O plano de contas financeiro é um processo fundamental para a organização e padronização das finanças. Afinal, permite controlar as movimentações e analisar a situação financeira da empresa, possibilitando a tomada de decisões estratégicas.
Diante disso, é necessário entender o que é, como funciona e a importância de estruturar o plano de contas de uma empresa de forma personalizada.
Se quer saber mais sobre e descobrir como é útil para a gestão do negócio, continue a leitura!
O que é plano de contas?
O plano de contas financeiro é uma relação das contas e movimentações financeiras da empresa. Por meio dele, é possível classificar as entradas e saídas do fluxo de caixa.
Dessa forma, o documento auxilia na elaboração das demonstrações contábeis e gerenciais, como o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial (BP).
Assim, as principais funções do plano de contas financeiro são:
- Agrupar as movimentações financeiras conforme a estrutura legal exigida;
- Otimizar e padronizar os documentos, relatórios e demonstrativos contábeis;
- Elaborar o orçamento e as metas orçamentárias da empresa;
- Acompanhar a saúde financeira da empresa;
- Facilitar a interpretação de indicadores financeiros para tomada de decisão.
Quais os elementos básicos para a elaboração de um plano de contas?
Embora o sistema de plano de contas financeiro seja personalizado, a estrutura base desse serviço não varia muito. Por isso, é necessário que ele atenda cinco grandes grupos, que serão apresentados a seguir.
1. Ativos
Os ativos são formados pelos bens e direitos. Ou seja, são as contas que integram o patrimônio da empresa subdivididas entre circulante e não-circulante.
Os ativos circulantes são os bens ou recebíveis que estão em forma de caixa ou que podem ter conversão em caixa em menos de 12 meses. Portanto, as principais contas do ativo circulante são:
- Recursos em caixa e aplicações financeiras com liquidez imediata;
- Aplicações financeiras com vencimento de resgate entre 90 e 365 dias;
- Valores a receber ao prestar um serviço ou vender um produto;
- Produtos em estoque;
- Prêmios de seguro e aluguéis pagos antecipadamente;
- Tributos pagos na compra de mercadorias e que reduzem o imposto sobre a venda.
Já os ativos não circulantes representam bens que não podem ter conversão em caixa no curto prazo. Além disso, incluem bens intangíveis, como patentes ou direitos autorais. Por isso, essa conta é subdividida nas seguintes categorias:
- Realizável a longo prazo: despesas antecipadas, tributos a recuperar, contas a receber, depósitos judiciais, aplicações financeiras de longo prazo, Imposto de Renda (IR) e Contribuição Social Diferidos (CSLL).
- Investimentos: aplicações financeiras de longo prazo.
- Imobilizado: bens necessários para a realização das atividades da companhia, como imóveis, máquinas, veículos, móveis, equipamentos, entre outros.
- Intangível: contratos, patentes, direitos autorais e softwares.
2. Passivos
Por outro lado, os passivos de um plano de contas financeiro são compostos pelas obrigações e compromissos de uma empresa. Eles também são divididos entre circulante e não-circulante. Nessa lista entram contas como:
- Obrigações sociais e trabalhistas
- Empréstimos e financiamentos
- Obrigações com fornecedores
- Obrigações fiscais
3. Receitas
As receitas são as entradas no caixa, seja pela venda de produtos ou serviços (receitas operacionais) ou rendimentos de uma aplicação financeira (receitas financeiras).
É importante ressaltar que as receitas operacionais podem ser divididas entre as principais categorias de produtos ou serviços. Dessa forma, é possível identificar a contribuição de cada uma em relação à receita total da empresa.
3. Custos
Os custos são os valores gastos para a produção de um bem, sua comercialização ou prestação do serviço. De acordo com o segmento da empresa, os custos podem ser classificados como:
- CMV (Custo da Mercadoria Vendida)
- CPV (Custo do Produto Vendido)
- CSP (Custo do Serviço Prestado)
4. Despesas
Por sua vez, as despesas representam os gastos fixos para a manutenção da estrutura da empresa. Dessa forma, elas costumam ser subdivididas em:
- Pessoal: gastos com colaboradores e sócios (folha de pagamento, pró-labore, encargos trabalhistas, benefícios, cursos e treinamentos)
- Administrativas: gastos gerais vinculados principalmente às operações (aluguel/IPTU, telefone/internet, assessoria contábil/jurídica, consultoria, sistemas).
- Operacionais: gastos fixos da operação (manutenção, reparos, deslocamentos, aluguel de equipamentos).
- Marketing: gasto relacionado a agência, mídia paga, materiais institucionais, entre outros.
