Nota Fiscal de Remessa – como funciona e como emitir

Nota fiscal de remessa é um documento obrigatório para o transporte e movimentação de mercadorias que ainda não tenham sido vendidas.

Existem muitas situações que exigem o transporte de um produto, sem que isso envolva uma transação comercial. Nestes casos, é exigido uma nota fiscal simplificada, que garanta a procedência daquela mercadoria em caso de uma fiscalização.

Na maioria dos casos, a nota fiscal de remessa não sofre incidência de tributos. Apesar de ser um documento de simples preenchimento, é preciso estar atento às informações, evitando desgastes ou até erros no destaque da tributação.

Entre os dados a serem informados que exigem atenção estão o CFOP e o NCM. Para entender mais sobre o NCM, leia o post O que é o NCM encontrado na nota fiscal de um produto.

Neste post, você vai entender o que é uma nota fiscal de remessa, quais os tipos e subtipos de nota e como fazer o preenchimento correto em cada situação.

O que é uma nota fiscal de remessa

Também conhecida como nota fiscal de transporte. Isto porque ela é um documento que deve ser emitido sempre que houver o transporte de qualquer produto que ainda não tenha sido vendido.

Quando este produto está indo, por exemplo, da fábrica para a loja (portanto, ainda não aconteceu nenhuma operação comercial), é obrigatório que ele esteja acompanhado de uma nota fiscal de remessa.

Para que serve a nota fiscal de remessa

A nota fiscal de remessa é um documento simplificado para o controle da movimentação e transporte de produtos, permitindo comprovar a origem da mercadoria em caso de fiscalizações.

Mesmo sendo um transporte de produto que ainda não foi comercializado, a falta da nota fiscal acompanhando o produto deixa a empresa vulnerável ao recebimento de multa.

Por isso, é essencial que sua empresa fique atenta a todas as movimentações de mercadorias, registrando corretamente as saídas e as entradas de produtos para simples remessa.

Há tributação na nota fiscal de simples remessa?

A nota de simples remessa é um documento mais simples do que uma nota fiscal eletrônica, pois faz referência à movimentação de mercadorias que ainda não foram vendidas, logo não tiveram uma atividade comercial passível de tributação.

Ainda assim, alguns impostos podem ser aplicáveis, especialmente dependendo da natureza da operação ou do Estado.

Isto porque cada Estado tem sua legislação específica para suspensão ou não do ICMS, por exemplo.

Por isso, entender exatamente a finalidade da operação é muito importante para que você escolha o CFOP corretamente, evitando pagar tributos desnecessários.

Quando deve ser emitida

A nota fiscal de remessa deve ser gerada sempre que o produto for transportado sem que tenha existido uma transação comercial.

Um vendedor que transporta produtos em seu veículo, fazendo visitas em clientes, por exemplo, precisará estar sempre acompanhado de uma nota fiscal de remessa.

Como é um documento emitido e utilizado para o transporte, existem dois momentos em que a nota poderá ser exigida:

Saída

Toda vez que um produto sair da sua empresa, indústria ou loja, deverá ser emitida uma nota fiscal de remessa para permitir o transporte.

Isso serve, também, para equipamentos ou matéria-prima.

Entrada

Um dos exemplos em que você precisa de uma nota fiscal de remessa é no caso de envio de produtos para teste.

Digamos que você envia um produto para um cliente experimentar e, caso não goste, ele devolve para sua empresa. Porém, se o cliente for uma pessoa física, ele não poderá emitir uma nota de transporte, então é você quem deve emitir.

Assim como você gerou uma nota de remessa que permite que o produto saia do seu estabelecimento, você pode emitir uma nota que permita que o produto volte para sua empresa. Esta é uma nota fiscal de remessa de entrada de produto não comercializado.

Exemplos de nota fiscal de remessa

A emissão é simplificada nestes casos pois, geralmente, a incidência de tributos é reduzida ou inexistente.

