Planilha de controle financeiro – uma solução útil, porém limitada

Instrumento indispensável para adquirir um diferencial competitivo na década de 80, a planilha de controle financeiro é a precursora do software de gestão empresarial, hoje chamado de ERP (Enterprise Resource Planning).

Segundo artigo da Enterprise Times, 60% das empresas norte-americanas trabalham exclusivamente com planilhas para desenvolver o seu controle financeiro. Entre todos os sistemas de planilhas, o mais utilizado é o Excel.

Lançado para o Mac da Apple, o Excel está incluso no pacote Office e consiste em tabelas eletrônicas cujo objetivo é promover melhorias na gestão empresarial, por meio da elaboração de funções dinâmicas que organizam informações e transformam o controle, antes feito no papel, em processos manuais digitais.

Preparamos este guia sobre a utilização de planilhas no controle empresarial, como podem ser elaboradas e o momento certo de substituí-las por um sistema de gestão financeira. Confira!

1. Qual a relação entre o setor financeiro e a produtividade na empresa?

O setor financeiro é uma área extremamente burocrática, possui rotinas cansativas que demandam tempo na execução de tarefas, como conferências e conciliação de recebíveis, por exemplo.

Para desenvolver o setor e aumentar a sua eficiência é preciso automatizar processos e reduzir esse tempo de trabalho.

A integração do setor financeiro aos demais departamentos de uma empresa pode ser um fator determinante para alcançar melhores níveis de produtividade, principalmente no que tange à relação da organização com seus stakeholders.

Fornecedores

Com uma planilha de controle financeiro o gestor pode acompanhar mais de perto o fluxo de caixa, ampliar sua visão pelas disponibilidades da empresa e aumentar seu poder de negociação em relação aos preços e prazos na compra de insumos e materiais.

Além disso, essa visão global da situação financeira permite negociar contas em atraso e dívidas de forma mais assertiva, para que a organização consiga cumprir com todas as exigências acordadas e não se prejudique com mais juros e despesas.

Clientes

Uma planilha de Excel admite relacionar as informações de clientes e selecioná-los conforme os dados armazenados. Com um fluxo de caixa bem elaborado é possível desenvolver uma política de descontos e prazos conforme disponibilidades e necessidades em períodos sazonais.

É permitido, ainda, determinar limites de preços para concederautonomia ao setor de vendas na realização de negociações comerciais e evitar a prática de preços abusivos.

Colaboradores

Uma planilha de controle financeiro auxilia também na gestão de pessoas nas empresas: com o caixa saudável e um volume mínimo de informação coletada, é possível alcançar qualificação de colaboradores e melhorar o desempenho das equipes.

Essa conquista pode ser reforçada pela determinação de metas alcançáveis, elaboração de um plano de cargos e salários, cumprimento da folha de pagamento e concepção de pesquisas de satisfação dos colaboradores quanto ao ambiente organizacional.

Governo

Integrar processos financeiros por meio de planilhas permite associar as informações de produto aos impostos exigidos pelo governo para elaboração de notas fiscais de forma manual.

2. O que é necessário constar em uma planilha financeira?

O fluxo de caixa precisa estar conciliado com o fluxo bancário já que os serviços, como pagamento de contas, DDA (débito direto autorizado), controle de gastos de cartões, entre outros, são realizados agora em dispositivos móveis e computadores de forma online.

Essa mobilidade é ótima para a gestão, mas sem a disponibilidade de comprovantes impressos é mais difícil acompanhar o fluxo financeiro da empresa. Por isso, é imprescindível conferir os lançamentos regularmente e transferir as despesas para uma planilha sempre que houver alguma nova operação.

Além disso, uma planilha de controle financeiro precisa ser dividida em:

• receitas fixas, ou seja, oriundas de trabalho mensal ou recebidas com uma frequência determinada;
• receitas eventuais, como comissões, bônus, resultados de investimentos, venda de bens, por exemplo.

