As diferentes necessidades que cada empresa tem demandam organização e agilidade nos processos. Para que tudo seja executado de maneira adequada, apresentando bons resultados, o sistema de gestão empresarial pode ser um grande aliado.
Sua colaboração vai muito além das grandes empresas. Qualquer organização que vise à produtividade no desenvolvimento de suas demandas e à captação das melhores oportunidades de negócios deve cogitá-lo.
Neste post, você vai saber mais como pode ser importante ter um software de gestão empresarial à disposição do seu negócio, entendendo todas as etapas e necessidades que o envolvem. Boa leitura!
Entenda melhor a importância de um sistema de gestão empresarial
A tecnologia se instalou na nossa sociedade mostrando como é possível obter ganhos e vantagens por meio de seus recursos. Muitos desses benefícios vêm no âmbito de trabalho, com a execução eficiente das tarefas do dia a dia. A importância do sistema de gestão empresarial se dá, hoje, graças a esses avanços tecnológicos.
Além de permitir que as demandas sejam desenvolvidas com maior agilidade, reunindo informações precisas e que dão suporte para uma maior produtividade, eles integram setores.
Essa funcionalidade permite que os departamentos de uma empresa consigam acessar as mesmas informações, minimizando trocas de e-mails e transferências de arquivos pesados. A comunicação é mais eficiente, e todos os envolvidos ganham em autonomia dos processos.
A seguir, confira como os sistemas de gestão de empresas conseguem oferecer uma série de benefícios à atuação cotidiana das organizações.
Eficiência estratégica
A atuação estratégica é, hoje, uma das grandes necessidades das empresas, sejam elas gigantes, sejam elas de pequeno ou médio porte. Cada passo a ser dado, quando pensado em resultados e objetivos, é executado com maior eficiência.
O sistema de gestão empresarial é uma ferramenta imprescindível para a execução de processos que contribuam para a atuação estratégica de uma empresa. Suas funcionalidades permitem o acompanhamento de demandas em aberto e o monitoramento de resultados e dos estágios dos principais trabalhos executados.
Os dados fornecidos pelos sistemas também são de grande importância aos gestores. Uma vez munidos de informações estratégicas, será possível tomar decisões importantes para o direcionamento da empresa.
Produtividade melhorada
Processos ultrapassados e trabalhosos podem ser grandes inimigos de um desempenho satisfatório, por parte dos trabalhadores. O sistema de gestão empresarial tem como um dos principais papéis a otimização de uma série de pequenas tarefas do cotidiano.
Quando um sistema é disponibilizado aos colaboradores, o que está sendo feito é a disponibilização de ferramentas modernas e eficientes para que solucionem as demandas diárias e recorrentes. Quando isso acontece, naturalmente, a tendência é o aumento dos níveis de produtividade, simplesmente pelos recursos avançados que estão sendo entregues.
Em outro importante ponto, os sistemas também atuam como um fator motivacional. Com ferramentas de trabalho adequadas, os colaboradores conseguem perceber uma maior preocupação por parte da empresa em se desenvolver. Assim, é natural que todos entendam os movimentos positivos em direção à evolução, e isso inclui também quem está envolvido no cotidiano da organização.
Controle de estoques eficiente
A gestão eficiente de um estoque se faz necessária em qualquer empresa que tenha um. Ter precisão na reposição de produtos, sem permitir que haja gastos excessivos, é uma parte fundamental do trabalho.
Além disso, a conservação é outro ponto importante. Um sistema de gestão empresarial permite que a empresa execute métodos que garantem que produtos com data de vencimento mais próxima sejam comercializados antes, evitando qualquer tipo de perda.
O controle dos níveis de insumos também é importante. Registrar a entrada e saída de produtos com eficiência e rapidez fica praticamente impossível manualmente. Isso demandaria muito tempo e dedicação dos colaboradores. De forma automatizada, essa atualização é feita automaticamente.
