Custo e despesa: qual a diferença e como classificar os gastos empresariais

Custo e despesa, apesar de parecidos, têm conceitos diferentes. O custo está relacionado às atividades-fim do negócio, como a matéria-prima. Já a despesa se refere aos gastos não relacionados ao produto final, como as despesas administrativas.

Entender a diferença entre custo e despesa é fundamental para o preenchimento correto dos relatórios contábeis e para o levantamento de indicadores essenciais para a avaliação do seu negócio.

Além disso, é importante, também, diferenciar esses conceitos para melhor planejar as contas da sua empresa. Toda empresa de sucesso começa com a boa administração do fluxo de caixa. Por isso, independentemente do seu setor de atuação, é vital acompanhar os números de perto.

Leia também: Custo das mercadorias vendidas – Como calcular.

Se você tem dúvidas sobre custo e despesa e, principalmente, quer aprender como diferenciar os dois, esse artigo é para você. Aqui, vamos abordar o que são esses dois conceitos, além de expandi-los. Assim, você aprende tudo que precisa saber para ver sua empresa crescer cada vez mais.

Para entender o que é custo e o que é despesa, e como classificar esses gastos na sua empresa, continue sua leitura. Neste artigo, vamos abordar:

• Custo e despesa: qual a diferença
• Quais são os tipos de despesas
• Despesa ou investimento?
• Como podem ser classificados os custos
• Diferença entre despesas e deduções
• Frete é custo ou despesa?
• Conheça o BomControle

Boa leitura!

Custo e despesa: qual a diferença

Como já falamos, custo e despesa são os gastos de uma empresa. Contas a pagar. No entanto, os dois possuem conceitos diferentes.

Entender o que é custo e o que é despesa vai permitir que você avalie melhor a sua operação, entendendo os pontos de melhoria para possibilitar o crescimento dos seus resultados.

Além disso, classificar corretamente os custos e as despesas é essencial para que seus relatórios e documentos contábeis estejam de acordo.

Antes de seguir no conteúdo, é importante esclarecer o conceito de custo e despesa. Confira:

Conceito de custo

Conforme a NPC 2 do Instituto dos Auditores Independentes do Brasil (IBRACON):

“Custo é a soma dos gastos incorridos e necessários para a aquisição, conversão e outros procedimentos necessários para trazer os estoques à sua condição e localização atuais, e compreende todos os gastos incorridos na sua aquisição ou produção, de modo a colocá-los em condições de serem vendidos, transformados, utilizados na elaboração de produtos ou na prestação de serviços que façam parte do objeto social da entidade, ou realizados de qualquer outra forma.”

Assim, entende-se por custo todos os gastos envolvidos na atividade-fim da empresa, aqueles sem os quais é impossível produzir, oferecer ou entregar determinado produto, ou serviço.

São exemplos de custos:

• Matéria-prima;
• Energia;
• Salários dos profissionais da produção;
• Equipamentos utilizados na produção.

No caso de uma fábrica de camisetas, por exemplo, podem ser classificados como custos:

• O tecido;
• A linha de costura;
• As etiquetas a serem costuradas no produto;
• A embalagem individual;
• As máquinas de costura;
• Os salários das costureiras e dos designers;
• Tintas ou demais materiais utilizados na personalização.

Leia também: Aprenda a calcular o Custo dos Produtos Vendidos – CPV.

Conceito de despesa

Para a contabilidade, despesas são os gastos necessários para a obtenção de receita da empresa, mas não estão envolvidos ao processo de manufatura ou transformação do produto, como é o caso dos custos.

São exemplos de despesas:

• Aluguel do pavilhão;
• Pró-labore;
• Telefone;
• Comissão de vendedores;
• Materiais de escritório;
• Salários da equipe administrativa;
• Pró-labore;
• Impostos.

Quais são os tipos de despesas

Classificar as despesas de maneira correta, além de ajudar a manter a organização no controle do fluxo de caixa, é essencial para o planejamento.

Isso porque as categorias ajudam os gestores a entender para onde vai o dinheiro, identificando oportunidades de redução de custos.

As categorias de despesas podem, até mesmo, ajudar a apontar problemas nos processos. Isso porque, quando muito mais dinheiro do que o previsto está sendo gasto em um setor, isso pode indicar problemas estruturais.

