Despesas variáveis são aquelas contas que variam de acordo com o volume de produção ou volume de vendas.
Ou seja: você só paga uma despesa variável se houver a venda de um determinado produto ou serviço. Alguns exemplos são comissões sobre vendas e impostos.
Entender corretamente o conceito de despesa variável, a diferença entre despesa e custo, e entre variável e fixo, é de extrema importância para que você possa apurar seus resultados da maneira correta.
Uma dessas apurações é o cálculo da margem sobre as vendas, que é o indicador fundamental para que você entenda se o seu negócio está sustentável.
Se você quiser ler mais sobre margem de lucro, recomendamos este post: Como calcular a margem bruta e margem líquida das vendas no varejo.
Portanto, no post de hoje vamos trazer tudo que você precisa saber sobre despesas variáveis, para não errar nunca mais!
O que são despesas variáveis
Despesas variáveis são todos os gastos que uma empresa têm no momento da venda, que são diretamente relacionados à ela, como impostos e comissões.
Como o próprio nome diz, as despesas variáveis não possuem uma constância, já que vão variar de acordo com o volume de vendas e de produção.
Elas estão, portanto, muito relacionadas com o momento do mercado, e podem ser imprevisíveis se você não tiver um bom controle para consulta de histórico, e um bom planejamento, como uma planilha de projeção de vendas.
Qual a diferença entre despesas fixas e variáveis
As despesas variáveis são aquelas que estão diretamente relacionadas ao volume de produção ou venda de seu produto ou serviço.
Por isso, elas são inconstantes, podendo variar bastante de um mês para o outro.
Mas, e as despesas fixas?
Bom, as despesas fixas são todas as outras contas que não estão relacionadas ao volume de produção ou ao produto em si. Por isso, elas não entram no cálculo do custo de produção, exceto no método de custeio por absorção.
Se ficar em dúvida, tem um jeito fácil de entender se determinada conta é uma despesa fixa ou variável. Basta que você se faça a seguinte pergunta:
– Se eu aumentar as minhas vendas, essa conta também irá aumentar?
Se sim, é uma despesa variável. Se não, é uma despesa fixa.
Exemplos de despesas variáveis
Sendo as despesas variáveis as contas relacionadas à produção ou venda de produtos ou serviços, podemos exemplificá-las com aqueles gastos que só acontecem se eu precisar produzir ou se eu vender:
- Custo com matéria-prima e embalagem
- Custos com fretes e logísticas de entrega
- Comissão sobre as vendas
- Impostos
Alguns outros exemplos podem ser considerados despesas variáveis, já que se relacionam diretamente à atividade-fim e podem impactar no volume de produção ou venda, como:
- Manutenções não programadas
- Avarias
- Multas e encargos por atraso de entrega
- Incidentes ou acidentes na produção
Qual a importância em saber sobre as despesas fixas e variáveis
Para inúmeros planejamentos e controles financeiros, você irá precisar listar e separar suas despesas fixas e variáveis.
Esses conceitos servem como base para diversas apurações e projeções.
Quando você tem uma boa visão de suas despesas fixas e variáveis, consegue identificar com muito mais facilidade os pontos de oportunidade de redução, o que vai ajudar sua empresa a fechar as contas no final do mês.
Vamos transportar os conceitos para nossa vida pessoal.
Se você ganha R$ 3.000,00 por mês e percebe que não está sobrando dinheiro, o que você faz?
Não sei o que você faz, mas o que você deveria fazer é listar todas as suas despesas, certo? Então, nessa lista, você vai colocar aqueles gastos essenciais e fixos, sem os quais você não vive sem.
Aluguel, condomínio, internet, escola das crianças, etc. Existe algum gasto que você possa diminuir? Por exemplo, renegociar seu plano de internet? Ou se mudar para um imóvel de menor custo?
Agora, vamos observar os outros gastos da sua lista. Supermercado, restaurantes, roupas, etc.
É correto dizer que, para se alimentar, você precisa comprar comida. O gasto com comida vai estar diretamente relacionado à sua necessidade de comer, certo? Mas você pode reduzir essas despesas, se repensar, por exemplo, o cardápio.
Na empresa é a mesma coisa. Existem despesas variáveis que podem ser facilmente negociadas ou reduzidas; e despesas fixas que também pode ser cortadas (como buscar um imóvel menor, por exemplo).
Mas você só vai conseguir avaliar onde é possível reduzir, se tiver uma visão completa e correta dos tipos de despesas.
Somente assim, também, você poderá ter um correto cálculo da margem de contribuição do seu produto ou serviço, seu ponto de equilíbrio contábil ou financeiro, e sua margem de lucro.
