Ter uma lucratividade expressiva não é fácil para quem trabalha com sistema de produção. Os setores precisam atuar alinhados e conectados para que os resultados sejam melhores. O gerenciamento de pedidos de compra, por exemplo, é parte fundamental para o sucesso do seu negócio.
Alguns erros graves ligados ao setor podem colocar por água abaixo anos de trabalho. A gestão dos pedidos de compra precisa ser mais qualificada, eficiente e prática para evitar problemas, como atraso na entrega dos pedidos, estoque falho e conflito com fornecedores. Portanto, descubra agora como aperfeiçoar essa área.
Pesquise fornecedores
Não se acomode com os fornecedores atuais. É regra de mercado pesquisar sempre sobre eles e verificar todas as opções para a sua empresa. Isso não quer dizer que você sairá trocando de fornecedor a todo momento, porém, é válido considerar quem tem os melhores preços e condições e saber negociar no momento adequado.
Estude contratos
É essencial saber o que dizem os contratos com os fornecedores. Não assine sem estudá-los antes. Veja prazos, explore formas de pagamento, condições de entrega e tudo mais que se propõem a fazer pela sua companhia. É importante analisar também as condições para o rompimento do contrato, caso seja necessário planejar uma mudança.
Tenha parceiros confiáveis
Embora não possa perder de vista outras opções de fornecedores, é fundamental que você tenha parceiros confiáveis, o seja, firmar contrato duradouro, nos quais ambos se beneficiem das vantagens. Isso abrirá as portas para pedidos emergenciais ou prazos mais flexíveis para pagamento, quando imprescindível.
Faça um planejamento
Como saber quando comprar mais ou os períodos de retrocesso nas vendas? A resposta é: estudando o setor. Faça um planejamento de compras de acordo com a análise de mercado. É crucial que você saiba quando deve comprar mais ou em que ocasião deve frear a produção, para evitar o déficit de produtos nas prateleiras ou furtar-se do acúmulo de estoque, respectivamente. Tenha metas claras e objetivas.
Não tenha medo de mudar
Inicialmente, as mudanças podem até levar tempo e consumir dinheiro, contudo, em médio e longo prazo, elas serão benéficas para a organização. Não hesite em alterar os processos que causam gargalos no setor de pedidos de compras e parta para substituir tudo o que realmente atrapalha. Óbvio que você precisará de um time de primeira linha para conseguir dar conta, mas, em pouco tempo, o setor estará mais estrategicamente posicionado.
Determine funções específicas
O gerenciamento de pedidos de compra deve ser feito por profissionais específicos. Não deixe essa função sob a responsabilidade de qualquer funcionário. Quanto mais especializado for o seu colaborador, melhor ele desempenhará o cargo. Isso também lhe permitirá cobrar mais efetivamente por bons resultados.
Controle seu estoque
Se você não sabe exatamente o que tem no seu estoque, está em clara desvantagem em relação à concorrência. Um gerenciamento de pedidos de compra eficaz mantém o controle rigoroso do seu estoque. Isso inclui um levantamento atualizado da quantidade, qualidade, validade e segmento.
Otimize o armazenamento
Armazenar os produtos depois de produzidos é uma tarefa árdua, mas válida. Isso também influencia no resultado do gerenciamento de pedidos de compra. É importante saber onde cada item está e organizá-los de acordo com as classificações, preços, saídas e outras características do ramo. Não misture segmentos, preços, core, coleções ou sabores, por exemplo. Saiba determinar os atributos e facilite o bom andamento do setor.
Automatize requisições
Evite falhas nos pedidos, automatizando as requisições. Desta forma, você diminui os riscos das operações malsucedidas ou clientes insatisfeitos com prazos de entrega ou ausência de determinados bens. Os sistemas são grandes aliados no gerenciamento de pedidos de compra e previnem solicitações erradas.
Mantenha um plano B
Se o seu fornecedor preferido ou matéria-prima indicada falharem, tenha um plano B em mãos. Embora não seja possível programar uma situação emergencial, é primordial manter um planejamento estruturado para situações como essa. Isso inclui os contatos de fornecedores reserva sempre próximos, bem como orçamentos e condições de entrega e pagamento. Destarte, você facilita todo o processo de tomada de decisões.
Capacite seus funcionários
De nada adianta estruturar o seu gerenciamento de pedidos de compra, se os seus colaboradores não estiverem nivelados com os processos. Desse modo, invista em treinamento e capacitação dos funcionários diretamente ligados ao setor, mas também dos demais para que eles entendam os procedimentos da área.
Conte com a tecnologia
Você já pensou em como a tecnologia pode auxiliar o gerenciamento de pedidos de compra? Uma gestão em tempo real lhe permite acompanhar a logística de entrega, calcular os fretes, prever prazos e custo de todas as operações que envolvem a negociação de bens. O resultado disso tudo é mais segurança na gestão e tempo para ser investido nas estratégias de crescimento do seu negócio. Pense a respeito da automatização dos processos.
Preze pela qualidade
Se a sua gestão de compras é competente, certamente sua empresa estará um passo à frente na qualidade dos produtos. Isso porque manter sistemas automatizados de controle dos pedidos reflete inerentemente em produtos superiores, logística efetiva e colaboradores em sintonia.
Conquiste clientes
Qualidade no atendimento e nos produtos oferecidos só tem uma consequência: clientes satisfeitos. O gerenciamento de pedidos de compra bem feito tem esse poder. Os consumidores gostam de ter produtos sempre disponíveis e organizados e, para que isso aconteça, é preciso uma metodologia que começa lá atrás, quando a companhia adquire a matéria-prima.
Monitore resultados
Para saber se as mudanças implantadas estão realmente funcionando, elas precisam ser monitoradas com frequência. Isso quer dizer mais controle sobre os resultados. Tenha em mente que é preciso avaliar e reavaliar sempre para manter a produtividade do setor em alta. Ouça a sua equipe, imprima relatórios e estude os dados.
Aumente seus lucros
A gestão de compras é capaz de reduzir as despesas com pedidos errados, entregas fora do prazo, fornecedores incompetentes, armazenamento incorreto, datas de validade estouradas e estoques limitados. Na prática, isso repercute no aumento da sua produtividade e, consequentemente, no faturamento da empresa.
Fazer o gerenciamento de pedidos de compra é essencial para reduzir os custos operacionais do seu negócio e evitar falhas graves que geram prejuízos e afetam a credibilidade da sua imagem.
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