Em uma empresa a autonomia dos setores é fundamental para manter o funcionamento correto de cada área, mas ao mesmo tempo, a integração torna-se indispensável para maior controle e tangibilidade das metas. Nesse cenário, a gestão de processos com um sistema eficiente é essencial e o BomControle torna-se um importante aliado.
A seguir, abordaremos com mais profundidade os diferenciais que a gestão de processos proporciona e também o que é e como usar um BPM, sistema com foco nesse objetivo.
Por que fazer a gestão de processos com um sistema é importante?
Muitos gestores ainda focam mais nos resultados obtidos do que nos meios que os tornam viáveis. No entanto, não ter ou não controlar os processos de um negócio pode colocá-lo em risco e causar prejuízos.
Por exemplo, a compra de uma passagem aérea sem processos pré-estabelecidos pode tornar a ação muito mais difícil para o colaboradores. Caso não sejam solicitadas as informações da viagem para facilitar a busca, o cliente terá de navegar por diferentes abas até encontrar passagens na data e destino desejados. Entretanto, se houver um processo estabelecido ele pode digitar esses dados e já receber as viagens que se encaixam no que ele precisa.
A gestão dos processos envolve também o alinhamento das diferentes áreas do negócio, pois algumas ações têm início em um setor e impactam outros. Um exemplo é a contratação de novos colaboradores. O setor de RH é responsável pela seleção, mas após contratado esse profissional vai impactar o financeiro, a área em que vai atuar, etc.
Agora, pense nesse mesmo novo funcionário que ainda é inexperiente na empresa e precisa entregar resultados. Se não existirem processos normatizados, ele vai demorar mais tempo para se tornar produtivo e vai estabelecendo métodos próprios para executar as tarefas. Assim, o controle dos procedimentos foge à direção e torna-se inviável melhorá-los e otimizá-los.
De acordo com Félix Schultz, gerente de produto do BomControle, “é importante entender que, quando você institui uma cadeia de processo na sua companhia, é possível amadurecê-la. É possível realizar testes e identificar qual processo é o melhor. Documentar todas as etapas permite a melhoria no futuro, deixando os processos mais eficientes”, explica o especialista.
O que é BPM e como pode ajudar?
A sigla BPM refere-se a Business Process Management, traduzida como Gerenciamento de Processos de Negócio. Trata-se de uma abordagem de gerenciamento com o objetivo de sistematizar e simplificar processos organizacionais complexos.
Ao adotar essa abordagem, espera-se que a empresa consiga compreender como os processos são executados e viabilizar a adoção de melhorias, além de o gerenciamento deles permitir uma tomada de decisão mais estratégica e aumentar a visão sobre o negócio.
O funcionário contratado, por exemplo, adotará os mesmos processos que o antecessor, não interrompendo a cadeia de atividades da empresa devido à troca de colaborador. Também torna-se mais fácil identificar oportunidades de melhoria e aplicá-las.
Schultz destaca que, para que a aplicação do BPM seja eficiente, é preciso mostrar aos funcionários que essa adoção será benéfica e propiciará mais agilidade no dia a dia. Portanto, destacar as vantagens é essencial.
Quais os benefícios do BPM?
Dada à relevância do BPM no gerenciamento de um negócio, é interessante saber quais os benefícios diretos essa solução apresenta. Confira:
- normatização e melhoria de processos — os processos só podem ser melhorados quando são gerenciados e mensurados, portanto, a gestão permite um desenvolvimento contínuo do negócio e a normatização das práticas mais eficientes;
- redução de custos operacionais — a ausência de processos afeta a produtividade dos colaboradores, a experiência dos clientes e a capacidade de gestão financeira do negócio, pois recursos podem ser alocados indevidamente devido à falta de transparência, problemas que podem ser solucionados com a adoção de um BPM;
- integração dos departamentos — o sistema de gestão de processos destaca-se por reunir em um único local as informações referentes a todos os departamentos. Essa integração entre as áreas facilita a definição de metas coesas.
Apesar das muitas vantagens de adotar um sistema de BPM, o gestor deve atentar-se à fornecedora. Identificar os benefícios relativos a um sistema específico é essencial para fazer uma escolha adequada. A seguir, conheça o Bom Controle.
Qual solução utilizar e por que o Bom Controle?
Um sistema BPM integrado pode ser usado por empresas de pequeno e médio porte que desejam melhorar a gestão e controle dos processos visando ao aumento da produtividade, escalabilidade do negócio, crescimento do faturamento e melhor organização.
O principal desafio para criar novos processos é conseguir mapeá-los, o que exige que o sistema adotado ofereça diferentes módulos de BPM, como é o caso do Bom Controle. Conheça outros benefícios do sistema e veja o que pensam gestores que o implementaram.
Definir metas tangíveis
Devido à integração das diferentes áreas, o sistema Bom Controle fornece mais subsídios para definição de metas tangíveis. Ao controlar processos é possível otimizar a compra de suprimentos, aumentar a produtividade das equipes e verificar pontos críticos, tornando as metas mais realistas e vantajosas.
Mensurar resultados com relatórios personalizados
Uma empresa só consegue mudar e otimizar aquilo que pode mensurar. Entre as vantagens do Bom Controle está a facilidade para emissão de relatórios personalizados e completos, assim o gestor pode focar esses documentos nos pontos de maior relevância para a tomada de decisão.
Com os processos de todas as áreas sendo mensurados torna-se mais viável aplicar melhorias que impactem os resultados.
Facilidade para correção de processos
Um dos pontos críticos de muitos sistemas é a dificuldade de promover mudanças, entretanto, o Bom Controle foi desenvolvido pensando em ser adaptável às necessidades do negócio, o que torna a implementação de melhorias e correções de processos obsoletos bastante eficiente e fácil.
Além disso, o layout do sistema foi criado com foco na navegabilidade, de forma que os colaboradores consigam se apropriar dos recursos e fazer um melhor uso da ferramenta.
Ter previsibilidade e escalabilidade no negócio
Para crescer, o negócio precisa ter um planejamento financeiro, reduzindo prejuízos diversos, seja com mau uso de recursos, obsolescência de processos ou falta de transparência. É a previsibilidade de um negócio que o torna escalável e, assim, com potencial para uma expansão saudável e controlada.
Quem indica o Bom Controle?
O Bom Controle é um sistema já consolidado no mercado e algumas empresas já fazem uso dessa solução e têm aprovado os resultados alcançados. Essa é a opinião do CEO da Sysquali, Igor Ferreira, e do CEO da Milvus, Felipe Bezerra.
De acordo com Ferreira, “com o uso do Módulo de BPM do BomControle a comunicação entre as áreas envolvidas em cada um dos processos na empresa melhorou. A implantação do sistema diminuiu muito a quantidade de envio de e-mails entre as áreas. Além disso, agora podemos incluir e medir o tempo de execução de cada uma das atividades, nos dando maior possibilidade de gerir os processos”.
Bezerra também teve uma boa experiência com o recurso. “O grande benefício é termos uma ferramenta central para controle dos processos e aprovações, permitindo, além de ganhos relativos, um melhor controle sobre os processos”, explicou.
Quer entrar para este time de sucesso com o uso do sistema do BomControle? Teste grátis por 7 dias!
