Nós, brasileiros, colocamos muita energia na negociação de preço e pouca energia na gestão de contratos. Esse é um péssimo hábito, que acaba migrando da vida pessoal para a gestão da empresa — mas há solução.
Como o grande vilão aqui é a falta de informação, decidimos tratar desse assunto no artigo de hoje. Veremos qual é a definição de gestão de contratos e alguns bons motivos para começar a implementar tais práticas na sua empresa. Continue lendo para conferir!
O que é gestão de contratos?
Os contratos estão por toda parte — mesmo que, às vezes, tenhamos dificuldades de percebê-los, já que muitos deles não exigem formalidade alguma, nem são escritos ou registrados em cartório.
Acredite: tudo o que a empresa compra, vende, aluga, reserva ou orça, provavelmente, faz parte de um contrato. Se decide contratar um serviço de banda larga, por exemplo, podemos dizer que ela dará início à fase negocial da transação, em que se pesquisa os melhores serviços e os menores preços no mercado.
O problema é que, depois de encontrar o pacote ideal, não se pode achar que essa tarefa está concluída. Afinal, é preciso acompanhar a fase de execução do contrato, isso é: o cumprimento das prestações pelo tempo previamente determinado.
Ainda aproveitando o exemplo, é preciso que o gestor responsável pelas compras da empresa avalie periodicamente a velocidade da conexão com a internet e a qualidade do sinal do Wi-Fi — além, é claro, de certificar-se de que os pagamentos estão sendo feitos em dia.
Nesse sentido, gerir um contrato significa, basicamente, administrar as circunstâncias para que tudo ocorra conforme o pactuado, fazendo com que as duas partes saiam ganhando na relação comercial estabelecida.
Por que se preocupar com a gestão de contratos?
Agora que já conceituamos essa gestão, podemos partir para uma abordagem mais prática do tema. Vejamos, então, uma lista com alguns dos principais motivos pelos quais nenhuma empresa deveria negligenciar a gestão de contratos.
Controle financeiro
Por mais absurdo que pareça, com o passar do tempo não é difícil se perder em meio a tantos contratos. Um dos maiores problemas disso é a incapacidade de realizar o controle de custos de uma forma eficiente.
O setor financeiro precisa saber quanto das despesas da empresa vai para cada contrato. Só assim é possível dar plenitude ao controle financeiro e colocar o negócio dentro do percurso estabelecido previamente, pelas metas financeiras e pelo planejamento estratégico da organização.
Em outras palavras, se não conhecemos nossas despesas, somos incapazes de realizar um diagnóstico financeiro do negócio. E, sem esse diagnóstico, não podemos traçar metas e estratégias adequadas.
Controle do fluxo de caixa
Outra funcionalidade importante da gestão de contratos é facilitar o controle do fluxo de caixa da empresa. Sabemos que ter dinheiro parado na conta da empresa, sem render, não é exatamente uma boa ideia — por outro lado, se a reserva ficar magra demais, a empresa pode acabar tendo que recorrer a linhas de crédito bancário, pagando pesadas tarifas por isso.
Nesse sentido, a gestão de contratos ajuda o administrador a calcular o capital de giro no tamanho ideal para o negócio, já que passa a ter informações precisas sobre todos os contratos assinados pela empresa, incluindo as datas de vencimento das prestações.
Isso, inclusive, pode ajudar o setor financeiro a disponibilizar os recursos necessários no momento exato em que a empresa precisará deles, evitando desperdícios e investindo o excedente no operacional.
Supervisão do cumprimento das cláusulas
Um dos aspectos mais interessantes da gestão de contrato diz respeito à fiscalização do cumprimento das cláusulas, cuja responsabilidade é de ambas as partes no contrato.
Não podemos gastar todo o nosso tempo negociando preço, quantidade e qualidade, e nos esquecermos de conferir se o fornecedor está mesmo entregando tudo o que prometeu no momento da assinatura do pacto, certo?
Por mais que esteja participando de uma transação comercial na qualidade de consumidora, isso não quer dizer que a empresa não tenha obrigações contratuais a cumprir. Por isso, também é essencial fazer o controle das suas obrigações, como pagar faturas ou boletos em dia.
Gestão de contratos e setor de compras
Evidentemente, as necessidades que o negócio tem em termos de produtos e serviços externos vai se modificando com o passar do tempo. Justamente por isso, o departamento de compras da empresa também deve estar sempre atento ao fim dos períodos de vigência dos contratos.
Isso a permite aproveitar oportunidades para cancelar produtos os serviços que não têm mais utilidade, trazendo economia aos cofres da organização. Caso contrário, em algum momento a empresa se verá no cenário em que nem sabe mais pelo que está pagando ou quais produtos ou serviços estão à sua disposição.
Segurança jurídica
Outra parte fundamental da gestão de contratos é registrar e armazenar documentos que comprovem o adimplemento ou inadimplemento das prestações pactuadas. O objetivo disso, obviamente, é gerar segurança jurídica, na medida em que se assegura provas que, em último caso, podem ser utilizadas em um processo de execução contra a parte inadimplente.
Se a sua empresa é consumidora em uma relação contratual, é importante guardar todos os recibos e comprovantes de pagamento, para que possa provar que cumpriu com a sua parte. Da mesma forma, se o fornecedor não está oferecendo produtos ou serviços compatíveis com o que foi acordado no papel, é bastante útil documentar esse fato.
Isso pode ser feito por meio de fotografias de um canteiro de obras atrasadas, por exemplo, ou até com a realização de perícia em casos mais complexos.
Por fim, não podemos encerrar este artigo sem, antes, destacarmos a importância do contrato para a gestão de uma empresa. Contratos claros e com delimitação precisa das responsabilidades de cada uma das partes podem evitar uma série de conflitos ao longo do tempo que prejudicariam o desempenho do negócio.
Além disso, um contrato bem redigido, com apoio de profissionais especializados e da tecnologia, facilita muito a gestão da fase de execução e a gestão de contratos, evitando que qualquer das partes possa se esconder atrás de ambiguidades e brechas.
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