Ferramentas de gestão integrada são necessidades empresariais para manter índices competitivos de qualidade e valor.
Também conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning) são softwares desenvolvidos para auxiliar na gestão dos negócios por meio da integração do fluxo de informação entre todos os setores da empresa, seja ela de qualquer tamanho ou ramo de atividade.
Com um sistema ERP é possível obter mais segurança no trato das informações, mais agilidade na tomada de decisão, e principalmente, a obtenção de melhores resultados operacionais.
Neste post, explicaremos qual a importância de usar e aplicar as ferramentas de gestão integrada para o desenvolvimento do negócio em longo prazo. Confira!
Quais as principais rotinas em ferramentas de gestão integradas?
Uma ferramenta de gestão integrada permite a realização de diversas rotinas na empresa de forma automatizada: fluxo de caixa integrado com fluxo bancário, dados de clientes e fornecedores, contagem de estoque, relatórios de vendas, transportadoras preferenciais etc.
É possível ainda, preencher uma listagem de produtos e serviços com todas as características individuais, como grade, tamanho, cor, tributação, estoque mínimo, tempo de produção, insumos utilizados no processo produtivo, entre outros, que possibilitam o cálculo de impostos incididos do CMV (custo da mercadoria vendida) e outros relatórios que demonstrem o ganho exato em cada produto oferecido pela empresa.
Todas as rotinas são customizáveis para o tipo de negócio a que se quer administrar, dessa forma, uma ferramenta de gestão integrada pode ser usada tanto para uma padaria, quanto por uma grande indústria metalúrgica, por exemplo.
Quais ferramentas devo integrar o meu sistema?
Para que o processo de gestão seja efetivo e eficaz, um sistema de gestão empresarial pode ser integrado a outras ferramentas como um leitor de código de barras, que auxilia na conferência durante a chegada de produtos nos centros de distribuição e a contagem dos mesmos para elaboração do inventário de estoque.
Outras associações interessantes ocorrem com a utilização de tecnologia RFID (por radiofrequência) para o monitoramento do despacho de produtos em processos logísticos, por exemplo, e com uso de um ponto eletrônico, para controle das horas de trabalho, horas extras e faltas dos colaboradores.
São inúmeras as possibilidades de integração: é importante que a empresa esteja familiarizada com o sistema e os recursos que ele dispõe a fim de aproveitar ao máximo todas as vantagens que uma ferramenta de gestão integrada pode oferecer.
Quais as vantagens das ferramentas de gestão integradas?
Eficiência operacional
A eficácia nas operações pode ser conquistada com o monitoramento de muitas variáveis influenciadoras, possíveis somente com o uso adequado de relatórios disponíveis em bons sistemas de gestão, tais como:
- desempenho dos colaboradores, possível com a diminuição dos índices de ociosidade e com o aumento dos níveis de satisfação no trabalho, incentivados pela motivação por meio de capacitação profissional, elaboração de um plano de cargos e salários e com o planejamento de metas alcançáveis que aumentam a competitividade entre os agentes promotores de sucesso no trabalho;
- aquisição de insumos de qualidade, a utilização de métodos de valoração de estoque como FIFO (first in, first out), FEFO (first expire, first out) ou LIFO (last in, first out) e a utilização de armazenagem estratégica em armazéns e centros de distribuição;
- aquisição de ferramentas, máquinas e equipamentos que permitem eliminar alguns gargalos como tempo para a execução de um trabalho, por exemplo, nos processos produtivos da empresa.
Todas essas ações serão possíveis ou otimizadas, com o uso de uma ferramenta de gestão que integre todos os processos dentro de uma empresa, e todas as pessoas envolvidas neles.
Diminuição de erros e retrabalho
Com a eficiência operacional, muitos erros poderão ser diminuídos, principalmente os que se referem ao processo produtivo e administrativo.
Apesar de muitas pessoas acreditarem que a produção é o setor mais difícil de gerir, alguns processos administrativos compreendem rotinas muito burocráticas com altos níveis de informação, cujo controle só é possível por meio da automação.
Além disso, o retrabalho é causa de altos índices de ineficiência operacional: fazer a mesma atividade quando apenas uma vez seria suficiente, aumenta o tempo demandado para a execução da atividade e como consequência, o custo do produto, ou pior que isso, impede que a ação seja direcionada para a realização de uma atividade mais lucrativa para a empresa.
Padronização de processos
Desde que o fluxo de informações passa a ser integrado entre todos os setores da empresa, a padronização de processos torna-se uma consequência que também é responsável pela diminuição da ocorrência de erros e retrabalho na organização.
Essa padronização apesar de limitar para uma ação exclusiva, também aumenta os índices de eficiência em ações operacionais.
Monitoramento de rotinas e resultados
O monitoramento de uma rotina permite acompanhar o que está sendo feito de bom, ou de ruim dentro da empresa. Além disso, com a possibilidade de realizar a distribuição correta dos funcionários por setor, a manutenção das agendas com a delimitação das tarefas que serão executadas no dia e o apontamento de faltas e possíveis substituições, aumenta a eficiência operacional.
Mais importante ainda, é a possibilidade do controle mais eficaz da carga horária de trabalho do quadro de funcionários: essa ação diminui consideravelmente o passivo trabalhista da empresa.
O monitoramento de resultados também é importante, já que com ele é possível elaborar novas estratégias para o aumento das margens de lucro da empresa.
Todos esses benefícios são essenciais para um sólido desenvolvimento da empresa: a eficiência operacional, em que custos são reduzidos, inicia essa mudança organizacional, já que a produção total no menor tempo possível, ao eliminar erros e o retrabalho, culmina em qualidade de produtos e serviços oferecidos ao mercado.
Oferecer aos consumidores o melhor, a preços competitivos e com prazos de entrega eficientes são fatores que contribuem para o Customer Success, quando o cliente não é apenas o adquirente do item resultante de um processo produtivo: é quando ele reconhece uma marca, fideliza-se a ela e se transforma em um divulgador e defensor da empresa.
Esse índice qualitativo de desempenho auxilia as empresas em resultados de venda muito maiores, que o uso de estratégias de inserção em mercados desconhecidos. A expansão de uma organização deve começar de dentro para fora, com a revisão adequada de todos os processos para a entrega de um produto ou serviço, para depois ser iniciada a busca por um market share.
O uso de ferramentas de gestão integrada são os principais promotores dessa mudança. Investir em inovação para acompanhar as mudanças econômicas e tecnologias é imprescindível para a garantia da competitividade. O monitoramento dos resultados facilitará o reconhecimento de novas oportunidades de negócio.
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