Controle de gastos é um processo fundamental para que pessoas e empresas mantenham em dia suas despesas.
Sem um orçamento definido para cada área, é muito fácil de se perder nas contas, não é verdade? No caso das empresas, não ter uma visão clara de todos os custos e despesas é um risco que afeta os resultados e a saúde financeira do negócio.
Imagina ter um ótimo volume de vendas, uma boa receita, e ainda assim não ver o dinheiro sobrar no fim do mês? A única forma de garantir um fluxo de caixa adequado é conhecer fielmente de onde vem e para onde vai o faturamento da empresa.
Por isso, manter o controle de gastos deve ser rotina de qualquer operação, independente do setor ou tamanho. A dica vale, também, para quem é microempreendedor: separe, sempre, as despesas da empresa das despesas pessoais.
Para saber mais sobre como controlar os custos e despesas da sua empresa, de forma a apoiar o crescimento sustentável do seu negócio, continue a leitura. Neste artigo, vamos abordar:
- O que é o controle de gastos
- Importância do controle de gastos
- Como fazer um controle de gastos: 6 passos essenciais
- Controle de gastos: como reduzir despesas
- Conheça o BomControle
Boa leitura!
O que é o controle de gastos
Controle de gastos é o processo que visa listar e acompanhar os custos e despesas de qualquer operação.
Significa manter uma documentação com a descrição, categoria e vencimento dos gastos, de modo a não perder nenhum pagamento. Dessa forma, você evita ter custos desnecessários como juros e multas, por esquecimento ou falta de planejamento das contas a pagar.
O método de organização é utilizado tanto no âmbito pessoal quanto no profissional.
Para quem costuma misturar as contas e as receitas pessoais com as da empresa (é muito comum no caso de quem é MEI), atenção: você corre o risco de acabar reduzindo os resultados do seu negócio.
Fundamental para qualquer controle de gastos, a divisão correta entre vida pessoal e vida profissional permite o crescimento sustentável dos microempreendedores e evita interpretações erradas da saúde financeira da operação.
Controle de gastos pessoais
O controle de gastos pessoais nada mais é do que um controle do orçamento familiar. Para quem já busca informações sobre investimentos, por exemplo, é uma atividade já conhecida.
Existem, atualmente, aplicativos gratuitos que auxiliam na função. Mas, se você preferir, há dois métodos que nunca falham: papel e caneta ou uma boa planilha de Excel.
Geralmente, a dificuldade maior está com a própria pessoa: gastos menores, como o cafezinho depois do almoço, raramente são lançados nesses controles. Com isso, é comum que a conta não feche: falta dinheiro e você não sabe o porquê.
Controle de gastos para empresas
Nas empresas, o controle de gastos costuma ser mais efetivo, já que o empresário sabe que a gestão financeira é o coração do negócio.
No entanto, existem muitos desafios no processo: seja entender a diferença entre custo e despesas, o que confunde e disfarça alguns indicadores, seja na hora de categorizar os gastos de forma a permitir uma análise efetiva.
Aqui, o nosso exemplo do café pós almoço também existe: despesas pequenas, como o pagamento de um motoboy ou a compra de café para a equipe podem acabar passando batidas.
Por isso, é fundamental que as informações de outros departamentos (como compras, por exemplo) estejam alinhadas e integradas com os controles financeiros.
Se é o empresário o responsável por ambos departamentos (como costuma acontecer nas empresas pequenas), a dica ainda vale: não confie somente na sua memória e jamais faça sua operação depender única e exclusivamente de você.
Sistemas de gestão auxiliam nessa tarefa, mantendo as informações registradas com mais integridade e garantindo um padrão nos processos.
Caso, um dia, você precisar contratar algum profissional, vai ser mais fácil delegar as atividades e garantir que elas sejam executadas da forma que você gostaria.
Importância do controle de gastos
O controle de gastos é importante para que o empresário consiga ter transparência e confiabilidade nos indicadores fundamentais da sua empresa, como margem de contribuição, EBITDA, custo da mercadoria vendida e até mesmo relatórios, como o DRE.
Isso porque essas informações dependem da correta classificação dos custos e despesas e de mantê-los atualizados. Se você esquecer de lançar alguns gastos, irá parecer que tem muito mais dinheiro no caixa do que, de fato, há.
O mesmo serve para as entradas de dinheiro. A gestão financeira é uma atividade essencial de qualquer empresa e deve ser feita com toda a atenção.
Investir em ferramentas que auxiliem esse processo é, também, investir no crescimento do seu negócio.
Para ilustrar, listamos algumas das principais vantagens de manter um bom controle de gastos em sua empresa. Confira:
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- Permite fazer um planejamento orçamentário, antecipando necessidades e programando um dinheiro para investimentos, por exemplo;
- Evita um excesso de estoque. Você sabe que estoque parado é dinheiro parado. Com o controle de gastos, você controla, também, o estoque, evitando o excesso tanto da produção quanto da compra de matéria-prima;
- Apoia o planejamento e projeção de vendas. Com uma visão atual e projetada dos recursos financeiros, permite que o time comercial tome decisões relacionadas às vendas, buscando atingir os resultados esperados;
- Mantém um bom controle de fluxo de caixa. Assim, você não corre riscos ao se deparar com a falta de dinheiro na hora de pagar alguma despesa, por exemplo;
- Oferece indicadores confiáveis e transparentes. O gestor precisa ter condições de analisar a situação real da empresa, e somente com um controle de gastos efetivo esses números serão íntegros para uma correta avaliação;
- Permite o crescimento sustentável. Com o controle de gastos, você sabe onde e como crescer, evitando “dar o passo maior do que a perna”.
