A importância da Prestação de Contas e como fazer

Prestação de contas é a comprovação de todas as transações realizadas pela empresa em um determinado período, geralmente um ano. 

Essa comprovação é uma obrigação legal que deverá ser realizada por todas as empresas compostas por sócios, além de instituições ou associações públicas ou de caráter coletivo, como condomínios e clubes recreativos.

A prestação de contas é muito importante para que todos envolvidos na administração do negócio estejam cientes da situação, conhecendo detalhes das operações financeiras, da origem das receitas e do destino das despesas.

Com isso, poderão ser observadas oportunidades de melhorias e levantados os riscos, visando um desenvolvimento e crescimento sustentável do negócio.

Existem inúmeros relatórios que podem fazer parte da prestação de contas, como o Balanço Social, Razonetes, DRE e outros.

O importante é que você tenha todos os registros das movimentações, de forma que possa organizar relatórios e análises de acordo com a sua necessidade.

Leia também: Entenda como fazer um relatório financeiro realmente eficiente.

No artigo de hoje, você vai aprender:

• O que é prestação de contas
• Quando é necessário prestar contas
• Quem precisa apresentar a prestação de contas
• Quando a empresa pode ser solicitada a prestar contas
• Como prestar contas
• Relatórios financeiros para prestação de contas
• Por quanto tempo guardar os documentos empresariais
• Assessoria contábil na prestação de contas
• Conclusão

O que é prestação de contas

Prestação de contas é a comprovação de toda a movimentação financeira da sua empresa, como receitas e despesas.

É um relatório que visa documentar todas as transações efetuadas em um determinado período, tanto das entradas quanto das saídas, além de detalhar a origem do patrimônio, dos passivos e dos ativos.

Junto ao relatório, a empresa precisa apresentar os documentos que comprovam os valores discriminados, para que a prestação de contas tenha valor jurídico.

Quando é necessário prestar contas

Quem determina quando uma empresa precisa prestar contas é o artigo 1.020 – Código Civil – da Lei 10.406/02, que diz:

Os administradores são obrigados a prestar aos sócios contas justificadas de sua administração, e apresentar-lhes o inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

Assim como o gestor da empresa precisa apresentar o Balanço Patrimonial e preparar o Demonstrativo de Resultados do Exercício, a prestação de contas também é uma obrigação que deve ser cumprida anualmente.

Todo empresário que se enquadre no perfil, ou instituições e associações públicas, deve, por lei, prestar contas.

Isso serve, também, para candidatos políticos em época de campanha, por exemplo, sendo um dever a ser cumprido junto à Justiça Eleitoral.

Quem precisa apresentar a prestação de contas

Diferentes entidades, públicas e privadas, são obrigadas a prestar contas.

Você se enquadra no perfil em que a prestação de contas é uma obrigação? Sim, se seu negócio for:

• Uma empresa com sócios, independente do tamanho;
• Um condomínio;
• Um associação filantrópica;
• Um sindicato;
• Uma instituição pública;
• Uma cooperativa;
• Um clube de recreação
• Qualquer outra instituição de caráter coletivo.

Portanto, observe que se você for MEI (microempreendedor individual), EI (empreendedor individual) ou EIRELI (empresa individual de responsabilidade limitada), você não precisa prestar contas anualmente.

Ainda assim, é importante lembrar que este tipo de controle é essencial para garantir uma gestão eficiente e, com isso, ter bons resultados!

Então, mesmo que você não seja obrigado a fazer a prestação de contas, procure guardar todos os comprovantes das movimentações e preste contas para você mesmo!

Assim você terá certeza de ter o seu negócio controlado, na palma da mão, e poderá observar com mais facilidade as oportunidades de melhoria e os pontos que poderão estar exigindo atenção, antecipando os riscos!

Quando a empresa pode ser solicitada a prestar contas

Um indivíduo pode solicitar à empresa uma prestação de contas, mesmo que ele não seja sócio desta empresa. Como exemplo, temos os casos abaixo: 

• Um casal divorciado, enquanto não houver partilha de bens, poderá pedir uma prestação de contas ao cônjuge que ficou com a guarda dos bens.
• Uma pessoa que contrata um consórcio pode solicitar à administradora uma prestação de contas do seu grupo.
• Titulares de uma conta corrente podem querer uma prestação de contas da administradora do seu cartão.

Estes casos são exemplos de prestação de contas extraordinárias. No entanto, a lei desobriga associações, como clubes ou condomínios, a prestar contas fora do período das Assembléias, que são organizadas para este fim, uma vez ao ano.

Todas elas precisam ser feitas com documentos e registros que comprovem os dados apresentados, caso contrário não terá efeito jurídico.

Por isso, é essencial que você, como empresário, tenha o hábito de manter todos os registros sob controle, guardando comprovantes, recibos e extratos.

Apesar da sua vital importância para que um negócio seja bem-sucedido, a gestão financeira ainda é muito negligenciada por donos e gestores de empresas. E essa postura pode ser fatal em um mercado competitivo como o atual.