Da mesma maneira, também é necessário separar as despesas recorrentes em:

• fixas, como aluguel, folha de pagamento, assinaturas de serviços;
• variáveis, ou seja, aquelas esporádicas ou de valor indefinível previamente, como consumo de energia e água, gastos com cartão de crédito e imprevistos de saúde, por exemplo.

Saiba como alocar informações referentes a receita de vendas líquida e bruta, deduções de vendas, como impostos, margem de contribuição, que delimita o valor que cada produto contribui para arcar com os custos operacionais da empresa, entre outras, a fim de averiguar o resultado líquido da empresa.

Por último, é imperativo fazer uma provisão mensal para pagamento de dívidas, pois quanto o maior controle sobre elas, mais fácil será cumprir com as obrigações.

3. Como fazer uma planilha financeira?

Existem muitas tabelas disponíveis gratuitamente para download na internet. Mas uma planilha financeira pode ser muito simples de elaborar:

1. abra um novo documento;
2. adicione uma aba para cada mês do ano e uma última para totalizar os valores;
3. selecione todas as abas segurando a tecla shift para editá-las ao mesmo tempo.

Relacione as receitas

1. separe a primeira linha e escreva os títulos descrição, categoria, data e valor;
2. cada linha vertical deverá ser preenchida com uma descrição, como salário, comissão, pensão, entre outras;
3. na categoria, acrescente se a receita é fixa ou variável;
4. as demais colunas são deixadas em branco para o preenchimento das informações.

Relacione as despesas

1. pule algumas linhas e recomece com a mesma sequência de informação nas colunas: descrição, categoria, data e valor;
2. relacione tudo que deve ser pago mensalmente: nessas linhas serão preenchidas as despesas da empresa, como empréstimo, aluguel, folha de pagamento, entre outras.

Calcule os resultados

Em cada aba podem ser calculados os totais para definir o que foi realizado e o que sobrou como saldo para o próximo mês. Nunca se esqueça de adicionar esse valor na planilha do mês seguinte:

1. na última linha da coluna valores, faça uma fórmula: digite o símbolo da igualdade (=) acrescido da palavra SOMA e selecione todas as linhas que serão somadas;
2. faça a mesma operação nas colunas de receitas e despesas;
3. escolha uma nova linha, mude a cor da fonte ou do preenchimento e faça outra fórmula em que as despesas serão diminuídas das receitas: =SOMA (resultado das receitas – resultado das despesas).

Na última aba da planilha nomeie cada mês em uma linha, busque os valores correspondentes nas abas individuais e realize o mesmo procedimento dos totais, selecionando os valores finais de cada mês dentro da fórmula. Acrescente recursos conforme a necessidade do seu controle.

Você pode, ainda, acrescentar uma listagem de valores por categoria para analisar quanto foi gasto naquela conta contábil naquele ano. Isso permite uma visão mais ampla do orçamento.

Práticas para manutenção de planilhas

Rotinas diárias de manutenção precisam ser adotadas para potencializar os recursos disponíveis do Excel:

1. mantenha os dados organizados;
2. nomeie todas as planilhas, intitule as informações contidas, inclusive, em seu interior, em linhas e colunas;
3. formate sua base de dados em tabela para que ela aumente de forma compatível com um grande volume de dados;
4. armazene o máximo de informações em comentários;
5. utilize abas para manter a organização;
6. faça uma nova planilha pertinente a cada assunto, para facilitar na busca dos arquivos ou informações;
7. salve as planilhas em mais de um dispositivo e também em nuvem e atualize todos os arquivos quando realizar novos lançamentos.

4. Quais são os benefícios de manter uma planilha financeira?

O Excel e outros programas de planilha de controle financeiro têm recursos para atender a várias demandas, mas a maioria dos profissionais não chegam a conhecer e utilizar 20% do seu potencial.

