Você sabe o que é sistema de gestão integrada? Neste post, desvendamos o conceito dessa ferramenta e mostramos por que é importante contar com ela na sua empresa.
O SGI, sigla para Sistema de Gestão Integrada, é um software empresarial voltado para a centralização das informações. Com ele, é possível trazer fluidez aos processos internos e automatizar as operações. Dessa forma, os fluxos de trabalho são mais ágeis e aumentam a competitividade organizacional.
Essa solução está se tornando cada vez mais conhecida. Porém, ainda gera dúvidas sobre sua implantação e seus benefícios. Para ajudar, criamos este post para explicar como o sistema funciona e de que forma a gestão integrada contribuirá com sua empresa. Continue a leitura para conferir!
O que é a gestão integrada?
A gestão integrada pode ser compreendida como a gestão unificada de todos os departamentos da empresa. Ela é possível por meio de um sistema que integra os dados e gerenciamento de processos das diferentes áreas. Então, disponibiliza as informações mais relevantes em um único ambiente.
O objetivo da solução é propiciar uma gestão centralizada de todos os setores. Isso facilita o acesso às informações estratégicas por parte dos gestores. Ainda faz com que os processos em geral sejam mais eficientes. Com esses recursos, há ganhos de produtividade ao mesmo tempo em que se diminui os custos operacionais.
Dessa forma, a adoção de um sistema de gestão integrada (SGI) pode gerar diversas vantagens à gestão do negócio. Especialmente quando é implementada em conjunto com as estratégias organizacionais necessárias para viabilizar a efetividade da solução. Assim, as informações são unificadas e os fluxos se tornam mais eficientes.
O que é sistema de gestão integrada?
O sistema de gestão integrada é uma ferramenta de negócio que busca unir as operações dos mais diferentes setores da empresa. Por meio de um dashboard único, você identifica os dados de todos os departamentos e tem uma visão global do desempenho obtido. Dessa forma, consegue atuar de forma precisa e tomar decisões mais acertadas.
A grande vantagem é otimizar as atividades e as metas diárias. Isso ajuda a conquistar os objetivos organizacionais com mais rapidez. Além disso, fica mais fácil realizar um processo de melhoria contínua na gestão de negócios.
Aqui, talvez você esteja pensando: o SGI é um ERP (Enterprise Resource Planning)? Na realidade, não. O software de planejamento de recursos empresariais apenas unifica os dados. Por sua vez, o sistema de gestão integrada vai além.
Ele identifica as atuais demandas do negócio e implanta uma metodologia específica. A partir disso, mudanças são realizadas. Por exemplo, são definidas:
- as ações a serem realizadas;
- as métricas e os indicadores a serem acompanhadas;
- a reorganização do fluxo de trabalho.
Portanto, há um impulsionamento do crescimento empresarial — algo que o ERP, por si só, não consegue. Assim, você sabe muito mais do que a situação da gestão financeira. Tem informações sobre a gestão da qualidade, a segurança do trabalho, o setor de recursos humanos etc.
Principais objetivos do SGI
O grande propósito de entender o que é sistema de gestão integrada é conhecer seu impacto nos fluxos de trabalho. A partir de sua implementação, a empresa melhora seu desempenho e tem mais agilidade nas suas operações.
Isso acontece devido a diversos fatores. Eles são os objetivos do SGI, que são os seguintes:
- economia de tempo e custos;
- alinhamento de objetivos e metas empresariais;
- transparência e consistência dos processos internos;
- satisfação de clientes, funcionários e outros stakeholders;
- fortalecimento da imagem organizacional;
- crescimento da participação de mercado;
- aumento da competitividade;
- prevenção de falhas.
Quais são os tipos de sistemas de gestão integrada?
O sistema de gestão integrada é responsável por reunir e organizar boa parte das informações sobre o seu negócio. No entanto, existem diversos modelos que se encaixam em diferentes estilos de empresas.
Ao contrário do que se pensa, não é preciso ter um grande negócio para adotar o SGI. Por que já existem programas especializados em ordenar as finanças e os dados de empresas menores. Da mesma forma, são oferecidas funções para ramos específicos do mercado, como restaurantes, indústrias etc.
O conceito principal é o mesmo em todos: automatizar processos e otimizar o tempo da equipe. O que muda entre um modelo e outro é a forma como essa ideia é colocada em prática. Afinal, cada empresa possui suas necessidades particulares.
