4 diferenciais do software Bom Controle para gestão de estoque da sua empresa

O gerenciamento do estoque é fundamental para garantir a continuidade das operações e da disponibilidade de produtos ao público. Para otimizar esse setor, existem, no mercado, diversos sistemas ERP com funções variadas. Por isso, preparamos este post para apresentar a você os principais diferenciais do software Bom Controle para gestão de estoque.

Saiba como podemos ajudá-lo a automatizar as operações de estoque e como integrá-lo aos demais setores da empresa!

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Os principais desafios do setor

O setor de estoque cuida de tarefas muito dinâmicas e que afetam toda a companhia. Afinal, a armazenagem de um produto está relacionada às áreas de vendas, faturamento, fiscal, atendimento ao cliente, marketing e muitos outros. Por isso, existem diversos desafios que precisam ser vencidos, tais como:

  • ausência ou excesso de produtos em estoque;
  • não definição de um estoque mínimo para cada tipo de produto;
  • desconhecimento do modo de calcular o valor do estoque;
  • não utilização de sistemas especialistas para gestão de estoque;
  • não realização de parcerias estratégicas com os principais fornecedores do negócio;
  • desconhecimento sobre qual é o período médio de estoque — ele indica quantos dias, em média, um item permanece em estoque;
  • gerenciamento da sazonalidade dos itens;
  • falta de integração com os demais setores da companhia.

Todos esses desafios resultam em desperdícios ou perda da oportunidade de fazer negócios de modo mais eficiente e, assim, aumentar o potencial estratégico do setor. Então, vamos falar sobre o que isso realmente significa.

A gestão estratégica do estoque

Hoje, além de apresentar um preço competitivo, as empresas precisam oferecer prazos de entrega atraentes para seus clientes. Esse já se tornou um diferencial muito importante.

Além disso, não adianta vender se não há produto para entregar, certo? Para isso, é imprescindível ter um entendimento “acertado” da cadeia de venda e compra do produto.

Imagine que, para um determinado produto, o tempo gasto entre o processo de compra e de entrega dure 30 dias e, ainda, não há o entendimento do período médio de estoque e um controle refinado da quantidade mínima. Diante desse cenário, existiria uma chance real de o produto faltar na linha de produção — parando um processo inteiro na indústria ou provocando a falta do produto na prateleira, no caso do varejo. Esse seria um problema com consequências diretas.

Porém, pelos mesmos fatores, é possível comprar muito além do necessário “com medo” que o produto falte, abarrotando os estoques e comprometendo o capital de giro. Para auxiliar essa gestão, a empresa pode implantar sistemas eletrônicos, como veremos a seguir.

O uso de ferramentas de gestão para aumentar a eficiência

Softwares ERP são capazes de automatizar o gerenciamento das informações e emitir relatórios que permitem à empresa melhor entender o fluxo do estoque e tomar decisões mais acertadas. Observe algumas das vantagens que esses sistemas podem trazer ao estoque:
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Emissão de relatórios gerenciais

O software ERP conta com um dashboard, ou painel de controle, que apresenta as principais informações sobre o estoque. Além disso, é possível emitir relatórios e gerar indicadores que podem ser analisados pela gestão e servem de base para a tomada de decisões, como as que veremos nos tópicos seguintes.

Planejamento de compras mais eficiente

O sistema registra o que entra e o que sai. Assim, o gestor sempre consegue saber, em tempo real, o que tem no estoque e o que está faltando. Com isso, ele poderá planejar as compras com uma exatidão muito maior.

É possível também identificar sazonalidades, ou seja, entender em que períodos do ano determinado produto sai mais. Isso permite um planejamento de compras mais estratégico. Por exemplo, a empresa pode preparar-se para comprar uma quantidade maior de certo item com antecedência, levando em conta o aumento da demanda em um feriado ou em outra necessidade específica do mercado.

O gestor poderá decidir também não investir em determinado produto que tem pouca saída em um período específico, ou manter apenas um estoque mínimo.

Redução de perdas

O sistema permite o gestor identificar quais produtos já foram vendidos, quais estão com um prazo de validade no limite ou estão com avarias e precisam ser substituídos. Isso evita perdas e prejuízo financeiro por faltar produtos em estoque.

Identificação do perfil de consumo

Com os relatórios gerenciais do módulo de gestão de estoque, os gestores conseguem descobrir a demanda dos produtos e a mudança no comportamento dos clientes. Qual item tem sido mais requisitado? Quais características são mais atraentes? Qual linha faz mais sucesso?

A partir dessas informações, a empresa pode agir em conformidade com o setor de marketing e promover campanhas que possam atrair mais clientes e aumentar os lucros.

Mas, para que você tenha realmente bons resultados, é importante que escolha um sistema de qualidade e que atenda suas necessidades. Conheça, então, os diferenciais do software Bom Controle para a gestão de estoque!

Diferenciais do software Bom Controle para gestão de estoque

1. Importação da NF (nota fiscal) de compras a partir do XML

Quando uma compra é feita, um arquivo XML é enviado por e-mail — mecanismo que permite acessar as informações da NFe no portal da Receita Federal. Esse registro guarda todos os dados da nota.

Hoje, fazemos centenas de compras mensalmente e recebemos um XML da NF. O software do BC (Bom Controle) usa esse XML para lançar automaticamente os itens e os lançamentos de vencimento no módulo Financeiro.

