Mas você sabe o que analisar antes de escolher um software de gestão empresarial? Este conteúdo separou 8 fatores fundamentais para você estar atento ao contratar um. Confira!
8 pontos para considerar na escolha de um software de gestão empresarial
1. Preze pela segurança de dados
Um software de gestão empresarial lida com dados importantes e confidenciais, que precisam ser mantidos em total sigilo, com acesso apenas de pessoas autorizadas e que tenham competência para tal. Desse modo, é fundamental se certificar de que o sistema escolhido garante a proteção no uso cotidiano.
Certifique-se, junto à empresa desenvolvedora, quais são os recursos e as tecnologias de segurança que o software possui. Preze por transparência e clareza nessas informações, pois só assim os dados do seu negócio estarão protegidos da maneira como devem ser.
2. Atente-se à estrutura necessária para instalação do software
É importante saber qual a estrutura técnica será necessária disponibilizar para que a empresa responsável instale o sistema para o uso da sua empresa. É fundamental ter os recursos suficientes, como computadores, conexões em banda larga com links próprios e tudo que for necessário para um funcionamento adequado.
Durante o processo de pesquisa antes de definir um software de gestão empresarial, certifique-se sobre tudo que será necessário à nível de estrutura. Peça um orçamento à empresa para ter uma noção do que será necessário adquirir e quanto vai custar o investimento total.
3. Analise a relação custo-benefício
Diante dos valores exatos de quanto custará a contratação e instalação do software, além do investimento necessário para adquirir todos os equipamentos, é fundamental fazer uma análise bastante crítica acerca da relação custo-benefício desse gasto que será necessário. Será que vale a pena?
É importante avaliar se o valor do investimento total condiz com as possibilidades financeiras da empresa e, principalmente, se essa quantia vai dar origem a um serviço que trará benefícios reais ao cotidiano da empresa. Se o custo-benefício for vantajoso, não hesite. A informatização é fundamental para a produtividade do negócio.
4. Certifique-se de que o software é responsivo
O aumento significativo do uso de outros eletrônicos, como smartphones e tablets, faz crescer a necessidade de adaptação para as telas menores. É essencial garantir que sistemas e páginas não percam funcionalidade quando há a mudança de disposição das informações ao usuário.
Certamente haverá a necessidade de acessar o software remotamente, em momentos específicos, e nem sempre será possível fazer isso em computadores tradicionais, onde o acesso é comum. É fundamental então buscar um software que tenha essa possibilidade de adaptação ao mobile, ou seja, ofereça responsividade.
5. Verifique se a interface é de fácil operação
Outro importante fator a ser levado em consideração em um software de gestão empresarial é a facilidade de operação no cotidiano de trabalho. É fundamental que ele possua uma interface clara, intuitiva e que não ofereça dificuldades aos usuários que vão precisar lidar com ele frequentemente.
Não é vantajoso obter um software em que os funcionários da empresa venham a ter dificuldades de aprender a operar, o que demandaria tempo e atrapalharia a produtividade do negócio. Quanto mais simples, melhor, mas sem que nenhuma funcionalidade importante seja subtraída para isso.
6. Avalie se o software atende às necessidades da empresa
Um sistema eficiente para um negócio é aquele que oferece suporte para atender a todas as demandas necessárias no dia a dia. Qualquer atividade comum à atuação das diferentes áreas que terão acesso ao software deve ser atendida, completamente ou parcialmente.
De nada adiantará ter em sua empresa um sistema de última geração, com diversas funcionalidades, se a maioria delas não tem relevância ao seu negócio, deixando de lado outras que seriam importantes. Além de ter o melhor software à disposição, é fundamental que ele também seja o mais adequado à empresa em questão.
7. Informe-se sobre possíveis atualizações
Com as diferentes necessidades de um negócio, é fundamental que um software de gestão empresarial esteja sempre pronto para atender às demandas, especialmente de maneira bastante adaptada à realidade específica de cada organização. As atualizações permitem essa eficiência e relevância aos sistemas.
Além disso, é comum que os softwares apresentem aplicações que talvez não funcionem perfeitamente, tendo em vista que são sistemas complexos. É importante se informar sobre a possibilidade de constantes atualizações do software, para que ele esteja sempre funcionando bem, com eficiência, precisão e sem nenhum tipo de problema.