Como se classificam as contas no plano de contas?
Existem dois modelos de plano de contas financeiro, compostos por funções, benefícios e detalhes que os diferem. Confira:
- Plano de contas contábil
Quando pensamos em contabilidade plano de contas, destacamos a importância de seguir as Normas Brasileiras de Contabilidade. Afinal, é necessário atender às determinações legais do setor em que atua e servindo como base para os demonstrativos enviados para a Receita Federal. Essas informações são usadas como base para o cálculo dos impostos devidos.
- Plano de contas gerencial
Por outro lado, o plano de contas gerencial é feito pela equipe do financeiro. Assim, é possível ter análises mais assertivas conforme a gestão da empresa evolui.
Como elaborar um plano de contas financeiro?
A orientação para montar o plano de contas financeiro é fazer uma lista com todas as contas existentes na empresa, desde receitas até despesas e custos.
Em seguida, é hora de definir os grupos nos quais as contas se enquadram e determinar as nomenclaturas de cada uma. É importante que o nome utilizado para determinada conta seja o mesmo na Contabilidade, na Controladoria e na Gestão Financeira para evitar erros ou desvios de dados e valores.
Por fim, é essencial definir os indicadores importantes para o plano financeiro plano de negócios. Assim, poderá garantir que o sistema de plano de contas tenha as informações necessárias para a elaboração do DRE e Demonstrativo do Fluxo de Caixa.
Simplifique sua rotina com um ERP contábil
O ERP contábil é um software de gestão integrada que permite automatizar e centralizar as informações e processos de uma empresa em uma única plataforma. Como resultado, é possível definir a estrutura de categorias e subcategorias adequadas ao negócio, organizando as receitas e despesas.
Dessa forma, o sistema torna-se um grande aliado no planejamento financeiro, pois oferece, entre outras vantagens:
Visão completa da situação financeira do seu negócio
Com o ERP, é possível acessar todos os dados financeiros da empresa em tempo real e de forma integrada. Assim, você pode consultar faturamento, lucro, custos, despesas e muito mais, além de ter acesso a gráficos e dashboards que facilitam a análise e a tomada de decisão.
Ajuda a controlar o fluxo de caixa
O software de gestão também permite controlar o fluxo de caixa da empresa por meio de ferramentas que registram e acompanham entradas e saídas previstas e realizadas, verificam o saldo disponível, entre outros.
Emitir notas fiscais eletrônicas
Outro benefício do ERP para o plano de contas financeiro é a possibilidade de emitir notas fiscais eletrônicas de vendas ou serviços pela própria plataforma. Dessa forma, não é preciso acessar o site da Sefaz.
Gerar orçamentos e boletos
Também é possível emitir orçamentos e boletos registrados. Além disso, você pode personalizar os documentos com a identidade visual da empresa e enviá-los por e-mail aos clientes.
Monitorar as contas a pagar e a receber do negócio
O sistema ERP ajuda a controlar a movimentação financeira da empresa e permite planejar melhor os investimentos. Isso é possível porque o sistema permite registrar e acompanhar as entradas e saídas de dinheiro, além de gerar relatórios e alertas com as datas de vencimento, atraso, inadimplência e recebimento.
Fazer a conciliação bancária de forma prática
O sistema também facilita a verificação dos lançamentos e movimentações bancárias, evitando erros e fraudes. Mas os benefícios do software não param por aí! O ERP também pode ser integrado com o seu banco, acelerando as transações e diminuindo os custos operacionais.
Melhorar a experiência do cliente
Por fim, um dos aspectos mais importantes do ERP é melhorar a experiência do cliente em todas as etapas do processo de compra. Afinal, ao reunir todas as informações e processos da empresa em um só lugar, é possível oferecer um atendimento rápido e personalizado, o que aumenta as chances de recompra e fidelização.
Qual o melhor programa para BPO Financeiro?
O melhor sistema para BPO financeiro é aquele que atende às características e necessidades do negócio. Por isso, o BomControle é a solução ideal, pois oferece recursos completos para maximizar a eficiência do plano de contas e promover a gestão financeira da empresa.
Com ele você pode:
- Controlar o estoque, gerenciando entradas, saídas e movimentações de produtos;
- Emitir notas fiscais eletrônicas com facilidade e rapidez;
- Emitir orçamentos e boletos registrados com apenas alguns cliques;
- Registrar todas as suas receitas e despesas, visualizando o saldo em tempo real;
- Emitir relatórios gerenciais, analisando o desempenho financeiro, de vendas, de estoque e de clientes;
- E muito mais.
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