Vantagens do custeio variável
Apesar do método de custeio legal aceito para fins contábeis seja o custeio por absorção, o custeio variável tem muita relevância para fins gerenciais.
Isso porque é através dele que você será capaz de calcular a margem de contribuição de cada produto. Essa é uma informação essencial para diversas apurações, como o cálculo do ponto de equilíbrio.
Com a margem de contribuição você consegue compreender qual o percentual de participação de cada produto para o pagamento dos custos fixos e, assim, do lucro.
Este tipo de informação permite que você tome inúmeras decisões importantes para a saúde financeira e sustentabilidade da empresa, desde negociações com terceiros, redução ou aumento de pessoal, até promoções relâmpago ou queima de estoque.
Por que é importante administrar as despesas
Claro que, para o dono de uma empresa, ver o dinheiro entrar é muito melhor do que ver o dinheiro sair. É natural que as informações em torno da receita sejam mais atraentes de se acompanhar.
Mas, de nada adianta ver o dinheiro entrando, se ele sair na mesma rapidez, certo?
Manter uma contabilidade de custos é essencial para que você mantenha o seu caixa sob controle, garantindo que sua empresa seja sustentável.
Ainda que sua empresa esteja com um bom faturamento, se você não controlar as despesas fixas e variáveis, não calcular a margem de contribuição nem conhecer o ponto de equilíbrio, é muito improvável que o seu negócio perdure por muitos anos.
Uma gestão eficaz sobre as despesas permite que você analise o mercado, preveja tendências e antecipe soluções, de forma que manter sua empresa sempre no positivo.
Sem essa visão, você poderá enfrentar períodos de grandes desafios, e terá muito mais dificuldade de se manter em pé.
Conhecer claramente suas despesas fixas e variáveis, e outros indicadores provenientes dessa informações, permite que você invista em ações, estratégias e iniciativas assertivas, garantindo a viabilidade e a saúde financeira do seu negócio.
O que são despesas eventuais
Despesas eventuais são aquelas despesas que também não acontecem com periodicidade definida, mas que não têm relação direta com a atividade-fim do negócio.
Algumas empresas consideram como despesa eventual os gastos com propaganda e marketing, por exemplo, se este não é um orçamento fixo da empresa.
Outro exemplo de despesa eventual é um gasto de dedetização, por exemplo, no seu ambiente de trabalho. Ou uma manutenção de algum equipamento da área administrativa, que não impacte no volume de produção ou venda.
O que são despesas diretas
Despesas diretas são, nada mais, do que as despesas variáveis. Isso mesmo!
As despesas variáveis pode, também, ser chamadas de despesas diretas, pois são as despesas que estão diretamente (por isso do nome) ligadas à atividade-fim da empresa, ou seja, à produção e venda do produto ou serviço.
Despesas indiretas, portanto, são as despesas fixas, já que não estão diretamente ligadas ao que é produzido e comercializado pelo negócio.
Como classificar as despesas da sua empresa
Para classificar corretamente as suas despesas, você precisa ter muito claro quais são as despesas fixas e quais são as variáveis.
Com isso, poderá elencar, em uma planilha ou no seu sistema de Gestão Financeira, todas as suas despesas, utilizando-as de forma a estruturar outras apurações e análises.
Para ajudá-lo, vamos ver um pequeno resumo:
Despesas Fixas ou Indiretas
Todas as despesas que não têm relação direta à atividade-fim da empresa, como:
- Aluguel
- Equipe administrativa
- Limpeza
- Água
- Internet
- Transporte
- Tarifas bancárias
Despesas Variáveis ou Diretas
Todas as despesas que têm relação direta ao volume de produção ou venda de produtos ou serviços da empresa, como:
- Mão de obra da equipe de produção
- Matéria-prima
- Comissões sobre a venda
- Impostos sobre a venda
- Embalagens
- Frete
Como classificar investimentos
Investimentos são todos os gastos da empresa cujo objetivo seja gerar maior receita, mais recursos ou otimizar processos.
Nem sempre os investimentos precisam ser financeiros. Você pode investir, por exemplo, no desenvolvimento da equipe, oferecendo cursos ou treinamentos.
Você também pode investir na sua produção, através da compra de equipamentos mais modernos.
Outro exemplo de investimento é o gasto com um software de ERP, a fim de otimizar processos gerenciais.
Como fazer um plano de contas de despesas fixas e variáveis
Agora que você conhece as despesas fixas e variáveis da sua empresa, e tem um histórico para acompanhar as variações disso, você já consegue fazer um planejamento de despesas.
O que é isso?
É você estabelecer, para um período futuro, algumas metas para cada despesa. Com isso, conseguirá visualizar se o seu planejamento de despesas está de acordo com a sua projeção de vendas, ou se será necessário ajustar um dos dois.