8. Questione a empresa sobre abrangência de suporte
Os serviços de uma empresa que oferece o software de gestão empresarial não podem se limitar a simplesmente vender o sistema e o instalar. É importante que eles ofereçam suporte de uma forma mais ampla e abrangente, atendendo a todas as necessidades que o negócio precisará em tudo que for relacionado ao software.
Além da atualização, como falamos, pode também haver diversas necessidades em relação à manutenção, dúvidas sobre a operação do sistema e diversas outras questões. Dessa maneira, antes de contratar um software é fundamental se certificar se será possível contar com a empresa em questão ao longo do tempo de uso de seus serviços.
4 dicas para ser assertivo na escolha de um software de gestão empresarial
Para que você siga no caminho certo e faça a escolha por um software de gestão empresarial que cobrirá as necessidades específicas da sua empresa, listamos abaixo 4 dicas práticas de como acertar. Confira!
1. Geração de relatórios em tempo real
A qualidade da gestão administrativa de uma empresa depende da emissão de relatórios com dados confiáveis — e essa é tarefa para um sistema. Afinal, um bom software de gestão empresarial realizará essa atividade de maneira ágil, efetiva, prática e sem erros.
Outra vantagem da geração de relatórios por um sistema é a integração e comparação de diversos setores do negócio, como o cruzamento das informações entre clientes e estoque.
Os tomadores de decisões da empresa precisam estar sempre bem informados em relação ao que acontece na organização, pois esse é o grande diferencial de um empreendimento financeiramente saudável.
Portanto, ao realizar a escolha de um software de gestão empresarial, tenha certeza que ele oferecerá a possibilidade de acompanhamento em tempo real de tudo o que se passa no negócio, como o controle de vendas, custos fixos e variáveis, desempenho dos colaboradores, quais tipos de produtos ou serviços são mais vendidos, estoques, entre outros.
Em posse de um relatório gerencial robusto, o gestor terá todos os dados necessários para tomadas de decisões acertadas, inteligentes e eficazes.
2. Quem é o desenvolvedor responsável
Um software de gestão empresarial é um investimento para o seu negócio — e ninguém investe seus recursos financeiros em algo que não conhece, certo? Portanto, antes de decidir pela contratação desse tipo de sistema, procure estar bem informado em relação à empresa desenvolvedora.
Busque informações quanto ao posicionamento do desenvolvedor no mercado, sua experiência, seus diferenciais, seu nível de capacidade técnica e a amplitude do serviço de suporte ao cliente, bem como as ações previstas para modernizar sua empresa. Tudo deve constar no contrato de aquisição do software e prestação dos serviços.
3. Mobilidade
Cada vez mais estamos conectados por meio de smartphones e tablets, algo muito útil para profissionais que passam parte do tempo fora do escritório. Por isso, oferecer suporte para dispositivos móveis é uma característica essencial em um sistema de gestão empresarial.
Sendo assim, informe-se quanto à capacidade do sistema de funcionamento em plataformas móveis. Afinal, ter a opção de acessar o software a qualquer hora e em qualquer lugar é uma praticidade muito importante.
Outra vantagem da mobilidade do sistema é a integração dos compromissos com os tablets e smartphones, conciliando agendas e contribuindo para otimização de tempo, organização e melhores resultados por parte dos executivos.
Teste a versão mobile, pois muitas vezes ela acaba sendo um pouco incompleta quando comparada à versão do computador. Veja se o acesso por dispositivos móveis permite que você acesse relatórios gerenciais, bem como as principais funções para sua rotina de trabalho.
4. Análise dos painéis disponíveis
Quando você tem contato pela primeira vez com qualquer tipo de sistema, é normal ter dúvidas em relação ao seu funcionamento. Para que sejam sanadas, procure por softwares com interface mais intuitiva e ágeis.
Avalie se você está à vontade utilizando o sistema. A tecnologia precisa otimizar o seu tempo e não demandar horas de trabalho para que você entenda os painéis disponibilizados pelo software. Na maioria das vezes, menos é mais. Por isso, opte pela simplicidade.
É indiscutível a importância de um software para empresas, que seja voltado ao cotidiano de trabalho, otimizando procedimentos e fazendo com que as demandas sejam resolvidas com toda eficiência possível.
A produtividade aumenta e o negócio tende a crescer cada vez mais. A gestão empresarial necessita de informatização, dessa forma, é imprescindível contar com um software desse tipo. Considere todas as dicas que você viu ao longo do post para poder contar com o melhor sistema possível.
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