Alguns exemplos de situações que exigem uma nota fiscal de remessa são:

  • Envio de produtos para amostra grátis
  • Envio de brindes
  • Envio de produtos para doações
  • Envio ou recebimento de produtos para conserto
  • Envio de produtos para uso consignado
  • Envio de produtos para teste
  • Envio de produtos para demonstração
  • Utilização de um depósito ou armazém terceiro
  • Envio de produtos de uma filial para outra
  • Envio de produtos para utilização em feiras ou exposições

Tipos de nota fiscal de remessa

Como você já sabe, existem dois tipos de nota remessa: a de entrada e a de saída. No entanto, são várias as finalidades do transporte do produto que exigem uma nota fiscal de remessa.

Esse fim deverá ser informado de acordo com a natureza daquele transporte, conforme abaixo:

Remessa de mercadorias para venda

Os produtos que serão transportador com fim comercial deverão estar acompanhados de uma nota fiscal de remessa cuja natureza da operação será “Remessa para venda fora do estabelecimento”.

É o caso, por exemplo, de uma distribuidora que envia o produto para uma filial, ou de um vendedor que transporta os produtos em seu veículo para venda porta a porta.

Retorno de mercadorias para venda

Caso esses produtos não sejam vendidos, eles precisam retornar para o estabelecimento de origem.

Para poder recuperar o ICMS retido na nota fiscal de remessa para venda, é preciso que a empresa emita uma nota fiscal de remessa com a natureza da operação identificada como “Retorno de Remessa Para Venda Fora do Estabelecimento”.

Conserto

Quando o produto apresenta defeitos e precisa ser transportado até um terceiro, para prestação de serviço de reparo, é necessária a emissão de uma nota fiscal de remessa para acompanhar o produto durante o transporte até o conserto.

Retorno do conserto

Da mesma forma, para que o terceiro contratado para o reparo de um produto possa devolver o produto até seu local de origem, seja o estabelecimento comercial, seja o cliente, é preciso emitir a nota fiscal de remessa de retorno, que permitirá o transporte do produto. É um tipo de nota de entrada.

Demonstração

Existem muitas empresas que oferecem o benefício da demonstração, que é quando o cliente ou potencial cliente tem o direito de usufruir do produto por um tempo específico, podendo decidir se irá ou não comprá-lo ao final.

Como o transporte do produto não tem, ainda, uma finalidade comercial, a empresa precisa emitir uma nota fiscal de remessa de demonstração.

Para este subtipo de nota, porém, é dado um prazo de 60 dias para que a nota fiscal de remessa de retorno de demonstração (a nota de entrada do produto enviado) seja emitida. Caso não seja emitida no prazo, o ICMS, se cobrado, não será restituído.

Retorno de demonstração

A nota fiscal de remessa de retorno de demonstração funciona da mesma forma que a nota fiscal de remessa de retorno de mercadoria para a venda, com a exceção já mencionada acima: a empresa tem um prazo de até 60 dias para emissão deste tipo de nota.

Caso não seja emitida a nota de entrada dentro deste prazo, o ICMS retido na nota de saída não será restituído.

Armazém

Se uma empresa utiliza um depósito terceirizado, ela precisa emitir uma nota fiscal de remessa todas as vezes que enviar produtos para o depósito (saída) ou receber os produtos de volta na empresa (entrada).

Como preencher a nota fiscal de remessa

Para emitir um nota fiscal de remessa, você utilizará o mesmo sistema que você já está acostumado a emitir as notas fiscais eletrônicas.

O preenchimento de alguns campos são obrigatórios, como a natureza da operação, os dados do cliente (ou recebedor), produtos, tributos aplicáveis e informações de frete.

