A maioria das empresas tem um fluxo de demandas relevante, que necessita de muita dedicação dos seus principais setores para que tudo seja cumprido de forma eficiente. Um sistema integrado de gestão permite que o trabalho seja conduzido da melhor forma, trazendo eficiência aos processos.
No dia a dia de um negócio, é importante reduzir procedimentos que gastem muito tempo, além de minimizar erros e integrar informações entre os principais setores da empresa. Você sabia que tudo isso é possível graças a apenas um software?
Neste conteúdo, você entenderá por que um sistema integrado de gestão pode ser fundamental para o cotidiano de sua empresa. Confira!
O que é e como funciona um sistema integrado?
Um sistema integrado, também conhecido como sistema de gestão integrada (SGI), é um software que integra diferentes áreas e processos de uma organização em um único sistema centralizado.
Seu objetivo é unificar e otimizar as operações, permitindo que diversas funções na empresa compartilhem informações em tempo real. Dessa forma, ele pode abranger várias áreas funcionais, como:
- finanças;
- contabilidade;
- recursos humanos;
- vendas;
- compras;
- produção;
- estoque;
- logística;
- entre outras.
Sendo assim, ele permite que todas essas áreas acessem e compartilhem dados eficientemente, eliminando a necessidade de sistemas isolados e redundantes.
Agora que você já sabe o que ele é e como funciona, veja 7 motivos convincentes para implementá-lo em sua organização e impulsionar a eficiência e integração de suas operações!
7 motivos para você implementar um sistema integrado
Descubra em quais momentos um sistema integrado se torna essencial para a sua empresa. Desde promover integração entre setores até fornecer uma base sólida para tomada de decisões estratégicas, explore os benefícios de implementar um sistema integrado.
1. Promove integração entre setores
Um dos principais fatores benéficos que os softwares de gestão proporcionam é a integração entre os setores de uma empresa. No cotidiano de trabalho, essa funcionalidade representa uma grande vantagem na resolução de demandas e consultas de informações relevantes.
Com esse software, é possível que todas as áreas tenham acesso a esses dados em um só ambiente, totalmente digital. Essa integração dispensa procedimentos antigos, como planilhas e outros tipos de registro.
Assim, todos conseguem consultar dados importantes e saber como está o status de procedimentos conduzidos por outros setores. Em um bom exemplo, o setor de compras pode ter acesso aos números do estoque antes de realizar uma nova compra, otimizando o tempo e evitando custos desnecessários.
2. Oferece base para a tomada de decisões
Um sistema integrado é um grande banco de dados de registros importantes sobre todas as atividades da empresa. Esses números, indicadores e projeções são fundamentais para uma atuação estratégica por parte de gestores e líderes que atuam à frente da empresa e dos principais setores.
O acesso a relatórios, dados e números importantes de cada um dos setores permite que haja uma visão mais ampla e geral da empresa, o que se faz necessário para uma gestão clara e abrangente.
Com base nessas informações, é possível que esses profissionais tomem decisões importantes com embasamento claro e preciso, graças aos registros do sistema integrado de gestão da empresa.
3. Minimiza a margem de erros em procedimentos
Os softwares de gestão possibilitam que muitos procedimentos sejam automatizados, permitindo a simplificação deles. É possível obter melhor desempenho desde os mais complexos trabalhos até aqueles mecânicos e simples, como o preenchimento de informações.
A repetição contínua de procedimentos é uma ocasião propícia para a possibilidade de erros, o que futuramente pode causar problemas de proporções maiores, resultando em dados falhos e pouco realistas. O sistema integrado oferece tecnologia e recursos para que esse tipo de problema não aconteça.
A automatização de procedimentos com ajuda da tecnologia oferece ferramentas importantes e facilitam muito o trabalho dos colaboradores da empresa, reduzindo bastante as possibilidades de erros no cotidiano.
