Se você já tem ou está abrindo uma empresa, saiba que, independente do seu setor ou porte, você tem obrigações fiscais que deve sempre manter em dia. Uma delas é a emissão de notas fiscais.
O documento fiscal serve como forma de comprovar as transações de compra e venda da empresa, dando garantias ao cliente mas também informando (e recolhendo os devidos impostos) os órgãos competentes.
Muitos empresários deixam de emitir uma nota fiscal de venda a fim de reduzir sua carga tributária. Mas esse tipo de decisão é crime, passível de cumprimento de pena em regime fechado e tem um nome que muitos desconhecem evasão fiscal.
Talvez você esteja mais familiarizado com o termo sonegação fiscal.
Leia também: O papel do Planejamento Tributário na Elisão Fiscal – Saiba tudo
Nos últimos anos, o processo de emissão de notas fiscais foi mudando. Pouco a pouco, as cidades passaram a implementar a nota fiscal eletrônica, buscando modernizar e automatizar esse processo.
Além de ser mais confiável e reduzir custos com papel, esse modelo de documento ainda permite integração com sistemas financeiros, otimizando ainda mais a rotina dos profissionais e permitindo uma gestão mais eficaz.
Se a sua empresa está no Rio de Janeiro, é importante que você entenda como emitir nota fiscal no sistema da sua prefeitura. Isso porque cada município e Estado tem processos diferentes para emissão deste documento.
Neste artigo, vamos esclarecer:
- Como emitir nota fiscal no Rio de Janeiro para seu negócio
- Quem precisa emitir nota fiscal no Rio de Janeiro?
- Como emitir nota fiscal no Rio de Janeiro em 5 passos
- Como emitir nota fiscal de produtos no Rio de Janeiro
- Posso cancelar uma nota fiscal depois de emitida?
- Como emitir nota fiscal no Rio de Janeiro com o BomControle
Boa leitura!
Como emitir nota fiscal no Rio de Janeiro para seu negócio
Cada tipo de negócio deve emitir uma nota fiscal específica no Rio de Janeiro.
Antes de você aprender como emitir nota fiscal no Rio de Janeiro, saiba que existem diferentes tipos de notas que são válidas no Brasil, de acordo com a atividade do seu negócio.
Confira:
Nota Fiscal de Produtos Eletrônica (NF-e)
A nota fiscal de produtos eletrônica é o documento emitido pelas empresas que comercializam mercadorias para outras empresas.
Por exemplo, é o caso da empresa que vende refeições congeladas para um pequeno mercado de bairro. Ao efetuar a venda, antes de entregar os produtos no cliente, a empresa deverá emitir essa nota, até mesmo para poder transportar a mercadoria..
A nota fiscal de produtos eletrônica é emitida através do SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de cada estado, e sobre ela são cobrados os impostos IPI (Produtos Industrializados) e ICMS (Imposto de Mercadorias e Serviços).
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A nota fiscal de serviços eletrônica é utilizada por empresas prestadoras de serviços. É o caso, por exemplo, de uma nutricionista.
Esse documento é emitido através da prefeitura da cidade, e está relacionado ao ISS (imposto sobre serviços).
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Esse documento é a nota fiscal emitida pela empresa no ato da venda de um produto voltado para o consumo final.
No exemplo citado na nota fiscal de produto, esta seria a nota emitida pelo pequeno mercado para o cliente que comprou uma lasanha congelada para levar para casa.
A nota fiscal de consumidor eletrônica também é chamada de cupom fiscal eletrônico. Para sua emissão, a empresa deve possuir um Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT).
Quem precisa emitir nota fiscal no Rio de Janeiro?
Como mencionado, as notas fiscais de produto são compromisso do Estado; já as notas de serviço, da Prefeitura de cada município.
Se a sua empresa está no Rio de Janeiro, ela também deve emitir nota fiscal, de forma que tanto a cidade quanto o Estado mantenha o controle tributário sobre as operações comerciais.