Redução de erros
Os erros estarão presentes em qualquer rotina de trabalho, simplesmente porque há pessoas envolvidas. Entretanto, o trabalho constante para a redução de falhas deve ser fundamental, e os sistemas de gestão ajudam muito nesse ponto. A tecnologia dá recursos importantes e inteligentes o suficiente para que o colaborador tenha mais facilidade na execução de suas tarefas.
Com a redução de trabalhos manuais e que exijam um esforço repetitivo, a tendência é que os erros também sofram diminuição proporcional. Esse ganho é muito positivo para a produtividade da empresa, reduzindo o retrabalho, que é um grande freio à produtividade das empresas.
Fornecimento de dados importantes
O sistema de gestão empresarial é capaz de trabalhar com dados muito importantes para a empresa, e eles vêm de todas as etapas de trabalho possíveis. Essas informações representam medidores importantes do nível de eficiência no trabalho e ajudam a entender a movimentação e o fluxo de demandas e, principalmente, a compreender o comportamento dos clientes da empresa.
Com base nesses dados, o gestor consegue definir melhores métodos, que ajudem no desenvolvimento do trabalho, atuando em diversos pontos importantes. Para os setores comercial e de marketing, essas informações podem servir como base para a captação de novas oportunidades de negócio.
Quando é possível registrar e acompanhar todo o histórico de atividades de um cliente, é possível também traçar um perfil relacionado às suas preferências e necessidades.
Assim, de forma natural, é possível propor novos negócios e oportunidades, com grandes chances de desfecho positivo, já que as propostas foram feitas em cima de dados ricos e que ajudaram a traçar uma estratégia.
Definição de roteiro de trabalho
Alguns procedimentos terão maior precisão e redução de falhas se forem feitos com um roteiro bem definido, ou seja, padronizado. Quando isso é implementado de forma ampla, todos os colaboradores conhecem o caminho adequado para que não haja deslizes.
O sistema de gestão empresarial oferece a integração, e, com isso, é possível que toda a empresa siga esse mesmo caminho, configurando, assim, a ideia de padronização de métodos importantes e que precisam de um direcionamento bem definido.
Conheça o processo de implementação do sistema
Após entender a importância de um sistema integrado de gestão, chega a hora de definir como e quando será feita essa instalação. Entretanto, uma pesquisa inicial sobre o assunto pode trazer dúvidas muito recorrentes e que tornam o processo mais travado, repleto de insegurança por parte de quem está à frente da empresa.
Os principais desafios para implantação dos sistemas se dão por conta de alguns mitos que giram em torno desse tipo de software. Muitas dessas afirmações difundidas, e que, na maioria das vezes, não são verdades, são responsáveis pela insegurança na hora de contratar um serviço.
Dessa forma, faz-se fundamental esclarecer alguns pontos específicos relacionados aos sistemas. Você vai conhecer os principais a seguir.
Armazenar dados na nuvem é seguro?
Constantemente, surgem notícias sobre invasão de nuvens e roubo de dados, especialmente de pessoas físicas comuns. Entretanto, esse problema está muito relacionado justamente ao usuário. Qualquer pessoa com acesso à nuvem pode ter contato com os dados, e essa é a preocupação de uma empresa que fornece os sistemas: a restrição.
Quando o serviço é oferecido à empresa, somente os profissionais responsáveis pela segurança dos dados e os próprios colaboradores da organização terão acesso a essas informações. Assim, uma relação segura é definida logo de início, e, assim, há uma preservação garantida de tudo que precisa ser armazenado na nuvem.
É possível afirmar que esse tipo de procedimento garante a segurança dos dados da empresa, uma vez que somente profissionais preparados e autorizados estarão em contato com eles. Além disso, os próprios recursos voltados à segurança são suficientemente amplos, se comparados ao armazenamento físico, em HDs.