Conheça, a seguir, os principais tipos de despesas:

Despesas Regulares ou Extraordinárias

Esses são os primeiros dois grupos de divisão das despesas da sua empresa. Entenda melhor:

• Regulares: tratam-se de despesas previsíveis. Isso é, aquelas que sua empresa sabe com certo grau de certeza que terá mensalmente. Um bom exemplo são os salários administrativos, impostos, aluguéis e contas.
• Extraordinárias: ocorrem de forma aleatória ou sem qualquer previsibilidade. Alguns exemplos são multas e gastos com processos, reparação de problemas ou reposição de equipamentos que falharam. 

Fixas ou Variáveis

Outra classificação contábil importante para manter o fluxo de caixa sob controle é a divisão entre despesas fixas e variáveis. Veja;

• Fixas: essas despesas não dependem de quantidade de trabalho ou horas utilizadas, e podem ser esperadas com certeza todos os meses. Por exemplo, aluguel, salário dos colaboradores (sem contar horas extras), seguros e pacotes de serviços de comunicação.
• Variáveis: alguns gastos podem oscilar de acordo com a utilização ou consumo, horas trabalhadas ou desempenho da equipe. Alguns exemplos são contas de água e luz, horas extras e bônus e comissões por vendas.

Classificação de despesa pelo setor

Além dessas classificações, também é comum dividir as despesas pelo setor na contabilidade. Veja alguns exemplos:

• Despesas Administrativas
  • Salários administrativos;
  • Host e domínio para site da empresa;
  • Mensalidade da Internet e outros serviços de comunicação;
  • Contas de Luz e Água;
  • Aluguel, IPTU ou condomínio;
  • Manutenção do local de trabalho (como com faxina).
• Despesas Comerciais
  • Material para divulgação;
  • Campanhas de Marketing;
  • Comissão de vendas;
• Despesas Operacionais
  • Material de escritório;
  • Material de limpeza, cozinha ou para lanches;
  • Deslocamento, combustível, passagens e estadias;
  • Infraestrutura.
• Despesas Financeiras
  • Tarifas de bancos e manutenção de contas;
  • Juros e IOF
  • Tarifas de boletos e máquinas de cartões.

Esse passo extra para a organização pode ajudar muito a realizar um acompanhamento mais preciso das despesas da sua empresa. Isso é fundamental para otimizar os processos e reduzir custos sempre que possível. Isso porque é muito mais fácil identificar problemas e despesas desnecessárias quando você sabe exatamente para onde vai o dinheiro.

Desperdícios e Perdas

Também é importante entender com clareza o que é um desperdício em suas despesas, e o que configura perda. Vamos lá.

As perdas são despesas extraordinárias que não irão proporcionar nenhum retorno ou benefício à empresa. Alguns exemplos são incêndios, inundações, furtos e roubos.

Os desperdícios, por sua vez, configuram a utilização de recursos sem que eles agreguem valor ao produto, serviço, ou para o cliente. Existem 7 tipos de desperdício de produção. Conheça cada um deles:

• Defeitos: produtos perdidos devido a defeitos na matéria-prima ou serviço mal-executado.
• Excesso de produção: produção maior ou mais rápida que necessário
• Espera: tempo ocioso para a equipe ou equipamentos
• Transporte: movimentação desnecessária de materiais ou equipamento
• Movimentação: transporte desnecessário da equipe
• Processamento inapropriado: processos desnecessários para a qualidade final do produto ou serviço
• Estoque: armazenamento excessivo de produtos ou matéria prima.

Despesa ou investimento?

É muito comum, hoje em dia, encontrar o termo investimentos utilizado como sinônimo de despesas. Mais cuidado: esses dois conceitos são muito diferentes.

Certamente você já ouviu um vendedor dizer que algum produto é, na verdade, um investimento. Isso apenas é verdade se houver expectativa de retorno financeiro futuro.

Quer um exemplo para perceber o quão sutil pode ser essa diferença?

Imagine que você fará uma reforma no prédio de sua empresa. Todas as estruturas serão mantidas, e o objetivo é certificar-se de que não existe nenhum problema nas redes elétricas e hidráulicas.

Dessa forma, essa será classificada como uma despesa com manutenção.

Agora, imagine, ao invés disso, que a obra visa criar uma nova ala para a empresa. Nela, poderão ser alocados mais colaboradores, aumentando a capacidade de produção. Agora, a reforma passa a ser vista como um investimento.