No entanto, se você for um microempreendedor individual (MEI) ou autônomo sem CNPJ, cuja atividade principal seja a comercialização de produtos, há uma exceção: neste caso, você só deve emitir nota fiscal quando realizar venda para pessoas jurídicas.
Se você vender para um vizinho, pessoa física, não é necessário emitir o documento.
Já se você for prestador de serviço, a regra não se aplica. Independente de ser MEIs, autônomo ou empresa em outro regime tributário, a emissão de nota fiscal eletrônica é obrigatória.
Leia também: DAS-MEI: O que é, para que serve e como emitir
Você pode consultar o site do SEFAZ para conhecer as atividades que devem emitir nota fiscal no Rio de Janeiro, de acordo com o CNAE.
Como emitir nota fiscal no Rio de Janeiro em 5 passos
Os prestadores de serviços devem emitir nota fiscal no Rio de Janeiro através da prefeitura.
Abaixo, você verá 5 passos para você saber como emitir nota fiscal de serviço eletrônica no Rio de Janeiro. Confira:
#Passo 1: Faça o seu cadastro na prefeitura
Antes de qualquer coisa, você precisa fazer o cadastro da sua empresa na Prefeitura. Com isso, vai obter o acesso ao sistema emissor.
Tanto empresas optantes pelo Simples Nacional quanto às que estiverem enquadradas em outro modelo de tributação podem fazer o cadastro no sistema. Para o microempreendedor individual (MEI), o cadastramento é opcional.
Se você tem a empresa há mais de 180 dias e não possui cadastro, deverá utilizar o certificado digital (e-CNPJ) para emissão das notas fiscais.
#Passo 2: Acesse o sistema para emissão de notas fiscais
O sistema para emissão de notas fiscais no Rio de Janeiro é o Nota Carioca. Para acessar o sistema, você deve entrar no site, preencher o seu CEP ou CNPJ e digitar sua Senha Web, gerada no ato do cadastramento.
A solicitação da senha pode ser realizada no próprio portal da Nota Carioca. Para isso, você deve clicar na opção “Não possui senha”.
Então, basta preencher todo o formulário e aguardar o recebimento de uma senha provisória, através do e-mail.
#Passo 3: Escolha a opção para emitir nota fiscal
Acessando o sistema, você terá um menu lateral com algumas opções, como configuração de perfil, verificação da opção do Simples Nacional, guias de pagamentos, entre outros.
Uma dessas opções será “Emitir NFS-e”. Você também poderá consultar as notas fiscais emitidas na seção “Consulta de Notas”.
Importante: somente após a autorização você poderá visualizar a opção “Emissão da NFS-e” no menu. Caso não esteja aparecendo, é porque o pedido ainda não foi deferido.
#Passo 4: Preencha todos os campos obrigatórios
Para começar a emitir a nota fiscal no Rio de Janeiro, informe o CPF ou CNPJ do cliente da sua empresa. Na nota fiscal esse campo será chamado de “Dados do Tomador”.
Com o número do documento, é provável que os outros dados, como Razão Social e endereço, sejam preenchidos automaticamente. Caso isso não aconteça, você pode digitar as informações de forma manual.
Em seguida, preencha os dados em relação à prestação de serviços, como a descrição, quantidade e valor.
O campo “Discriminação dos Serviços” é um campo livre, que aceita tanto letras quanto números. Você pode utilizá-lo para inserir outras informações úteis, como dados bancários, código da fatura, ordem de compra, entre outros.
Não se preocupe em preencher o campo ISS, pois ele é preenchido de forma automática de acordo com a atividade cadastrada da sua empresa.
#Passo 5: Confira os dados e conclua
Revise todas as informações digitadas na nota fiscal, evitando gerar um documento com erros.
Se estiver tudo de acordo, conclua a emissão. Você poderá fazer o download do arquivo para enviar ao seu cliente, nos formatos PDF e XML.