Para entender melhor esse cenário, conheça 5 tipos de sistema de gestão integrada. Assim, poderá descobrir qual deles se alinha com os objetivos da sua marca!
Sistemas padronizados
São os SGI mais comuns no mercado. Eles oferecem funções padronizadas e organizam todas as informações em um único modelo para facilitar a análise dos relatórios.
A maioria dos sistemas permite a personalização da ferramenta em alguns aspectos. Isso pode ajudar o empresário a enxergar o sistema como uma peça que realmente foi feita para sua empresa.
No entanto, os sistemas padronizados podem ter um custo elevado. Outro potencial ponto negativo é quando deixam de implantar atualizações no software.
De acordo com o crescimento da empresa e as mudanças do mercado, é necessário acessar diferentes informações. Elas são fundamentais para criar planejamentos estratégicos efetivos. Isso pode ser prejudicado caso o seu sistema de gestão integrada não esteja se transformando junto com seu negócio.
Sistemas flexíveis
Diferente dos sistemas padronizados, o modelo flexível é ideal para empresas que são mais dinâmicas ou que estão se desenvolvendo com rapidez. Isso porque eles costumam se moldar às necessidades da sua empresa.
Entretanto, como você será o grande responsável pela composição da ferramenta, é interessante contar com a ajuda de um consultor ou especialista. Dessa forma, há uma garantia de que suas escolhas atenderão às demandas da companhia.
Sistemas integrados de gestão gratuitos
Para os amantes de uma boa promoção, existem os SGI gratuitos. Entretanto, eles têm alguns pontos negativos que podem tornar a conta mais alta do que você imagina!
Sem o pagamento regular, você não garante um vínculo com o fornecedor. Isso pode trazer prejuízos quando surgir a necessidade de suporte e consultoria.
Geralmente os sistemas gratuitos não costumam oferecer personalização nem qualquer tipo de adaptação. Sem contar que não existem garantias de atualizações regulamentares obrigatórias.
Ou seja, você precisa utilizá-lo como ele é — e isso nem sempre beneficia um negócio que está em constante crescimento e transformação. Portanto, é preciso pensar bem.
Sistemas específicos para pequenas empresas
O empreendedor que quer crescer está sempre em busca de métodos e ferramentas que possam ajudá-lo a realizar suas metas, sem se importar com o tamanho da empresa. Sendo assim, o sistema de gestão integrada também é ideal para quem tem um micro ou pequeno negócio.
É provável que uma empresa desse porte não precise de tantas funcionalidades quanto as maiores. No entanto, o controle de finanças e recursos humanos já traz uma mudança à rotina organizacional e otimiza o tempo da equipe.
Existem fornecedores que oferecem ferramentas mais simples por um preço mais acessível aos pequenos empresários. Essa alternativa pode se encaixar no orçamento da companhia e ajudar a impulsionar o crescimento da marca.
Sistemas específicos para a indústria
Foram desenvolvidos para empresas de varejo e distribuição. Portanto, este modelo de sistema de gestão integrada conta com funções voltadas exclusivamente para esses tipos de negócios, como a prevenção de perdas.
Geralmente, a ferramenta não disponibiliza tantas funções de planejamento como nos modelos anteriores. Por outro lado, investe mais em oferecer métodos de controle da produção, finalização e venda dos itens.
Apesar disso, o software costuma permitir a personalização do sistema. Ou seja, a ferramenta se adapta ao estilo de produção implementado.
O que contém um sistema de gestão integrada?
Tanto empresas grandes quanto pequenas necessitam, no mínimo, do controle financeiro em uma ferramenta de automação de processos. Entretanto, os sistemas de gestão costumam oferecer muito mais.
Então, como definir o que é melhor? Cabe a você selecionar as categorias que são relevantes ou não para seu negócio.
Nós, do BomControle, oferecemos uma ferramenta completa. Ela é constituída pelos seguintes módulos:
Gestão financeira
No componente de gestão financeira, é possível consultar datas de pagamento, contas a receber e analisar o fluxo de caixa completo.
Com o controle das finanças, fica mais fácil identificar os clientes inadimplentes. Ao mesmo tempo, é possível medir o sucesso de novos investimentos e entender o caminho que seu dinheiro faz para dentro e para fora da empresa.
Controle de estoque
Por meio do controle de estoque, é possível identificar com mais facilidade a quantidade de produtos que está disponível para venda. Da mesma forma, a situação da matéria-prima usada na produção.
