O controle à inadimplência é um processo essencial para manter as finanças da empresa em ordem, e a régua de cobrança é uma ferramenta ideal para organizar a tarefa e torná-la mais efetiva.
Existem diversos meios de comunicação em que a cobrança pode ser realizada, mas é preciso um bom planejamento para entrar em contato com o inadimplente e conseguir os resultados esperados.
Leia também “Como fazer cobrança de maneira eficiente” para aprender ainda mais sobre o assunto!
Neste post, você vai entender o que é a régua de cobrança e como ela é essencial para ordenar as finanças do seu empreendimento.
O que é a régua de cobrança
A régua de cobrança é uma técnica direcionada para reduzir o número de inadimplentes e, assim, deixar as finanças da empresa em ordem.
Basicamente, o processo consiste em mapear e documentar todos os passos tomados para cobrar o devedor até receber o pagamento.
Por exemplo, digamos que você estabelece um sistema de lembretes de pagamento via e-mail para o seu cliente e mesmo assim não recebe o resultado esperado.
Por meio da régua de cobrança, é possível planejar o próximo passo, de forma que a técnica se torne cada vez mais objetiva e eficiente para solucionar o problema.
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Quais empresas devem usar
A inadimplência é um problema comum nos pagamentos recorrentes de todas modalidades e portes de empresas, independente da forma de pagamento utilizada.
O atraso de pagamentos pode atrapalhar as finanças de maneira extremamente negativa, podendo até prejudicar pagamentos importantes para o funcionamento do empreendimento.
No caso de empresas menores, o controle é essencial para garantir que as finanças estarão ordenadas para cobrir as contas e investimentos de crescimento.
Já os empreendimentos maiores precisam de um controle de cobrança organizado para não deixar as dívidas caírem no esquecimento, já que o fluxo de caixa é extremamente movimentado.
Benefícios no uso de uma régua de cobrança
Primeiramente, o uso da régua de cobrança auxilia o recebimento do pagamento atrasado. Por meio das mensagens com o devedor, a empresa já encaminha o boleto atualizado da cobrança e as formas de pagamento disponíveis para solucionar a dívida.
Sendo assim, o processo se torna mais objetivo e eficiente, como qualquer outro pagamento para a empresa.
Além disso, o uso da régua cobrança é essencial para não deixar as dívidas serem esquecidas.
É muito comum que as empresas se preocupem tanto com outros pagamentos e processos, que as inadimplências acabem ficando de lado.
Entretanto, com a técnica, é possível acompanhar de perto a evolução de cada cobrança até que o problema seja solucionado, garantindo que o empreendimento não sofre prejuízos.
Geralmente, a cobrança é uma tarefa um pouco delicada e que nem sempre é bem recebida pelo cliente. Entretanto, por meio da régua, é possível deixar o processo mais sério e profissional.
Desta forma, o devedor pode reconhecer a seriedade da empresa e considerar as formas de pagamentos oferecidas para quitar sua dívida, sem qualquer constrangimento no processo.
Quando cobrar
A régua de cobrança é uma ferramenta essencial para a gestão financeira da empresa.
Saber o momento certo de contatar o cliente é importante para o sucesso da solicitação de cobrança.
A maioria das pessoas pensa que só é necessário lembrar o cliente do pagamento depois que ele está atrasado, mas a verdade é que é importante enviar uma solicitação alguns dias antes do vencimento.
Algumas pessoas deixam de pagar contas simplesmente porque as esquecem, sendo assim, um lembrete antes do vencimento pode ajudar a solucionar o problema.
Geralmente, é comum que a empresa envie lembretes ao cliente cerca de 5 dias antes do vencimento e também na data final.
Com o vencimento do documento, as cobranças se tornam mais frequentes, já que juros são cobrados de acordo com os dias de atraso.
Sendo assim, é comum enviar lembrete ao devedor 5 dias após o vencimento, depois 10 dias e 15 dias.
É interessante incentivar o cliente a efetuar o pagamento de uma vez só, oferecendo alguns descontos. Especialmente para que o processo não se estenda por muito tempo e prejudique as finanças.
Tipos de réguas de cobrança
O planejamento da régua de cobrança depende muito do modo de pagamento escolhido pelo cliente e a empresa.
Com as particularidades cada pagamento em mente, é possível desenvolver um tipo de cobrança que pode beneficiar ambos os lados e solucionar a dívida o mais rápido possível.
Na lista abaixo, você vai entender quais são as diferenças entre o processo de cobrança de cada tipo de pagamento!
– Régua de cobrança para boleto bancário
O boleto bancário é uma modalidade de pagamento que depende completamente da ação do cliente, sendo assim, exige mais acompanhamento na régua de cobrança.
Considerando que a maioria das pessoas costuma receber a remuneração mensal por volta do dia 5 e 15 do mês, é interessante direcionar as cobranças para datas próximas a essas.
Como mencionamos anteriormente, é importante fazer a cobrança antes do dia do vencimento do boleto, cerca de 5 dias antes e também na própria data final.
Após o vencimento, as cobranças se tornam mais frequentes, sendo feita a cada 5 dias, aproximadamente, até que o pagamento seja feito.