Para definir se algo é investimento ou despesa, você precisa fazer uma pergunta simples:

• Esse gasto tem potencial de agregar valor para a empresa ou fazê-la expandir sua atuação?

Se sim, trata-se de um investimento.

Vale lembrar: as despesas são tão vitais para o bom funcionamento de uma empresa quanto investimentos.

Como podem ser classificados os custos

Assim como as despesas, os custos também possuem classificações específicas. Organizá-los ajuda a manter boas práticas de gestão. Como você sabe, o monitoramento é a chave para uma administração de sucesso.

A seguir, você conhece melhor os principais tipos de custos em uma empresa:

Custo direto

Esse tipo de custo está associado aos produtos ou serviços que a organização oferece no segmento em que atua. Isso é, esses são os valores incluídos no cálculo para chegar no valor final do produto oferecido pela empresa.

Custo indireto

Esses são os custos que não estão necessariamente ligados à atividade-fim realizada pela empresa. Assim, eles podem interferir na produção, mas não tem relação direta com ela.

Muitas vezes, esse tipo de custo chega a ser incluído no preço do produto.

Custo fixo

Da mesma forma que acontece com as despesas, existem custos que são mais fáceis de prever. Tratam-se daqueles que permanecem os mesmos, independente da produção mensal ou desempenho na empresa.

Custo variável

Os custos variáveis são menos previsíveis. Tratam-se daqueles que podem sofrer oscilações dependendo de quantos recursos foram utilizados, da performance de diferentes setores e até mesmo de alguns imprevistos.

Diferença entre despesas e deduções

Por sua vez, as deduções também possuem um conceito próprio que as difere das despesas. As deduções são ajustes sobre a Receita Bruta, e não despesas realizadas.

Para entender melhor, a diferença é que, diferente das despesas, as deduções não representam sacrifícios financeiros para a empresa. Por exemplo, os impostos sobre vendas, que são pagos pelo consumidor.

Frete é custo ou despesa?

Essa é uma dúvida muito comum. Em contabilidade, os fretes sobre as vendas são classificados como despesas comerciais. Isso é, os gastos com o envio do produto para o cliente ou para o distribuidor são entendidos como uma despesa.

Agora, se estamos falando sobre frete sobre compras, o cenário muda. Os gastos com o recebimento de matéria-prima, por exemplo, são componentes do custo dos seus produtos.

Conheça o BomControle

Com um sistema de gestão integrada você pode controlar seu financeiro, as vendas e o estoque, tudo ao mesmo tempo. Dessa forma, tem acesso a indicadores e relatórios gerenciais que permitem uma correta avaliação da situação e da saúde financeira do seu negócio.

Além de facilitar o trabalho da equipe financeira, que poderá abrir mão dos acompanhamentos manuais ou planilhas de Excel, contando com uma automatização dos seus processos. .

O ERP da BomControle oferece um módulo exclusivo para a gestão e controle financeiro da sua empresa. Com ele, você pode gerenciar:

• Fluxo de caixa;
• Faturamento;
• Conciliação bancária;
• Contas a pagar e a receber;
• Movimentações financeiras;
• Emissão de notas fiscais e boletos.

Além do módulo de gestão financeira, o sistema oferece outras funcionalidades integradas, como controle de estoque, CRM, gerenciamento de processos, service desk e vendas.

Com todas essas possibilidades, você automatiza suas atividades e tem mais tempo para pensar no que realmente interessa: o crescimento do seu negócio.

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Conclusão

Custo e despesa são conceitos diferentes mas fundamentais para avaliação da saúde financeira da empresa.

Como o custo tem relação direta com o produto, você pode ter uma visão clara do custo dessa mercadoria, analisando se a sua margem de lucro está de acordo com os objetivos da sua empresa.

Já as despesas, ainda que fundamentais, são itens que podem reavaliados em caso de uma crise financeira, por exemplo.

Entender onde você pode ou não cortar é importante para evitar que sua empresa fique impossibilitada de produzir e faturar.

Para outras dicas relacionadas à gestão financeira, confira os artigos que separamos para você:

• Contabilidade de Custos: Entenda o que é e como usar na sua empresa
• Gestão Financeira: como melhorar os resultados da empresa
• Saiba tudo sobre Ponto de Equilíbrio contábil e como calculá-lo
• A importância da Prestação de Contas e como fazer
• EBITDA: entenda a importância e como calcular esse Indicador

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