Entre os benefícios de uma planilha financeira, podemos destacar:

• permite uma visão geral dos processos por meio de tabelas adaptadas em dashboards;
• é sincronizável a outras ferramentas, como Access, Word, SQL, Azure ou Query, e de fácil importação;
• pode ter sua linguagem adaptada para o Visual Basic for Applications (VBA);
• é uma ferramenta extremamente útil na logística nas atividades do Comex (comércio exterior);
• é prática: pode servir também como base para elaboração de cronogramas, checklist, orçamentos, entre outros;
• tem baixo custo;
• é intuitiva: a maioria sabe pelo menos o básico de como o sistema funciona, o que diminui o tempo demandado para a adaptação da cultura organizacional da empresa;
• gera relatórios como gráficos e fluxogramas que auxiliam na gestão;
• não exige investimentos em infraestrutura de TI.

Uma planilha de controle financeiro possibilita gerenciar as relações entre a empresa e seus stakeholders, integrar e adaptar processos a outros sistemas, adquirir proficiência no core business e manter a competitividade no mercado por meio das vantagens listadas abaixo.

Tomada de decisão facilitada

Com essa ferramenta os gestores têm mais acesso a informações financeiras, como recursos para investimento ou disponibilidade para adaptar a empresa a novos meios de inovação, por exemplo, o que garante assertividade no processo de decisão.

Controle de receitas e despesas

Controlar as contas da empresa pode ser uma difícil tarefa quando não são provisionados os valores. Com uma planilha é possível discriminar o que será realizável em curto e longo prazo e lançar valores recorrentes ou previstos, como a quitação de impostos, folha de pagamento e passivo trabalhista, por exemplo.

Gerenciamento de produtos e do estoque

É possível acompanhar os valores possíveis para investimento em pesquisa e desenvolvimento de novos produtos e alocar recursos adequadamente para melhorar a qualidade dos itens produzidos.

Um gerenciamento eficaz por meio de uma planilha de controle financeiro permite, ainda, estabelecer índices para o giro de estoque, realizar com mais exatidão o processo de aquisição de insumos ou reduzir o volume de estoque parado, que gera custos de manutenção e atrapalha a eficácia da gestão da cadeia de suprimentos.

Melhores índices de market share

Apoderar-se de uma fatia considerável do mercado é objetivo das empresas. Para isso, é preciso melhorar o controle sobre as operações, alcançar eficiência nos processos, oferecer um produto de valor agregado e com um diferencial competitivo e, claro, conquistar a cada dia níveis mais altos de satisfação de clientes.

Todos esses fatores são possíveis com um gerenciamento eficaz, por meio de uma planilha de controle financeiro, que aponte o quanto se pode investir, auxiliando nas melhores estratégias para alcançar esse KPI (Key Performance Indicator) e, posteriormente, liderança de mercado.

Alcance de eficiência produtiva

A eficiência obtida com maior controle financeiro está relacionada à correta distribuição de recursos e à diminuição de custos.

Em processos eficientes as quantidades são máximas e o tempo de trabalho mínimo. Como resultado, obtém-se itens de qualidade sem índices de refugo e desperdício.

Essa fato também é determinante para alcançar vantagem competitiva e potencializar os resultados da empresa.

5. Quais são as limitações de uma planilha financeira​?

De acordo com uma pesquisa em escala mundial, elaborada pelo Instituto Gartner, 50% das empresas de grande porte e 75% das médias e pequenas empresas utilizam planilhas de Excel para executar controles financeiros.

Esse planejamento e controle por meio de planilhas consome mais tempo, aumenta a insegurança quanto à eficiência do processo e dificulta a comunicação entre os setores da empresa.

