Contas a pagar e receber: entenda como fazer um controle eficiente

O controle de contas a pagar e receber é uma engrenagem muito importante dentro da gestão financeira de qualquer empresa. Quando quitamos uma obrigação em dia, evitamos a incidência de multas e juros, além, é claro, de fugir de sanções — como a inclusão do nome em cadastros de restrição ao crédito ou aplicação de penalidades por parte do Poder Público.

Quando, por outro lado, recebemos os pagamentos em dia, fazendo uma boa gestão de inadimplência, é possível liberar mais recursos para investimentos, o que é importantíssimo para o crescimento de qualquer negócio.

Sendo assim, dedicamos o artigo de hoje a tratar exclusivamente do assunto! Vamos começar distinguindo os conceitos de planejamento financeiro e controle de contas e depois apresentaremos dicas para melhorar a gestão de contas a pagar e receber da sua empresa. Fique conosco!

Planejamento financeiro x Controle de contas a pagar/receber

De fato, há muitos pontos em comum entre o planejamento financeiro e o controle de contas. Isso, de certa forma, até justifica a confusão entre ambos os termos, especialmente pelos profissionais de outras áreas. No entanto, as expressões significam coisas bem diferentes.

A diferença fundamental entre os dois conceitos é que o planejamento financeiro guarda relações mais próximas com o plano estratégico do empreendimento, enquanto o controle de contas a pagar e receber tem a sua atuação limitada pelo plano operacional.

Planejamento financeiro

Funciona como uma espécie de binóculo. Ele permite que olhemos para a estrada que está diante de nós, dando uma espiadinha no futuro e criando estratégias para avançar.

Controle de contas

Por sua vez, o controle de contas é uma visão do que acontece no dia a dia da empresa, considerando como recebíveis apenas os créditos efetivamente exigíveis (como operações de venda que já foram realizadas) e considerando como contas a pagar apenas as obrigações que já foram contraídas.

Analogia em relação aos dois conceitos

Para facilitar o entendimento podemos pensar em uma analogia. Imagine por um instante que você esteja praticando mergulho submarino. Quando planejamento financeiro e controle de contas estão alinhados, temos uma visão cristalina embaixo da água.

Agora, se realizamos apenas o controle das contas, mas não damos atenção alguma ao planejamento financeiro, é possível que enxerguemos o que está perto, mas não o que está mais longe.

Por fim, quando não fazemos um bom controle e nem um bom planejamento, então a água torna-se completamente turva e temos dificuldades para enxergar tanto o que está perto, quanto o que ainda está distante. Isso significa que a empresa pode estar dando passos largos na direção oposta às suas metas e objetivos.

Dicas para manter o controle de contas a pagar e receber em dia

Registre todas as operações

Como sabemos, a memória humana é falha. Por isso, até mesmo o gestor mais envolvido com a rotina operacional da organização pode acabar tendo problemas caso não registre todas as operações ligadas às contas a pagar e receber da empresa.

Todo cuidado é pouco para quem ainda depende das planilhas para realizar o controle de contas. Um zero a mais ou uma vírgula fora do lugar pode fazer um estrago enorme na contabilidade e na gestão financeira da entidade.

Pague suas contas em dia

Criar uma cultura empresarial em que as contas não são pagas em dia pode ser perigoso para as finanças da empresa. Uma conta paga antes do momento ideal pode significar um rombo desnecessário no caixa da empresa, mas quando pagamos com atraso também podemos ser prejudicados com multas, juros e outras sanções.

A grande dica aqui é procurar automatizar o maior número possível de etapas relacionadas ao pagamento das contas da empresa. Hoje, muitas empresas já não se preocupam mais com o pagamento da folha e outras obrigações graças ao avanço da tecnologia e dos sistemas integrados de gestão empresarial.

Envie cobranças com antecedência

A grande verdade é que as pessoas, em geral, precisam de um tempo para tomar conhecimento dos valores devidos, separar os recursos necessários e, finalmente, quitar a dívida realizando o pagamento.

Assim, uma dica fundamental para diminuir esse tipo de inadimplência é sempre procurar emitir e enviar os boletos com uma antecedência de, pelo menos, uma semana da data do vencimento.

Ofereça vantagens aos clientes que pagarem antes do vencimento

Uma estratégia que também tem se mostrado bastante eficaz no controle de inadimplência é oferecer vantagens ou condições especiais para os clientes que anteciparem o pagamento ou, ao menos, pagarem em dia.

Com isso, a empresa consegue se capitalizar para pagar suas próprias contas em dia e ainda elimina o custo administrativo relativo à cobrança da obrigação vencida. As vantagens oferecidas podem incluir cupons de desconto ou acúmulo de pontos em programa de fidelidade, por exemplo.

Não tenha medo de cobrar seus clientes

Não há absolutamente nada de errado em cobrar os clientes, desde que a dívida exista de fato e que a empresa não utilize meios que possam ser considerados constrangedores. Aliás, podemos dizer que a cobrança é importante para auxiliar o consumidor a organizar o pagamento de suas obrigações.

No entanto, como já adiantamos, isso deve ser feito de forma discreta. Por isso, é sempre bom evitar o envio de correspondências com referência ao assunto no lado exterior (visível) do envelope ou realizar contato telefônico deixando recado com terceiros.

Use a tecnologia a seu favor

Com a automação proporcionada por um ERP (sistema integrado de gestão), o gestor pode ter um controle de alta qualidade sem precisar contratar funcionários especializados ou aumentar sua própria carga de trabalho com mais uma função, tirando o seu foco do core business da empresa.

Além de poder contar com todas as vantagens da automação, direcionando todo o trabalho meramente mecânico, burocrático e repetitivo para o software, a empresa também se beneficia com a consistência dos dados gerados pelo controle de contas a pagar e receber do sistema, já que ele não está sujeito a erros de digitação nem falhas humanas.

Por fim, podemos concluir que uma boa gestão de contas a pagar e receber é uma tarefa relativamente trabalhosa, mas a boa notícia é que o gestor não está sozinho nessa missão. Com as nossas dicas e o auxílio da tecnologia é possível desenvolver um bom trabalho.

Publicado por Felix Schultz

Executivo de Internet com mais de 15 anos de experiência, incluindo a gestão geral das organizações, desenvolvimento de produtos, operações de negócios e estratégia.

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