Quanto mais organizados e planejados forem os passos do empreendimento, mais fácil fica de saber se o caminho certo está sendo seguido, não é? Essa é a grande missão do mapeamento de processos!
Quando você possui um planejamento estruturado, é capaz de moldá-lo, até mesmo no caminho, para que ele traga os resultados esperados.
Entretanto, é preciso estudar alguns pontos importantes do seu empreendimento antes de iniciar a montagem do seu mapeamento de processos, especialmente se você quer que ele seja um sucesso!
Leia também “BPM: O que é e como implantar na sua empresa” para aprender mais sobre o gerenciamento de processos!
Neste post, você vai entender qual é a importância do mapeamento de processos e também como é possível implantar um no seu empreendimento.
O que é um mapeamento de processos
Considerado como uma técnica, o mapeamento de processos é utilizado para compreender os detalhes envolvidos no funcionamento do empreendimento.
Por meio do mapeamento, é possível identificar cada passo do processo, as pessoas e recursos envolvidos e também os resultados obtidos em cada uma das etapas.
Com este tipo de metodologia, o empreendedor se torna capaz de identificar os pontos fracos do projeto com mais facilidade, idealizando e implantando melhorias de forma mais eficaz.
Sendo assim, o mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e acompanhamento essencial para estudar o funcionamento da empresa e aplicar melhorias à gestão.
Objetivos do mapeamento de processos
A grande missão do mapeamento de processos é elevar o nível de eficiência do empreendimento, implementando melhorias e desenvolvendo atividades de sucesso aos poucos.
A própria criação do mapeamento já ajuda a equipe a se unir para discutir possíveis ideias e soluções, uma atividade que estimula o senso de cooperação e criatividade.
Além disso, o acompanhamento do mapeamento ajuda a identificar falhas e obstáculos com mais facilidade, o que permite que a empresa se prepare e sofra menos com os possíveis problemas.
Com isso, o mapeamento ajuda a empresa a traçar uma meta, descobrir como se faz para chegar até e, efetivamente, cumprir o que foi idealizado no início.
Qual a importância em se mapear processos
O mapeamento de processos é essencial para traçar as metas e objetivos da empresa.Quando não se reserva um tempo para analisar até mesmo os mais simples processos, eles, eventualmente, acabarão apresentando alguma falha que poderia ter sido solucionada anteriormente.
No caso de novos projetos, colocá-los em prática sem nenhum tipo de estudo ou planejamento prévio é a grande receita para a desordem e, na maioria dos casos, fracasso.
Sendo assim, o mapeamento de processos é essencial para garantir que até mesmo as mais simples atividades sejam observadas e otimizadas, visando um melhor desempenho da equipe e do empreendimento.
Aos poucos, melhorando um processo de cada vez, a empresa acaba elevando o nível de qualidade de seus produtos e serviços, além de ir apresentando um trabalho mais eficiente e objetivo.
Quais os benefícios do mapeamento para a empresa e equipes
A análise das atividades e processos da empresa trazem benefícios únicos para o empreendedor, permitindo que ele possa tomar as medidas necessárias para levar o negócio ao próximo nível.
Observando o mapeamento de processos é possível observar não apenas o desempenho de cada atividade, mas também a interação entre elas.
Além disso, também surge a oportunidade de criar padrões e requisitos para cada etapa do processo. Desta forma, a padronização dos processos acontece gradualmente e facilita ainda mais a criação de projetos futuros.
Por fim, o mapeamento de processos promove a comunicação entre setores envolvidos na atividade, de forma que a equipe passa a trabalhar em conjunto e harmonia, se unindo para resolver eventuais falhas ou idealizar melhorias.
Quais detalhes e informações devem ser incluídos
Existem alguns passos que devem, essencialmente, serem seguidos para criar um mapeamento de processos de sucesso. Entretanto, as informações necessárias para construir o planejamento variam de projeto para projeto.