2. Processo de compra automatizado

Desenvolvemos um módulo específico de compras. Nesse módulo, o sistema define quais os produtos que devem ser comprados, quais foram os últimos fornecedores e o último preço pago. Ele coloca todas essas informações em lista, facilitando a visualização de todo o processo de compra.

Essas informações também ficam disponíveis paras os departamentos a fim de facilitar a comunicação entre os colaboradores.

3. Controle de estoque satélite

Com o BC, é possível controlar mais de um estoque físico. Por exemplo, digamos que você tenha 1.000 produtos. 50 deles estão na “loja 1”, e 950, na “loja 2”. Esse controle facilita a transferência de produto entre os estoques e garante que o item estará no local mais adequado, facilitando a produção, no caso da indústria, e disponibilizando-o na prateleira, no caso do varejo.

4. Integração com o módulo financeiro

Uma vez que a NF é lançada no módulo de estoque, as informações ficam disponíveis automaticamente no módulo financeiro, garantindo um fluxo de caixa atualizado e preciso.
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Como ter um controle de estoque e vendas totalmente gratuito na sua empresa

Cada centavo investido em um negócio deve ser convertido em uma ação financeira positiva. Do contrário, torna-se algo obsoleto e dispendioso.

A esse pensamento se dá o nome de ROI, o Retorno Sobre Investimento. Essa estratégia tem um papel relevante em diversos setores, principalmente nos processos de armazenagem.

Por isso, é importante ter o controle de estoque e vendas totalmente gratuito. Isso acontece porque o estoque retém grandes valores e, quando mal gerido, implica em perda de dinheiro.

E não é só isso: a gestão do que entra e sai afeta a empresa como um todo e pode se tornar uma grande aliada, tanto para o crescimento quanto para o fracasso da sua companhia.

monitorar estoque - erp bom controle

Pensando nisso, é crucial contar com a tecnologia para monitorar o seu estoque. Softwares são incríveis quando se propõem a fazer o rápido acesso às rotinas do dia a dia, como a entrada de notas de fornecedores, pedidos internos, baixas no estoque, transferência de produtos entre locais de estoque, permissão de cadastros, entre outras ações.

Saiba como controlar o seu estoque e as vendas de forma eficaz lendo o post!
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O que é e o que faz um controle de estoque

O controle de estoque para organização da sua empresa

O controle de estoque é fundamental para a organização da sua empresa

 

Tudo que envolve a organização e o planejamento dos materiais de uma empresa é classificado como parte do controle de estoque.

Desde as matérias-primas, os produtos finalizados e em andamento até as ferramentas e máquinas do empreendimento são contabilizados e supervisionados por meio deste sistema.

É o controle de estoque que documenta o fluxo de produtos dentro da empresa, seja a entrada de novos materiais ou a venda de mercadoria.

Sem este tipo de organização, uma companhia pode acabar comprando matéria-prima em excesso ou até mesmo vendendo um volume de produto que não é capaz de produzir.

Por meio do controle de estoque, é possível economizar tempo e dinheiro de forma eficiente, sendo assim, ele está diretamente ligado com as transformações no setor financeiro da empresa.

Por que minha empresa precisa do controle de estoque?

A verdade é que o controle de estoque deve ser classificado como um dos sistemas de organização mais básicos para qualquer empresa.

Contabilizar os materiais que entram e saem na empresa é uma tarefa que afeta diretamente os lucros, assim como o funcionamento de todos os outros setores do empreendimento.

Entenda por que o controle de estoque é tão importante e descubra o que ele pode oferecer para o crescimento do seu negócio!

Otimizar tarefas

Imagine contar cada matéria-prima e produto finalizado da sua empresa todos os dias, para saber o que tem e o que falta?

É uma tarefa que exige muito tempo e dinheiro, além de ter um alto risco de contabilizar números errados.

Optando pelo controle de estoque, principalmente o automatizado, você torna mais simples e eficiente a organização e o acompanhamento do fluxo de materiais do seu empreendimento.

Menos tempo e menos funcionários são necessários para executar a função, o que significa que ambos recursos podem ser investidos no planejamento de novas estratégias para o crescimento da sua companhia.

Reduzir ou eliminar desperdícios

É comum ver empresas que compram material em excesso e acabam tendo que descartá-lo, seja por conta do vencimento ou simplesmente por falta de utilidade.

Este é um dos problemas que o controle de estoque pode resolver com facilidade! Ao consultar o seu sistema, fica mais fácil descobrir o que realmente está faltando na empresa e precisa ser reposto.

Ao acompanhar a evolução dos seus relatórios, também é possível identificar as compras que não são mais necessárias ou que podem ser reduzidas.

Identificar produtos em falta ou em baixa quantidade

A principal missão do controle de estoque é apresentar a quantidade de materiais presentes na empresa, em diversos estados e setores.

Sendo assim, basta olhar para o seu relatório para apontar os produtos que estão em baixa e precisam de mais atenção. Esta análise é essencial para não vender mercadorias em um volume que a empresa não pode atender.

Vender um produto que não está pronto ou não poderá ser produzido é um erro que pode destruir a relação entre sua marca e o cliente, já que ele entende que você não é capaz de cumprir o que promete e perde toda a confiança em seu empreendimento.

A maioria dos empreendimentos possuem momentos do ano em que as vendas são maiores e outros em que são menores.

