Mapeamento de processos – entenda o que é e como aplicá-lo

Você já considerou fazer o mapeamento de processos? Entenda como essa prática funciona e para que serve.

Quanto mais organizados e planejados forem os passos do empreendimento, mais fácil fica saber se o caminho certo está sendo seguido, não é? Essa é a grande missão do mapeamento de processos!

Quando você possui um planejamento estruturado, é capaz de moldá-lo — até mesmo no caminho — para que ele traga os resultados esperados. Entretanto, é preciso estudar alguns pontos importantes do seu negócio antes de mapear os processos. Especialmente, se você quer que ele seja um sucesso!

Neste post, você vai entender qual é a importância do mapa de processos e também como é possível implantar na sua empresa.

O que é um mapeamento de processos?

Considerado uma técnica, o mapeamento de processos é utilizado para compreender os detalhes envolvidos no funcionamento do negócio. Por meio dele, é possível identificar cada passo do fluxo de trabalho, além das pessoas e dos recursos envolvidos. Além disso, são considerados os resultados obtidos em cada uma das etapas.

Com esse tipo de metodologia, o empreendedor se torna capaz de identificar os pontos fracos do projeto com mais facilidade. Ao mesmo tempo, idealizar e implantar melhorias de forma mais eficaz.

Sendo assim, o mapa de processos é uma ferramenta de planejamento e acompanhamento essencial para estudar o funcionamento da empresa e aplicar melhorias à gestão de negócios.

Quais são os objetivos do mapeamento de processos?

A grande missão é elevar o nível de eficiência do negócio. Para isso, são implementadas melhorias e desenvolvidas atividades de sucesso aos poucos.

A própria criação do mapeamento já ajuda a equipe a se unir para discutir possíveis ideias e soluções. Essa é uma atividade que estimula o senso de cooperação e criatividade.

Além disso, o acompanhamento da prática ajuda a identificar falhas e obstáculos com mais facilidade. Isso permite que a empresa se prepare e sofra menos com os possíveis problemas.

Com isso, a prática ajuda a empresa a traçar uma meta, descobrir como se faz para chegar até ela e, efetivamente, cumprir o que foi idealizado no início.

Qual a importância em se mapear processos?

O mapeamento de processos é essencial para traçar as metas e os objetivos da empresa. Quando não se reserva um tempo para analisar até mesmo os mais simples fluxos, eles, eventualmente, acabarão apresentando alguma falha que poderia ter sido solucionada anteriormente.

No caso de novos projetos, colocá-los em prática sem nenhum tipo de estudo ou planejamento prévio é a grande receita para a desordem e, na maioria dos casos, fracasso.

Sendo assim, mapear processos é essencial para garantir que até mesmo as mais simples atividades sejam observadas e otimizadas. Isso permite obter um melhor desempenho da equipe e do empreendimento.

Aos poucos, melhorando um processo de cada vez, a empresa acaba elevando o nível de qualidade de seus produtos e serviços. Além disso, apresenta um trabalho mais eficiente e objetivo.

Quando fazer o mapeamento dos processos?

Essa é uma das dúvidas mais frequentes. Em resumo, é preciso fazer esse levantamento sempre que a sua empresa precisa otimizar e melhorar os processos executados. Ou seja, a prática é indicada quando você percebe algo inadequado. Por exemplo: 

• ruídos na comunicação, que atrapalham o bom desenvolvimento dos fluxos de trabalho;
• retrabalhos;
• atrasos na entrega.

Aqui, ainda é preciso destacar que o mapeamento dos processos pode ser realizado em todo o negócio ou em uma parte dele. Assim, você pode verificar apenas um fluxo de trabalho que apresenta problemas.

Quais os benefícios do mapeamento para a empresa e equipes?

A análise de atividades e processos da empresa traz benefícios únicos para o empreendedor, permitindo que ele possa tomar as medidas necessárias para levar o negócio ao próximo nível.

Isso porque a observação do mapa de processos permite identificar não apenas o desempenho de cada atividade, mas também a interação entre elas.

Além disso, também surge a oportunidade de criar padrões e requisitos para cada etapa do processo. Dessa forma, a padronização dos processos acontece gradualmente e facilita ainda mais a criação de projetos futuros.