Sendo assim, é preciso escolher cuidadosamente a ideia que será colocada em ação. É preciso reunir o máximo de dados sobre a mesma. É um ótimo momento para reunir a equipe e ouvir todas as opiniões e ideias até chegar ao ideal.
Além disso, é preciso ter uma meta realista, porém ambiciosa. É ela quem vai guiar o projeto e garantir que ele tenha uma direção. Sem metas, é comum que projetos acabem se perdendo por não ter um norte a seguir.
Tipos de mapeamento de processos
Como mencionamos anteriormente, o mapeamento de processos pode variar muito, já que ele depende do projeto que constituirá.
Entretanto, existem alguns tipos de mapeamentos mais comuns e populares. Sendo assim, é interessante conhecer mais sobre eles antes de dar o pontapé inicial no seu próprio planejamento!
- Mapa de Processo de Atividade: basicamente, envolve todas as atividades que acrescentam valor ao processo em questão;
- Mapa de Processo Detalhado: traz mais detalhes em cada etapa e, consequentemente, de todo o mapeamento também;
- Mapa de Documentos: trata-se da apresentação de documentos que representam as entradas e saídas do processo;
- Diagrama de Cadeia de Valor Agregado: diferente do fluxograma comum, as caixas não conectadas umas às outras, buscando um entendimento mais rápido do cenário;
- Diagrama de Fluxo de Trabalho: é bem parecido com o fluxograma, mas não trabalha com símbolos, sendo assim, a apresentação é mais simples.
Como fazer um mapeamento de processos – passo a passo
O mapeamento de processos exige a participação das equipes para ser um sucesso!
Agora que você conheceu os princípios básicos do mapeamento de processos, chegou o momento de descobrir como você pode colocar as mãos na massa e promover a melhoria de processo na sua empresa.
Como mencionamos anteriormente, o mapeamento não possui uma fórmula engessada e pode se adaptar de acordo com o projeto que está sendo construído.
Ainda assim, existem alguns passos básicos que você deve seguir para entender o conceito do mapeamento e promover uma melhor gestão dos processos.
Descubra como você pode fazer um mapeamento de processos em apenas 10 passos!
– Entenda o seu negócio
Uma das principais missões do mapeamento de processos é oferecer uma visão mais detalhada sobre uma determinada atividade ou até mesmo problema do seu empreendimento.
Sendo assim, antes de focar a visão em único ponto, é preciso olhar para o plano geral e entender qual questão necessita de mais atenção no momento.
Por exemplo, imagine que você possui uma empresa que comercializa produtos. Tudo está indo bem, mas vocês têm experiências com alguns problemas com os números de estoque, nem sempre estão precisos e causam alguns atrasos nas vendas.
Desta forma, fica claro que não é o momento ideal de aplicar o mapeamento na estratégia de vendas, por exemplo. Entenda o funcionamento do seu empreendimento para descobrir qual é o setor que mais precisa de atenção no momento.
– Identifique o problema
A maior parte das ideias desenvolvidas em uma empresa possuem o objetivo de resolver um problema ou melhorar um processo que não anda tão bem como antes.
Sendo assim, é preciso ficar de olho no que não está funcionando ao potencial máximo no seu empreendimento. Até a empresa mais alinhada e organizada possui pontos que a afastam da perfeição, e são eles que merecem atenção.
Por menores que forem, os problemas representam uma diferença no resultado e, caso sejam negligenciados, é possível que esse impacto negativo só aumento com o tempo.
Para aprimorar a identificação do tamanho do problema e a prioridade que a sua resolução deve ter, pode-se usar uma ferramenta como a matriz GUT, que é fácil e prática para a tomada de decisões.
– Cogite as atividades e equipes que serão envolvidas
Agora que você já sabe qual é o problema que deve ser solucionado e definiu qual solução será utilizada, chegou o momento de selecionar os elementos necessários para colocar o plano em ação.
Quando falamos sobre as atividades, tenha em mente que ainda não é preciso colocar cada etapa em sua devida ordem. Pense apenas nos passos que deverão ser tomados para chegar à meta final, é assim que o processo começa a tomar forma.
