Você pode ter conhecimentos teóricos e práticos sobre gestão financeira, mas esse é um assunto que precisa ser sempre reforçado. Afinal, o mercado está em constante mudança e sua empresa precisa estar preparada.
Se antes havia menos competitividade e as finanças eram calculadas e acompanhadas por meio de planilhas simples, hoje esse cenário é bastante diferente. Gerenciar o capital usando um sistema específico é essencial para qualquer empreendimento e sua sobrevivência no mercado.
No entanto, há muito mais a se considerar para garantir o sucesso do seu negócio. É por isso que neste post vamos mostrar ideias para controlar as contas da empresa e indicar o que deve ser feito a partir de agora. Para isso, abordaremos:
- os conceitos que você não pode esquecer;
- a importância da revisão dos fluxos de gestão das finanças;
- os erros financeiros que você pode cometer;
- como aplicar a tecnologia nesse âmbito.
Com esse conhecimento, você terá mais facilidade em alcançar o sucesso e manter o fluxo de caixa em ordem. Então, que tal saber mais? Acompanhe!
Os conceitos de gestão financeira que você não pode esquecer
No dia a dia você lida com as finanças do negócio e executa uma série de atividades essenciais para a sua empresa, como contas a pagar e a receber, conciliação bancária, emissão de notas fiscais, tentativa de eliminar a inadimplência existente e por aí vai. Mas você já parou para pensar na importância de todas essas práticas?
É provável que sua resposta seja não. A questão é que gerir as finanças é como manter o coração da companhia funcionando. A analogia é simples: se o corpo humano para por falta de sangue em seus órgãos, a empresa interrompe suas atividades sem dinheiro. É o setor financeiro que mantém as operações em dia e permite, inclusive, crescer durante a crise.
Então, qual é o conceito de gestão financeira? É um conjunto de processos que abrangem: controle e análise da movimentação de recursos, planejamento estratégico empresarial e gerenciamento do capital e do patrimônio. Em outras palavras, é esse setor que fornece os subsídios para os outros departamentos e garante uma visualização clara da situação atual do negócio.
É por meio dessa prática que você identifica quais são os pontos de atenção para o futuro, pode analisar o passado e otimizar os resultados que virão. Isso acontece porque as principais funções da administração financeira são:
Análise e planejamento
Os resultados obtidos devem ser avaliados para, então, elaborar um planejamento voltado para as ações necessárias à empresa. É dessa maneira que se garantirá o equilíbrio da companhia e a possibilidade de realizar investimentos futuros.
Aplicação de recursos
O gerenciamento financeiro garantirá o uso adequado dos recursos para que seja captado o que for necessário e aplicado o montante disponível. O objetivo é sempre o mesmo: elevar a lucratividade do negócio.
Crédito e cobrança
A concessão de crédito aos clientes é analisada pelo setor financeiro, que também é responsável por gerir o recebimento dos valores emprestados.
Fluxo de caixa
A movimentação diária de pagamentos e recebimentos é essencial e ainda possibilita controlar o saldo de caixa. O monitoramento dos valores ainda facilita projetar os movimentos financeiros futuros, a fim de evitar situações de indisponibilidade.
Contas a pagar e a receber
A ideia aqui é manter os pagamentos em dia e cobrar o que for necessário. No entanto, há outra atividade importante: o controle de impostos, pagamento de colaboradores e despesas operacionais.
Assim, fica evidente que a administração das finanças é essencial para a gestão dos processos gerenciais. Essa ação permite conhecer as demandas específicas de cada departamento e incentivar para que todos os setores se mantenham em pleno funcionamento.