A transferência de produtos, pedidos de compras e importação de notas fiscais também são funcionalidades inseridas neste módulo.
CRM
CRM é a sigla que representa o termo Customer Relationship Management, traduzido como Gestão de Relacionamento com o Cliente. O módulo reúne as informações de contato do seu cliente.
Além disso, gerencia as atividades em que ele está envolvido e também identifica oportunidades de ouro para impulsionar suas vendas. Outras funcionalidades do módulo de CRM BomControle são:
- conversas;
- oportunidades (abertas, ganhas ou perdidas);
- pontos de contato com as organizações;
- tarefas e compromissos agendados com seus clientes.
Service Desk
O Service Desk refere-se a suporte e atendimento ao cliente. Esse módulo possibilita a construção de um atendimento mais consistente e objetivo ao usuário.
Ainda é possível criar relatórios para acompanhar o andamento do suporte. Por fim, permite identificar quais são as dúvidas mais recorrentes entre os clientes.
BPM — Gestão de processos
BPM é a sigla para Business Process Management, que significa Gerenciamento ou Gestão de Processos de Negócio. Por meio do componente BPM, é possível:
- monitorar todas as atividades da empresa;
- ajustar a participação da equipe;
- adequar o andamento de projetos importantes à evolução da companhia.
Como implantar a solução na empresa?
Uma etapa muito importante para que a solução apresente os resultados esperados é sua implantação correta. Para isso, alguns passos podem ser seguidos pelos gestores responsáveis por esse processo.
Diagnóstico das demandas
O primeiro passo que deve ser tomado pelo gestor é a definição das demandas do negócio relacionadas ao controle dos processos. Dessa forma, pode buscar um software que atenda a essas necessidades.
Nessa etapa, é importante considerar as funcionalidades exigidas no atual momento da companhia. No entanto, também avalia os novos recursos que podem ser necessários para prover um crescimento escalável no caso de expansão.
Escolha do sistema mais adequado
A ferramenta indicada para integração das áreas de uma empresa é o ERP. Ele pode ser traduzido como planejamento de recursos da empresa. Porém, o sistema pode ter diferenças significativas de acordo com a parceira.
Dessa forma, o gestor deve realizar a análise dos sistemas que atendam às demandas exigidas. Ainda é importante avaliar diversas questões para selecionar o sistema de gestão integrada mais adequado. Por exemplo:
- suporte;
- treinamento;
- funcionalidades;
- facilidade de uso;
- integração com outros sistemas
Você pode entender melhor sobre as funções do sistema ERP e como você pode implantá-lo na sua empresa com o artigo “4 etapas importantes para implantação de um sistema de ERP em sua empresa”.
Treinamento da equipe
Para que a gestão seja de fato centralizada, a equipe precisa conhecer e dominar as funcionalidades disponíveis. Nesse sentido, a realização de um treinamento com os colaboradores é fundamental durante o processo de implantação desse modelo de gestão.
Além da capacitação inicial, deve-se garantir que atualizações e otimizações possam acontecer. Dessa forma, o domínio da ferramenta, as estratégias e as metodologias de integração são constantemente trabalhados com a equipe.
Aposte em ferramentas que ofereçam materiais explicativos e tutoriais em vídeo. Isso torna a adaptação da equipe mais dinâmica. Além de facilitar o treinamento de novos colaboradores.
Monitoramento dos resultados
Assim como outros investimentos em uma empresa, a adoção de um SGI deve gerar resultados efetivos. Para isso, é necessário realizar o monitoramento do retorno obtido com a ferramenta.
Esse cálculo pode ser feito pelo ROI (retorno sobre o investimento) em si, avaliando se o investimento tem gerado as receitas desejadas. Também podem ser analisados os ganhos em outras questões.
Por exemplo, produtividade da equipe, otimização dos processos, organização dos dados, dentre outros benefícios gerados pela adoção da solução.
Otimização dos processos
Por fim, o processo de implantação também depende de otimizações permanentes que vão melhorar os resultados. Por exemplo, pode-se identificar a dificuldade dos colaboradores de trabalhar com a ferramenta, exigindo um treinamento.
Ou verifica-se a existência de processos obsoletos, que tornam necessária uma reestruturação dos fluxos. Lembrando que ainda existem outras fragilidades no negócio.
Quais os benefícios em adotar esse modelo de gestão?