Ao compararmos o Excel ao ERP, encontramos algumas limitações pertinentes:

• a interface e os recursos do Excel são padronizados, não permitem adaptação às especificidades de cada ramo de atividade, assim como recursos exclusivos e rotinas diferenciadas;
• as possibilidades de erro na elaboração e manutenção de planilhas são muito grandes, já que parte do trabalho é executado manualmente, e revisar cada código nos resultados é uma tarefa complexa que demanda muito tempo;
• o Excel não oferece muitos recursos e também pode admitir erros quando utilizado para integrar processos em diferentes departamentos, porque nesse caso, mesmo em rede, é manipulado por muitas pessoas;
• seu uso aumenta as chances de retrabalho em rotinas repetitivas, lançamentos duplicados, informações desatualizadas e falta de dados suficientes para executar ações de gerenciamento;
• planilhas não realizam backup automático e por isso estão sujeitas a falhas de segurança da informação;
• sua limitação de recursos impede a execução de tarefas e planejamento em longo prazo;
• as alterações não são atualizadas em tempo real e, por isso, as planilhas não oferecem controle de versão, o que atrapalha sua adaptação;
• não oferecem rotinas abrangentes às demais áreas da empresa, exigindo que seja criada uma tabela específica para cada setor, prejudicando, com isso, o fluxo de informação;
• é difícil encontrar mão de obra profissional que entenda de planilhas e execute todas as suas funcionalidades;
• demanda tempo de análise, já que todas as planilhas não estão integradas, e isso dificulta a elaboração de relatórios;
• pode resultar em planilhas incompatíveis, que foram duplicadas contendo informações diferentes;
• não oferece a segurança de TI necessária, pois não limita o acesso de usuários hierarquicamente. Além disso, se a senha é esquecida, não admite reset pelos administradores, causando a perda definitiva dos dados;
• oferece baixa mobilidade: documentos em Excel não podem ser acessados a qualquer momento, de qualquer dispositivo, pois podem ter tamanho incompatível com dispositivos móveis.

Essas limitações são evidenciadas quando relacionamos o custo do trabalho para o lançamento e manutenção de tabelas aos benefícios limitados que uma planilha de controle financeiro pode proporcionar.

6. Como um sistema pode ser uma opção mais completa que uma planilha financeira?

Admite um volume de informações diferenciado e abrangente

O ERP possibilita maior automação de processos, tem capacidade de armazenamento de um grande volume de informação e, por isso, gera relatórios mais completos, que facilitam a tomada de decisão, o monitoramento do fluxo de trabalho e de rotinas administrativas.

Com lançamentos padronizados, objetiva a transmissão de dados à Secretaria da Fazenda no atendimento ao SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital) e Sintegra, assim como a elaboração automática de notas fiscais eletrônicas e lançamento das notas de compra por meio da leitura de arquivo XML, compatível com vários softwares.

Pode ser base para estratégias de marketing

Admite relacionar informações de clientes, histórico de compra e perfis de consumo, com base em dados próprios e do Big Data, imprescindíveis para delimitar estratégias de marketing eficientes ao processo de venda e reconhecimento da marca.

Oferece mais segurança de dados

A segurança de dados é um fator crucial para escolher um ERP em substituição às planilhas, que devem ser utilizadas apenas como controle complementar ou para relacionar informações.

Isso porque softwares apresentam mais segurança no compartilhamento de informações, em processos de integração, na delimitação de acesso aos colaboradores conforme política de segurança em TI.

Além disso, o tráfego de dados pode ser criptografado, ou seja, de forma inteligível para acesso desautorizado. Backups automáticos podem ser realizados durante todo o horário de trabalho.

É mais flexível e intuitivo

Softwares de gestão admitem versões compatíveis com sistemas Android e iOS, o que possibilita o acesso às informações pela internet, de qualquer lugar, a qualquer momento, ou seja, mobilidade total.

Além disso, um ERP possui alto poder de processamento de dados, é intuitivo e prático: usuários de qualquer nível de conhecimento em tecnologia têm facilidade para aprender a utilizá-lo.