Os dados que deverão constar na sua nota fiscal de remessa são:

  • CFOP: Este é um código numérico, utilizado para identificar o tipo de circulação do produto ou de prestação do serviço de transporte;
  • Natureza da operação: informação do subtipo da remessa, conforme finalidade do transporte (conserto, venda, demonstração, etc).
  • ICMS: O ICMS é o imposto retido para circulação de mercadoria. Dependendo da natureza da operação e do Estado onde a empresa está registrada, ele poderá ou não ser aplicado.
  • IPI: O imposto sobre produtos industrializados para empresas contribuintes (importadores ou indústrias e afins). O IPI é suspenso se a remessa de produtos for emitida com fins de demonstração ou mostra pública, como participação de feiras e exposições.
  • PIS: Deve ser informado como CST 08, que indica operação sem incidência da contribuição.
  • COFINS: Igualmente como o PIS, o CST informado deverá ser o 08, pois também não há incidência da contribuição.
  • Situação Tributária (CSOSN/CST): O código da situação tributária ou código da situação da operação do simples nacional deverá ser informado, e poderá depender de acordo com o CFOP, existindo algumas combinações que não são possíveis de serem realizadas.
  • Origem do Produto: Na origem da mercadoria você informa o código que identifica se é um produto nacional ou importado, por exemplo.
  • Informações do Produto: Você deverá informar o produto que será transportado, a quantidade e o valor unitário do produto.
  • NCM: O NCM é o código que identifica a nomenclatura comum utilizada no Mercosul. O código possui 8 dígitos e está, também, relacionado com a origem da mercadoria.
  • Dados do Cliente/Fornecedor: Como em qualquer nota, você deve informar os dados do cliente, como nome, documento e endereço.
  • Informações complementares: Caso seja uma nota fiscal de remessa de um produto que já tenha sido vendido (por exemplo, uma nota fiscal de conserto), você pode preencher a nota de remessa com o número da nota fiscal anterior. Ou, no caso da nota de remessa de entrada, de um produto que já tenha uma nota de saída, também pode preencher com o número deste documento.

Como emitir a nota fiscal de remessa

A emissão da nota fiscal de remessa é feita no mesmo sistema utilizado para a emissão das notas fiscais eletrônicas.

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As informações que costumam gerar mais dúvidas na hora do preenchimento de uma nota de remessa é o CFOP e o CST.

Um dos códigos da situação tributária mais comum nas notas de remessa é o CST para ICMS. Saiba quais são os códigos e o que eles significam:

  • 00: Tributação integral
  • 10: Tributação com cobrança de ICMS por substituição tributária
  • 20: Tributação com redução de base de cálculo
  • 30: Isenção ou não tributação, com cobrança de ICMS por substituição tributária
  • 40: Isento
  • 41: Não tributado
  • 50: Suspenso
  • 51: Diferimento
  • 60: ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária
  • 70: Redução de base de cálculo e cobrança do ICMS por substituição tributária
  • 90: outras

O CFOP ideal para sua nota de remessa deverá ser consultado junto ao seu contador, para evitar dores de cabeça. Escolher o CFOP ou o CST errado pode acabar impactando em uma tributação indevida, o que fará sua empresa pagar por algo que não seria preciso.

Existem alguns tipos mais comuns de emissão de nota fiscal de remessa, como de conserto, industrialização ou locação. Vamos usar estes casos como exemplos para detalhar melhor o preenchimento do CFOP.

Como emitir a nota fiscal de conserto

A nota fiscal de entrada ou saída para conserto é um dos tipos mais utilizados. Ela é emitida sempre que uma empresa, lojista, cliente ou distribuidor envia um produto para reparo.

A nota de remessa para conserto é isenta de impostos, desde que a nota fiscal de retorno seja emitida em um prazo de até 180 dias. Caso o retorno do produto ultrapasse esse período para retornar, a cobrança de ICMS e demais tributos aplicáveis será realizada.

O CFOP a ser utilizado para esta natureza da operação é o 5.915, no caso de nota de saída estadual, ou 6.915, no caso de nota de saída para outros Estados.