Outro ponto essencial, é determinar quem serão os envolvidos no projeto. É interessante compartilhar a ideia com a equipe que você sabe que desempenhará um bom trabalho, assim eles podem participar do mapeamento desde o início.
– Determine os limites iniciais e finais
Como mencionamos anteriormente, a definição da meta final é essencial para direcionar o mapeamento e as atividades envolvidas.
Entretanto, o pontapé inicial também é importante para o planejamento, já que apresenta o cenário que deve ser mudado durante o desenvolvimento do projeto.
É importante estabelecer uma meta ambiciosa, que possa levar a empresa ao próximo nível com muito trabalho e dedicação. Entretanto, é fundamental manter os pés no chão e traçar um plano de acordo com as condições do empreendimento.
– Escolher os fornecedores do processo
Todo o mapeamento requer entradas, ou seja, o investimento em recursos que farão o plano funcionar. A intenção é que estas entradas sejam transformadas em saídas, que representam resultados e lucros.
Existem dois tipos principais de fornecedores: os internos e externos. Primeiramente, os fornecedores internos representam funcionários ou setores da empresa que darão as entradas.
Por outro lado, os fornecedores externos representam empresas ou até mesmo empreendedores individuais que oferecerão os recursos necessários para o sucesso do mapeamento.
– Monte o fluxo de trabalho
Este é o momento de colocar todas as atividades em ordem, junto às informações úteis e importantes que você reuniu durante o estudo do mapeamento.
Durante a montagem, é importante levar em consideração a conexão de cada atividade, especialmente se ela envolve equipes e setores diferentes.
Para que a ordem das atividades funcione, é preciso se lembrar que uma completa a outra. Sendo assim, é essencial garantir que as equipes sempre estejam em comunicação, principalmente nos momentos de conclusão e início da tarefa.
– Selecione desenhos e ícones intuitivos
No fluxograma, o uso de símbolos é essencial para construir uma leitura mais intuitiva e de rápida compreensão do projeto.
Sendo assim, elas devem ser aplicadas corretamente, após a definição da ordem de cada atividade e a conexão entre cada etapa do processo.
Entenda o significado dos símbolos mais utilizados na construção de mapeamentos de processo!
- Formatos ovais: indicam o início ou a mudança brusca de um processo;
- Retângulos: representam uma atividade que deve ser realizada;
- Setas: indicam a direção que o fluxo de trabalho deve seguir;
- Losangos: representam um momento de decisão, todas as opções que podem ser escolhidas precisam estar no fluxograma indicadas por setas;
- Paralelogramo: indica as entradas de recursos e saídas de resultados ao longo do processo de negócio.
– Verifique o fluxograma final
Depois de definir a ordem das atividades, a conexão entre as atividades, a informação necessária para compreender o objetivo da tarefa e criar um fluxograma intuitivo, chega o momento de conferir todos os passos e garantir que o planejamento realmente faça sentido.
Na gestão de processos, é essencial incluir a verificação de todo mapeamento antes que ele seja, efetivamente, colocado em prática.
Desta forma, é possível evitar que problemas que passaram despercebidos se transformem em grandes obstáculos ou até mesmo prejuízos durante o desenvolvimento do planejamento.
Este é o momento de dar as últimas ideias e correções antes que o mapeamento seja iniciado. É claro que é possível fazer mudanças durante o desenvolvimento, mas, claramente, é mais fácil e prática realizá-las neste momento.
– Aplicar melhorias no planejamento
Este é o processo que nunca termina! Mesmo depois da verificação do mapeamento, é essencial analisar os processos e resultados periodicamente.
Para entender quais atividades são realmente úteis para o seu empreendimento, é preciso avaliar como elas estão desempenhando o papel que é esperado delas, de acordo com o mapeamento de processos.
Desta forma, as atividades que trazem resultados positivos podem ser padronizadas e executadas regularmente. Por outro lado, os processos que não funcionaram como esperado devem ser analisados e corrigidos pela equipe.
