Novas empresas são abertas todos os dias no Brasil. Além dos problemas relacionados à alta taxa de impostos, muitas entram em falência por problemas de controle financeiro. O empresário não tem a noção exata da quantidade de dinheiro que entra, o que deve ser utilizado para reinvestir na empresa e quanto lhe é permitido gastar em benefício próprio.
A confusão até seria aceitável se ainda estivéssemos nos tempos em que a gestão era feita em papel e caneta ou, no máximo, com planilhas. No entanto, temos à nossa disposição softwares destinados a cuidar de grande parte dos cálculos, antes feitos por nós. Continue e leitura e entenda a tecnologia. Vamos lá!
O que é um software de gestão?
Esse tipo de software apresenta uma sequência de normas a serem executadas, deixando mais leve um trabalho feito anteriormente por especialistas humanos.
Mesmo que a empresa já utilize um sistema mais moderno, como o uso de planilhas em computador, um software terá a função de agrupar todas as informações possíveis em um único lugar e utilizá-las para fazer cálculos de previsibilidade, minimizando a chance de erros.
O software pode ser produzido por empresas capacitadas ou por profissionais da área de Tecnologia da Informação (TI). Os profissionais que trabalham por conta própria podem cumprir sua função de forma perfeita, mas dificilmente poderão traçar estratégias de acordo com o perfil do empresário que requisita do programa.
A tecnologia também é extremamente moldável, feita de acordo com as necessidades exclusivas de cada empresa. Nos casos em que o empresário não tem acesso a um desktop ou a um notebook, é possível criar um aplicativo para o celular.
Quais são os benefícios de um software de gestão?
Não adianta implementar uma tecnologia tão moderna sem saber seu real potencial, certo? Os softwares de gestão permitem controlar estoques, efetuam cálculos e economizam nosso precioso tempo. Conheça as vantagens:
1. Aumenta a previsibilidade
Com certos cálculos, é possível prever os gastos e o faturamento de determinado mês. Isso é possível porque todos os dados estarão integrados na plataforma e serão usados para a aplicação em um único cálculo.
Dessa forma, você saberá exatamente quanto poderá lucrar após o pagamento dos impostos da empresa e, por meio da média de vendas, é possível conhecer a probabilidade dos ganhos.
2. Indica áreas nas quais investir
Utilizando planilhas de controle financeiro, cada parte da empresa torna-se praticamente independente. Isso é péssimo, pois não permite ao empresário entender, de forma ampla, as reais condições financeiras de certos parâmetros do empreendimento.
Com um software de gestão, é possível ter um panorama com todas as áreas da empresa e o dinheiro gasto em cada uma. Com isso, o empresário sabe exatamente quais áreas devem receber mais investimento e quais apresentam gastos muito elevados.
3. Diminui as chances de fraude
O programa permite saber exatamente quais alterações foram feitas e quando, além de demonstrar, com clareza, o fluxo de caixa. Infelizmente, existem funcionários e fornecedores pouco éticos.
A tecnologia informa ao empresário o que está realmente acontecendo na empresa, por meio da conferência do pedido de compra, que informa os produtos, quantidades, preços, condições e quando o pagamento foi feito.
4. Proporciona mais segurança para as informações
Um software de gestão permite o acesso irrestrito a todo o sistema ou apenas a certas informações, além de replicar o programa para o acesso simultâneo de várias pessoas.
Nos casos em que se trata de uma sociedade, é possível permitir o acesso dos sócios apenas a algumas partes do software, que serão predeterminadas por você. Além disso, o acesso é fornecido apenas por meio de senhas e pode ser feito até mesmo por um smartphone.
Ainda assim, o sistema também permite o armazenamento das informações na nuvem, impedindo a perda dos dados. O backup, palavra utilizada na informática para designar uma cópia de segurança, ocorre automaticamente. Com isso, o empresário poderá recuperar seus arquivos tranquilamente, no caso de algum imprevisto.
5. Minimiza os erros
Com a organização proporcionada pelo software de gestão, é muito mais fácil administrar a empresa e, consequentemente, diminuir os possíveis erros.
Além disso, os cálculos utilizados como base dos dados serão muito mais certeiros e pouco suscetíveis a erros humanos. A tecnologia aumenta a confiança não só do empresário, mas de toda a equipe e de possíveis sócios.
6. Torna a gestão mais barata
Imagine pegar todas as planilhas produzidas em um mês e enviá-las a um contador, ou instituição responsável pelos cálculos da empresa. O serviço prestado é caro e, mesmo que seja feito por indivíduos especializados, ainda é suscetível a erros. A tecnologia barateia os custos, com a vantagem de aumentar a eficiência do serviço.
Como devo implantá-lo?
Instalar a tecnologia em uma empresa costuma alterar toda a sua dinâmica. É importante investir em capacitação para os funcionários e analisar o que é necessário mudar na infraestrutura.
Também é preciso aplicar um cronograma de implementação do software. Geralmente, o serviço é feito por empresas especializadas, mas, ainda assim, certos profissionais precisam ser incluídos na equipe de criação do programa, como o próprio empresário e os funcionários. Isso tornará o software mais adequado às necessidades do negócio.
Lembre-se de que os funcionários envolvidos no uso dessa tecnologia precisam receber um treinamento completo — eles devem entender o programa e saber como utilizá-lo, para estarem seguros sobre o que deve ser feito em situações adversas.
Com o que devo me preocupar?
Muitos erros acontecem na fase de planejamento. Deve-se pesquisar sobre a empresa responsável pela criação do software, para garantir sua confiabilidade. Além disso, grande parte dos erros ocorrem na fase de execução de projetos.
Às vezes, o empresário decide incluir novas funcionalidades que não estavam no projeto inicial. Em alguns casos, é possível alterar o projeto e continuar o curso da execução sem nenhum problema, mas nem sempre isso ocorre. Por isso, o planejamento é fundamental.
Os softwares de gestão tornaram-se um divisor de águas nas estratégias de controle financeiro. As facilidades permitem que poucas pessoas, ou até mesmo o próprio empresário, tenham acesso a informações primordiais do negócio. Mas, para que tudo dê certo, é preciso contratar uma boa empresa.
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