A gestão integrada serve para centralizar dados e processos e também, faz com que todos os departamentos da empresa sigam as mesmas diretrizes operacionais. Portanto, há diversos benefícios que podem ser obtidos com a solução. Confira alguns deles!
Aumento da produtividade
Um dos principais benefícios da solução é que ela permite melhorias significativas na produtividade das equipes, já que o sistema viabiliza a simplificação dos fluxos operacionais e evita a necessidade de retrabalho.
Economia de tempo e custos
O ERP permite a automação de processos. Como consequência, isso ocasiona uma diminuição do tempo dos colaboradores no desenvolvimento das atividades. Essa redução também é vista nos custos necessários para as ações operacionais da empresa.
Transparência dos processos
Por meio de um sistema centralizado, todos os processos realizados pelos colaboradores ficam documentados em uma mesma plataforma. Isso garante mais transparência e ainda facilita o acesso a informações específicas, principalmente por parte dos gestores.
Redução da burocracia
A gestão documental com a adoção de um sistema de gestão integrada permite a redução da burocracia. Isso acontece devido a uma padronização para todas as áreas relativa a quais formulários, documentos e modelos devem ser usados em cada caso.
Padronização de processos
Ao optar por um modelo centralizado de gestão, todas as áreas operam sob as mesmas regras. Esse cenário viabiliza a padronização dos processos, evitando gargalos operacionais. Eles são responsáveis pela elevação dos custos e pela falta de eficiência.
A padronização também é útil para a melhoria do relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros. Afinal, há mais unidade e eficiência em contatos, tempo de resposta e fluxos usados.
Aumento da competitividade
A soma dos benefícios anteriores gera como resultado uma competitividade maior da empresa. Dentre eles, estão aumento da produtividade, economia de recursos, transparência, otimização dos processos e outros.
Por que esse benefício é verificado? A resposta é simples: os esforços podem ser voltados para decisões estratégicas, em vez de serem focados na operacionalização.
Centralização de informações
Os dados centralizados são facilmente identificados com o sistema de gestão integrada. Isso permite que eles sejam visualizados e interpretados de forma mais clara. Ou seja, torna-se mais simples transformá-los em informações e em insights.
Esse benefício se reflete na melhoria das tomadas de decisão. Afinal, você deixa de passar de um lugar para outro para identificar qual número está correto. Além disso, todas as informações estão atualizadas, porque a inserção dos dados é automatizada.
Ou seja, assim que o estoque incluir algum dado, o financeiro é ajustado de forma automatizada. Portanto, há redução de erros, já que o trabalho de coleta, exportação e registro de cada área deixa de existir.
Sem contar que a centralização acaba com o tempo para geração de relatórios. Assim, é possível fazer uma análise completa sem ficar horas gastando tempo com essa atividade.
Rapidez na tomada de decisão
Com as informações geradas e centralizadas no sistema de gestão integrada, as decisões são mais rápidas. Isso porque o gestor de uma área deixa de precisar conversar com profissionais de outros setores. Todos os dados estão à sua disposição.
Muito desse resultado é derivado da padronização do fluxo de trabalho entre os setores. Afinal, o SGI monitora e apresenta as informações essenciais. Desse modo, há um controle maior da qualidade do trabalho e mais tempo para os colaboradores desenvolverem atividades estratégicas.
Redução do retrabalho
A integração de dados permitida pelo sistema de gestão reduz os erros e, por consequência, os retrabalhos. As atividades repetitivas são automatizadas, sem precisar que o colaborador perca tempo com elas. Ao mesmo tempo, os relatórios são gerados de forma automática e sem informações duplicadas.
Isso acontece porque a base de dados é única. Portanto, os gestores de todas as áreas utilizam a mesma fonte de informação. Eles também são impedidos de cadastrar dados que já estão no sistema. Em resumo, os números são mais confiáveis e as tomadas de decisão, mais acertadas.
Com isso, as vantagens de adotar esse tipo de gestão são diversas e podem ser determinantes na capacidade da empresa de melhorar os resultados. Contudo, vale ressaltar que, para que os benefícios sejam alcançados, é fundamental contar com um sistema integrado de confiança.
Dessa forma, a etapa de implantação, que consiste na escolha do sistema de gestão integrada que será adotado, é determinante no sucesso da solução.
Entre os aspectos que devem ser avaliados pelo gestor está a qualidade do software, como funcionalidades, estabilidade, personalização e outros recursos, e também se o sistema é conceituado no mercado, como quais empresas já o utilizam e se elas têm obtido resultados sólidos.