Por meio do acompanhamento periódico do seu controle de estoque, é possível apontar com mais precisão quais são estas temporadas e preparar o seu estoque para atender à demanda.

Além disso, é possível fazer uma análise e apontar os produtos que faltam na concorrência. Assim, você pode assumir o papel de oferecer ao cliente aquilo que ele não consegue encontrar em outras marcas.

Indicativo de desempenho de setores

À primeira vista, você não imaginaria que a organização do fluxo de materiais poderia revelar tanto sobre uma empresa quanto realmente pode.

A verdade é que o controle de estoque indica o andamento de outros setores do empreendimento, como a área financeira, as vendas e até mesmo o administrativo.

Com este relatório, é possível calcular e até prever quanto dinheiro está saindo da empresa para se transformar em lucro depois.

Diminuição de custos

As empresas adeptas ao controle de estoque possuem o hábito de consultá-lo antes de fazer qualquer compra. Afinal, qual é o objetivo de comprar algo que já está no seu estoque?

Com o sistema de organização, seu empreendimento passa a fazer compras mais conscientes e ainda economiza recursos que seriam desperdiçados.

Além disso, o controle de estoques é essencial para criar novas estratégias de venda e trazer ainda mais lucros ao seu negócio.

Tipos de estoque

tipos de estoque - ERP BomControle

Conheça os diferentes tipos de estoque.

Para especificar ainda mais as informações entregues no relatório, o estoque costuma ser dividido entre duas categorias: matéria-prima e produtos para o varejo.

Cada um deles é supervisionado por um controle de estoque, na maioria das vezes, com estrutura similar. Entretanto, é interessante manter os dados de cada modalidade separados para observar de um lado quais são as entradas e do outro quais são as saídas.

Há sempre a possibilidade de cruzar informações, ainda mais se você utiliza um sistema unificado para cuidar do seu controle de estoque.

Entenda melhor qual é a diferença entre cada tipo de estoque e descubra qual tipo de informação eles revelam sobre a sua empresa.

Estoque de matéria-prima

Se a sua empresa produz mercadorias para venda, seja por outra marca ou até mesmo pela sua, este tipo de estoque está voltado ao material necessário para a confecção do seu produto.

O papel do controle é garantir que sempre há matéria-prima disponível e, ao mesmo tempo, evitar compras excessivas e desperdício de recursos.

A produção da mercadoria depende diretamente da disponibilidade de matéria-prima, por isso o controle não pode faltar nas empresas industriais.

Estoque de produtos para o varejo

Por outro lado, se a sua empresa possui a missão de vender mercadoria, o estoque diz respeito aos produtos armazenados que estão prontos para venda.

O ideal é que o produto permaneça no estoque pelo menor tempo possível, o que representa que a demanda está correspondendo ao volume de produção.

Quando uma mercadoria fica no armazém por muito tempo, isso significa que você pode estar produzindo ou comprando mais do que precisa. Além de haver a chance do produto vencer e precisar ser descartado.

Quais são os métodos de controle de estoque?

A ideia geral do controle de estoque é a mesma, o que varia é a forma como cada  empreendimento aplica este conceito no seu próprio sistema.

Afinal, cada empresa possui suas próprias necessidades e precisa adaptar os conceitos de organização para que eles realmente se tornem ferramentas eficientes na rotina.

Conheça alguns métodos de controle de estoque e descubra qual deles mais combina com o perfil da sua companhia.

Controle de estoque físico e financeiro

Dividindo a contabilidade do estoque em dois aspectos, este modelo de controle visa trazer informações relevantes para diferentes setores da empresa.

O estoque financeiro diz respeito aos custos investidos no material que está armazenado, com a intenção de informar ao setor de finanças quanto dinheiro está sendo inserido no estoque.

Por outro lado, o estoque físico informa a quantidade de produtos que estão presentes na empresa. É um relatório importante para a equipe de vendas que precisa saber a quantidade de mercadoria que está disponível para chegar às mãos do cliente.

Controle de estoque online

Automatizar o processo de organização do estoque é a melhor opção para qualquer empreendimento. Existem duas formas de fazer isso: com um programa online ou um software especializado.

Há uma variedade de programas online que oferecem ferramentas simples e objetivas para controlar os números do seu estoque.

Se você nunca trabalhou com um sistema online ou está em busca de mudar seu programa de gestão, o ERP BomControle é a ferramenta perfeita. Simples de implantar, o sistema possui um guia que te acompanha durante o período inicial de uso, explicando em tempo real todas as funções e recursos possíveis.
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BomControle oferece uma ferramenta para a gestão do seu estoque com todas as facilidades de uma ferramenta completa e online, acessível de qualquer lugar e integrada às demais áreas da sua empresa.

Faça o teste gratuito e descubra como o controle de estoque online pode te ajudar!

Software de controle de estoque

A instalação de um software de gestão é mais uma forma de automatizar os processos repetitivos que são necessários para estruturar o seu controle de estoque.

O único trabalho que o uso do software exige é o lançamento das movimentações do seu fluxo de material. Além disso, a própria ferramenta reúne as informações e as transforma em um relatório intuitivo e eficiente.

A desvantagem no uso de um software local é quanto à acessibilidade. Estando o software instalado nas máquinas do seu departamento, ele só pode ser acessado localmente, ou seja, não pode ser atualizado à distância, como ocorre com as soluções online.