A questão que nem todo mundo sabe é: como visualizar de forma abrangente os processos gerenciais para que os resultados da empresa sejam impulsionados? Essa resposta passa por algumas boas práticas. Vejamos quais são elas:
Amplie seus conhecimentos em gestão de negócios
O know-how que você já possui precisa ser constantemente reciclado para estar sempre atualizado. O objetivo é aprender sobre novos conceitos teóricos e ferramentas que podem ser aplicados na sua rotina. Apesar da importância dessa prática, muitos gestores financeiros ficam limitados pela falta de tempo e tendem a tomar decisões com pouco planejamento. Essa situação impacta diretamente a vantagem competitiva do negócio.
Elabore um planejamento estratégico
A empresa deve ter bem definidos sua missão e objetivos estratégicos. O planejamento deve ser periodicamente reformulado com base no caminho a ser tomado, planos operacionais e projetos, responsabilidades, metas de cada estratégia e prazos. A partir disso, os dados obtidos devem ser transformados em números para que sejam acompanhados e mais facilmente analisados.
Atente-se à organização e gestão orçamentária
Sua empresa precisa ter uma gestão orçamentária e financeira — também chamada de plano tático — anual, que deve especificar as projeções de:
- despesas;
- receitas;
- Balanço Patrimonial;
- objetivos financeiros;
- metas e remuneração variável baseada nelas;
- estratégias de preços;
- melhores ações de mercado.
Essa atitude pode ser facilitada pela adoção de um sistema de gestão financeira, que consegue identificar de onde vem e para onde vai todo o capital da empresa. Por outro lado, o uso de planilhas simples oferece mais dificuldade de organização e prejudica a transparência do processo. Isso sem falar que esse recurso também está mais propenso a erros.
Faça um controle mensal
O plano tático deve ser analisado continuamente para ser possível identificar seu cumprimento. O controle mensal serve para isso, além de ser uma maneira de monitorar os números obtidos.
Mantenha a organização dos documentos
A eficiência dos processos gerenciais depende da organização dos papéis. Essa medida traz economia de tempo e rapidez sempre que é necessário encontrar alguma informação.
Gerencie o fluxo de caixa corretamente
A má administração desse quesito pode ocasionar prejuízos relativos a dinheiro, tempo e esforços empregados. O ideal é ter uma boa provisão de ganhos e perspectiva de gastos. Novamente, a tecnologia ajuda muito nesse processo.
Separe as finanças pessoais das empresariais
Uma situação comum é a retirada de dinheiro da empresa para cobrir problemas financeiros pessoais — ou vice-versa. Esse é um erro gigante e precisa ser modificado agora mesmo. Afinal, o empreendedor deve ter uma remuneração específica, chamada pró-labore, e precisa viver com ela.
Evite gastos altos com folha de pagamento
O holerite dos colaboradores geralmente impacta de 30% a 40% no faturamento da empresa. Por isso, é fundamental tentar diminuir esse gasto, sempre pela reflexão da quantidade ideal de funcionários. Assim, evita-se a perda de qualidade. Além disso, lembre-se de manter um fundo de reserva para custos previsíveis — como 13º salário e férias — e processos de demissão.
Considere o futuro
As projeções futuras são essenciais para o crescimento organizacional. É a partir delas que você poderá determinar quais são os próximos passos. Tenha em mente que cada novo direcionamento exige a proposta de novos planos táticos e estratégicos. Desse modo, você evita ficar estagnado por não saber para onde ir.
A importância da revisão dos seus fluxos de gestão financeira
Ter um bom controle do negócio é essencial para sua sobrevivência. O que nem todos percebem é que esse processo passa pela vistoria frequente dos fluxos realizados na gestão de recursos financeiros. Afinal, a inadequação desses processos deixa a empresa passível a diversos riscos, que vão da inadimplência à possibilidade de falência do negócio.
Os principais problemas que podem ocorrer são:
- ausência de registros corretos sobre valores de estoque, saldos de caixa, contas a pagar e a receber, total de despesas e resultado geral;
- falta de dados sobre custos de fontes de financiamento;
- falhas na gestão dos ciclos operacional e financeiro;
- escassez de capital de giro, com a compreensão incorreta de sua necessidade;
- falta de integração entre as políticas de vendas e financeira;
- impossibilidade de desenvolver o demonstrativo de resultados mensais para identificar lucros ou prejuízos;
- precificação incorreta;
- desconhecimento dos estoques e do valor patrimonial;
- ausência de definição de pró-labore.