Casos comuns, como falhas técnicas e problemas com equipamentos, não vão causar nenhum tipo de prejuízo à empresa, como a perda de informações e dados relevantes. Problemas técnicos estarão alheios a isso, uma vez que nada estará armazenado em nenhum equipamento, mas, sim, na nuvem.
As funcionalidades são simples e limitadas?
As funcionalidades de um sistema de gestão empresarial são voltadas a todas as necessidades de um cotidiano organizacional. A principal proposta é integrar e simplificar os processos, de forma que todos os setores possam acompanhar o desenvolvimento das demandas, mas de uma forma bastante simples e eficiente. Sendo assim, a simplicidade entra apenas como uma vantagem, e não como uma limitação de possibilidades.
Não há limitações no que diz respeito às possibilidades de atuação. O software é desenvolvido justamente para atender a tudo que uma empresa precisa. Essa amplitude engloba demandas de âmbitos, como o financeiro, de marketing, de relacionamento com o cliente e de controle de estoque. Assim, qualquer necessidade comum ao cotidiano da empresa será atendida.
Se o prestador de serviços é trocado, os dados são perdidos?
O armazenamento de dados em nuvem não quer dizer que eles serão simplesmente deletados caso haja o encerramento de um contrato. É compromisso e obrigação da prestadora de serviços garantir a integridade de tudo, colaborando para a transição para o novo serviço.
Frequentemente, esses dados também são recuperados por meio de backups que, além de garantirem a segurança constante, também são fundamentais para a exportação em caso de uma mudança de sistema. O fim de um contrato não vai representar um desleixo ou desinteresse por parte da prestadora de serviços, logo, o cliente terá todo o suporte para executar essa mudança de maneira segura.
É possível testar um sistema antes de contratá-lo?
Contratar um sistema de gestão de empresas é um passo grande e significativo para a organização. Mesmo conhecendo as funcionalidades e compreendendo sua importância, a melhor forma de ter certeza de que realmente é a melhor opção é por meio da realização de testes. Diante dessa necessidade, é possível trabalhar em regime experimental, pois, assim, é possível ter uma noção de como o sistema funciona no dia a dia.
Esse período é oferecido pelas principais empresas, como uma forma de demonstração ao usuário do que ele pode esperar, caso contrate o software. Dessa forma, é possível ter uma ideia de como será útil às pretensões da organização ter um sistema de gestão empresarial integrado e que atenda a todas as suas demandas.
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O departamento de TI da empresa ficará muito ocupado com a implementação?
Diferentemente do que se pensa, a implementação de um software de gestão é feita de forma muito simples. Nesse processo, parte muito importante é a da adaptação dos colaboradores com o novo ambiente e todas as suas funcionalidades disponíveis. Por isso, será uma obrigação ampla a adaptação das demandas a essa nova plataforma, aproveitando todas as suas funções.
O setor de TI de uma empresa, naturalmente, prestará todo o suporte necessário para que a utilização da plataforma seja feita da maneira correta, inclusive, mantendo a atenção às possíveis funcionalidades erradas.
Saiba como escolher o melhor sistema
Assim como em qualquer tipo de serviço, decidir por um sistema de gestão empresarial é um momento que requer muita análise e ponderações. Há diversos pontos que devem ser considerados antes de tomar uma decisão. Todo cuidado é pouco, tendo em vista que esse passo vai influenciar no desenvolvimento da empresa pelos próximos tempos.
Desde serviços oferecidos até os valores envolvidos, cada um dos fatores merece atenção, principalmente considerando as necessidades e limitações da empresa. É fundamental analisar a realidade atual para que a escolha seja adequada, encaixando-se bem ao momento da empresa, assim como em suas perspectivas a curto, médio e longo prazo.
A decisão deve ser pensada de uma forma estratégica, de modo que seja uma ferramenta de condução da empresa a melhores resultados. Tem dúvidas sobre como escolher o melhor sistema? A seguir, você vai saber o que deve ser levado em consideração para que essa decisão seja a mais adequada possível.