Por fim, o mapeamento promove a comunicação entre setores envolvidos na atividade, de forma que a equipe passe a trabalhar em conjunto e harmonia. Assim, une-se para resolver eventuais falhas ou idealizar melhorias.

Quais são os níveis de detalhamento de um mapeamento de processos?

Para ser executado com eficiência, a prática de mapear processos deve ter um propósito bem definido. A partir do objetivo, você pode fazer um detalhamento mais profundo ou mais superficial — tudo sem causar prejuízos à análise.

Então, como saber o que é mais indicado no seu caso? A resposta é conhecer o nível de profundidade necessário. Ele pode ser: 

• nível 1, ou descritivo: foca uma visão mais básica do processo avaliado. Por isso, o objetivo é alinhar a compreensão de todos os envolvidos sobre o fluxo de trabalho;
• nível 2, ou analítico: tem o propósito de obter um ponto de vista mais técnico. Por isso, destaca os eventos e os tratamentos de exceção que ocorrem;
• nível 3, ou executável: atenção nos dados. Por isso, delimita os serviços a serem automatizados ou implementados.

Quais detalhes e informações devem ser incluídos?

Existem alguns passos que devem, essencialmente, ser seguidos para criar um mapeamento de processos de sucesso. Entretanto, as informações necessárias para construir o planejamento variam de acordo com o projeto.

Dessa forma, é preciso escolher cuidadosamente a ideia que será colocada em ação. É preciso reunir o máximo de dados sobre ela, sendo um ótimo momento para reunir a equipe e ouvir todas as opiniões e ideias até chegar ao ideal.

Além disso, é preciso ter uma meta realista, porém ambiciosa. Ela vai guiar os projetos e garantir sua direção. Sem metas, é comum que eles acabem se perdendo por não ter um norte a seguir.

Quais são os tipos de mapeamento de processos?

Como mencionamos anteriormente, o mapeamento de processos pode variar muito, já que ele depende do projeto que constituirá. Entretanto, existem alguns tipos mais comuns e populares.

Por isso, é interessante conhecer mais sobre eles antes de dar o pontapé inicial no seu próprio planejamento! Veja quais são eles e suas principais características, a seguir: 

• Mapa de Processo de Atividade: basicamente, envolve todas as atividades que acrescentam valor ao processo em questão;
• Mapa de Processo Detalhado: traz mais detalhes em cada etapa e, consequentemente, de todo o mapeamento também;
• Mapa de Documentos: trata-se da apresentação de documentos que representam as entradas e as saídas do processo;
• Diagrama de Cadeia de Valor Agregado: diferente do fluxograma comum, são caixas não conectadas umas às outras. Com isso, elas representam o processo de forma simplificada e permitem chegar a um entendimento mais rápido do cenário;
• Diagrama de Fluxo de Trabalho: é bem parecido com o fluxograma, mas não trabalha com símbolos. Assim, a apresentação é mais simples.

Como fazer um mapeamento de processos? Veja o passo a passo

Agora que você conheceu os princípios básicos do mapeamento de processos, chegou o momento de descobrir como você pode colocar as mãos na massa e promover melhorias na sua empresa. Aqui, é preciso lembrar que não existe uma fórmula engessada.

Ela pode se adaptar de acordo com o projeto que está sendo construído. Ainda assim, existem alguns passos básicos que você deve seguir para entender o conceito do mapeamento e promover uma melhor gestão dos processos.

Confira os 9 passos essenciais para alcançar bons resultados ao mapear processos.

1. Entenda o seu negócio

Uma das principais missões do mapeamento de processos é oferecer uma visão mais detalhada sobre determinada atividade ou problema. Assim, antes de focar a visão em único ponto, é preciso olhar para o plano geral e entender qual questão necessita de mais atenção no momento.

Por exemplo, imagine que você possui uma empresa que comercializa produtos. Tudo está indo bem, mas vocês têm alguns problemas com os números de estoque. Eles nem sempre estão precisos e causam alguns atrasos nas vendas.

Dessa forma, fica claro que não é o momento ideal de aplicar o mapeamento na estratégia de vendas, por exemplo. Portanto, entenda o funcionamento do seu negócio para descobrir qual é o setor que mais precisa de atenção no momento.