Considerando esse cenário, fica evidente que as informações confiáveis geradas pelo setor financeiro permitem compreender a situação atual do negócio. Você pode descobrir, por exemplo, se:
- os investimentos são executados de maneira adequada;
- o capital de giro é suficiente para enfrentar períodos conturbados;
- o estoque está sendo bem gerenciado, evitando o excesso de produtos — que implica custos altos — e a ausência deles — que pode ocasionar a perda de vendas;
- as contas a pagar estão em ordem.
Com esse conhecimento, você pode verificar se é necessário realizar mais investimentos, empregar dinheiro para aumentar a capacidade produtiva ou lançar novos produtos. Ao mesmo tempo, consegue-se fazer uma projeção da mais alta margem de lucratividade e uma reunião de resultados que apresentarão o status atual da companhia.
O resultado? Uma empresa sustentável na questão financeira. Afinal, os dados são fundamentais para o sucesso organizacional e possibilitam identificar falhas e despesas desnecessárias, a necessidade de remanejar aplicações e alternativas de lucro. E os fluxos de gestão financeira são um ponto-chave nesse contexto.
A partir deles é possível definir as atividades executadas e o padrão a ser seguido. Também é uma maneira eficiente de compreender quais são os fatores indispensáveis para o seu planejamento, especialmente em relação à definição de metas, contratação de empréstimos, realização de investimentos e ao controle do fluxo de caixa.
Outro ponto relevante é a tomada de decisões estratégicas, que abrangem o longo prazo. Elas dependem diretamente das definições operacionais, por exemplo, a requisição de adiantamento de recebimentos. No entanto, têm um impacto maior nos fluxos do gerenciamento financeiro e determinam a sobrevivência e o sucesso da companhia.
Nesse cenário é preciso compreender que os fluxos eficientes visam ao oferecimento do maior potencial de lucro com o passar dos meses. Tecnicamente, o que se busca é elevar o Valor Presente Líquido (VPL). Esse indicador representa a quantia que você teria hoje caso somasse todo o lucro gerado, descontasse uma taxa de juros adequada e excluísse o montante aplicado inicialmente.
Então, quais ideias são válidas para realizar a revisão dos fluxos financeiros? Confira algumas sugestões:
Administre o caixa com eficiência
Mantenha uma programação de entradas e saídas de recursos, porque isso ajuda a manter o pagamento das despesas com o passar do tempo. Essa prática deve ser feita pelo fluxo de caixa, que deve incluir a projeção de despesas e receitas para os próximos meses. Com essa visualização é possível identificar sobras ou falta de dinheiro, que permitirá fazer ajustes para solucionar o problema, por exemplo: contratar um empréstimo, reservar uma quantia maior para capital de giro etc.
Analise a estrutura de capital
Pode ser própria, como quando você adquire uma máquina para estampar camisetas, ou contar com a integralização por meio de um empréstimo bancário, ajuda de um sócio ou investidor-anjo etc. Em qualquer dos casos, a estrutura de capital deve ser avaliada, porque ajuda a definir os próximos passos e seguir os objetivos traçados.
Foque a criação de valor
Administrar as finanças do negócio tem como objetivo gerar valor para a organização. Essa prática pode ser adotada pelo acréscimo de benefícios ao produto ou serviço, investimento em propaganda ou aquisição de um sistema de gestão para aumentar a produtividade. Todas essas atitudes têm a finalidade de atrair mais clientes e, com isso, aumentar o lucro empresarial.