Disponibiliza suporte e gerenciamento de problemas

Quando ocorre um problema em planilhas, além de possivelmente perder os dados, o usuário não recebe atenção diferenciada e suporte para a solução de dúvidas.

O retrabalho para relançar os dados perdidos acarreta custos à organização, além de desmotivar colaboradores e caracterizar falta de controle.

ERPs oferecem suporte em diversas plataformas, geralmente 24 horas por dia, e essa facilidade deve ser um fator determinante no momento de optar pela ferramenta certa.

Permite maior organização

Utilizar muitas planilhas ao mesmo tempo demanda uma organização mais efetiva. Com um software, a padronização de lançamentos possibilita que, independentemente da data e do horário, os dados inseridos sejam entendidos por todos. Esse processo também facilita a comparação de performance para projeções futuras.

Além disso, é mais fácil localizar as informações por meio de ferramentas de busca dentro do próprio banco de dados que armazena toda alteração em tempo real.

As funcionalidades dos sistemas de gestão são atualizadas constantemente conforme a necessidade da empresa, a fim de garantir sua característica de facilidade e adaptação, imprescindível para a continuidade da organização em longo prazo.

Diminui índices de retrabalho e ociosidade

Em um software é possível lançar informações somente uma vez, sem a necessidade de alimentar várias tabelas diferentes com o intuito de desenvolver relatórios para análise.

Assim, o retrabalho é consideravelmente reduzido e os índices de ociosidade, tão maléficos para a produtividade de equipes, também. Dessa forma, os colaboradores têm mais tempo disponível para executar tarefas que realmente podem trazer melhores resultados para o negócio.

Aumenta o controle gerencial

Realizado em planilhas, o controle das operações não é centralizado e está constantemente suscetível ao erro. Imagine basear uma decisão de investimento em dados de mercado ou ROI (Retorno de Investimento) que foram inseridos de forma incorreta? Isso pode provocar consequências imprevisíveis e indesejadas para o negócio.

Com o ERP o gestor maximiza o tempo de análise, controla de forma mais assertiva as operações, agiliza o processo de decisão e aumenta a eficiência em cada etapa de gerenciamento.

Para que estratégias sejam eficientes é necessário um grande volume de informação. Os índices de avaliação, tão importantes para analisar o desempenho do negócio, assim como colaboradores, mercado, clientes, entre outros, precisam de uma base de dados consistente para ser utilizada.

Além disso, é possível realizar eventualmente auditorias que apontam todas as rotinas praticadas — com data de lançamento e por usuário, o que facilita também o controle dos registros e os cruzamentos de dados financeiros para averiguar a idoneidade de cada colaborador — e verificar todas as ações executadas no ambiente organizacional.

Melhor custo-benefício

O custo de aquisição de uma planilha em Excel é muito menor que toda a adaptação demandada para incluir numa organização sistemas de gerenciamento pelo setor de TI.

Apesar disso, o custo de aquisição de um software pode ser mínimo se considerados os benefícios de gerenciamento que ele proporciona, em detrimento de processos mais burocratizados pelas planilhas.

É interessante pesar nessa balança o tempo, que é mais demandado para elaborar e executar as planilhas do que para efetuar as rotinas em um ERP. Além disso, quando os colaboradores perdem o foco do trabalho para fazer fórmulas, fica difícil mensurar a influência desse fator nos índices de eficiência e nos custos de mão de obra/hora da empresa.

Desse modo, horas perdidas também podem significar índices de ociosidade. Somada ao retrabalho, prejudica o desempenho da empresa, principalmente quando se refere à produtividade da equipe.

Conclui-se, assim, que uma planilha de controle financeiro pode ser muito eficiente para organizar o fluxo de caixa de uma residência, por exemplo.

Empresas de qualquer porte ou ramo de atividade precisam se adequar ao software de gestão empresarial, que permite, inclusive, a importação de informação de planilhas de Excel facilmente.

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