O CTS-ICMS deverá ser preenchido com um número de 0 a 2, acompanhado do número 41. O primeiro número irá identificar a origem da mercadoria, e deve respeitar a seguinte regra: 0, para mercadoria nacional; 1, para mercadoria importada; 2, para mercadoria estrangeira adquirida em território nacional.

Nota fiscal de remessa para industrialização

A nota fiscal de remessa para industrialização é emitida quando uma empresa envia insumos (matéria-prima) para uma outra empresa, que utilizará esses insumos para sua produção.

Neste caso, esse transporte é isento de tributação ICMS e IPI pois o pagamento destes impostos é realizado quando as mercadorias finais (industrializadas) forem vendidas pela empresa que encomendou a industrialização.

O CFOP a ser utilizado neste tipo de nota de remessa é o 5.901, se o envio for para o mesmo Estado da empresa remetente, ou 6.901, se for para outro Estado. A suspensão do ICMS deverá ser informada, adicionada da fundamentação legal para essa isenção. Exemplo: CMS suspenso, conforme art.__, inciso__, do RICMS, Decreto nº. __

O IPI também não deve ser destacado, e deverá ser acompanhado da fundamentação legal, conforme segue: IPI suspenso conforme art. 43, incisos VI, VII ou VIII do Decreto n.º 7.212/2010 RIPI.

Para que a empresa possa receber o produto de volta, agora industrializado, deverá emitir uma nota fiscal de entrada com o CFOP 1.902, para operações dentro do mesmo Estado, ou 2.902, para operações de outros Estados.

Nota fiscal de remessa para locação

Uma empresa pode, em algum momento, emprestar ou alugar um equipamento para utilização de uma outra empresa.

Neste caso, ela deverá emitir uma nota fiscal de remessa no momento da saída do equipamento, com o CFOP 5.949, para uma operação estadual, ou 6.949, para operações interestaduais.

A empresa que estará recebendo o equipamento para locação, deverá emitir uma nota de entrada, com CFOP 1.949 (se estadual) ou 2.949 (se interestadual).

No momento da devolução destes equipamentos, a empresa que fez uso dos mesmos deverá emitir uma nota fiscal de saída, utilizando o mesmo CFOP da primeira nota. Neste caso, não haverá incidência de nenhum tributo.

Quais os riscos de não emitir a nota fiscal de remessa

A nota fiscal de remessa é um documento bastante simples de ser emitido, que quase sempre não sofre com incidência de impostos. Por isso, sua empresa não tem desculpa para deixar o preenchimento de lado!

Apesar de ser uma nota simplificada e sem tributação, o esquecimento deste documento pode acabar em prejuízo para a empresa, que sofrerá penalidades em caso de passar por finalizações.

Como emitir nota fiscal simples remessa fora do Estado

Para transportar produtos ou equipamentos entre Estados, é preciso estar atento ao regime de suspensão do ICMS aplicado no Estado destinatário.

O CFOP informado também deverá considerar a operação interestadual. Para movimentação de mercadorias dentro do mesmo Estado, o CFOP para notas de saída deverá começar com o número 5, e o CFOP para notas de entrada deve iniciar com o número 1. Já para os casos de transporte para outros Estados, o código para as notas de remessa de saída deverá iniciar com o número 6, e o de entrada, 2.

Conclusão

A nota fiscal de remessa é um documento importante que oferece garantias e segurança da procedência de uma mercadoria em situações de movimentação.

Apesar de ser um documento livre de impostos – em sua maioria – é passível de multas e sanções em caso de esquecimento.

Por isso, é recomendável que a empresa conte com um sistema de gestão e emissão de notas fiscais que facilite e agilize o processo de preenchimento deste tipo de documentação.

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Posted by Felix Schultz

Executivo de Internet com mais de 15 anos de experiência, incluindo a gestão geral das organizações, desenvolvimento de produtos, operações de negócios e estratégia.