Controle de estoque no Excel

Se você já está acostumado com o uso de planilhas e até prefere acompanhar as movimentações da sua empresa desta forma, uma planilha Excel pode ser a ferramenta ideal para guiar seu controle de estoque!

Lembre-se que é obrigatório inserir todos os custos investidos, os números de entrada e saída dos produtos e também quanto da mercadoria do estoque se reverte em dinheiro.

Os dados são essenciais para que o relatório traga informações relevantes aos diversos setores da empresa e auxilie o desenvolvimento de estratégias de venda e ganhos.

O que deve conter no controle de estoque

Atualmente é fácil ter um controle de estoque e vendas na sua empresa, pois existem programas específicos para isso.

A automatização permite a geração de relatórios completos e customizáveis para que sejam analisados do ponto de vista da tomada de decisões.

Para ter um controle de estoque e vendas gratuito, você faz o download dos programas nos sites das empresas que ofereçam esse serviço e experimenta todas essas funcionalidades incríveis.

É fundamental que o software seja completo e seguro, uma vez que você vai inserir os dados e informações da sua companhia nele.

– Inventário

Insira rapidamente produtos, empresas, fornecedores, estoques satélites, setores, unidades, grupos, famílias, classes, entre outras informações essenciais.

Organize seu estoque e faça alterações com uma ferramenta de gestão integrada e automática. Desse modo, há menos erros e falhas nas contagens.

– Compras

É indispensável contabilizar todas as compras que são feitas para repor o estoque, especialmente para entender quanto dinheiro está sendo investido em materiais.

– Produtos

O controle sobre o que entra e sai da sua empresa é primordial para o bom andamento dos processos.

– Vendas

Assim como as compras, as vendas também são essenciais no controle de estoque. A contabilidade da saída de produtos representa o lucro que está sendo gerado por meio da mercadoria e também sinaliza a demanda do público interessado em sua marca.

– Notas Fiscais de entrada

Em um programa de gestão de estoque você consegue importar as notas fiscais eletrônicas e armazená-las em nuvem com segurança e acessibilidade.

– Orçamentos e cotações

É muito mais simples conseguir os melhores preços quando se tem um programa de gestão de estoque, pois os fornecedores enviam orçamentos automaticamente.

– Transferências de Estoques Entre Lojas

Outra vantagem de contar com programas de gestão de estoque é a possibilidade de movimentar produtos de um lugar para o outro sem complicação.

O que o controle de estoque pode evitar

O controle de estoque pode evitar futuras perdas.

O controle de estoque pode evitar futuras perdas.

 

A gestão de estoque não deve ser ignorada, do contrário sua empresa estará passível ao aumento de custos e consequente queda no faturamento. Conheça alguns dos possíveis efeitos da não-adoção de um controle de estoque e vendas totalmente gratuito:

Produtos vencidos

Quanto dinheiro você já perdeu com produtos vencidos? Monitorar esses prazos é primordial para manter a qualidade dos produtos, seguir a Legislação e não correr o risco de ser multado ou até mesmo sofrer interdições.

Um programa de controle de estoque e vendas totalmente gratuito identificará as datas de validade e, desse modo, ficará mais fácil negociar a troca com fornecedores ou programar com os distribuidores promoções para acelerar a saída desses produtos bem antes dos vencimentos.

Prazos descumpridos

Se você tem um produto bom, não perca a oportunidade de vendê-lo e suprir a demanda do mercado! Prateleiras vazias ou poucas opções podem desanimar os distribuidores e até mesmo os consumidores.

Ter um software que controle o que você tem em estoque e calcule até quando ele durará é fundamental para atender os pedidos de compras, cumprir seus prazos de entrega e manter um estoque suficiente para não falhar quando os seus clientes mais precisarem deles.

Espaços desorganizados

Se o seu estoque é desorganizado você está um passo atrás dos seus concorrentes. A organização é a chave para administrá-lo bem e com a gestão do estoque não poderia ser diferente.

Um programa de controle de estoque também lhe ajuda a manter os produtos mais organizados. Isso porque é possível realizar ajustes, transferências, contagens e relatórios, o que lhe trará ordem e arrumação.

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Perda de tempo

Conferir o seu estoque de forma mecânica ou manual é uma perda de tempo. Com a automatização, tudo é feito por meio de alguns cliques. Isso significa mais tempo para estratégias realmente importantes.

E você sabe que perda de tempo é igual à perda de dinheiro. Logo, um software que resolva os problemas de forma prática, acessível e rápida é tudo o que você precisa para o sucesso da sua empresa.

Acúmulo desnecessário

Já está mais do que comprovado que os estoques devem ser enxutos. Isso foi uma iniciativa do modelo de produção industrial Toyotismo, que é adotado até hoje pelas grandes corporações. A ideia é eliminar todo acúmulo desnecessário.

Isso tem causa e efeito: menos estoque, mais dinheiro. Portanto, é adequado que um programa de controle de estoque informe o que tem mais saída para que você invista somente naquilo que tem rotatividade.

Equipes mais volumosas

Controlar bem o estoque da sua empresa demanda um número grande de pessoas envolvidas nos processos, principalmente se a metodologia utilizada não for automática e integrada. Além de numerosa, colaboradores precisam ser de confiança e compromissados.