Como emitir nota fiscal de produtos no Rio de Janeiro
A emissão de nota fiscal de produtos exige a contratação de um certificado digital, de forma a validar a identidade da empresa no ambiente virtual.
Além disso, é necessária a aquisição de um sistema emissor de notas. Existem empresas privadas que fazem a venda de sistemas com este fim, mas o SEFAZ do Rio de Janeiro disponibiliza uma versão gratuita.
Não aprofundaremos o passo a passo deste tipo de emissão pois ele é mais complexo. Isso porque depende da atividade de cada empresa e de normas específicas do Estado do Rio de Janeiro.
Posso cancelar uma nota fiscal depois de emitida?
A regra de cancelamento de nota fiscal varia de município para município, Estado para Estado. No Rio de Janeiro, é permitido cancelar uma nota fiscal emitida somente quando:
- O serviço não tiver sido prestado;
- Houver duplicidade de emissão de nota fiscal para o mesmo serviço.
A solicitação de cancelamento deve ser realizada pelo Portal Nota Carioca, e será autorizada de forma imediata desde que respeitado o prazo limite, que varia de 60 a 120 dias, de acordo com o tipo de serviço.
Para os serviços de saúde, assistência médica e congêneres, bem como serviços relativos a hospedagem, turismo, viagens e congêneres, o prazo limite é de 120 dias. Para todos os demais, o prazo é de 60 dias.
Se você passou do prazo, ainda poderá solicitar o cancelamento. Mas, esteja ciente de que a aprovação do cancelamento não será realizada de forma automática. O pedido ficará com status “pendente” até que seja deferido.
Como emitir nota fiscal no Rio de Janeiro com o BomControle
Utilize um sistema de gestão integrada para emissão de notas fiscais no Rio de Janeiro.
A nota fiscal eletrônica foi uma evolução para as empresas, pois auxilia o gestor na organização de seus processos. Além de facilitar a emissão deste tipo de documento, permite integração entre setores e uma maior transparência das informações relevantes da operação.
Além disso, existem sistemas completos de gestão que apresentam o emissor de nota fiscal como uma de suas funcionalidades.
Com um ERP você consegue gerenciar melhor todos os dados estratégicos do seu negócio, integrando o departamento comercial com o financeiro, por exemplo.
Imagine realizar uma venda e emitir uma nota fiscal no Rio de Janeiro, e automaticamente ver o produto sendo retirado do estoque, enquanto no financeiro já entra a provisão de pagamento daquela fatura. Incrível, não é mesmo?
O ERP BomControle é assim: em um único sistema você integra controle de estoque, CRM, processos comerciais, atendimento ao cliente, gestão de processos e gestão financeira, incluindo a funcionalidade de emissão de notas fiscais, otimizando ainda mais a sua rotina.
Confira as principais funções disponíveis:
- Contas a pagar e a receber
- Integração bancária
- Fluxo de caixa
- Contagem de estoque rápida
- Alerta de estoque mínimo
- Estoque integrado ao controle de vendas
- Controle de orçamentos e transportadoras
- Gestão de vendedores
- Gestão de oportunidades
- Acompanhamento de tarefas
- Registro de negociações em andamento
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Conclusão
Um sistema completo permite emissão de notas fiscais no Rio de Janeiro de forma integrada com os relatórios financeiros.
Agora que você sabe como emitir nota fiscal no Rio de Janeiro, não tem desculpa! Lembre-se que a emissão deste documento é uma responsabilidade e obrigação da empresa.
Entenda o tipo de nota fiscal adequada ao seu negócio, conforme sua atividade e regime tributário, digite com atenção as informações solicitadas no preenchimento da nota e invista em um sistema para emissão que integre as informações a outros departamentos.
Dessa forma, você melhora os seus processos, reduz custos, otimiza tempo e garante uma gestão mais efetiva e eficiente.
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