Como prestar contas

A prestação de contas, apesar de ser uma obrigação legal, é feita para os sócios da empresa. Ou seja: não é enviada para nenhum órgão do governo nem deve ser divulgado em veículos de comunicação, como acontece com outros relatórios financeiros e fiscais.

A prestação de contas, conforme a própria legislação prevê, deve ser apresentada, aprovada e questionada pelos sócios (ou, no caso de associações, como condomínios, pelos moradores), em Assembléias anuais.

Conforme artigo 1.071 do Código Civil:

“Dependem da deliberação dos sócios, além de outras matérias indicadas na lei ou no contrato:

I – a aprovação das contas da administração;

(…)

VII – a nomeação e destituição dos liquidantes e o julgamento das suas contas”.

E, de acordo com o artigo 1.078, a prestação de contas deve ser feita antes da assembléia, conforme segue:

A assembleia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social, com o objetivo de:

I – tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;

II – designar administradores, quando for o caso;

III – tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.

1º Até trinta dias antes da data marcada para a assembléia, os documentos referidos no inciso I deste artigo devem ser postos, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração.

2º Instalada a assembléia, proceder-se-á à leitura dos documentos referidos no parágrafo antecedente, os quais serão submetidos, pelo presidente, a discussão e votação, nesta não podendo tomar parte os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.

3º A aprovação, sem reserva, do balanço patrimonial e do de resultado econômico, salvo erro, dolo ou simulação, exonera de responsabilidade os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.

4º Extingue-se em dois anos o direito de anular a aprovação a que se refere o parágrafo antecedente.

Portanto, esteja preparado para as Assembleias, caso sua empresa tenha a obrigação de prestar contas.

Para isso, ao fazer sua prestação de contas, confira se: 

• Os números estão batendo com a realidade
• Você tem todas as documentações que comprovam as informações apresentadas
• Você tem uma análise com pontos positivos, negativos e oportunidades de melhoria, para já discutir com seus sócios

Relatórios financeiros para prestação de contas

Os relatórios, além de auxiliarem na prestação de contas, são excelentes ferramentas de gestão.

A prestação de contas envolve as receitas, as despesas, o patrimônio líquido e bruto, e o total de ativos e passivos.

Assim, a prestação de contas pode ser formada por diversos relatórios, dos mais simples, como um relatório sintético, aos mais completos, como um DRE. Você também pode fazer um extrato descritivo, detalhando e conferindo todos os itens do relatório sintético.

O fluxo de caixa também um modelo de relatório que poderá ser útil na prestação de contas, dando uma visão mês a mês, por exemplo, de suas movimentações.

Uma conciliação bancária, feita através do extrato bancário, poderá validar todas as movimentações apresentadas na sua prestação de contas.

Por quanto tempo guardar os documentos empresariais

O tempo mínimo para guardar os documentos variam de acordo com o documento. Como a prestação de contas é uma relatório que envolve diferentes tipos de transações, você precisa conhecer os limites de diferentes tipos de documentos, também.

Veja, na tabela abaixo, os principais:

Assessoria contábil na prestação de contas

Se você não se sente confiante em fazer sozinho sua prestação de contas, você pode contar com o apoio de uma assessoria contábil.

Os profissionais da contabilidade irão orientar a melhor forma de apresentar as informações, além de ajudá-lo a entender os prazos para guardar todos os documentos, quais documentos são importantes para prestar contas e não podem ser esquecidos, entre outras atividades.

Além, é claro, de aliviar a pressão dos relatórios financeiros obrigatórios, que fazem parte do dia a dia desses profissionais e você poderá otimizar muito tempo.

No entanto, se você não deseja contratar uma empresa especializada no assunto, é altamente recomendável que você tenha, pelo menos, um bom sistema de gestão.

Com ele, você garante a integridade das informações, mantém sob controle e organizado todas as entradas e saídas, consegue detalhar cada item, auxiliando na interpretação desses números no futuro, além de ter uma significativa redução de erros humanos.

Conclusão

Pronto para fazer a prestação de contas da sua empresa?

A prestação de contas é uma obrigação prevista em lei para todas as empresas que possuem sócios, instituições ou associações. 

Ficam, portanto, desobrigados, apenas os microempreendedores individuais, empreendedores individuais e empresas individuais de responsabilidade limitada.

Ainda que não devam prestar contas legalmente, é recomendável que estes empreendedores mantenham o hábito de guardar, organizar e controlar todas as transações de sua empresa, montando e analisando planilhas e relatórios a fim de entender o desempenho e os resultados do negócio.

Para que tenha valor jurídico, a prestação de contas deve ser sempre acompanhada pelas documentações que comprovam as informações detalhadas nos relatórios apresentados.

Por isso, organize todos os recibos, notas, extratos e demais comprovantes, de forma que seja fácil você localizar sempre que necessário.

Uma boa maneira de fazer essa gestão de informações é através de um ERP completo, como o BomControle, que oferece módulos específicos para o controle financeiro. Conheça agora e faça um teste gratuito!