Cuidados com o mapeamento de processos
Antes, durante e depois que o mapeamento de processos é feito, é essencial tomar alguns cuidados para garantir que tudo ocorra da melhor forma possível e com uma quantidade mínima de defeitos e imprevistos
Primeiramente, é essencial não ultrapassar os limites delimitados no início do projeto. Não perca o foco do seu planejamento e tome cuidado para não se empolgar demais e ir além do que o seu empreendimento é capaz de ir no momento.
Além disso, é essencial que a comunicação entre os funcionários e setores deve estar alinhada e organizada. Para garantir que cada atividade seja entregue da melhor forma e conectada ao próximo passo, é preciso que a equipe mantenha-se conectada para debater ideias e opiniões construtivas.
É preciso ter cuidado com a quantidade de detalhes inserida no seu mapeamento de processos. Caso você coloque poucas informações, é possível que a tarefa não seja executada da forma como você espera por falta de instruções.
Entretanto, o excesso de detalhes pode causar confusão no fluxograma e complicar o entendimento do fluxo das atividades. Sendo assim, é importante encontrar um ponto de equilíbrio, sempre levando em consideração o olhar das pessoas envolvidas no processo.
Ferramentas de mapeamento de processos
Para construir o seu mapeamento de processos, você pode contar com ferramentas interessantes e extremamente úteis que tornam o planejamento mais prático.
Entretanto, é preciso escolher com sabedoria as ferramentas que irão te auxiliar para que elas não acabem surtindo o efeito contrário e, no fim das contas, trazendo mais dificuldades aos projetos.
Conheça duas ferramentas importantes para a estruturação e acompanhamento do mapeamento de processos!
– SIPOC
O SIPOC representa uma sigla em inglês que une as iniciais dos termos: suppliers (fornecedores), inputs (entradas), processes (processos), output (saídas) e customers (clientes).
A ideia principal da técnica SIPOC é responder uma série de questões relacionadas aos termos principais da sigla.
Com as informações obtidas por meio das respostas, o empreendedor acaba conseguindo as informações que precisa para dar o pontapé no mapeamento de processos.
- Fornecedores: a principal pergunta é: quem são os clientes deste mapeamento?
- Entradas: é interessante começar pensando nas entradas que serão necessárias para o mapeamento e, então, escolher o fornecedor adequado para o projeto;
- Processos: é o ponto em que todas as atividades e etapas devem ser idealizadas, com a intenção de alcançar a meta estabelecida inicialmente;
- Saídas: neste ponto, é necessário estabelecer quais saídas o empreendedor deve entregar por meio do mapeamento;
- Clientes: por fim, é preciso estabelecer quem receberá as saídas reunidas durante o mapeamento.
– Software Bom Controle
Por meio do software de gestão financeira, é possível lançar todos os resultados e investimentos relacionados ao mapeamento de processos.
Desta forma, é possível acompanhar a evolução de cada um dos passos. Principalmente, o gerenciador financeiro é ideal para calcular quanto foi investido e quanto foi recebido como retorno.
Além disso, o software permite que processos manuais repetitivos sejam automatizados, otimizando o tempo de trabalho da equipe. Com isso, os funcionários podem investir a produtividade em etapas mais importantes do mapeamento.
Você pode conhecer os benefícios do software na prática por meio do teste gratuito de 7 dias oferecido pelo Bom Controle! É uma ótima oportunidade de entender como o programa pode transformar a rotina da sua empresa.
Conclusão
Por meio do mapeamento de processos, é possível melhorar o rendimento da empresa.
Por fim, é possível concluir que o mapeamento de processos é uma técnica eficiente de planejamento e controle de atividades.
Por meio do fluxograma idealizado pela equipe do empreendimento, é possível identificar quais atividades devem ser realizadas para atingir uma meta determinada no início do planejamento.
Agora que você sabe como utilizar o mapeamento de processos, qual técnica vai utilizar no próximo projeto do seu empreendimento? Compartilhe suas dúvidas e opiniões nos comentários abaixo!