Sistema integrado
É fundamental que o sistema escolhido seja integrado, ou seja, permita que todos os setores da empresa atuem em conjunto, participando das etapas de trabalho de forma contínua, minimizando esforços, e com maior troca de informações.
Quando os colaboradores de diferentes departamentos estão acompanhando o andamento das demandas, a tendência é que haja uma melhor comunicação, permitindo, assim, que cada um possa agir no tempo certo.
Em um bom exemplo, quando há a contratação de um novo cliente, ele automaticamente é direcionado para o Service Desk. Assim, é possível adiantar etapas importantes e ganhar em eficiência.
Sistema adequado à realidade da empresa
Tão importante quanto escolher um sistema de gestão empresarial que tenha boas funcionalidades é optar por aquele que tenha os serviços que sua companhia deseja. De nada vai adiantar contar com um software avançado e moderno se ele não atende às suas demandas.
Antes mesmo de buscar um fornecedor, tente entender quais são as necessidades do dia a dia da organização. Isso permitirá a identificação de possíveis funcionalidades úteis, o que direciona melhor a sua escolha.
As demandas do cotidiano são as que mais devem ter atenção. O sistema vai ser de grande ajuda para que elas sejam executadas com maior agilidade e com o mínimo de erros possível. Junte-se aos colaboradores e faça um levantamento do que precisa ser melhorado, para, assim, posteriormente, comparar com o que os sistemas oferecem.
Sistema adaptável
A customização de um sistema pode ser de grande ajuda para que sua empresa tenha sempre serviços relevantes e condizentes. Os melhores sistemas do mercado oferecem essas possibilidades, o que é muito interessante.
Essa personalização do ambiente de trabalho do sistema é importante para nichos mais específicos, dando mais clareza aos processos e tornando o dia a dia mais eficiente.
Sistema relevante a longo prazo
O sistema de gestão de empresas traz um impacto imediato à realidade da empresa, com todos os seus benefícios e funcionalidades oferecidos. Entretanto, o investimento feito deve prezar por mais do que isso, afinal, toda empresa visa ao seu desenvolvimento a longo prazo.
Será que o sistema escolhido é capaz de acompanhar a evolução de sua organização? É fundamental que ele dê suporte às demandas que você visa apenas para o futuro, assim, o serviço vai ser relevante por mais tempo, sem a necessidade da contratação de um outro prestador.
Relação custo-benefício
O investimento feito na contratação de um sistema deve ser um ponto levado em consideração. Tantas funcionalidades e relevâncias para o cotidiano têm um preço, que deve estar perfeitamente adequado à realidade da empresa. Nesse momento, um conceito deve ser levado em consideração: a relação custo-benefício.
É importante equilibrar a decisão, de modo que, no final das contas, seja possível perceber que os serviços de que você precisa, de forma completa, serão atendidos por um custo interessante. Nem sempre é possível trabalhar com valores muito baixos, mas com preços condizentes com o nível de serviço oferecido.
Veja as funcionalidades mais importantes para um sistema
Um sistema de gestão de empresas deve ter algumas funcionalidades básicas e que são indispensáveis para o cotidiano dos negócios. Esse suporte permite que o software seja útil por tempo prolongado, fazendo diferença real em necessidades muito comuns à maioria das empresas.
Suporte financeiro
As necessidades financeiras das empresas são parte importante do trabalho, e um bom sistema de gestão deve oferecer suporte nessa etapa, desde o controle das contas a pagar até o controle do fluxo de caixa.
Com a disponibilização dessas informações de maneira clara, o setor financeiro da empresa terá maior eficiência na sua atuação. O sistema deixa a empresa menos suscetível a erros e qualquer tipo de falha por conta de uma gestão confusa.
Gestão de estoque
O estoque é parte fundamental da atuação de algumas empresas, principalmente daquelas que trabalham com venda e distribuição de produtos. Para elas, ter informações claras sobre os níveis de insumos é fundamental.