2. Identifique o problema

A maior parte das ideias desenvolvidas em uma empresa têm o objetivo de resolver um problema ou melhorar um processo que não anda tão bem como antes. Por isso, é preciso ficar de olho no que não está funcionando em seu potencial máximo no negócio.

Até a empresa mais alinhada e organizada tem pontos que a afastam da perfeição — e são eles que merecem atenção. Por menores que sejam, os problemas representam uma diferença no resultado.

Caso sejam negligenciados, há uma possibilidade desse impacto negativo aumentar com o tempo.

3. Cogite as atividades e as equipes que serão envolvidas

Agora que você já sabe qual é o problema que deve ser solucionado e definiu qual solução será utilizada, chegou o momento de selecionar os elementos necessários para colocar o plano em ação.

Quando falamos sobre as atividades, tenha em mente que ainda não é preciso colocar cada etapa em sua devida ordem. Pense apenas nos passos que deverão ser tomados para chegar à meta final — é assim que o processo começa a tomar forma.

Outro ponto essencial é determinar quem serão os envolvidos no projeto. É interessante compartilhar a ideia com a equipe que você sabe que desempenha um bom trabalho. Assim, eles podem participar do mapeamento dos processos desde o início.

4. Determine os limites iniciais e finais

Como mencionamos anteriormente, a definição da meta final é essencial para direcionar o mapeamento e as atividades envolvidas. Entretanto, o pontapé inicial também é importante para o planejamento, já que apresenta o cenário a ser mudado durante o desenvolvimento do projeto.

É importante estabelecer uma meta ambiciosa, que possa levar a empresa ao próximo nível com muito trabalho e dedicação. Contudo, é fundamental manter os pés no chão e traçar um plano de acordo com as condições do negócio.

5. Escolher os fornecedores do processo

Todo o mapeamento requer entradas, ou seja, o investimento em recursos que farão o plano funcionar. A intenção é que elas sejam transformadas em saídas, que representam resultados e lucros.

Nesse cenário, existem dois tipos principais de fornecedores: os internos e externos. Primeiramente, os fornecedores internos representam funcionários ou setores da empresa que darão as entradas.

Por outro lado, os fornecedores externos representam empresas ou até mesmo empreendedores individuais que oferecerão os recursos necessários para o sucesso do mapeamento.

6. Monte o fluxo de trabalho

Este é o momento de colocar todas as atividades em ordem. Também insira as informações úteis e importantes reunidas durante o estudo do mapeamento.

Durante a montagem, é importante levar em consideração a conexão de cada atividade. Especialmente, se ela envolve equipes e setores diferentes.

Para que a ordem das atividades funcione, é preciso se lembrar que um time completa o outro. Dessa forma, é essencial garantir que as equipes sempre estejam em comunicação, principalmente nos momentos de conclusão e início da tarefa.

7. Selecione desenhos e ícones intuitivos

No fluxograma, o uso de símbolos é essencial para construir uma leitura mais intuitiva e de rápida compreensão do projeto. Portanto, eles devem ser aplicados corretamente após a definição da ordem de cada atividade e a conexão entre cada etapa do processo. Mais para frente, trataremos dos principais.

8. Verifique o fluxograma final

Depois de definir a ordem das atividades, a conexão entre as atividades, a informação necessária para compreender o objetivo da tarefa e criar um fluxograma intuitivo, chega o momento de conferir todos os passos e garantir que o planejamento realmente faça sentido.

Na gestão de processos, é essencial incluir a verificação de todo mapeamento antes que ele seja, efetivamente, colocado em prática. Dessa forma, é possível evitar que problemas que passaram despercebidos se transformem em grandes obstáculos ou até mesmo prejuízos durante o desenvolvimento do planejamento.

Esse é o momento de dar as últimas ideias e correções antes que o mapeamento seja iniciado. É claro que é possível fazer mudanças durante o desenvolvimento. No entanto, claramente, é mais fácil e prático realizá-las nesse momento.

9. Aplicar melhorias no planejamento

Este é o processo que nunca termina! Mesmo depois da verificação do mapeamento, é essencial analisar os processos e os resultados de forma periódica.