Quando a empresa tem um programa de controle de estoque e vendas totalmente gratuito, você reduz a quantidade de funções envolvidas nas atividades, pois o sistema já consegue por si só realizar grande parte das ações de rotina.

Como ter um controle de estoque gratuito

Manter o estoque em pleno funcionamento, com controle, informações em tempo real e outras inúmeras vantagens é possível por meio das ferramentas presentes em softwares de gestão.

Dentro deles, há módulos que trabalham com cada setor da empresa de modo integrado e automático.

Você pode acessar o módulo de estoque e testar o controle de estoque e vendas do ERP BomControle de forma gratuita.

O período de teste de 15 dias é suficiente para você conhecer as melhores soluções para o seu negócio e perceber que o investimento em um sistema integrado de gestão vale muito a pena.
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Conclusão

Agora você já sabe a importância do controle de estoque para o seu negócio.

Agora você já sabe a importância do controle de estoque para o seu negócio.

Por fim, é possível perceber como o controle de estoque é responsável não apenas por organizar o fluxo de materiais da empresa, mas também por trazer importantes informações a outros setores da companhia.

É um gerenciamento que exige dedicação e atenção, mas que pode ser simplificado com o auxílio de um software de gestão especializado.

Além de evitar o desperdício, o controle de estoque também ajuda a estrategizar as vendas e sair na frente da concorrência.

Agora que você sabe tudo o que precisa para ordenar o estoque da sua empresa, veja como funciona o componente de Estoque do ERP BomControle, que você pode testar gratuitamente:

Controle de estoque: entenda como pode ser útil nas decisões do seu negócio

Uma empresa que lida com estoque está suscetível a vários tipos de problemas. É comum se sentir numa encruzilhada. Afinal, se você não tem o número suficiente de produtos, você corre o risco de perder vendas. No entanto, ter vários produtos estocados também pode gerar custos para o seu negócio.

Esses problemas podem ser evitados com um controle de estoque eficiente. Nesse artigo, vamos ajudar você a pensar mais estrategicamente e com menos foco no operacional. Saiba por que é importante fazer o controle de estoque e como isso pode auxiliar a sua empresa!

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O que é controle de estoque?

O controle de estoque envolve toda a organização e acompanhamento do seu estoque, desde o momento em que um item entra na sua empresa até o momento em que ele chega à mão de seu cliente.

A chave é garantir que todo o seu estoque esteja contabilizado, a fim de saber onde está cada item da sua empresa. Assim é possível, por exemplo, evitar a estocagem desnecessária de produtos que, além do espaço utilizado, podem ser danificados, atingirem o prazo de validade ou simplesmente saírem de moda.

O principal objetivo do controle de estoque, então, é acompanhar e prever as demandas da sua empresa, maximizando lucros e diminuindo custos.

Por que o controle de estoque é importante?

Já sabendo do que se trata o controle de estoque, vamos listar agora algumas das razões pelas quais é tão importante fazer esse processo. Acompanhe!

Evita a falta de produtos

Dentre as piores situações que podem acontecer ao seu negócio, perder um cliente por falta de um produto é uma delas. Além de perder o dinheiro que essa pessoa estava disposta a deixar na sua empresa, esse consumidor vai procurar uma concorrente que tenha o produto que ele precisa.

Um controle de estoque eficiente consegue prever o quanto os seus produtos vão durar, baseado no seu histórico de vendas. Isso permite que você consiga prever quando emitir pedidos de compra a seus fornecedores, bem antes de ocorrer a falta de produtos que pode levar à perda de clientes.

Previne estoque excessivo

Contrário ao problema anterior, mas igualmente nocivo, está o excesso de estoque de produtos. Quanto mais tempo um item fica estocado, maiores são as chances de ele não ser comprado. Isso pode acontecer por problemas como desgaste, obsolescência ou perda de validade, no caso de produtos perecíveis.

Além disso, os gastos com armazenamento e controle de estoque são maiores, pois são mais itens que precisam ser guardados, contabilizados e manejados. Finalmente, seus produtos ainda ficam suscetíveis a furtos ou acidentes, aumentando as chances de prejuízo e custos de seguro, por exemplo.

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Garante o capital de giro

Estoque é dinheiro parado. Suponha que você tenha gasto R$ 1.000 na compra de alguns itens para a sua empresa. A sua expectativa é que você consiga vendê-los, recuperando o valor gasto e conseguindo algum lucro, certo?

Enquanto esse produto fica estocado, esses R$ 1.000, que poderiam ser investidos em outras áreas da sua empresa ficam presos no seu estoque. Além de diminuir o seu acesso a capital, estes itens estão suscetíveis a danos, como já vimos aqui, podendo gerar ainda mais prejuízo para o seu negócio.

Coleta informações sobre o seu negócio

Um controle de estoque bem feito pode ser usado para adquirir informações valiosas sobre a sua empresa, como entender o hábito de seus consumidores e de que maneira diferentes produtos são vendidos ao longo do ano.

Por exemplo, se você tem uma papelaria, é importante entender quais são as semanas com maior demanda de algum tipo de material escolar, planejando-se com antecedência para ter um estoque dos produtos necessários, que sejam dos fornecedores mais procurados por seus clientes.

Do mesmo modo, as informações obtidas com o controle de estoque podem ser utilizadas para verificar se determinado produto foi furtado ou está fora do lugar. Isso vai garantir uma melhora constante nos processos de segurança e monitoramento da sua empresa.

