A planilha para controle financeiro é uma boa aliada para o começo de um negócio, e mesmo para a gestão de finanças pessoais.
No entanto, ela não é sustentável. Ou seja: conforme a sua empresa cresce, novas soluções devem ser encontradas para manter o gerenciamento financeiro, acompanhando as necessidades que surgem com o passar do tempo.
Leia também: Planilha de Gastos: o que é, como fazer e controlar
Ainda que você seja um rei do Excel e consiga fazer uma planilha completa para sua gestão financeira, ela vai ter limitações. É sobre isso que vamos abordar neste artigo.
Nele, você vai entender:
- O que é uma planilha para controle financeiro
- Quando as planilhas de controle financeiro são efetivas
- Quando as planilhas deixam de ser efetivas para o controle financeiro
- 8 vantagens de evoluir da planilha para solução mais eficazes
- Conheça o BomControle
Boa leitura!
O que é uma planilha para controle financeiro
A planilha para controle financeiro é uma ferramenta para gerenciar as entradas e saídas de recursos da empresa.
A planilha para controle financeiro é uma ferramenta muito utilizada por pessoas e empresas. Com tantos coachs financeiros por aí, é comum que as pessoas tenham planilhas para gestão do orçamento pessoal e familiar.
Nesse contexto, uma planilha simples pode funcionar bem. Afinal, são poucas variáveis, custos fixos e poucas pessoas envolvidas no cenário.
No entanto, quando colocamos uma planilha no ambiente empresarial, ela começa a ficar mais complexa.
Isso porque a planilha para controle financeiro deve prever as entradas de receita, provisões de vendas, contas a pagar, e, idealmente, trazer indicadores de desempenho como custo do produto vendido, margem de contribuição, EBITDA, e outros.
Quando as planilhas de controle financeiro são efetivas
Imagine que a sua empresa está começando e é apenas você trabalhando nela. É você quem vende, quem produz e quem entrega suas mercadorias.
Nesse contexto, uma planilha pode ser suficiente para manter em dia os seus cadastros de contas a pagar e contas a receber, já que o fluxo dessas movimentações é muito pequeno.
Com o passar do tempo, você pode ir agregando novas funções à sua planilha, para começar a ter outras visões mais estratégicas, como controle de fluxo de caixa, planejamento orçamentário, entre outros.
Mas, conforme sua operação for crescendo e, com ela, crescer também sua equipe, você vai começar a notar dificuldades em manter sua planilha atualizada. Além disso, você, como gestor, vai sentir falta de ter mais informações para a tomada de decisões.
Quando as planilhas deixam de ser efetivas para o controle financeiro
A planilha deixa de ser efetiva quando a empresa começa a crescer e o gestor precisa de informações mais estratégicas para sua tomada de decisão.
A partir do momento que a sua empresa começa a tomar uma proporção maior, com uma equipe que vai além de você e volumes de transações comerciais e financeiras mais relevantes, é hora de partir para outro patamar no que se refere ao controle financeiro.
É claro que a planilha é melhor do que nada: isso, aqui, nem deveria entrar em discussão. Mas, quando você começa a precisar tomar decisões sobre produtos, promoções, investimentos, entre outros, você vai sentir necessidade de ter embasamento para isso.
E, nisto, a planilha de controle financeiro não poderá ajudar. Seja porque ela não é tão complexa quanto você precisaria que fosse, seja porque ela não está, assim, tão atualizada quanto deveria.
Este, inclusive, é um dos pontos fracos da planilha: para que ela funcione de forma efetiva, é preciso que alguém a mantenha constantemente atualizada.
Imagine que a sua empresa está vendendo muito, sua equipe está sobrecarregada e fazendo tudo da melhor forma possível para atender aos prazos e aos desejos dos seus clientes.
Você acha mesmo que preencher uma informação na planilha vai estar na lista de prioridades da equipe?
Por uma simples desatenção, sua empresa pode perder muito dinheiro! Um estudo da empresa F1F9 realizado em 2015 mostra que uma em cada cinco grandes empresas globais já sofreu perdas significativas por causa de erros em planilhas.
Com tantas soluções online e de baixo custo, não tem nenhuma justificativa para você continuar correndo riscos.
8 vantagens de evoluir da planilha para solução mais eficazes
Migrar de uma simples planilha para uma solução mais eficaz traz vantagens como produtividade e até redução de custos!
Se você já entendeu que a planilha pode ser um bom começo, mas não é a solução ideal a longo prazo para sua empresa, ótimo!
Mas, se você ainda tem dúvidas em relação à eficácia da planilha, vamos trazer 8 boas razões para migrar dessa solução manual para outra mais completa e eficiente. Confira:
Aumento de produtividade
Conforme a sua empresa cresce, é fundamental que você tenha uma equipe focada nas atividades mais pertinentes aos resultados do negócio.