Para entender quais atividades são realmente úteis para o seu negócio, é preciso avaliar qual é o desempenho esperado e os resultados obtidos. Tudo de acordo com o mapa de processos.

Dessa forma, as atividades que trazem resultados positivos podem ser padronizadas e executadas regularmente. Por outro lado, os processos que não funcionaram como esperado devem ser analisados e corrigidos pela equipe.

Quais são os cuidados com o mapeamento de processos?

Antes, durante e depois da realização dessa análise, é essencial tomar alguns cuidados para garantir que tudo ocorra da melhor forma possível e com uma quantidade mínima de defeitos e imprevistos. Nesse sentido, existem alguns cuidados importantes. Confira, a seguir.

Evite ultrapassar os limites

Primeiramente, é essencial não ultrapassar os limites delimitados no início do projeto. Não perca o foco do seu planejamento e tome cuidado para não se empolgar demais e ir além do que o seu empreendimento é capaz no momento.

Alinhe a comunicação entre os setores e os funcionários

É essencial que a comunicação entre os funcionários e os setores esteja alinhada e organizada. Para garantir que cada atividade seja entregue da melhor forma e esteja conectada ao próximo passo, é preciso que a equipe se mantenha integrada para debater ideias e opiniões construtivas.

Atente aos detalhes inseridos

É preciso ter cuidado com a quantidade de detalhes inserida no seu mapeamento de processos. Caso você coloque poucas informações, é possível que a tarefa não seja executada da forma como você espera por falta de instruções.

Entretanto, o excesso de detalhes pode causar confusão no fluxograma e complicar o entendimento do fluxo das atividades. Por isso, é importante encontrar um ponto de equilíbrio, sempre levando em consideração o olhar das pessoas envolvidas no processo.

Quais são as ferramentas de mapeamento de processos?

Para construir o seu mapeamento de processos, você pode contar com ferramentas interessantes e extremamente úteis que tornam o planejamento mais prático. Entretanto, é preciso escolher com sabedoria aquelas que auxiliarão a chegar onde deseja.

Isso porque elas podem surtir o efeito contrário e, no fim das contas, trazem mais dificuldades aos projetos. Para entender melhor, apresentamos duas ferramentas importantes para a estruturação e acompanhamento dos processos mapeados.

SIPOC

O SIPOC representa uma sigla em inglês que une as iniciais dos termos: 

• suppliers (fornecedores);
• inputs (entradas);
• processes (processos);
• output (saídas);
• customers (clientes).

A ideia principal da técnica SIPOC é responder uma série de questões relacionadas aos termos principais da sigla. Com as informações obtidas, você tem o que precisa para dar o pontapé no seu mapeamento de processos.

Então, como utilizar essa ferramenta da forma adequada? Veja o que considerar em cada um dos pontos apresentados acima: 

• fornecedores: a principal pergunta é: quem são os clientes deste mapeamento? A partir dessa resposta, você identifica o que será analisado;
• entradas: é interessante começar pensando nas entradas necessárias para o mapeamento e, então, escolher o fornecedor adequado para o projeto;
• processos: é o ponto em que todas as atividades e etapas devem ser idealizadas. A intenção é alcançar a meta estabelecida inicialmente;
• saídas: nesse ponto, é necessário estabelecer quais saídas o empreendedor deve entregar por meio do mapeamento;
• clientes: por fim, é preciso estabelecer quem receberá as saídas reunidas durante o mapeamento.

Software Bom Controle

Por meio do software de gestão financeira Bom Controle, é possível lançar todos os resultados e os investimentos relacionados ao mapeamento dos processos. Dessa forma, é possível acompanhar a evolução de cada um dos passos.

Principalmente, o gerenciador financeiro é ideal para calcular quanto foi investido e recebido como retorno. Além disso, o software permite que processos manuais repetitivos sejam automatizados. Assim, o tempo de trabalho da equipe é otimizado.

Com isso, os funcionários podem focar etapas mais importantes do mapeamento. Isso resulta em mais produtividade, porque eles evitam a perda de tempo com atividades manuais.