Como fazer o controle de estoque?

Existem diversas maneiras para fazer o controle de estoque. A mais básica delas é criar uma planilha, no Excel ou em outro programa, onde você pode gerenciar a entrada e saída de seus produtos, controlando qual o mínimo e máximo estoques possíveis para cada item.

Para que o controle de estoque ocorra de maneira efetiva, é essencial que você consiga controlar partes importantes desse processo. Separamos algumas delas a seguir.

1. Organize o seu espaço físico

O local de cada mercadoria deve estar detalhado no seu armazenamento. É importante saber o requisito de armazenamento de cada produto e qual é a frequência de reabastecimento, por exemplo, para otimizar a logística do seu depósito.

Identifique todos os seus produtos estocados, de forma a facilitar a localização e contabilização de cada item.

2. Determine a quantidade certa de estoque para cada produto

É importante planejar a quantidade máxima e mínima de estoque de cada produto. Para isso, deve-se considerar o giro de estoque, preço do produto e prazo de entrega do fornecedor, por exemplo. Lembre-se que é importante evitar a falta e o excesso de estoque!

3. Defina períodos para compras

Escolha bons parceiros comerciais para reduzir os riscos de atendimento aos prazos. Saiba quais são as suas demandas previsíveis para conseguir boas condições de negociação de pagamento com seus fornecedores.

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Como evitar erros?

Como vimos, são diversas as variáveis que precisam ser observadas para um controle de estoque efetivo, como nível de estoque, ordens de compra, custos de estoque, preço de venda e prazos de fornecedores.

Assim, a verdade é que se você usa o Excel ou algum processo manual para controlar o seu estoque, você provavelmente está perdendo tempo e dinheiro. É um processo intenso que requer um monitoramento manual contínuo e exige uma mão de obra que nenhum negócio em crescimento deve querer lidar.

Além disso, o treinamento do colaborador é dificultado e a possibilidade de ocorrência de erros é maior. Pode ocorrer, por exemplo, registro de números maiores ou menores de produtos, que ocasionarão os problemas já citados neste artigo.

Dessa forma, a maneira mais efetiva de fazer um bom controle de estoque é por meio de um sistema automatizado, que opera em tempo real e permite o uso de vários usuários ao mesmo tempo. Isso possibilita que mais de um funcionário possa rastrear itens, monitorar pedidos ou realizar ordens de compra simultaneamente, agilizando o seu processo.

Mais estratégia: Conheça o programa de controle de estoque totalmente gratuito

Durante a 2ª Revolução Industrial, o Fordismo era o modelo da produção da vez. O seu lema era a fabricação em massa e estoques abarrotados. Depois, o Toyotismo ensinou: menos estoque, mais personalização.

O fato é que todos esses modelos reconheceram a importância de manter uma gestão de estoque. Atualmente, existem inúmeras ferramentas para isso, inclusive programa de controle de estoque totalmente gratuito.

Se você ainda não sabe o quanto a tecnologia pode contribuir para o seu negócio, com destaque para o controle do estoque, leia este artigo e descubra como ter mais estratégia, reduzir os custos e aumentar o seu faturamento.

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Como atua um programa de controle de estoque totalmente gratuito?

Na verdade, os melhores softwares de controle de estoque requerem um investimento, no entanto, muitos deles possuem versões gratuitas para testes. Desta forma, você poderá conhecer melhor as funcionalidades e conferir o quanto ele pode fazer pelo seu gerenciamento.

Um sistema desenvolvido pensando no armazenamento das empresas acaba tornando o setor menos operacional e mais estratégico. Na prática, isso agrega muito valor à área que é responsável por aumentar ou diminuir muito os custos da sua companhia. Por isso, não pode ser menosprezado.

Com um programa de controle de estoque totalmente gratuito, você terá rápido acesso às rotinas do dia a dia, à entrada das notas de seus fornecedores, criação de pedidos internos, baixas no estoque, transferência de produtos entre locais de estoque, entre várias outras funcionalidades. A seguir, veja as maiores vantagens de contar com um software especializado.

O que um software de controle de estoque pode fazer pelo seu negócio?

O estoque é um setor fundamental para você conquistar o sucesso do seu negócio. Ele é que mantém o equilíbrio entre compra e venda e, por conseguinte, serve de termômetro para indicar se vale investir mais ou menos em determinados momentos.

Mas, por incrível que pareça, alguns gestores não sabem nem o que há no estoque ou a previsibilidade de uso para o que está armazenado. Para otimizar o setor, é crucial o uso de uma ferramenta automatizada que mapeie e garanta o devido funcionamento do estoque.

Descubra tudo o que um programa de controle de estoque totalmente gratuito é capaz de fazer:

Realizar cadastrados completos

 

Um módulo automático de controle de estoque tem espaço para que você cadastre rapidamente tudo o que você precisa para gerenciar o setor. Nele, é possível identificar empresas, fornecedores, produtos, unidades, grupos, classes e todas as demais informações relevantes para a boa condução das operações.

Importar Nota Fiscal Eletrônica

Uma forma prática de realizar cadastro e armazenar informações importantes sobre os produtos em estoque é quando o software permite a importação das notas fiscais eletrônicas. Já pensou em fazer o upload do arquivo em um programa e consultar quando for necessário?