Certamente, horas e horas preenchendo e editando planilhas não é uma delas.
Ao usar um sistema que permita maior automatização de processos, você elimina essas funções operacionais e aproveita melhor o tempo do seu funcionário para o que realmente importa: fazer sua empresa crescer!
Redução de erros
Já mencionamos antes, mas vale repetir: ao trabalhar com uma planilha manual você corre o risco de erros. Afinal, todo mundo sabe que “errar é humano”.
Sistemas automatizados e integrados alimentam-se de informações e reduzem os erros de digitação ou de uma fórmula mal estruturada. Assim, você tem a certeza de estar olhando para indicadores reais e corretos.
Além disso, evita que erros possam ser interpretados como adulterações, o que pode acabar gerando multas por possíveis fraudes fiscais (mesmo que não tenha sido intencional).
Leia também: O papel do Planejamento Tributário na Elisão Fiscal – Saiba tudo
Controle de acesso
Outro ponto importante é a segurança. Uma planilha financeira traz muita informação estratégica da empresa e não deveria poder ser acessada por qualquer pessoa.
Com um sistema de gestão financeira, por exemplo, você pode vincular o acesso a determinados usuários, garantindo a segurança dos dados mais importantes do seu negócio!
Elimina o retrabalho
Quando você lida com uma planilha manual, o retrabalho é inevitável. Você vai editar o contas a receber a cada nova venda, e atualizar o fluxo de caixa a cada nota fiscal emitida.
Sempre deverá manter esses dados atualizados, conforme as contas forem sendo recebidas ou pagas, alterando as provisões e o caixa.
Se você conta com um sistema automatizado, não precisa preencher a mesma informação em diferentes lugares: ao emitir uma nota fiscal, por exemplo, o seu fluxo de caixa e seu contas a receber já são atualizados automaticamente.
Além de facilitar o trabalho do seu funcionário, elimina erros e evita esquecimentos, conforme já falamos.
Relatórios automáticos
Outro ponto positivo é a possibilidade de ter relatórios automáticos e personalizados. Com um sistema de gestão integrado você consegue ter indicadores suficientes para analisar de forma estratégica os resultados do seu negócio.
Isso sem se preocupar em criar fórmulas extensas e complexas e buscar a melhor visualização gráfica dos indicadores.
Basta você selecionar o tipo de relatório que deseja e o sistema vai puxar todos os dados necessários para que você analise.
Mais indicadores de performance
Falando em relatórios, não podemos deixar de mencionar os indicadores de performance. Com um sistema você consegue ter mais KPIs para mensurar o sucesso da sua operação.
Além disso, pode ter acesso a informações estratégicas para uma tomada de decisão em diferentes fases da produção, seja para a entrada ou saída de um produto, seja para a viabilidade de uma promoção.
Integração entre setores
Outro ponto importante, alinhado com a questão da automatização, é a possibilidade de integrar diferentes setores.
Com um sistema completo, você consegue gerenciar todo o fluxo do produto, desde a saída do estoque quando acontece a venda até à provisão de recebimento do valor dessa transação.
Tudo de forma automática e simples!
Redução da inadimplência
Um bom controle financeiro auxilia na redução do índice de inadimplência. Isso porque, sem controle, a empresa pode demorar meses para perceber a falta de algum pagamento.
Com isso, se perde um dos pilares da boa cobrança: a tempestividade.
Tempestividade é atuar no momento oportuno, e é nos primeiros 30 dias de atraso que a empresa tem mais chance de cobrar (e receber!) um cliente inadimplente. Mas, se você não está com as informações em dia, pode acabar deixando isso passar batido.
Falamos bastante sobre este assunto em outro artigo aqui no blog. Confira: Como a organização dos dados e a gestão financeira impactam diretamente na redução de inadimplência?
Conheça o BomControle
O BomControle é um sistema de gestão completo, com diferentes módulos e funcionalidades que atendem a empresas de diferentes portes e segmentos.
Gerenciando sua empresa de forma simples e integrada, você aumenta a produtividade e economiza tempo para pensar no que interessa: o crescimento da sua empresa.
Com o BomControle você centraliza a gestão em um só lugar e evita retrabalhos. Conheça os principais módulos disponíveis:
- Gestão Financeira: controle os fluxos de contas a pagar e a receber e mantenha seu financeiro sempre em dia;
- Controle de Estoque: gerencie seu inventário de estoque de forma simples e automatizada, e nunca mais perca uma venda;
- Vendas: automatize seus processos comerciais e agilize seus atendimentos;
- CRM: mantenha o controle sobre todas as negociações, além de histórico e comportamento de compra dos seus clientes;
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