4. Aumenta a produtividade dos colaboradores
Os vários procedimentos do dia a dia de uma empresa podem exigir um tempo excessivo dos colaboradores. Entretanto, como todas as demandas são importantes, não é possível deixar nenhuma de lado pelo fato de ela exigir muito tempo para ser realizada.
O sistema integrado atua justamente nesse ponto, oferecendo recursos que tornam uma série de trabalhos muito mais fáceis e podendo ser realizados de maneira muito mais rápida, tudo graças à tecnologia.
Com maior facilidade e menor tempo para executar demandas de todos os tipos durante a jornada de trabalho, a tendência natural é que os funcionários consigam se dedicar a mais obrigações e, dessa forma, aumentar a produtividade.
5. Reduz o envio de e-mails
O e-mail é uma ferramenta fundamental para o trabalho, entretanto, ele acaba sendo usado excessivamente, o que gera um retrabalho que influencia diretamente no tempo gasto para realizar tarefas simples, prejudicando a produtividade ao longo do dia. É fundamental que ele seja usado apenas para a comunicação.
É muito comum que planilhas, relatórios, documentos e outros tipos de arquivos sejam enviados por e-mail. Apesar de ser um recurso normal, ele não é o mais adequado. O sistema integrado pode resolver esse problema de maneira muito prática.
Como ele permite que os setores acessem os mesmos dados, sem restrições, passa a ser desnecessário o envio desse tipo de arquivo, diminuindo o uso do espaço da caixa de entrada e também minimizando demandas desnecessárias e o retrabalho. Assim, para encontrar um documento, basta acessar o sistema.
6. Aumenta as margens de lucro
Toda empresa visa o aumento do lucro de todas as maneiras possíveis, mas poucas conseguem identificar que simples mudanças de hábitos no dia a dia podem proporcionar isso. A adoção do sistema integrado é uma forma de consegui-lo, e o motivo é simples: melhora da produtividade.
Como falamos, quanto mais fácil for a realização das demandas, mais tarefas poderão ser cumpridas durante a jornada de trabalho. Quando isso acontece em grande escala, naturalmente a empresa consegue ter um aumento de desempenho. O máximo da capacidade de trabalho dos funcionários é o fator fundamental para aumentar os lucros.
7. Oferece maior segurança aos dados
Um dos grandes medos de uma empresa é perder dados importantes referentes à sua atuação. Muitos problemas podem acontecer, desde o roubo de informações por meio de ciberataques até problemas com computadores e com a rede utilizada.
O sistema integrado oferece tecnologias que reduzem esse tipo de problema, armazenando tudo em um sistema de nuvem, com toda a proteção e integridade de informações, oferecendo uma solução imediata em caso de problemas de hardware com qualquer computador que tenha dados importantes na empresa.
O software de gestão também permite que somente pessoas autorizadas tenham acesso a essas informações, solicitando o registro de usuários cadastrados que tenham permissão para acessar o sistema.
É importante que as empresas entendam a importância de um sistema integrado, tendo em vista que ele traz uma série de benefícios, permitindo que as demandas sejam cumpridas com eficiência e clareza, além de oferecer uma base importante para os gestores conduzirem o negócio.
Qual é a diferença entre um sistema integrado e um ERP?
Um sistema integrado e um ERP (Enterprise Resource Planning) são termos frequentemente usados de forma intercambiável, pois ambos se referem a sistemas que integram diversas áreas e processos de uma organização. No entanto, são conceitos diferentes.
O sistema integrado é uma abordagem mais ampla, que visa unificar e otimizar as operações de uma organização em um único sistema centralizado. Por sua vez, o ERP é um tipo específico de sistema integrado. Ele se concentra principalmente na integração de recursos e processos relacionados à gestão empresarial.
Portanto, um sistema integrado pode englobar áreas além do escopo do ERP, como produção, logística, CRM (Customer Relationship Management) e outros, dependendo das necessidades da organização.
Como escolher o sistema de gestão ideal para seu negócio
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