Monitorar a entrada e saída de produtos

A sincronia entre a entrada e saída de produtos é primordial para o bom controle do estoque. Essa é uma ação básica que todo programa deve oferecer. A automatização nesse processo ajuda bastante para que o gestor tenha segurança sobre as ações de compra e venda.

Solicitar orçamentos automáticos

Um programa de controle de estoque totalmente gratuito pode facilitar a sua vida também no processo de compra automática. Funciona assim: graças à integração, quando seu estoque está ficando crítico, seus fornecedores são notificados e enviam orçamentos para você escolher qual é o melhor custo benefício.

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Transferir artigos

Transferir um produto de um estoque para outro ou manter determinados lotes isolados ou em grupos é mais fácil com a ajuda de um software. Isso diminui os erros de controle e gerenciamento da armazenagem e a transferência dos produtos de locais.

Distribuir materiais internamente

Outra vantagem de ter um software de controle de estoque é que as empresas que trabalham com manufatura podem solicitar itens para uso interno, sendo possível identificar para qual setor o produto foi encaminhado, fazendo uma distribuição altamente escaneável.

Permitir informações acessíveis

A tecnologia facilita demais o acesso aos dados e informações da companhia. O gestor pode consultar os números e percentuais do estoque em tempo real, a qualquer momento e lugar. Tudo com rapidez e confiabilidade para o crescimento da empresa.

Fazer ajustes integrados

O estoque é um setor que está em constante modificação. À medida que entram e saem produtos, tudo muda, e é humanamente impossível acompanhar todos os processos. Com a automatização tudo fica mais prático, pois os ajustes são feitos pela própria ferramenta.

Ter interface descomplicada

Com tantas funcionalidades, um programa de controle de estoque totalmente gratuito deve seguir a premissa básica da simplicidade. Lidar com números, compras, vendas já é suficientemente complicado, logo, o software tem que ser bem intuitivo e dinâmico.

Otimizar a tomada de decisões

Uma das coisas que um software de controle de estoque pode fazer pelo seu negócio é otimizar a tomada de decisões. Isso porque é muito mais fácil acertar nas escolhas quando se está munido de dados atualizados e totalmente integrados.

Melhorar a gestão comercial

Quando você dedica um tempo à gestão automatizada do estoque é bem provável que outros setores também sejam beneficiados. Um deles é a gestão comercial, pois ela está muito atrelada à armazenagem. O resultado são vendas mais seguras e eficientes.

Prever demandas

Analisar o histórico do seu estoque é praticamente uma lição de como estudar as demandas do mercado. Por meio do histórico da entrada e saída dos produtos, você consegue mapear as sazonalidades do seu negócio e investir nos períodos corretos.

Ajustar seus preços

Ter um preço justo e compatível com a concorrência é essencial para que sua empresa se mantenha no ramo. O controle adequado de estoque permite que você ajuste os preços de acordo com a sua realidade, com previsão de lucros e perdas mais reais.

Manter a qualidade da produção

Um estoque, quando controlado, não passa por perdas significativas provocadas por prazos de validade vencidos ou longos prazos de estocagem. Isso ecoa na qualidade da produção, que não é afetada por falhas de estoque que impedem a produtividade eficaz.

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Satisfazer a clientela

Os clientes de hoje em dia estão bem mais exigentes em relação à organização das empresas. O seu produto não pode faltar nas prateleiras e devem sempre manter a qualidade. Um bom controle de estoque vai refletir diretamente nisso e influenciar na satisfação dos consumidores finais.

Se você busca mais estratégia e soluções que facilitem a gestão dos setores da sua empresa, experimente um programa de controle de estoque totalmente gratuito.

Nota fiscal de importação: o que fazer para simplificar o processo?

As primeiras Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) foram emitidas em setembro de 2006 e desde 2008 funciona também, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) que abrange todas as operações fiscais no país, com o objetivo de padronizar o modelo de documento fiscal nas operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços e facilitar o controle e a prestação de contas das empresas e governos à Receita Federal.

No caso da Nota Fiscal de Importação, essa emissão de documento fiscal é obrigatória na entrada de qualquer produto no país, pode ser realizada por pessoa física ou jurídica estabelecida no Brasil e por meio dela é garantida a fiscalização e posterior liberação da aquisição de bens pelo importador.

Neste artigo mostraremos como é feito o devido preenchimento desse documento, como ele pode ser emitido e o que é preciso fazer para simplificar o processo de geração da nota fiscal de importação. Confira!

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Quais itens precisam ser preenchidos em uma nota fiscal de importação?

A emissão da nota fiscal de importação deve ser feita pelo comprador ou entreposto aduaneiro da mercadoria adquirida no mercado externo. A moeda e o idioma utilizados para a elaboração do documento devem ser a do país em que a mercadoria será entregue, no caso do Brasil, o Real (R$) e o português, respectivamente.

Dados do destinatário

Precisam ser deixados em branco. Se houver o campo de importação, deve ser preenchido o país de origem da mercadoria.

São duas origens que podem ser utilizadas, estrangeira na importação direta, ou estrangeira com importação direta sem similar nacional.