Você pode conhecer os benefícios do software na prática por meio do teste gratuito de 7 dias oferecido pelo Bom Controle! É uma ótima oportunidade de entender como o programa pode transformar a rotina da sua empresa.

Mapa de processo x diagrama de processo x modelo de processo: quais são as diferenças?

Até aqui, você viu que o mapa de processo ajuda a fazer melhorias e resolver problemas e gargalos. No entanto, o conceito é diferente de diagrama e modelo de processo. Ainda assim, todos esses termos são trabalhados como sinônimos em muitos lugares.

Diferenciá-los é fundamental para evitar erros na sua análise. Por isso, vamos explicar cada um deles.

Mapa de processo

É o mapeamento, que traz uma visão abrangente e tem diferentes níveis de detalhamento. Ainda assim, costuma abordar os eventos, os resultados e os responsáveis.

Diagrama de processo

É mais básico e traz uma visão bem ampla do processo. Portanto, abrange somente os principais elementos. Para facilitar sua compreensão, costuma ser desenhado como um fluxograma.

Modelo de processo

Tem o objetivo de apresentar o estado da empresa atual ou futuro e seus recursos. Esse último quesito abrange pessoas, instalações, informação, automatização de processos, energia e finanças. É um modelo mais completo.

Quais são os símbolos do mapeamento dos processos?

Para facilitar a análise, essa prática contempla uma série de símbolos. Eles descrevem os elementos-chave de cada processo. Ou seja, representam: 

• ações;
• pessoas envolvidas;
• entradas e saídas;
• medições de processos;
• tempo necessário.

Todos os símbolos derivam da linguagem de modelagem unificada (UML). Essa é uma norma internacional para o mapa de processos. Entenda o significado dos ícones mais utilizados na construção de mapeamentos de processo: 

• formatos ovais: indicam o início ou a mudança brusca de um processo;
• retângulos: representam uma atividade que deve ser realizada;
• setas: indicam a direção que o fluxo de trabalho deve seguir;
• losangos: representam um momento de decisão, isto é, todas as opções que podem ser escolhidas precisam estar no fluxograma indicadas por setas;
• paralelogramo: indica as entradas de recursos e as saídas de resultados ao longo do processo de negócio.

Quais são as boas práticas para a documentação de processos?

Todos os processos analisados no mapeamento devem ter uma documentação estruturada e coerente. Essa é uma maneira de capacitar os colaboradores e demonstrar o que precisa ser feito a partir disso.

Para atingir esse nível, você deve seguir algumas boas recomendações. Elas são: 

• nunca desvie da cadeia de valor, porque ela é a principal no seu negócio e na sua análise. Portanto, é um fluxo de atividades que precisa ser reconhecido em qualquer uma das etapas;
• evite focar só nos departamentos. Ainda que seja possível fazer isso, as áreas precisam ser integradas. Assim, a sinergia é importante;
• conheça os objetivos a perseguir. A documentação é uma ferramenta da empresa e deve servir para melhorá-la;
• selecione indicadores. Os processos pós-mapeamento devem ser acompanhados para saber se estão atingindo os resultados esperados. Isso é feito por meio de KPIs. Porém, eles devem ser úteis, relevantes e claros. Para isso, é preciso desdobrar os objetivos e as metas derivadas deles;
• registre as oportunidades de melhoria. Essa documentação ajuda no futuro da empresa, a fim de conquistar vantagem competitiva;
• use as ferramentas adequadas. Contar com uma solução apropriada, como o Bom Controle, permite atingir mais eficiência;
• evite fazer mapeamentos por muitos meses. O ideal é ter um pensamento estratégico. Por isso, é necessário analisar o mercado e implementar ações que solucionem problemas atuais. Além disso, aproveite para eliminar ou reduzir as atividades que não geram valor.

Conclusão

Por fim, é possível concluir que o mapeamento de processos é uma técnica eficiente de planejamento e controle de atividades. Por meio do fluxograma idealizado pela equipe do negócio, é possível identificar quais atividades devem ser realizadas para atingir uma meta determinada no início do planejamento.

Agora que você sabe como utilizar o mapeamento de processos, qual técnica vai utilizar no próximo projeto do seu empreendimento? Compartilhe suas dúvidas e opiniões nos comentários abaixo!