Caso o processo ultrapasse os 30 ou 45 dias, as notificações devem ser encerradas. Assim, quando a inadimplência passar o prazo de 60 dias, a cobrança deve ser feita juridicamente.
– Régua de cobrança para depósito ou transferência
Assim como o pagamento via boleto, o depósito ou a transferência dependem completamente do cliente, o que torna o processo um pouco mais difícil.
É interessante seguir o mesmo ritmo de notificações e lembretes mencionados no item anterior, para garantir que o pagamento seja feito o mais rápido possível.
Entretanto, um diferencial do depósito é que o cliente pode selecionar quanto ele pagará à empresa, o que torna a cobrança de juros um pouco mais difícil.
Sendo assim, caso o devedor não respeite os juros proporcional cobrado na dívida, a empresa pode cobrar o valor faltante no próximo pagamento, até que o valor total seja quitado pelo inadimplente.
– Régua de cobrança para cartão de crédito
O pagamento por cartão de crédito costuma ser automático, já que a cobrança é feita mensalmente de forma online.
Entretanto, podem ocorrer problemas com o limite do cartão do cliente, de forma que o pagamento seja rejeitado. Além disso, outros problemas como o vencimento do cartão ou até mesmo fraude podem atrasar os pagamentos.
Caso o cartão esteja vencido, é preciso entrar em contato com o cliente e notificá-lo sobre o problema, para que ele possa atualizá-lo ou informar um novo cartão para o pagamento.
Por outro lado, os problemas com limite ou suspeita de fraude devem ser resolvidos de acordo com as normas da operadora ou banco emissor do cartão de crédito.
Caso as cobranças após o atraso de pagamento sejam feitas fora das normas do cartão, é possível que a empresa sofra problemas e perca o direito de realizar a cobrança.
O que deve conter a sua régua de cobrança
A régua, em forma de documento, é usada para marcar as datas importantes no processo de cobrança.
A data inicial é a em que a venda foi feita e, então, é adicionada a data de vencimento do pagamento.
Após a inserção das duas datas iniciais, começam a ser lançadas as datas em que as cobranças são feitas, assim como os meios de comunicação usados para enviar a mensagem.
Por exemplo, quando você envia uma mensagem de cobrança 5 dias antes da data de vencimento por meio de SMS, tudo será documentado na régua de cobrança.
Além disso, é interessante informar detalhes sobre a cobrança, como o conteúdo da mensagem e as ações tomadas pelo cliente por meio dela.
Como deve ser uma mensagem de cobrança para clientes
A mensagem é uma das partes mais importantes do planejamento da régua de cobrança.
Como mencionamos anteriormente, a cobrança sempre é uma mensagem delicada e que pode ser mal recebida pelo cliente. Sendo assim, é essencial elaborar um texto que possa transmitir a cobrança de forma profissional e cordial.
Primeiramente, é interessante que a mensagem tenha um tom de personalização, para que o cliente inadimplente sinta que você está entrando em contato com ele de forma mais próxima, e não como uma simples notificação automática.
Além disso, é importante transmitir uma sensação de urgência na mensagem, para que o devedor entenda o quão importante é que ele quite a dívida o mais rápido possível.
Com isso, o mais essencial é conversar com o cliente de forma que ele se sinta respeitado e que, ao mesmo tempo, ofereça instruções diretas e objetivas para que a dívida seja paga.
Como fazer uma régua de cobrança
Primeiramente, é interessante apostar em um software automático, para que as mensagens e lembretes possam ser enviadas automaticamente aos clientes, de acordo com o planejamento estabelecido inicialmente para cada tipo de cobrança.
Os sistemas de gestão são ideais para promover uma técnica como a régua de cobrança de forma objetiva e ainda reunir informações importantes para relatórios futuros.
Além disso, uma ferramenta automatizada de gestão financeira facilita a rotina da equipe, que não precisa mais realizar tarefas manuais repetitivas, podendo otimizar o tempo de trabalho e produtividade.
Com isso, também fica mais fácil entrar em contato com o cliente por diferentes meios de comunicações e linguagens específicas para cada uma das modalidades.
Por exemplo, a cobrança por SMS exige uma linguagem mais objetiva e simples do que um e-mail ou uma carta.
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Canais de comunicação
Os diferentes canais de comunicação permitem que a empresa se aproxime do cliente de formas distintas, cada uma delas adaptadas para cada um dos meios.
Sendo assim, é interessante explorar os canais de comunicação e entender como eles podem ajudar o desenvolvimento da régua de cobrança.
Cada um dos meios de comunicação oferece uma oportunidade diferente de convencer o devedor a efetuar o pagamento e ainda manter uma boa relação com o cliente.
Confira a lista abaixo para entender quais são os segredos para promover uma cobrança de sucesso em cada canal de comunicação.
– Cobrança por e-mail
O e-mail é o meio de comunicação mais utilizado na régua de cobrança, especialmente porque pode ser automatizado com mais facilidade pelos sistemas de gestão.
É essencial que os e-mails de cobrança contenham alguns dados essenciais do cliente, como: nome completo, dia de vencimento do pagamento, valor inicial da compra, valor atualizado com juros e link ao boleto de pagamento, ou anexo em PDF.
