Saiba quando é o momento de trocar o software de gestão da empresa

Não é nenhum segredo que o gestor moderno deve ter uma preocupação especial com a tecnologia. Um bom software de gestão, por exemplo, já é um item de primeira necessidade até mesmo para pequenas e microempresas.

Ele pode automatizar boa parte do trabalho burocrático da empresa, coletar dados de forma detalhada a respeito de todas as suas operações, além de integrar todos os setores, eliminando o retrabalho.

O que muitos acabam não se dando conta é que essa preocupação com a tecnologia não pode ser um ato pontual, mas, ao contrário, deve fazer parte da postura da organização o tempo todo!

Isso acontece porque a tecnologia avança com muita rapidez e se a empresa quiser se manter competitiva no mercado deve sempre ficar atenta às novidades.

Por isso, no artigo de hoje vamos ensinar o leitor a interpretar os sinais que a empresa costuma dar quando já está na hora de trocar o software de gestão. Confira na sequência!

Dificuldades de integração com outras ferramentas e sistemas

Toda empresa deve ter a sua tecnologia integrada com sistemas e ferramentas das autoridades fazendárias. Desde que o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi criado e gradativamente implementado, passou a ser uma obrigação do empresário aparelhar-se para tornar a comunicação com o Poder Público mais eficaz e transparente.

Além disso, também é aconselhável que o software de gestão prestigie a associação interna entre os diferentes setores de uma empresa e, até mesmo, uma possível integração com fornecedores ou outros parceiros comerciais. Isso pode evitar que funcionários de uma mesma companhia, acabem remando em direções opostas.

Falhas no sistema

Talvez o indício mais evidente de que o sistema de gestão empresarial esteja precisando ser substituído, são os erros que começam a se multiplicar pelos diversos processos e também a lentidão para realizar operações simples.

Um cenário como esse costuma evoluir para a necessidade da criação de controles paralelos em planilhas ou outros meios ainda mais rudimentares, na tentativa de minimizar os danos. Nesses casos, a empresa se depara com uma situação em que paga por um software que nem consegue mais operar.

É claro que você deve fazer de tudo para que a situação não chegue nesse ponto, daí a importância de monitorar as falhas e a lentidão do sistema, comunicando qualquer inconsistência ao suporte do fornecedor.

Ausência de funcionalidades importantes

Conforme o negócio vai crescendo ou expandindo suas operações, a tendência é que o gestor encontre outros desafios ao longo do seu percurso. Por isso, antes de escolher um fornecedor de tecnologia é preciso avaliar se o ERP tem módulos específicos para as diversas demandas possíveis.

Por mais que essas funcionalidades ainda não sejam exatamente úteis ou necessárias no momento, é provável que no futuro você tenha que adaptar a estrutura do software para atender a essas novas demandas.

Assim, se a sua empresa utiliza um software que não oferece muitas opções em módulos adicionais, talvez esteja na hora de trocar de fornecedor antes que seja tarde demais.

Ausência de atualizações e suporte insatisfatório

Grande parte da rotina de um bom gestor é tentar compatibilizar as inúmeras variáveis que a empresa se submete para atingir um resultado positivo para a organização. Duas das maiores variáveis são a tecnologia e as constantes modificações nas leis.

Tanto a tecnologia como a legislação, estão em constante processo de aprimoramento. Por isso, você tem que buscar no software esse elemento dinâmico, capaz de transformá-lo com base no que há de mais moderno no mundo tecnológico e nas novas exigências impostas às empresas pelas leis e regulações vigentes.

Muito por conta disso, as soluções tecnológicas têm sido vistas não como produtos, mas como serviços, também conhecidos como SaaS — Software as a Service —, tamanha a ênfase nas atualizações do software e no suporte para garantir o sucesso do cliente.

Na prática, temos a seguinte situação: o software é importante para a automação de exigências feitas à empresa pelas autoridades públicas. No Brasil, além da União, temos 27 Estados e mais de 5 mil municípios que atuam sancionando e revogando leis que afetam diretamente o operacional das empresas.

Não basta que o sistema seja bom, é preciso que ele continue a ter essa característica no futuro. Caso contrário, basta que a alíquota de um imposto seja majorada por uma lei municipal para que a sua empresa caia na malha fina!

Apenas um bom pacote de atualizações, aliado a um suporte ao usuário eficiente pode transpor esses obstáculos.

Baixo nível de automatização de processos

A automatização proporcionada pelos softwares de gestão é a grande protagonista da atualidade quando o assunto é o corte dos custos operacionais de uma organização. Como consequência disso, é também uma das grandes responsáveis pela competitividade da empresa no mercado.

Baixo ou nenhum retorno sobre o investimento

Nem sempre é fácil avaliar se o software de gestão está ou não cumprindo o seu papel de uma forma satisfatória. Imagine, por exemplo, que estejamos operando com um sistema lento ou que apresente falhas pontuais em suas operações cotidianas no comércio.

Como resultado dessa lentidão, forma-se uma fila no ponto de venda do estabelecimento, fazendo com que o último cliente desista de realizar a compra. Por mais que essa perda não possa ser mensurada em números, o gestor deve usar a sua experiência para levar esse cenário em consideração no momento de calcular o chamado “custo real de propriedade” do software.

Por fim, não poderíamos deixar de reforçar a ideia de que um bom ERP deve sempre acompanhar as novidades do mercado, já que as ferramentas tecnológicas se tornaram um fator de peso para a competitividade em qualquer setor.

Um software de gestão em que o usuário não tenha a possibilidade de utilizar uma ferramenta de CRM — Customer Relationship Management —, por exemplo, pode fazer com que ele tenha problemas para monitorar e gerir a experiência do cliente com a sua marca, especialmente se a concorrência souber explorar o recurso.

Ainda está com alguma dúvida sobre a hora certa de trocar o seu sistema? Entre em contato agora mesmo com a nossa equipe de especialistas!

Publicado por Felix Schultz

Executivo de Internet com mais de 15 anos de experiência, incluindo a gestão geral das organizações, desenvolvimento de produtos, operações de negócios e estratégia.