O gerenciamento do estoque é fundamental para garantir a continuidade das operações e da disponibilidade de produtos ao público. Para otimizar esse setor, existem, no mercado, diversos sistemas ERP com funções variadas. Por isso, preparamos este post para apresentar a você os principais diferenciais do software BomControle para gestão de estoque.
Saiba como podemos ajudá-lo a automatizar as operações de estoque e como integrá-lo aos demais setores da empresa!
Os principais desafios do setor
O setor de estoque cuida de tarefas muito dinâmicas e que afetam toda a companhia. Afinal, a armazenagem de um produto está relacionada às áreas de vendas, faturamento, fiscal, atendimento ao cliente, marketing e muitos outros. Por isso, existem diversos desafios que precisam ser vencidos, tais como:
- ausência ou excesso de produtos em estoque;
- não definição de um estoque mínimo para cada tipo de produto;
- desconhecimento do modo de calcular o valor do estoque;
- não utilização de sistemas especialistas para gestão de estoque;
- não realização de parcerias estratégicas com os principais fornecedores do negócio;
- desconhecimento sobre qual é o período médio de estoque — ele indica quantos dias, em média, um item permanece em estoque;
- gerenciamento da sazonalidade dos itens;
- falta de integração com os demais setores da companhia.
Todos esses desafios resultam em desperdícios ou perda da oportunidade de fazer negócios de modo mais eficiente e, assim, aumentar o potencial estratégico do setor. Então, vamos falar sobre o que isso realmente significa.
A gestão estratégica do estoque
Hoje, além de apresentar um preço competitivo, as empresas precisam oferecer prazos de entrega atraentes para seus clientes. Esse já se tornou um diferencial muito importante.
Além disso, não adianta vender se não há produto para entregar, certo? Para isso, é imprescindível ter um entendimento “acertado” da cadeia de venda e compra do produto.
Imagine que, para um determinado produto, o tempo gasto entre o processo de compra e de entrega dure 30 dias e, ainda, não há o entendimento do período médio de estoque e um controle refinado da quantidade mínima. Diante desse cenário, existiria uma chance real de o produto faltar na linha de produção — parando um processo inteiro na indústria ou provocando a falta do produto na prateleira, no caso do varejo. Esse seria um problema com consequências diretas.
Porém, pelos mesmos fatores, é possível comprar muito além do necessário “com medo” que o produto falte, abarrotando os estoques e comprometendo o capital de giro. Para auxiliar essa gestão, a empresa pode implantar sistemas eletrônicos, como veremos a seguir.
O uso de ferramentas de gestão para aumentar a eficiência
Softwares ERP são capazes de automatizar o gerenciamento das informações e emitir relatórios quepermitem à empresa melhor entender o fluxo do estoque e tomar decisões mais acertadas. Observe algumas das vantagens que esses sistemas podem trazer ao estoque:
Emissão de relatórios gerenciais
O software ERP conta com um dashboard, ou painel de controle, que apresenta as principais informações sobre o estoque. Além disso, é possível emitir relatórios e gerar indicadores que podem ser analisados pela gestão e servem de base para a tomada de decisões, como as que veremos nos tópicos seguintes.
Planejamento de compras mais eficiente
O sistema registra o que entra e o que sai. Assim, o gestor sempre consegue saber, em tempo real, o que tem no estoque e o que está faltando. Com isso, ele poderá planejar as compras com uma exatidão muito maior.
É possível também identificar sazonalidades, ou seja, entender em que períodos do ano determinado produto sai mais. Isso permite um planejamento de compras mais estratégico. Por exemplo, a empresa pode preparar-se para comprar uma quantidade maior de certo item com antecedência, levando em conta o aumento da demanda em um feriado ou em outra necessidade específica do mercado.
O gestor poderá decidir também não investir em determinado produto que tem pouca saída em um período específico, ou manter apenas um estoque mínimo.
Redução de perdas
O sistema permite o gestor identificar quais produtos já foram vendidos, quais estão com um prazo de validade no limite ou estão com avarias e precisam ser substituídos. Isso evita perdas e prejuízo financeiro por faltar produtos em estoque.
Identificação do perfil de consumo
Com os relatórios gerenciais do módulo de gestão de estoque, os gestores conseguem descobrir a demanda dos produtos e a mudança no comportamento dos clientes. Qual item tem sido mais requisitado? Quais características são mais atraentes? Qual linha faz mais sucesso?
A partir dessas informações, a empresa pode agir em conformidade com o setor de marketing e promover campanhas que possam atrair mais clientes e aumentar os lucros.
Mas, para que você tenha realmente bons resultados, é importante que escolha um sistema de qualidade e que atenda suas necessidades. Conheça, então, os diferenciais do software BomControle para a gestão de estoque!
Diferenciais do software BomControle para gestão de estoque
1. Importação da NF (nota fiscal) de compras a partir do XML
Quando uma compra é feita, um arquivo XML é enviado por e-mail — mecanismo que permite acessar as informações da NFe no portal da Receita Federal. Esse registro guarda todos os dados da nota.
Hoje, fazemos centenas de compras mensalmente e recebemos um XML da NF. O software do BC (BomControle) usa esse XML para lançar automaticamente os itens e os lançamentos de vencimento no módulo Financeiro.
2. Processo de compra automatizado
Desenvolvemos um módulo específico de compras. Nesse módulo, o sistema define quais os produtos que devem ser comprados, quais foram os últimos fornecedores e o último preço pago. Ele coloca todas essas informações em lista, facilitando a visualização de todo o processo de compra.
Essas informações também ficam disponíveis paras os departamentos a fim de facilitar a comunicação entre os colaboradores.
3. Controle de estoque satélite
Com o BC, é possível controlar mais de um estoque físico. Por exemplo, digamos que você tenha 1.000 produtos. 50 deles estão na “loja 1”, e 950, na “loja 2”. Esse controle facilita a transferência de produto entre os estoques e garante que o item estará no local mais adequado, facilitando a produção, no caso da indústria, e disponibilizando-o na prateleira, no caso do varejo.
4. Integração com o módulo financeiro
Uma vez que a NF é lançada no módulo de estoque, as informações ficam disponíveis automaticamente no módulo financeiro, garantindo um fluxo de caixa atualizado e preciso.