Utilize sistemas adequados
Há ferramentas financeiras simples que ajudam na gestão da empresa. Aquelas voltadas para os processos trazem informações necessárias para tomar as melhores decisões. Além disso, muitos desses sistemas podem ser integrados a outros softwares, como os CRMs (direcionados para gerir o relacionamento com os clientes). Porém, esse ponto será melhor abordado em seguida.
Os erros financeiros que você não pode cometer
A compreensão das melhores práticas a serem adotadas exige o conhecimento das principais falhas cometidas. Pode ser que, até aqui, você não tenha identificado alguma operação errônea na sua empresa. Mas essa é a oportunidade de detectar algo que precisa ser ajustado.
A ideia é fazer uma gestão de riscos financeiros, a fim de proteger sua empresa dos erros que podem trazer graves prejuízos. Porém, quais são essas falhas que podem ocorrer? Confira as principais:
Falta de informações à disposição
O empreendedor precisa conhecer os dados de receitas e despesas da sua empresa — e eles devem se referir ao presente e ao futuro. É dessa maneira que se conseguirá alinhar o financeiro às estratégias de vendas. A consequência é o alcance dos objetivos ao mesmo tempo que as movimentações de recursos são controladas, as despesas desnecessárias são eliminadas e a negociação com fornecedores segue parâmetros específicos.
Perceba que os dados levam às informações, que ajudam a tomar decisões mais acertadas. Com isso, o empreendedor reduz as incertezas que envolvem o negócio e tem uma capacidade de negociação maior.
Falta de controle do fluxo de caixa
Esse é um aspecto essencial para a gestão, porque permite conhecer a movimentação de recursos e fazer projeções melhores. Por exemplo: ao identificar o dia que receberá cada pagamento, consegue fazer compras em dias mais tranquilos, e não nos críticos, que podem prejudicar o caixa. Isso também evita a contratação de empréstimos e uso do cheque especial, que exigem o pagamento de juros.
O melhor é conhecer todas as despesas e receitas diárias, inserir os dados em um software ou planilha e transportar o saldo para o dia seguinte e assim por diante. Dessa maneira, você terá uma visualização diária, semanal, mensal, semestral e até anual, o que permite verificar a situação e controlar o fluxo de caixa previsto e efetivado.
Em que isso impacta? Na negociação com os fornecedores, por exemplo. Imagine que um parceiro diminuiu o prazo de pagamento de 30 e 60 dias para 15 e 30 dias. Sua empresa não repassa essa mudança para os clientes. Em um primeiro momento, tudo bem. No entanto, há uma alteração significativa no fluxo de caixa do seu negócio, porque você precisará pagar antes de receber. Assim, se não estiver bem preparado, seu capital de giro é corroído.
Desconhecer os tipos de despesa existentes
Esse tipo de gasto pode ser dividido em fixo ou variável. Os primeiros são aqueles que se mantém, independentemente da produção ou das vendas da empresa. Os segundos se modificam conforme essas duas — ou uma delas — variantes. Na prática, isso significa que as despesas fixas devem ser reduzidas, porque geram saídas contínuas. Já as variáveis precisam estar embutidas nos preços. No entanto, um descontrole com relação a isso poderá desequilibrar toda a parte financeira.
Ignorar a inadimplência
Essa é uma situação comum, mas que deve ser combatida pelos empreendedores. Os negócios dependem das entradas de recursos para que as atividades sejam executadas — e a inadimplência pode pôr fim a esses objetivos. Saiba quanto está em posse de terceiros e verifique de que forma isso pode afetar as contas a pagar, despesas operacionais e custos de produção.
Para tentar equilibrar essa questão, vale a pena pensar em políticas de cobrança e outras estratégias de controle. Como regra, o recomendado é definir uma taxa de inadimplência condizente com o seu negócio e a situação econômica do país.
Precificar incorretamente por desconhecimento de custos e despesas
Os preços de seus produtos devem ser definidos por meio de estimativas confiáveis para evitar uma desvantagem em relação a outros itens similares oferecidos no mercado. No entanto, é comum usar estratégias que desconsideram os custos e despesas — elementos indispensáveis para a precificação.