Essa é uma funcionalidade muito básica, mas que traz grandes ganhos à companhia. Poder controlar tudo, de maneira clara e eficiente, faz da gestão de estoque uma tarefa simples e sem falhas.
CRM
Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente. Independentemente da maneira como é chamada, essa necessidade se faz real em qualquer empresa. Além de proporcionar o melhor contato com o cliente, essa funcionalidade também dá recursos para que a companhia consiga fechar melhores negócios.
O CRM dentro de um sistema permite novas oportunidades de venda, diante da análise do histórico do cliente. Todas as informações reunidas são de grande importância para que o serviço prestado seja cada vez mais adequado e personalizado.
Service Desk
O suporte ao cliente é algo fundamental para o bom relacionamento, então, o sistema de gestão de empresas deve ter um papel importante nessa etapa. Um bom Service Desk é indispensável para que o trabalho seja conduzido da melhor forma.
Com soluções práticas e que atendam as dúvidas do cliente, essa funcionalidade é benéfica indiretamente à empresa, mas com um valor tão alto quanto aquelas que trazem benefícios diretos.
BPM
O Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, é uma funcionalidade fundamental. Isso acontece porque ela se trata do acompanhamento de todos os processos que estão sendo executados pela empresa.
Dessa forma, o sistema de gestão empresarial disponibiliza, de forma fácil e simplificada, essas demandas, de modo que os setores responsáveis possam acompanhar o status dos trabalhos, verificando observações importantes e outras informações.
Veja tudo o que um módulo de BPM em um sistema integrado de ERP pode fazer.
Didática ao usuário
O processo de adaptação a um novo sistema pode ser complicado para os colaboradores de uma empresa. Se o software dispõe de uma funcionalidade de ensino, essa etapa fica mais fácil de ser ultrapassada, com bons resultados.
A funcionalidade de solução de dúvidas sobre a plataforma é inovadora e de grande importância ao trabalhador. Assim, no dia a dia, qualquer dúvida operacional que surgir pode ser esclarecida facilmente.
Conheça as principais tendências para os sistemas
O mundo dos negócios está em constante mutação, o que proporciona novas necessidades às empresas. Atender a essas demandas é o papel principal dos sistemas de gestão, e isso dá origem a novas tendências. Conheça as principais a seguir e veja por que elas têm se tornado tão relevantes.
Armazenamento em nuvem
Já citado neste conteúdo, o armazenamento em nuvem é a principal tendência dos sistemas de gestão empresarial atualmente. A segurança dos dados é um ponto fundamental, mas outra demanda relevante que é atendida é a amplitude de dados armazenados.
Com a possibilidade de tirar esse armazenamento do âmbito físico, automaticamente, o ganho é em relação ao volume. Em nuvem, muito mais informações podem ser armazenadas, o que potencializa o trabalho analítico com base em dados.
Custos proporcionais
Por muito tempo, o custo foi um dos grandes empecilhos para que empresas de pequeno e médio porte pudessem contar com um software de gestão. Entretanto, isso mudou, especialmente pelo modelo mutável de instalação de sistema.
Hoje, é possível assinar planos progressivos, ou seja, com o valor aumentando de acordo com as funcionalidades e soluções oferecidas pelo sistema de gestão empresarial. Essa tendência vai ampliar o número de empresas que contam com o software, mudando o mercado e tornando-o cada vez mais competitivo.
Inovações
É impossível falar de soluções tecnológicas e não pensar em inovação. Justamente por isso, os sistemas têm apresentado uma maior tendência a inovar, indo além das funcionalidades comuns que atendem a maioria das empresas.
Com esse movimento, cada vez mais, os softwares apresentam funções inteligentes, pensadas para fugir do senso comum em relação ao que se espera de um sistema.
Há muitos motivos interessantes que justificam e servem como motivação para a contratação de um sistema de gestão empresarial. Poder fazer uso de todas essas funcionalidades e colher esses benefícios será algo positivo, tanto imediatamente quanto a longo prazo.
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