Como fazer um controle de gastos: 6 passos essenciais
Agora que você já entendeu o que é controle de gastos e como essa atividade pode apoiar o crescimento do seu negócio, hora de colocar a mão na massa.
Se você ainda não tem uma gestão financeira efetiva, confira os 6 passos que separamos para implementar um controle de gastos o quanto antes!
Passo 1: entenda os tipos de gastos
Antes de começar, você precisa entender a diferença entre custo e despesa. Isso é importante pois fará com que você separe corretamente os gastos, oferecendo informações mais corretas para análise.
Então, em resumo:
- Custo são os gastos envolvidos na atividade fim da empresa, como matéria-prima, equipamentos e salários da equipe de produção;
- Despesa são os gastos gerais, que não estão vinculados ao produto ou serviço em si (mas, ainda assim, são essenciais), como comissão de vendedores, impostos, salário da equipe administrativa, pró-labore, entre outros.
Passo 2: faça o controle de estoque
Estoque parado é dinheiro parado. Então, para ter um controle de gastos, faz sentido que você tenha, também, um controle de estoque.
Como saber o que precisa ser comprado ou qual produto pode entrar em uma promoção comercial se você não tem uma visão do seu estoque? Evite matéria-prima em excesso (especialmente se elas possuem validade).
Ter muito produto acabado em estoque também não é legal: produto pronto tem que estar rodando com o time comercial, e não guardado. Se muda a estação, a coleção ou qualquer outro fator que impacte, você pode perder todo o valor.
Lembre-se: produto acabado em estoque é prejuízo, pois o gasto já aconteceu, mas a receita não veio.
Passo 3: categorize os gastos da empresa
Outra dica importante é criar categorias dos gastos. Assim, você tem níveis de avaliação dos indicadores, permitindo que o gestor observe qual categoria aumentou suas despesas, por exemplo.
Depois, se for preciso, poderá esmiuçar as informações, olhando item a item. Mas a visão geral por categoria é uma boa forma de avaliar o desempenho da empresa, como um todo.
Passo 4: controle as contas a pagar e a receber
Não podemos falar em controle de gastos sem falar em controle das contas a pagar e a receber, certo?
Seja em uma planilha, no calendário de mesa ou em um sistema de gestão financeira, é fundamental e obrigatório que você tenha lançado todas as despesas e receitas projetadas, com datas de vencimento, responsável, valor, entre outros
Assim, você não perde nenhum pagamento e consegue reduzir o índice de inadimplência, também, pois irá ter o controle dos valores que não entraram.
Com isso, também, você mantém um fluxo de caixa saudável, pois poderá planejar melhor as datas de vencimento das compras, por exemplo, de acordo com a projeção de receita.
Passo 5: defina indicadores de performance
Para avaliar os resultados de qualquer operação, você precisa ter indicadores de performance. Os indicadores são informações que servirão como base de análise e comparação. Por isso, eles devem ser:
- Possíveis de medir;
- Possíveis de comparar em diferentes faixas de tempo;
- Possíveis de evoluir;
- Possíveis de controlar.
Exemplos de indicadores financeiros são o EBITDA e a margem de lucro. Também existem indicadores como ticket médio, inadimplência, percentual de produtos prontos em estoque, entre outros.
Passo 6: contrate um sistema de gestão financeira
Por mim, mas não menos importante: conte com as ferramentas adequadas para cada atividade.
No caso do controle de gastos, um sistema de gestão financeira e contábil auxilia muito. Evita erros, facilita o acesso às informações, oferece relatórios gerenciais e apoia a tomada de decisões estratégicas de forma mais assertiva.
Existem inúmeras opções com baixo custo e muitos recursos. Além de serem totalmente online, mantendo os dados seguros na nuvem e acessíveis a partir de qualquer dispositivo.
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Controle de gastos: como reduzir despesas
Quando você tem uma visão de todos os gastos, ficará mais fácil identificar os pontos possíveis de redução.
Por exemplo, se você avalia as categorias dos custos e despesas e observa que o custo de um produto está muito alto, poderá buscar fornecedores de matéria-prima ou outras alternativas que reduzam o custo.
Você poderá buscar baixar o valor de compra do material necessário ou cortar parte do pessoal de produção, ou pode aumentar a capacidade produtiva daquela mercadoria, que é, também, uma forma de reduzir o custo individual do produto.
Com o controle de gastos você não corre riscos nem de cortar custos necessários, que possam impactar no desempenho da empresa, nem de manter despesas extras que não fazem diferença para o resultado final da operação.
Conheça o BomControle
O BomControle é um sistema completo para a gestão da sua empresa. Com módulos que atendem diferentes processos, automatiza tarefas, oferece relatórios gerenciais e facilita o acesso e a análise de indicadores de performance.
Assim, você economiza tempo para pensar no que realmente interessa: o crescimento da sua empresa.
Conheça os módulos do sistema:
- Gestão Financeira: automatize todos os processos financeiros;
- Controle de estoque: gestão completa do estoque, integrado aos outros departamentos;
- CRM: melhore o relacionamento com o cliente com um CRM;
- Gerenciamento de processos: otimize as atividades da empresa com um sistema de gestão de processos;
- Service desk: registre todas as solicitações para análise e acompanhamento do atendimento e na resolução dos problemas;
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Conclusão
Como vimos, o controle de gastos é uma atividade tanto operacional quanto estratégica, que auxilia o gestor na tomada de decisões. Assim, é fundamental para o crescimento sustentável e a saúde financeira de empresas de todos os setores e tamanhos.
Você pode automatizar a atividade de registro das informações financeiras, através de um bom sistema de gestão.
Lembre-se que é igualmente importante integrar os dados entre departamentos, como vendas, compras, estoque e financeiro.
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