Tenha em mente que o preço justo depende dos seguintes fatores:
- custos de produção;
- custos operacionais;
- despesas fixas e variáveis;
- público-alvo;
- mercado concorrente.
Assim, a gestão das finanças é indispensável para uma boa precificação. É assim que se consegue firmar um preço de mercado com margem de contribuição e ainda manter o fluxo de dinheiro para assegurar o funcionamento empresarial.
Ignorar o planejamento tributário
Esse aspecto é crucial para pagar apenas o que é devido em relação aos impostos e manter a regularidade perante o Fisco. O ideal é estar enquadrado em um regime que assegure o pagamento correto dos tributos e evite a aplicação de sanções e multas.
Ausência de indicadores
A gestão financeira depende dos indicadores para ser aprimorada. Mensurar os resultados é uma maneira de verificar se as metas estão sendo cumpridas e fazer comparações para identificar melhorias ou a necessidade de ajustes. O ideal é trabalhar com KPIs, como capital de giro, endividamento, EBITDA e liquidez dos investimentos. Assim, tem uma visão ampla da situação do negócio.
Como aplicar tecnologia em gestão financeira
Para controlar todos os aspectos listados até aqui e garantir que não serão mais cometidos os erros citados, você deve apostar no uso de tecnologia em gestão financeira. A implantação de um software especializado traz mais profissionalismo à atividade e garante que as contas do seu negócio estão em dia.
Além disso, a tecnologia possibilita documentar questões fundamentais da companhia e evita a perda de tempo e esforços com a inserção manual de dados em planilhas comuns. O trabalho mecânico ainda tende a causar retrabalho, que também é uma desvantagem e gera custos para a empresa.
Desse modo, há várias vantagens ao adotar um software de gestão das finanças. É possível monitorar constantemente os resultados e dinamizar os fluxos de gerenciamento. Também se garante mais segurança e agilidade nos processos internos.
Outros benefícios conquistados com esse software são:
Informações acessíveis e precisas
Os dados deixam de ficar distribuídos em diferentes planilhas e bancos e passam a ficar alocados em um só local. A informação centralizada agiliza o acesso e traz mais precisão e consistência para a avaliação feita pelo gestor.
Facilidade para organizar as despesas
As contas a pagar e a receber podem ser organizadas por categoria, data e centro de custo. A solução ainda avisa quando uma data de vencimento estiver próxima, o que traz um controle maior para evitar o pagamento de juros.
Eficiência no planejamento e análise estratégica
O sistema automatizado ajuda a responder diversos questionamentos comuns ao empreendedor, como: “qual será o impacto do mercado no meu negócio?” ou “o ano seguinte será positivo para investimentos?”. Isso ocorre porque as informações estão acessíveis e organizadas, o que facilita o planejamento. Também é possível desenvolver estratégias de geração de lucro para aumentar o sucesso da empreitada.
Controle de estoque mais adequado
Os sistemas de gestão organizam os dados e facilitam a gestão do inventário. Em uma única tela é possível saber o status do estoque e saber quando será necessário adquirir algum produto. Essa visualização facilita o gerenciamento das finanças, porque se pode comparar aos dados propriamente financeiros.
Geração de relatórios mais acessível
As tomadas de decisão devem ser embasadas em relatórios de performance, que estão disponíveis nos sistemas de gestão. Por meio deles você visualiza os resultados obtidos, o faturamento de clientes, as despesas realizadas e os produtos mais vendidos. Fica ou não mais fácil de se organizar?
Todos esses benefícios serão assegurados quando o sistema está alinhado às exigências da empresa. Por isso, vale a pena considerar as demandas organizacionais e tudo sobre gestão financeira para encontrar a solução mais adequada.
E a sua empresa, já está preparada para garantir o sucesso utilizando as dicas repassadas?