Quando você cruzar os seus planos, poderá perceber necessidade de ajustar o rumo, seja intensificando a venda de algum produto específico, seja reduzindo drasticamente as suas despesas.
Para fazer o seu plano de despesas, siga esse curto passo a passo:
Avalie o histórico de despesas
De preferência, dos últimos 12 meses, ou do mesmo período que você pretende fazer o plano.
Observe os pontos altos e baixos das despesas, e tente cruzar com outras informações. Houve algum pico de venda naquele momento? Foi por uma ação promovida pela empresa, ou comportamento normal do mercado?
Percebe uma tendência de queda dos custos variáveis? Sua empresa tem reduzido o volume de vendas?
Avalie sua projeção de vendas
Se você já tem sua projeção de vendas definida, observe quais são os números para o próximo período.
Pegue o volume de vendas programado e calcule as despesas variáveis programadas para atender a este volume.
Projete suas despesas fixas e variáveis
As despesas fixas, num geral, tendem a não mudar muito, de um mês pro outro. Por isso, faça uma média das despesas dos últimos meses e lance como valor previsto para o período futuro.
Já para as despesas variáveis, considere o cálculo feito no item anterior, com relação à projeção de vendas.
Calcule seu resultado
Com uma projeção de receita (a partir da projeção de vendas) e o planejamento de despesas, você consegue simular o seus resultado financeiro.
Baseado nesses números, você fecharia o período com lucro ou prejuízo?
Se for prejuízo ou se você estiver muito próximo ao seu ponto de equilíbrio, você já pode pensar em algumas soluções e alternativas para aumentar sua receita ou reduzir sua despesa, evitando ser pego de surpresa.
Vantagens de uma gestão de despesas eficiente
Planejamento é fundamental. Certo?
Para a empresa e para a vida.
Saber onde você quer chegar é muito importante para movimentar a empresa, mas saber como você vai chegar lá é fundamental para que você, efetivamente, chegue.
Muitas pessoas visualizam objetivos a médio e longo prazo, e esquecem do controle diário, da rotina, que, mesmo que pareça chata, é a base de construção para o seu futuro. É a escadaria do seu sucesso, degrau por degrau.
Por isso, existem empresas que ao menor sinal de crise, são pegas desprevenidas. Não estavam preparadas para isso, pois não planejaram.
Com uma gestão de despesas eficiente, você tem sob controle todos os custos envolvidos na sua operação.
Com isso, aliado às informações comerciais e de mercado, consegue prever pontos de atenção, tomando as decisões com antecedência. Dessa forma, consegue, também, pensar melhor e mais friamente, pois o problema, em si, ainda não aconteceu.
Quando você mantém os indicadores de performance e de gestão sob seu domínio, e respeita os processos e as rotinas para mantê-los sempre atualizados, você deixa sua empresa muito mais preparada para enfrentar qualquer problema.
É assim que se faz uma gestão eficaz, eficiente, inteligente e assertiva.
Como ter um controle eficiente das despesas
Você já entendeu a importância de ter um controle de suas despesas, certo?
É dessa forma que você poderá analisar seus resultados com maior propriedade e, assim, tomar decisões estratégicas para evitar que sua empresa passe por períodos problemáticos.
Uma forma prática de controlar suas despesas é centralizar todos os registros em um software específico para gestão financeira.
Dessa forma, você cria a rotina e o hábito, organiza suas despesas de uma forma simples e automatiza todos os processos que sejam possíveis. Além disso, tem rápido acesso a relatórios e gráficos para embasar suas decisões.
Planilha de custos fixos e variáveis
Você ainda não tem um software para gestão e automatização do controle de despesas? Não se preocupe!
Você pode começar a controlar seus custos através de uma planilha simples. Com o tempo, você vai entender o porquê é tão importante manter essas informações sempre atualizadas – e é aí que um software especializado poderá ajudar!
Conclusão
As despesas variáveis são aquelas que podem ser facilmente relacionadas à produção ou venda do produto ou serviço de uma empresa.
Ou seja: somente existe quando acontece a venda.
Conhecer a despesa variável da sua empresa serve para que você possa, também, calcular sua margem de contribuição e seu ponto de equilíbrio, indicadores-chave para uma boa performance.
Com um planejamento estratégico elaborado baseado em informações verdadeiras e bem distribuídas, será muito mais fácil identificar oportunidades de melhoria ou investimento, alcançando resultados cada vez melhores.
A melhor forma de manter um controle das suas despesas é através de um software especialista no assunto. Com o BomControle você conta com um módulo Financeiro completo para uma gestão de excelência.