Como medir o sucesso da implantação?
Por mais que o uso de um sistema integrado de gestão traga um resultado imediato à rotina da equipe por reduzir o número de processos repetitivos, é preciso calcular os resultados que ele traz para a empresa como um todo.
Confira algumas técnicas que podem ajudar a medir o sucesso da sua implantação de SGI!
ROI (Return of Investment)
O cálculo ROI apresenta quanto foi faturado de acordo com os recursos investidos no software. A fórmula para a conta é:
(Retorno – Investimento) / Investimento
Depois disso, o total é multiplicado por 100 para chegar ao percentual ROI. Por exemplo, vamos imaginar que você comprou um software de R$ 5.000. Com isso, conseguiu gerar mais de R$ 20.000 em ganhos. A conta ficaria assim:
(20.000 – 5.000) / 5.000 x 100 = 300%
Ou seja, você conseguiu cobrir as despesas investidas no sistema de gestão integrada e ainda garantiu uma boa porcentagem de lucros sobre isso.
Satisfação do consumidor
Ofereça pesquisas regulares aos clientes ou simplesmente deixe um espaço no seu site para opiniões e sugestões. Isso ajudará a entender como sua empresa os atende e identificar oportunidades de melhoria.
Como mencionamos anteriormente, o cliente deve ser a prioridade! Por isso, é importante saber se as mudanças internas estão refletindo a forma como você atende os usuários do começo ao fim do processo de venda.
Desenvolvimento dos colaboradores
Depois de implantado, o sistema de gestão integrada transforma a rotina da equipe antes de qualquer outra coisa. Sendo assim, é preciso ouvir a opinião dos funcionários sobre a nova ferramenta para decidir se ela está ou não gerando bons resultados.
Boa parte do engajamento da equipe com o sistema ocorre com um bom treinamento antes da implantação da ferramenta. Isso permite que eles conheçam o que é sistema de gestão integrada e entendam como funciona.
Eficiência dos processos
Se planejada de maneira cuidadosa, tendo em mente todas as necessidades e os envolvidos no processo, a implantação do sistema integrado de gestão tem tudo para dar certo. Assim, ele se torna uma grande ferramenta aliada à evolução da sua empresa.
Entretanto, se alguns detalhes são deixados de lado, o sistema acaba atrapalhando os processos e dificultando a rotina da companhia. Avalie se os processos automatizados realmente se tornaram mais simples de gerenciar e atualizar quando comparados ao período anterior. Dessa forma, você descobre se a ferramenta escolhida atendeu às suas expectativas.
Como contratar a melhor solução?
Agora que você entendeu como funciona o sistema de gestão integrada e sabe como ele pode transformar a rotina do seu negócio, chegou o momento de escolher a ferramenta ideal para te levar ao próximo passo.
Nós, do BomControle, desenvolvemos um software de gestão integrada completo para cuidar dos dados e das informações mais importantes da sua empresa. Composto pelos módulos de controle financeiro, estoque, CRM, BPM e Service Desk, nossa ferramenta está pronta para oferecer as soluções que a sua empresa precisa para crescer e se destacar no mercado.
Que tal conhecer um pouco mais sobre o nosso sistema com um teste grátis de 7 dias? Assim, você pode ver na prática como um SGI pode transformar os processos internos da sua companhia.
Conclusão
Com o sistema de gestão integrada, você pode alavancar o crescimento da sua empresa. Isso porque ele é a ferramenta ideal para obter uma visão geral e detalhada sobre os diferentes setores do seu negócio. Além disso, facilita o trânsito de informações entre os setores e otimiza o tempo de atividade da equipe.
É uma ferramenta que transforma completamente a rotina de uma empresa. Por isso, sua implantação precisa ser planejada com cuidado. Da mesma forma, a escolha do software a ser usado precisa ser cuidadosa e compatível com todas as necessidades da sua empresa.
Ao fazer isso, você vai além de entender o que é sistema de gestão integrada. Você implanta uma ferramenta que realmente traz resultados efetivos. Basta fazer uma parceria de qualidade para ter mais segurança ao realizar a centralização dos dados da sua empresa.
Então, que tal entender por que vale a pena conhecer o BomControle? Acesse os diferenciais do nosso sistema de gestão e veja por que automatizar os processos da sua empresa pode ser a chave para o sucesso!
