entre si para entender como o ciclo PDCA pode ser aplicado em cada uma delas!

– Construção civil

A aplicação do ciclo PDCA na gestão de obras pode ser feita nas atividades mais simples assim como nos processos mais complexos.

Com o método, é possível identificar falhas e aplicar melhorias nas atividades do canteiro de obras, tornando a construção mais efetiva e objetiva.

Além disso, o ciclo PDCA também pode melhorar a produtividade dos funcionários, já que as tarefas se tornam cada vez mais fluidas e aprimoradas.

É interessante integrar a equipe nas análises do ciclo PDCA, informando as novidades sobre a prática. Desta forma, os funcionários se sentem valorizados e até mesmo podem sugerir ideias úteis para o projeto.

– Hospitais

Na gestão hospitalar, a prática do ciclo PDCA traz mais controle sobre os processos e as despesas utilizadas na prestação de serviços aos pacientes.

Até mesmo o agendamento de consultas e a contagem dos pacientes atendidos podem ser atividades melhoradas pela prática PDCA.

Com isso, a rotina dos profissionais e da equipe de administração pode ser constantemente melhorada, resultando em atividades mais práticas e objetivas.

É interessante que as análises do ciclo PDCA sejam compartilhadas por diversos gestores da empresa de saúde, para que cada um aplique sua visão sobre os resultados e aprendizados.

– Administração pública

Na administração, o ciclo PDCA é utilizado para repensar e atualizar os clássicos processos utilizados na contabilidade.

Ao invés de simplesmente realizar as atividades da forma tradicional, o método permite que a equipe traga resultados cada vez melhores através do estudo e análise das próprias tarefas.

Com a prática PDCA, os métodos tradicionais não são abandonados, mas sim atualizados e adaptados para cada situação específica, de forma que o melhor resultado seja sempre alcançado.

– Enfermagem

Para a equipe de enfermagem, o ciclo PDCA é ideal para melhorar tanto a execução das atividades realizadas pelos enfermeiros, quanto o tratamento oferecido ao paciente.

Assim como na administração pública, os métodos tradicionais passam por uma reformulação, onde são adaptados às situações mais enfrentadas pelos funcionários, de forma que a atividade se torna mais objetivo e gera resultados melhores.

Além de oferecer ao paciente um serviço melhor, a rotina dos funcionários também se torna mais objetiva e efetiva, o que pode melhorar ainda mais a produtividade de cada um.

Com o planejamento e as análises, é possível aplicar medidas de melhoria no trabalho de equipe e criar um sentimento ainda maior de comunidade e cooperação entre os funcionários.

– Ambiental

Para cada medida preventiva ou de combate a um problema ambiental, é preciso desenvolver uma prática específica.

Essa missão pode ser cumprida de forma eficaz e prática por meio dos passos do ciclo PDCA.

Com o método, é possível encontrar e estudar a raiz de cada problema, desenvolvendo práticas mais pontuais para resolver a questão.

Para isso, é preciso começar estabelecendo metas específicas ou apontando problemas que persistem. É o pontapé inicial para um planejamento bem direcionado.

Com o teste e acompanhamento de diversos métodos, é possível identificar os pontos positivos e negativos de cada um, até formular a prática ideal.

Vantagens em usar o ciclo PDCA

ciclo pdca - vantagens

O ciclo PDCA permite que a empresa explore o seu potencial e evolua constantemente.

O uso regular do ciclo PDCA garante mais confiabilidade no desempenho das atividades, já que elas estão em constante melhoria e análise.

Além disso, o método permite que a equipe e o empreendedor conheçam melhor a empresa e os seus problemas, já que toda ação só pode ser iniciada após a coleta de informações específicas e o estudo das atividades anteriores.

O aprimoramento constante das operações garante a entrega de resultados melhores, mas também um desempenho mais produtivo e assertivo da equipe. Sendo assim, os dois lados acabam ganhando com o processo.

Com a participação ativa da equipe em cada passo, também é fortalecido o senso de cooperação e proatividade, já que todos se tornam peças importantes da expansão do empreendimento.

Cuidados ao utilizar o ciclo PDCA

A grande base do ciclo PDCA é o planejamento, sendo assim, é uma etapa que não deve ser ignorada de forma alguma. Sem planejamento, a ação se torna perdida e não gera nenhum resultado necessário para empresa.

Como o próprio nome diz, o ciclo PDCA segue em repetição constante, ou seja, há sempre pontos que podem ser melhorados e nem sempre todas práticas serão um sucesso.

Sendo assim, é preciso persistir e analisar o planejamento cada vez mais até encontrar os pontos positivos e remediar os negativos.

Além disso, a análise e verificação é o grande segredo para o ciclo PDCA, sendo assim, fazer as atividades sem checar os resultados é o mesmo que ignorar todo processo. A análise é essencial para encontrar os padrões positivos e negativos das atividades.

Diferença entre o ciclo PDCA e o ciclo PDSA

Caso você já conheça o ciclo PDCA, é possível que também já tenha ouvido falar do método PDSA. Ambos possuem nomenclaturas muito parecidas e buscam pelo mesmo objetivo, mas são construídos por etapas um pouco diferentes.

  • PDCA: plan (planejar), do (fazer), check (checar), action (agir);
  • PDSA: plan (planejar), do (fazer), study (estudar), action (agir).

A principal diferença entre ambas é que o PDSA opta por estudar os processos e resultados ou invés de apenas checar, como PDCA.

A verdade é que, com o tempo de uso do PDCA, ele acaba transicionando para o PDSA, já que as análises se tornam cada vez mais específicas e acabam exigindo um olhar mais crítico sobre cada passo do processo.

Ambas as técnicas foram popularizadas por Deming, porém, o PDSA foi apresentado posteriormente, como uma análise ainda mais específica do que o PDCA.

O ciclo foi desenvolvido a partir da necessidade de estudar as raízes dos problemas para encontrar uma solução mais efetiva.

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Como aplicar e usar o ciclo PDCA na empresa

A melhor forma de monitorar os processos e resultados gerados pelo ciclo PDCA é por meio de um sistema ERP, ou seja, programa de gestão integrada.

Por meio do software, é possível gerenciar todas as atividades e movimentações da empresa em um único lugar. Além disso, é possível cruzar informações e criar relatórios específicos para cada estudo de situação.

O Bom Controle desenvolveu uma ferramenta de gestão integrada completa, ideal para ordenar e automatizar as atividades da sua empresa, otimizando o tempo e melhorando ainda mais a produtividade da equipe.

Conheça mais sobre o software com o teste gratuito. É a oportunidade perfeita para ver na prática como a ferramenta pode transformar a rotina do seu empreendimento.

Conclusão

ciclo pdca - conclusao

O método PDCA é ideal para encontrar soluções para problemas do empreendimento.

O ciclo PDCA é um método que foi idealizado com o objetivo de aplicar melhorias constantes em qualquer processo empresarial.

Sendo assim, a técnica é composta por 4 etapas básicas para fundamentar um planejamento e garantir que os melhores resultados sejam entregues.

Além disso, o ciclo PDCA também pode ser utilizado para encontrar soluções de problemas que persistem em acontecer na sua empresa.

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Publicado por Felix Schultz

Executivo de Internet com mais de 15 anos de experiência, incluindo a gestão geral das organizações, desenvolvimento de produtos, operações de negócios e estratégia.