Nessa sequência ainda deverá ser preenchido o número da DI (Documento de Importação) conforme documento emitido pela aduana:

  1. de acordo com a SEFAZ, a DI é registrada pelo importador no Siscomex, software da SECEX (Secretaria de Comércio Exterior), que atribui ao documento uma numeração automática única, sequencial e os dados da natureza da operação, valores fiscais e cambiais sobre as mercadorias importadas;
  2. o registro da DI somente é efetivado ao verificar a regularidade cadastral do importador, após o licenciamento da operação de importação, após o registro da chegada da carga, exceto na modalidade de registro antecipado da DI, se a carga não estiver em situação impeditiva, após a confirmação, pelo banco, da aceitação do débito relativo aos tributos.

Itens

Na listagem dos produtos deve ser atribuída a descrição, valor unitário, quantidade, valor total, unidade comercial, entre outras especificações de cada item a ser importado, individualmente. Nessa etapa, alguns preenchimentos demandam mais atenção:

NCM

A Nomenclatura Comum do MERCOSUL é uma classificação fiscal de oito dígitos, que especificam a classificação do produto quanto às suas características, como peso, origem, etc.

Natureza da operação

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) deve ser escolhido conforme o caso da importação. Geralmente para casos de importação para posterior comercialização, o CFOP é o 3102 (Compra (do exterior) para Comercialização). Os códigos devem ser avaliados individualmente.

Imposto de Importação (II)

A base de cálculo do II é o custo de aquisição da mercadoria (CAM), acrescido do frete e do seguro das mesmas.

Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)

Base de cálculo do IPI é o valor final da base de cálculo do imposto de importação, acrescido do valor de imposto incidido a ele, ou seja: IPI = CAM + II.

PIS

A base de cálculo do PIS é a mesma do II.

COFINS

A base de cálculo do COFINS é a mesma do II.

Adicional ao Frete para Renovação da Marinha Mercante (AFRMM)

De acordo com o site da RFB (Receita Federal do Brasil), o fato gerador do AFRMM é o descarregamento da embarcação nos portos brasileiros, a alíquota é aplicada de acordo com o tipo ou tempo de percurso:

  • 25% do valor da mercadoria em navegação de longo curso;
  • 10% na navegação de cabotagem;
  • 40% na navegação fluvial e lacustre, quando do transporte de granéis líquidos nas regiões Norte e Nordeste.

As solicitações de isenção ou suspensão da mesma devem ser feitas antes do registro da Declaração de Importação (DI). Após o registro da DI, devem ser solicitados nas unidades da RFB, por meio de formulário.

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ICMS

Compõem a base de cálculo do ICMS todas as despesas aduaneiras e impostos, descritos anteriormente, incidentes sobre a importação:

Base de cálculo do ICMS = (Base de cálculo do II + II + IPI + PIS + COFINS + AFRMM) / (1 – alíquota do ICMS).

Como funciona o processo de emissão da NFe de importação?

Preenchidas as referidas informações da nota fiscal de importação, o próximo passo é gerar o documento para posteriores transações.

É possível utilizar o sistema gratuito que antes era disponibilizado pela RFB e agora passou a ser de responsabilidade do SEBRAE, em um processo mais trabalhoso, já que os campos devem ser preenchidos individualmente toda vez que uma nota tiver que ser emitida, ou adquirir um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que realize automaticamente essa rotina.

Os passos subsequentes para a emissão da nota fiscal de importação são:

  1. será gerado um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação, que deverá ser assinado digitalmente;
  2. esse documento é transmitido pela Internet para a SEFAZ, que fará a validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento para emissão do DANFE;
  3. o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento em papel da NF-e obrigatório no transporte das mercadorias. Nele contém um código de barras para leitura da nota e a chave numérica para acesso na internet;
  4. a NF-e será transmitida para a RFB, que disponibilizará a consulta, por meio da Internet, aos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico;
  5. será emitido ainda, um arquivo do tipo XML que contém todas as informações da NF-e, que deverá ser arquivado pela empresa.

Como proceder em caso da emissão de uma nota fiscal de importação errada?

Se a DI foi retificada, deve-se atualizar as informações da nota fiscal de importação incluindo o valor da multa. É importante utilizar um sistema que importa a declaração de importação sempre em XML, arquivo que contém as informações atualizadas inclusive das retificações.

Como facilitar o processo de emissão de notas?

Ter as informações básicas em fácil acesso

É imprescindível manter armazenadas em um sistema de gestão empresarial todas as informações necessárias para a elaboração da nota fiscal de importação. Essa facilidade agilizará a emissão da NF-e de importação, além de otimizar o setor responsável por essa ação na empresa.

Alinhar as informações ao banco de dados do software de gestão financeira

Verifique se é possível promover a integração do sistema da SECEX, o SISCOMEX, ao software utilizado para gerenciar a empresa. Essa será outra ação importante para gerar as notas fiscais de importação de forma automatizada, já que os dados já se encontram armazenados, eliminando com isso gargalos existentes nesse setor, como a ociosidade da mão de obra por falta ou dificuldade de acesso às informações.

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Faça um armazenamento seguro dos dados

É importante armazenar as notas fiscais de importação emitidas em formato de arquivo XML no banco de dados da empresa por cinco anos, de preferência, de forma organizada e em cloud computing.

Já sabemos que a Nota Fiscal de Importação é importante para fiscalização de bens e obrigatória para entrada de qualquer produto no país. Agora que você aprendeu como preencher, emitir e até simplificar a geração da nota, que tal experimentar um sistema de gestão inteligente que automatiza as atividades do departamento financeiro? Faça agora um teste grátis do ERP BomControle.