Para garantir que seu e-mail seja notado e aberto pelo devedor, é importante trabalhar com um título que chame atenção. Por exemplo, use palavras e frases que remetam à urgência, como: lembrete, urgente, não se esqueça, etc.
– Cobrança por SMS
Diferente da cobrança por e-mail, a mensagem por SMS precisa ser extremamente objetiva e simples, expressando o objetivo do contato por meio de uma frase, de preferência.
O SMS é interessante para enviar um lembrete curto e objetivo ao cliente, sendo assim, não precisa ser enviado com tanta frequência quanto o e-mail.
Por exemplo, o SMS pode ser utilizado para lembrar o devedor de olhar seu e-mail e fazer o pagamento do boleto.
Alguns clientes acreditam que o contato por SMS e telefone é um tanto invasivo, por isso o canal precisa ser utilizado com cuidado e com menor frequência.
– Cobrança por telefone
A cobrança por telefone exige a elaboração de um roteiro completo, para solucionar todas as dúvidas do cliente de forma clara e objetiva.
Entretanto, o uso do telefone para cobrança é utilizada como último recurso, como uma forma de chamar atenção do cliente e trazê-lo de volta ao assunto.
Antes de adotar a cobrança por esse meio de comunicação, é preciso considerar o planejamento e o investimento necessário.
No uso do telefone, é preciso treinar um funcionário ou mais para seguir o roteiro. Além disso, as ligações também geram um custo considerável à empresa.
– Cobrança por carta
Atualmente, é mais comum que as pessoas prefiram receber cobranças e fazer pagamentos online, entretanto, a carta ainda é uma forma de entrar em contato com o cliente e relembrá-lo da dívida que deve ser paga.
Neste caso, é interessante usar um termo formal e objetivo para trazer uma sensação de seriedade e formalidade à carta. Se possível, é interessante incluir o boleto de pagamento na própria carta.
Assim como a cobrança por telefone, é preciso levar em consideração os custos envolvidos no processo de impressão e envio das cartas.
Métricas de cobrança
Para analisar os resultados gerados, é preciso considerar alguns dados em relação às ações dos clientes diante da mensagem recebida.
É interessante analisar, por exemplo, a taxa de abertura do e-mail. Especialmente, para verificar se o título utilizado está sendo efetivo para chamar a atenção do devedor sobre o assunto.
Além disso, é possível direcionar o uso dos outros meios de comunicação, como SMS, para melhorar os resultados dos e-mails.
Por exemplo, você pode enviar um simples SMS que contenha a seguinte frase: o seu boleto bancário venceu há 5 dias, acesse seu e-mail para saber mais sobre as condições de pagamento.
Régua de cobrança automatizada
É possível perceber que, se feita manualmente, a régua de cobrança pode ocupar muito tempo da equipe, além de exigir uma boa quantidade de papéis para documentar cada passo do processo.
Sendo assim, é sempre recomendado optar pela implantação da régua de cobrança automatizada, onde cada lembrete é enviado automaticamente.
Desta forma, basta programar as mensagens e datas anteriormente e acompanhar os resultados regularmente.
Suspensão e cancelamento de serviços
Caso você ofereça um ambiente online em que o cliente possui acesso mediante o pagamento, é possível que você opte pela suspensão do serviço por conta do atraso no recebimento da conta.
Sendo assim, é importante levar em consideração a forma como você quer remover o acesso do cliente.
Caso você nunca tenha adotado este tipo de medida, é interessante começar de uma forma que causa menos impacto.
Por exemplo, você estabelece o período de 15 dias de atraso como o limite e retira o acesso do cliente ao seu portal. É claro que você receberá reclamações sobre a medida, mas é importante que você encontre uma forma de chamar a atenção do devedor.
É essencial comunicar sobre a suspensão anteriormente, o aviso até pode ser feito junto aos lembretes de cobrança enviados em diferentes canais de comunicação.
Software para controle de inadimplência
Como mencionamos anteriormente, a melhor maneira de inserir a régua de cobrança como ferramenta da gestão financeira é por meio de um software especializado.
O BomControle desenvolveu uma ferramenta de gestão financeira completa, que inclui uma função específica para o controle de inadimplência.
A automatização dos processos é essencial para otimizar o tempo de trabalho da equipe, além de reunir informações importantes sobre o processo para futuros relatórios e análises.
Aproveite o teste gratuito para conhecer mais sobre o software e entender como a régua de cobrança pode te auxiliar a colocar as finanças em dia.
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Conclusão
O controle de inadimplência se torna mais eficaz e objetivo com a régua de cobrança.
Por fim, a régua de cobrança é a ferramenta ideal para solucionar um problema tão delicado quanto o atraso de pagamentos.
Por meio de mensagens planejadas e desenvolvidas especialmente para aproximar o cliente da empresa, a técnica busca reduzir o número de inadimplentes e impedir que a empresa sofra algum prejuízo.
A régua de cobrança pode ser feita manualmente, mas é recomendado que a empresa adote um software especializado para automatizar o processo e facilitar a rotina da equipe.
